¿Qué estrategia me ayuda a priorizar mis principales tareas?
¿Cómo hago el mejor uso de mi tiempo a la hora de priorizar?
¿Cómo me aseguro de abordar tareas desagradables en lugar de aplazarlas?
¿Cuál es la mejor manera de planificar tareas a largo plazo?
¿Cómo encuentro tiempo en una agenda ocupada?
A lo largo de los años, las personas han desarrollado una serie de estrategias diferentes para administrar el tiempo y las tareas. Algunas de las estrategias han demostrado ser efectivas y útiles, mientras que otras no han sido consideradas como útiles.
La buena noticia es que los enfoques que no funcionan muy bien o que realmente no ayudan en la gestión del tiempo no se pasan muy a menudo. Pero otros, los que la gente encuentra de valor, sí. Lo que sigue a continuación son tres estrategias únicas que se han convertido en elementos básicos de la gestión del tiempo. Si bien no todos encontrarán que los tres funcionan para ellos en cada situación, suficientes personas los han encontrado beneficiosos para pasarlos junto con altas recomendaciones.
Top Tres Diarios
La idea detrás del enfoque diario de los tres primeros es que determines cuáles son las tres cosas más importantes para terminar ese día, y estas se convierten en las tareas que completas. Se trata de una técnica muy sencilla que es efectiva porque cada día estás terminando tareas y eliminándolas de tu lista. Aunque tomaras un día libre a la semana y no completaras ninguna tarea en ese día en particular, una estrategia diaria de los tres primeros te haría terminar 18 tareas en el transcurso de una sola semana. Esa es una buena cantidad de cosas tachadas de tu lista.
pregunta de análisis
Análisis: ¿Piensa en cuáles serían tus tres tareas principales para hoy? ¿Qué tendrías en la lista mañana?
Técnica Pomodoro
Figura\(\PageIndex{14}\): La Técnica Pomodoro lleva el nombre de un tipo de temporizador de cocina, pero puedes usar cualquier reloj o temporizador de cuenta regresiva. (Marco Verch /Flickr/Atribución 2.0 Genérica (CC BY 2.0))
La Técnica Pomodoro fue desarrollada por Francesco Cirillo. El concepto básico es utilizar un temporizador para establecer intervalos de trabajo que van seguidos de un breve descanso. Los intervalos suelen durar unos 25 minutos y se llaman pomodoros, que proviene de la palabra italiana para tomate porque Cirillo utilizó un temporizador de cocina en forma de tomate para hacer un seguimiento de los intervalos.
En la técnica original hay seis pasos:
Decidir la tarea a realizar.
Ajusta el temporizador al intervalo deseado.
Trabajar en la tarea.
Cuando se apague el temporizador, ponga una marca de verificación en una hoja de papel.
Si tiene menos de cuatro marcas de verificación, tome un breve descanso (3—5 minutos) y luego vaya al Paso 1 o 2 (lo que sea apropiado).
Después de cuatro pomodoros, tómate un descanso más largo (15—30 minutos), restablece tu conteo de marcas de verificación a cero y luego ve al Paso 1 o 2.
Figura\(\PageIndex{15}\): La Técnica Pomodoro contiene cinco pasos definidos.
Hay varias razones por las que esta técnica se considera efectiva para muchas personas. Uno es el beneficio que se deriva de ciclos rápidos de trabajo y descansos cortos. Esto ayuda a reducir la fatiga mental y la falta de productividad que provoca la misma. Otra es que tiende a alentar a los practicantes a descomponer las tareas en cosas que se pueden completar en unos 25 minutos, lo cual es algo que suele ser manejable desde la perspectiva del tiempo disponible. Es mucho más fácil exprimir en tres sesiones de 25 minutos de tiempo de trabajo durante el día que reservar un bloque de tiempo de 75 minutos.
Come la rana
De nuestras tres estrategias rápidas, comer la rana probablemente tenga el nombre más extraño y puede que no suene el más atractivo. El nombre proviene de una famosa cita, atribuida a Mark Twain: “Come una rana viva a primera hora de la mañana y nada peor te va a pasar el resto del día”. Eat the Frog es también el título de un libro best-seller de Brian Tracy que trata sobre la gestión del tiempo y evitar la dilación.
Cómo esto se aplica a la gestión del tiempo y las tareas se basa en el concepto de que si una persona se encarga primero de la tarea más grande o más desagradable, todo lo demás será más fácil después de eso.
A pesar de que se afirma de manera humorística, hay mucha verdad en esto. Primero, subestimamos en gran medida cuánta preocupación puede afectar nuestro desempeño. Si te distrae continuamente la ansiedad por una tarea que temes, puede afectar la tarea en la que estás trabajando en ese momento. Segundo, no sólo tendrás una sensación de logro y alivio cuando la tarea que te preocupa esté terminada y fuera del camino, sino que otras tareas te parecerán más ligeras y no tan difíciles.
Aplicación: Pruebe tres estrategias de gestión del tiempo
Durante las próximas dos semanas, pruebe cada uno de estos tres métodos para ver cuáles podrían funcionar para usted. ¿Hay uno que prefieras sobre los demás? ¿Podría cada uno de estos tres enfoques servirte mejor en diferentes situaciones o con diferentes tareas? ¿Tienes una alternativa creativa o posiblemente una forma de usar alguna combinación de estas técnicas?
Además de estas tres estrategias, también podrías desarrollar enfoques completamente nuevos a partir de sugerencias encontradas anteriormente en este capítulo. Por ejemplo, podrías aplicar algunas de las estrategias para evitar la dilación o para establecer prioridades adecuadas y ver cómo funcionan en combinación con estas técnicas o por su cuenta.
La clave es encontrar qué sistema funciona mejor para ti.
Desglosando los escalones y extendiéndolos en periodos de trabajo más cortos
Arriba, leyó sobre varias estrategias diferentes probadas para una gestión efectiva del tiempo, enfoques que se han convertido en elementos básicos en el mundo profesional. En esta sección leerás sobre dos técnicas creativas más que combinan elementos de estos otros métodos para manejar tareas cuando el tiempo es escaso y largos periodos de tiempo son un lujo que simplemente no tienes.
El concepto detrás de esta estrategia es dividir las tareas en unidades más pequeñas y manejables que no requieren tanto tiempo para completarse. Como ilustración de cómo esto podría funcionar, imagine que se le asigna un papel de dos páginas que va a incluir referencias. Estimas que completar el papel—de principio a fin— te llevaría entre cuatro y media y cinco horas. Miras tu calendario durante la próxima semana y ves que simplemente no hay bloques abiertos de cinco horas (a menos que decidas dormir solo tres horas una noche). Con razón, decides que ir sin dormir no es una buena opción. Mientras miras tu calendario, sí ves que puedes exprimir en una hora más o menos todas las noches. En lugar de tratar de escribir todo el papel de una sola vez, lo divide en componentes mucho más pequeños como se muestra en la tabla a continuación:
Tabla 3.8: Desglosando proyectos en tareas de tamaño manejable
Día/Hora
Tarea
Tiempo
Lunes, 6:00 p.m.
Escribir esquema; buscar referencias.
60 minutos
Martes, 6:00 p.m.
Investigar referencias para apoyar esquema; buscar buenas citas.
60 minutos
Miércoles, 7:00 p.m.
Escribir introducción en papel y borrador de primera página.
60 minutos
Jueves, 6:00 p.m.
Escribir segunda página y borrador de cierre.
60 minutos
Viernes, 5:00 p.m.
Reescribir y pulir borrador final.
60 minutos
Sábado, 10:00 a.m.
Sólo si es necesario: terminar o pulir el borrador final.
¿60 minutos?
Si bien este es un ejemplo simple, puede ver cómo redistribuiría las tareas para que se ajusten a su tiempo disponible de una manera que hiciera posible completar el trabajo. De hecho, si sus limitaciones de tiempo fueran aún más rígidas, sería posible desglosar aún más estas tareas divididas. Podrías usar una variación de la Técnica Pomodoro y escribir para tres segmentos de 20 minutos cada día en diferentes momentos. La clave es buscar formas de desglosar toda la tarea en pasos más pequeños y distribuirlos para que se ajusten a su horario.
Cuadro 3.9
Lunes
martes
Miércoles
jueves
Viernes
Sábado
domingo
8:00 — 10:00
Trabajo
Trabajo
10:00 — 12:00
Álgebra
Trabajo
Álgebra
Trabajo
Álgebra
10 a.m.—11 a.m. Solo si es necesario
Trabajo
12:00 — 2:00
Almuerzo/estudio
1 p.m. Inglés Comp
Almuerzo/estudio
1 p.m. Inglés Comp
Almuerzo/estudio
Picnic familiar
Trabajo
2:00 — 4:00
Historia
Inglés Comp
Historia
Inglés Comp
Historia
Picnic familiar
4:00 — 6:00
Estudio para cuestionario de álgebra.
Abarrotes
Estudio para examen de Historia.
Estudio para examen de Historia.
5 p.m.—6 p.m. Reescribir y pulir borrador final.
Picnic familiar
Lavandería
6:00 — 7:00
Escribir esquema; buscar referencias.
Investigar referencias para apoyar esquema; buscar buenas citas.
Proyecto de presentación de investigación.
Escribir segunda página y borrador de cierre
Crear presentación.
Reúnase con Darcy.
Prepara cosas escolares para la próxima semana.
7:00 — 8:00
Tiempo libre
Tiempo libre
Escribir introducción en papel y borrador de primera página.
Proyecto de presentación de investigación.
Crear presentación.
Tiempo libre
PERFIL ESTUDI
“La gestión del tiempo es probablemente una de las cosas más difíciles que tuve que recoger cuando llegué a la universidad. Para empezar, no tenía a nadie que viniera a despertarme si olvidaba poner una alarma o decirme que me levantara de la cama para que no llegara tarde. Tuve que empezar a colocar mi teléfono lejos de mi cama; así, tendría que levantarme de la cama para poder apagar la alarma. Lograr el trabajo a tiempo también puede ser difícil. Es difícil encontrar el buen equilibrio entre cuándo tienes que quedarte y trabajar en tareas y cuándo es aceptable salir y hacer actividades de ocio.
“Aprendí la regla 8-8-8. Todos los días pasas ocho horas trabajando en el trabajo escolar o yendo a clase, ocho horas de tiempo libre para hacer lo que quieras, y luego ocho horas para dormir por la noche para que descanses lo suficiente. El sueño es crucial para la gestión del tiempo. Aprendí muy rápidamente que no puedes concentrarte ni ser productivo si estás luchando para evitar que tu cabeza se caiga porque estás muy cansada. Básicamente, he aprendido que si quieres tener éxito en la universidad, entonces tienes que estar en la cima de tu juego cuando llegue el momento. Es algo que no puedes inventar una vez que se ha ido”.
—Preston Allen, Universidad de Arkansas Central
Analizando su horario y creando tiempo para trabajar
De todas las estrategias cubiertas en este capítulo, ésta puede requerir la mayor disciplina, pero también puede ser la más beneficiosa en la gestión del tiempo. El hecho es que la mayoría de nosotros perdemos el tiempo a lo largo del día. Parte de ello se debe a la falta de conciencia, pero también puede deberse a las limitaciones de nuestros horarios actuales. Un ejemplo de esto es cuando tenemos de 15 a 20 minutos antes debemos irnos para ir a algún lado. No hacemos nada con ese tiempo porque estamos enfocados en irnos o hacia dónde vamos, y tal vez no estemos lo suficientemente organizados para lograr algo en tan poco tiempo. De hecho, una buena parte de nuestros días de 24 horas se pasan unos minutos a la vez esperando que ocurra lo siguiente programado. Estas pequeñas unidades de tiempo suman una cantidad justa cada día.
La intención de esta estrategia es recuperar esos momentos perdidos y utilizarlos a tu favor. Esto puede requerir una cuidadosa observación y consideración de su parte, pero los resultados de usarlo como método de gestión del tiempo valen más que valen la pena.
El primer paso es buscar aquellos periodos de tiempo que se desperdician o que pueden reutilizarse. Para identificarlos, deberás prestar atención a lo que haces a lo largo del día y cuánto tiempo pasas haciéndolo. Ya se ha dado el ejemplo de esperar lo siguiente de tu agenda, pero hay muchos otros. ¿Cuánto tiempo pasas en actividades después de que realmente has terminado de hacerlas pero aún te demoras porque no has comenzado a hacer otra cosa (por ejemplo, dejar que se reproduzca el siguiente episodio mientras ves atracos, lees publicaciones en redes sociales o esperas a que alguien responda, navegas por Internet, etc.)? Quizás te sorprenda saber cuánto tiempo usas cada día con solo agregar unos minutos improductivos aquí y allá.
Si estableces un límite en cuanto tiempo pasas en cada actividad, podrías encontrar que puedes recuperar tiempo para hacer otras cosas. Un ejemplo de esto sería limitarte a leer noticias durante 30 minutos. En lugar de leer las cosas principales que te interesan y luego pasar una cantidad adicional de tiempo solo mirando cosas que solo te interesan casualmente porque eso es lo que estás haciendo en este momento, podrías parar después de cierto periodo asignado y usar el tiempo extra que has ganado en algo más.
Después de identificar períodos de tiempo perdido, el siguiente paso será visualizar cómo podría reestructurar sus actividades para reunir esos minutos adicionales en bloques de tiempo útiles. Usando el siguiente escenario como ilustración, veremos cómo se podría lograr esto.
Figura\(\PageIndex{16}\): Sarah tiene que equilibrar muchas obligaciones.
Los martes por la noche, Sarah tiene una rutina: Después del trabajo, hace sus compras durante la semana (2 horas conduciendo y comprando) y luego prepara y come la cena (1 hora). Después de la cena, pasa tiempo en la tarea (1 hora) y poniéndose al día con amigos, leyendo las noticias y otras actividades de Internet (1 hora), y luego ve televisión o lee antes de acostarse (1 hora). Si bien puede parecer que hay muy poco margen de mejora en su horario sin recortar algo que le guste, limitar la cantidad de tiempo que dedica a cada actividad y repensar cómo realiza cada tarea puede marcar una diferencia significativa.
En esta historia, la rutina martes por la noche de Sarah incluye regresar a casa del trabajo, hacer un balance de qué artículos en su casa podría necesitar comprar, y luego conducir a la tienda. Mientras está en la tienda, pasa tiempo recogiendo y seleccionando comestibles ya que planea las comidas que comerá durante el resto de la semana. Entonces, después de hacer sus compras, conduce a casa. En cambio, si se tomaba el tiempo para hacer una lista y planificar lo que necesitaba en la tienda antes de llegar, no pasaría tanto tiempo buscando inspiración en cada pasillo. Además, si tenía una lista preparada, no sólo podría recoger rápidamente cada artículo, sino que podría detenerse en la tienda de camino a casa del trabajo, recortando así el tiempo extra de viaje. Si comprar lo que necesitaba tomaba 30 minutos menos porque estaba más organizada y recortaba 20 minutos adicionales de tiempo de viaje al guardar el viaje extra a la tienda desde su casa, podría recuperar una cantidad significativa de su martes por la noche. Si entonces limitaba el tiempo que pasaba poniéndose al día con amigos y tal vez a 30 minutos o tal vez hacía algo de eso mientras preparaba la cena, se daría cuenta de que había agregado casi una hora y media extra al tiempo de que disponía esa noche, sin cortar nada de lo que necesitaba hacer o disfrutar. Si decidiera dedicar su tiempo a estudiar o hacer la tarea, esto sería más del doble del tiempo que anteriormente tenía disponible en su horario para la tarea.
Pregunta de análisis: Reflexión
Análisis: Identifique áreas en la forma en que pasa el día donde pueda recuperar y reutilizar el tiempo. ¿Hay cosas por las que puedas moverte para ganar más tiempo? ¿Hay formas de combinar tareas o reducir el tiempo de viaje?
