8.1: Planeación de una presentación

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Microsoft PowerPoint es un programa de software de presentación utilizado para organizar y presentar información a otros. PowerPoint es una ayuda de presentación popular que utiliza elementos visuales y estimulantes para acompañar la comunicación de un presentador a través de diapositivas y herramientas multimedia. Planear una presentación requiere definir el propósito de la presentación, identificar el público objetivo para la presentación y decidir el tipo de salida para la información.

El propósito de la presentación puede clasificarse generalmente en cualquiera de dos áreas generales. El propósito más común de una presentación es informar a una audiencia aportando hechos y cifras. Las presentaciones informativas a menudo incluyen diapositivas con tablas, gráficos, gráficos y texto. Las conferencias en el aula que utilizan PowerPoint suelen ser presentaciones de tipo informativo. Un propósito secundario de las presentaciones es persuadir o vender a la audiencia sobre una idea. Las ventas y los discursos políticos entran dentro de esta categoría de presentaciones persuasivas. El estilo es casi tan significativo como el contenido para presentaciones persuasivas. Por lo tanto, los temas de diseño son consideraciones importantes para este tipo de presentaciones.

Otra consideración importante a la hora de planificar una presentación es determinar la audiencia, incluyendo el lugar en el que se realizará la presentación. Las características de la audiencia ayudarán a distinguir el tipo de vocabulario, tamaño de fuente y temas de diseño que serían apropiados. Una audiencia de colegas permitirá más flexibilidad frente a un grupo de clientes, en términos de lenguaje y contenido. Entender quién es el público y por qué está allí puede influir realmente en el diseño y el contenido de una presentación. El recinto también influye en el diseño de una presentación. Una sala grande requerirá fuentes más grandes y un audio más fuerte para que la presentación sea entendida por el público. Por el contrario, una habitación más pequeña hace necesario un diseño más suave. El presentador también debe tomarse el tiempo para asegurarse de que el lugar cuente con un amplio y compatible equipo audiovisual (proyector, cables, pantalla, altavoces, etc.) para ejecutar con éxito la presentación.

¡Conoce los elementos de la ventana de Microsoft PowerPoint! ¡Tenga en cuenta las similitudes con Word y Excel!

La barra de herramientas de acceso rápido contiene botones con un solo clic para guardar, deshacer, rehacer e imprimir una vista previa de una presentación. Puede modificar fácilmente esta barra de herramientas para agregar sus comandos más utilizados. ¡Simplemente haga clic en la flecha hacia abajo en el borde derecho para personalizar esta barra de herramientas!
La barra de título muestra el nombre de la presentación actual y el programa. Una nueva presentación tendrá por defecto un nombre de archivo temporal, como Presentación1 hasta que guarde el archivo con un nombre diferente. Los botones Minimizar, Maximizar y Salir aparecen en el borde derecho de la barra de título.
La herramienta Tell Me es una nueva forma de obtener asistencia con tareas específicas en PowerPoint. Cuando el usuario comienza a escribir, PowerPoint sugiere comandos que están relacionados con su (s) palabra (s) clave (s). La herramienta es sensible al contexto e integrada en su presentación actual en lugar de abrir una ventana separada. Por lo tanto, si escribe insertar imagen en el campo y hace clic en el comando resultante, PowerPoint abrirá la ventana de diálogo Insertar imagen sin explicar las instrucciones de navegación.
La interfaz Ribbon es un conjunto de barras de herramientas en la parte superior de la ventana en los programas de Office diseñadas para ayudarle a encontrar rápidamente los comandos que necesita para completar una tarea. La cinta muestra una combinación de iconos y pestañas. Los comandos se agrupan en varias pestañas. Algunos comandos son tan extensos que necesitan ventanas adicionales para mostrar toda su funcionalidad. El icono del lanzador del cuadro de diálogo abrirá estas ventanas. Las pestañas contextuales solo aparecerán cuando el usuario las necesite, como cuando se selecciona una imagen o se inserta una tabla.