10.12: Hacer, Comprar o Alquilar

Objetivos de aprendizaje

Después de estudiar esta sección deberías poder hacer lo siguiente:

1. Conocer las opciones que tienen los gerentes a la hora de determinar cómo satisfacer las necesidades de software de sus empresas.
2. Conocer los factores que deben tenerse en cuenta al tomar la decisión de hacer, comprar o alquilar.

Entonces ahora te das cuenta de que los gerentes tienen una gran cantidad de opciones cuando buscan satisfacer las necesidades de software de sus firmas. Una organización puede comprar software empaquetado de un proveedor, usar ofertas de código abierto, aprovechar SaaS u otro tipo de computación en la nube, externalizar el desarrollo u otras funciones de TI a otra empresa, ya sea nacional o en el extranjero, o una empresa puede desarrollar todo o parte del esfuerzo por sí misma. Cuando se le presentan todas estas opciones, tomar decisiones sobre tecnologías y sistemas puede parecer bastante desalentador.

Primero, darse cuenta de que para la mayoría de las empresas, las decisiones tecnológicas no son opciones binarias para toda la organización en todas las situaciones. Pocos negocios optarán por una configuración de TI que sea 100 por ciento interna, empaquetada o SaaS. Ser consciente de los parámetros a considerar puede ayudar a una empresa a tomar decisiones mejores y más informadas. También es importante tener en cuenta que estas decisiones deben ser reevaluadas continuamente a medida que cambian los mercados y las necesidades comerciales. Lo que sigue es un resumen de algunas de las variables clave a considerar.

Ventaja competitiva — ¿Confiamos en procesos, procedimientos o tecnologías únicos que crean una ventaja competitiva vital y diferenciadora? Si es así, entonces estas funciones no son un buen candidato para subcontratar o reemplazar con una oferta de software de paquete. Amazon.com había utilizado originalmente software de recomendación proporcionado por un tercero, y Netflix y Dell consideraban software de terceros para administrar el cumplimiento del inventario. Pero en los tres casos, estas firmas consideraron que el dominio de estas funciones era demasiado crítico para la ventaja competitiva, por lo que cada firma desarrolló sistemas patentados únicos a las circunstancias de cada firma.

Seguridad: ¿existen riesgos inaceptables asociados con el uso del software empaquetado, el OSS, la solución en la nube o un proveedor de outsourcing? ¿Estamos convencidos de que la solución prospectiva es lo suficientemente segura y confiable? ¿Podemos confiar en el posible proveedor nuestro código, nuestros datos, nuestros procedimientos y nuestra forma de hacer negocios? ¿Hay provisiones de no competencia para el personal de proveedores que puedan estar al tanto de nuestros secretos? Para el trabajo fuera del sitio, ¿existen políticas suficientes para la auditoría in situ? Si las respuestas a alguna de estas preguntas son no, la externalización podría no ser una opción viable.

Legal y Compliance — ¿Nuestra firma tiene prohibido directamente el uso de tecnologías? ¿Existen requisitos legales y de cumplimiento específicos relacionados con la implementación de nuestros productos o servicios? Incluso una tecnología tan inocua como la mensajería instantánea puede necesitar implementarse de tal manera que cumpla con las leyes que requieren que las firmas registren y reproduzcan el equivalente electrónico de un rastro de papel. Por ejemplo, la Regla 17a-4 de la SEC requiere que los corredores conserven las comunicaciones de los clientes por un mínimo de tres años. Las leyes de la HIPAA que rigen a los proveedores de atención médica establecen que las comunicaciones electrónicas también deben ser capturadas y almacenadas (Shapiro, 2004). Si bien la tecnología ha ganado un asiento en la sala de juntas, legal también merece un asiento en reuniones de planificación de sistemas.

Habilidad, pericia y mano de obra disponible — ¿Podemos construirla? La firma puede tener tecnólogos calificados, pero es posible que no tengan la suficiente experiencia con una nueva tecnología. Incluso si son calificados, los gerentes consideran mucho los costos de asignar personal lejos de los proyectos existentes para este esfuerzo.

Costo — ¿Es esta una opción rentable para nuestra firma? Se debe considerar una serie de factores al evaluar el costo de una decisión de TI. Los costos para construir, alojar, mantener y apoyar un esfuerzo continuo involucran mano de obra (desarrollo de software, aseguramiento de la calidad, soporte continuo, capacitación y mantenimiento), consultoría, seguridad, operaciones, licencias, energía y bienes raíces. Cualquier análisis de costos debe considerar no sólo el gasto agregado requerido a lo largo de la vida del esfuerzo, sino también si estos factores pueden variar con el tiempo.

Tiempo — ¿Tenemos tiempo para construir, probar e implementar el sistema?

Problemas con los proveedores: ¿el proveedor tiene buena reputación y se encuentra en una posición financiera sólida? ¿Puede el proveedor garantizar los niveles de servicio y la confiabilidad que necesitamos? ¿Qué provisiones existen en caso de que el vendedor falle o sea adquirido? ¿El proveedor está certificado a través del Carnegie Mellon Software Institute u otras organizaciones de estándares de una manera que transmita calidad, confianza y confiabilidad?

La lista anterior es de inicio. También debe quedar claro que estas métricas a veces son bastante difíciles de estimar. ¡Bienvenido a los retos de ser gerente! A veces un ambiente en flujo puede hacer que un ejecutivo se sienta como si estuviera trabajando en una tabla de surf, constantemente siendo azotado por corrientes y olas inesperadas. Esperemos que los temas descritos en este capítulo te den las habilidades de surf que necesitas para un viaje seguro que evita el equivalente organizacional de un wipeout.

Claves para llevar

• La decisión de toma, compra o renta puede aplicarse caso por caso que pueda ser evaluada por firma, división, proyecto o componente del proyecto. La dinámica de la empresa y de la industria puede cambiar de manera que las empresas reevalúen decisiones anteriores o alteren la dirección de nuevas iniciativas.
• Los factores que los gerentes deben considerar al tomar una decisión de toma, compra o renta incluyen los siguientes: ventaja competitiva, seguridad, problemas legales y de cumplimiento, la habilidad de la organización y mano de obra disponible, costo, tiempo y problemas con los proveedores.
• Los factores deben ser evaluados a lo largo de la vida de un proyecto, no en un solo momento.
• Los gerentes tienen numerosas opciones disponibles para determinar cómo satisfacer las necesidades de software de sus empresas: comprar software empaquetado de un proveedor, usar OSS, usar SaaS o computación de utilidad, desarrollo de subcontratación o desarrollar todo o parte del esfuerzo ellos mismos.
• Si una empresa se basa en procesos, procedimientos o tecnologías únicos que crean ventajas competitivas vitales, diferenciadoras, las funciones probablemente no sean un buen candidato para externalizar.

Preguntas y ejercicios

1. ¿Cuáles son las opciones disponibles para los gerentes cuando buscan satisfacer las necesidades de software de sus empresas?
2. ¿Cuáles son los factores que deben tenerse en cuenta a la hora de tomar la decisión de hacer, comprar o alquilar?
3. ¿Cuáles son algunas preguntas relacionadas con la seguridad que se deben hacer al tomar la decisión de hacer, comprar o alquilar?
4. ¿Cuáles son algunas preguntas relacionadas con el proveedor que se deben hacer al tomar la decisión de hacer, comprar o alquilar?
5. ¿Cuáles son algunos de los factores que deben tenerse en cuenta al evaluar el costo de una decisión de TI?
6. ¿Por qué deben evaluarse los factores a lo largo de la vida de un proyecto, no en un solo momento?

Referencias

Shapiro, D., “Mensajería instantánea y problemas de cumplimiento: lo que necesita saber”, SearchCIO, 17 de mayo de 2004.