3.4: ¿Qué es una propuesta?

PROPUESTAS

Una propuesta consigue que usted o su organización sean aprobados o contratados para completar un proyecto. Es tu oportunidad de presentar tu idea para el cambio (muchas veces una mejora) dentro de una organización. Las propuestas suelen demostrar que existe un problema que necesita abordar y atender a una audiencia muy específica con la autoridad para hacer avanzar tus sugerencias.

ALGUNOS PRELIMINARES

En un curso de redacción técnica, la asignación de propuestas es una oportunidad para que usted presente una idea a una audiencia específica y nombrada sobre una idea que tiene para mejorar cierto aspecto de esa empresa, organización, centro u otro negocio. Sea cual sea el tema que elija, debe ser capaz de realizar una investigación académica exhaustiva que integrará en su informe final.

Para comenzar a planear una propuesta, recuerda la definición básica: una propuesta es una oferta o puja para completar un proyecto para alguien. Las propuestas pueden contener otros elementos: antecedentes técnicos, recomendaciones, resultados de encuestas, información sobre factibilidad, etc. Pero lo que hace que una propuesta sea una propuesta es que pide a la audiencia que apruebe, financie o otorgue permiso para hacer el proyecto propuesto.

Una propuesta debe contener información que permita a la audiencia de esa propuesta decidir si aprobar el proyecto, aprobarte o contratarte para hacer el trabajo o ambos. Para escribir una propuesta exitosa, ponte en el lugar de tu audiencia, el destinatario de la propuesta, y piensa qué tipo de información necesitaría esa persona para sentirte segura al completar el proyecto.

Es fácil confundir propuestas con otro tipo de documentos en la redacción técnica. Imagina que tienes una idea estupenda para instalar alguna nueva tecnología donde trabajas, y escribes un documento explicando cómo funciona, mostrando los beneficios, y luego instando a la administración a instalarla. ¿Eso es una propuesta? Todo por sí mismo, esta no sería una propuesta completa. Sería más como un informe de factibilidad, que estudia los méritos de un proyecto y luego recomienda a favor o en contra del mismo. No obstante, todo lo que se necesitaría para hacer de este documento una propuesta sería agregar elementos que pidan aprobación a la gerencia para que sigas adelante con el proyecto. Adicionalmente, para algunas clases de escritura técnica que se ofrecen en la universidad, uno de esos elementos puede ser la investigación académica. Consulta con tu instructor para ver si este es el caso. Ciertamente, algunos escritores de propuestas deben vender los proyectos que proponen, pero en todos los casos, las propuestas deben vender al escritor (o a la organización del escritor) como quien complete el proyecto.

TIPOS DE PROPUESTAS

Considerar las situaciones en las que se presentan las propuestas. Una empresa puede enviar un anuncio público solicitando propuestas para un proyecto específico. Este anuncio público, llamado solicitud de propuestas (RFP), podría emitirse a través de sitios web, correos electrónicos, redes sociales, periódicos o revistas comerciales. Las empresas o individuos interesados en el proyecto escribirían entonces propuestas en las que resumieran sus calificaciones, cronogramas del proyecto y costos, y discutirían su enfoque del proyecto. El destinatario de todas estas propuestas las evaluaría, seleccionaría al mejor candidato y luego elaboraría un contrato.

Pero las propuestas también llegan mucho menos formalmente. Imagina que estás interesado en hacer un proyecto en el trabajo (por ejemplo, investigar los méritos de traer alguna nueva tecnología para aumentar la productividad). Imagina que te reuniste con tu supervisor y trataste de convencerla de esto. Ella podría responder diciendo: “Escríbeme una propuesta y la presentaré a la alta dirección”. Esto es más como el tipo de propuesta que escribirás en un curso de redacción técnica.

La mayoría de las propuestas se pueden dividir en varias categorías:

• Interna, externa: Una propuesta a alguien dentro de tu organización (una empresa, una agencia gubernamental, etc.) es una propuesta interna. Con propuestas internas, es posible que no tengas que incluir ciertas secciones (como calificaciones) o tanta información en ellas. Una propuesta externa es aquella escrita de una organización separada, independiente o individual a otra entidad de este tipo. El ejemplo típico es el consultor independiente que propone hacer un proyecto para otra firma. Este tipo de propuestas podrán ser solicitadas o no solicitadas, como se explica a continuación.
• Solicitada, no solicitada: Una propuesta solicitada es aquella en la que el destinatario ha solicitado la propuesta. Normalmente, una empresa enviará solicitudes de propuestas (RFP) por correo o las publicará en alguna fuente de noticias. Pero las propuestas se pueden solicitar a nivel muy local: por ejemplo, podrías estar explicándole a tu jefe lo grandioso que sería instalar una nueva tecnología en la oficina; tu jefe podría interesarte y pedirte que escribas una propuesta que ofreciera hacer un estudio formal de la idea. Las propuestas no solicitadas son aquellas en las que el destinatario no ha solicitado propuestas. Con propuestas no solicitadas, en ocasiones debes convencer al destinatario de que existe un problema o necesidad antes de poder comenzar la parte principal de la propuesta.

ESCENARIOS TÍPICOS PARA UNA PROPUESTA

Aquí hay algunos escenarios comunes en los que escribirías una propuesta:

• Una empresa tiene un problema o quiere hacer algún tipo de mejora. La empresa envía una solicitud de propuestas; usted recibe una y responde con una propuesta. Ofreces entrar, investigar, entrevistar, hacer recomendaciones y presentarlo todo en forma de reporte.
• Una organización quiere un seminario en su experiencia. Escribes una propuesta para dar el seminario; en el paquete se incluye una guía o manual que recibirán las personas que asistan al seminario.
• Una agencia acaba de comenzar a usar un nuevo sistema de datos en línea, pero el manual del
  usuario es técnicamente complejo y difícil de leer. Recibes una solicitud de propuestas de esta agencia para escribir una guía simplificada o una guía de inicio.
• Una organización sin fines de lucro enfocada en un tema en particular quiere que un consultor escriba un manual o guía para su membresía. Este documento presentará información sobre el tema de una manera que los miembros puedan entender.

No todos los temas de investigación son apropiados para la redacción técnica. Los temas que se basan en valores y creencias no entran en la categoría de tecnología. Los temas históricos y literarios no califican.

Si su curso de redacción técnica requiere que integre la investigación académica en su informe final, elija un tema para el que pueda encontrar fácilmente dicho material. Si bien las entrevistas y otras fuentes de primera mano suelen ser valiosas para un informe, una que dependa en gran medida de estas fuentes no cumplirá con los resultados de este curso. Siempre consulte con su instructor sobre cualquier idea de tema que tenga antes de comenzar su proyecto.

SECCIONES COMUNES EN LAS PROPUESTAS

A continuación se ofrece una revisión de las secciones que encontrará comúnmente en las propuestas. No asuma que cada uno de ellos tiene que estar en la propuesta real que escribes, ni que tienen que estar en el orden en que se presentan aquí. Consulte la hoja de tareas proporcionada por su instructor y considere otro tipo de información única para su tema que debe incluirse en su propuesta particular.

INTRODUCCIÓN

Planee cuidadosamente la introducción a su propuesta. Asegúrate de que haga todas las siguientes cosas (pero no necesariamente en este orden) que se aplican a tu propuesta particular:

• Indicar que el contenido de la nota es una propuesta para un proyecto específico.
• Elaborar al menos una breve declaración motivadora que aliente al destinatario a seguir leyendo y a considerar aprobar el proyecto (especialmente si se trata de una propuesta no solicitada o competitiva).
• Dar una visión general de los contenidos de la propuesta.

ANTECEDENTES SOBRE EL PROBLEMA, OPORTUNIDAD O SITUACIÓN

A menudo ocurriendo justo después de la introducción, la sección de antecedentes discute qué ha provocado la necesidad del proyecto: qué problema, qué oportunidad existe para mejorar las cosas, cuál es la situación básica. Por ejemplo, la administración de una cadena de guarderías puede necesitar asegurarse de que todos los empleados conozcan la RCP debido a los nuevos mandatos estatales que lo requieren, o un propietario de maderas de pino en el este de Oregón puede querer obtener la tierra produciendo madera vendible sin destruir el medio ambiente.

Si bien la audiencia nombrada de la propuesta puede conocer muy bien el problema, escribir la sección de antecedentes es útil para demostrar su visión particular del problema. Además, si la propuesta no es solicitada, una sección de antecedentes es casi un requisito; probablemente necesitará convencer a la audiencia de que el problema u oportunidad existe y que debe ser abordado.

BENEFICIOS Y FACTIBILIDAD DEL PROYECTO PROPUESTO

La mayoría de las propuestas discuten brevemente las ventajas o beneficios de completar el proyecto propuesto. Esto actúa como un tipo de argumento a favor de aprobar el proyecto. Además, algunas propuestas discuten la probabilidad del éxito del proyecto. En una propuesta no solicitada, esta sección es especialmente importante: estás tratando de “vender” a la audiencia en el proyecto.

DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO PROPUESTO (RESULTADOS DEL PROYECTO)

La mayoría de las propuestas deben describir el producto terminado del proyecto propuesto. En un curso de escritura técnica, eso significa describir el documento escrito que se propone escribir, su audiencia y propósito; proporcionar un esquema; y discutir cosas como su longitud, gráficos, encuadernación, etc. En el escenario que definas, puede haber otros trabajos como la realización de seminarios de capacitación o la prestación de un servicio continuo. En esta etapa temprana, quizás no sepas todo lo que se necesitará para completar tu proyecto, pero al menos deberías tener una idea de algunos de los pasos requeridos.

MÉTODO, PROCEDIMIENTO, TEORÍA

En algunas propuestas, tendrás que explicar cómo vas a ir para completar el trabajo propuesto. Esto actúa como un elemento persuasivo adicional; muestra a la audiencia que tienes un enfoque sonoro y reflexivo del proyecto. También, sirve para demostrar que tienes el conocimiento del campo para completar el proyecto.

HORARIO

La mayoría de las propuestas contienen una sección que muestra no solo la fecha de finalización proyectada sino también los hitos clave para el proyecto. Si estás haciendo un proyecto grande que se extiende a lo largo de muchos meses, la línea de tiempo también mostraría fechas en las que entregarías informes de progreso. Si no puede citar fechas específicas, cite cantidades de tiempo para cada fase del proyecto.

COSTOS, RECURSOS REQUERIDOS

La mayoría de las propuestas también contienen una sección en la que se detallan los costos del proyecto, ya sean internos o externos. Con proyectos externos, es posible que deba enumerar sus tarifas por hora, horas proyectadas, costos de equipos y suministros, etc., y luego calcular el costo total del proyecto completo. Los proyectos internos, por supuesto, no son gratuitos, por lo que aún debe enumerar los costos del proyecto: horas que necesitará para completar el proyecto, equipo y suministros que utilizará, asistencia de otras personas en la organización, etc.

CONCLUSIONES

El último párrafo o sección de la propuesta debe hacer que los lectores vuelvan a enfocarse en los aspectos positivos del proyecto. En la sección final, puedes instarles a que se pongan en contacto contigo para elaborar los detalles del proyecto, recordarles los beneficios de hacer el proyecto, y tal vez hacer un último argumento para ti o tu organización como la opción correcta para el proyecto.

SECCIONES ESPECIALES ESPECÍFICAS DEL PROYECTO

Recuerde que los apartados anteriores son típicos o comunes en las propuestas escritas, no requisitos absolutos. Siempre pregúntate qué más podría necesitar tu audiencia para entender el proyecto, la necesidad del mismo, los beneficios que se derivan de él, tu papel en él y tus calificaciones para hacerlo. ¿Qué más necesitan ver para aprobar el proyecto y aprobarte para hacerlo?

REQUISITOS DE ASIGNACIÓN ESPECIAL

Dependiendo de la situación de escritura, su propuesta puede necesitar incluir también otros elementos especializados. Su supervisor podría pedirle que incluya en su propuesta cualquiera de los siguientes:

Audiencia: Describir la audiencia del informe final (que puede ser diferente a la audiencia para la propuesta). Es posible que deba discutir para quién está diseñado el informe, sus títulos y trabajos, su formación técnica y su capacidad para comprender el informe.

Fuentes de información: Enumere fuentes de información; asegúrese de saber que hay información adecuada para su tema; enumere citas para libros específicos, artículos, obras de referencia, otro tipo de fuentes que crea que contribuirán a su informe.

Gráficos: Enumere los gráficos que cree que necesitará su informe según su tipo y su contenido. (Si no se le ocurre nada que su informe necesite, es posible que no tenga un buen tema, haga una lluvia de ideas con su instructor).

Esquema: Incluya un esquema de los temas y subtemas que cree que cubrirá en su informe.

PROPUESTAS Y AUDIENCIA

Recuerda que, en un curso de redacción técnica, la asignación de propuestas tiene varios propósitos: (1) te da cierta experiencia en la redacción de una propuesta; (2) te permite comenzar a planear tu reporte de término; (3) le da a tu instructor la oportunidad de trabajar contigo en tu proyecto, para asegurarte de que tienes un tema viable. Por la segunda y tercera razón, es necesario incluir elementos específicos en su propuesta (como se señala en su hoja de tareas) algunos de los cuales pueden no parecer apropiados en una propuesta del mundo real.

La propuesta suele ser el comienzo de un proceso de investigación y redacción de una semana de duración que pasa por muchas etapas hasta llegar al punto final: el informe técnico. En este caso, solo presentas la propuesta una vez durante este proceso. Después de eso, podrá redactar y presentar diferentes tipos de documentos: un informe de progreso, un esquema, una bibliografía anotada, un borrador de gráficos, un borrador de informe y un informe final. Ten cuidado de usar el término “propuesta” solo si te refieres específicamente a la etapa de propuesta de tu proyecto.

Otro punto a tener en cuenta se relaciona con la audiencia para diferentes tipos de documentos que se puedan producir para un mismo proyecto. Considere el ejemplo de una propuesta escrita a un supervisor de una compañía de energía solar que sugiere la creación de un manual de políticas para instaladores de paneles solares residenciales. El público de la propuesta puede ser un ejecutivo, cuyo conocimiento de los tecnicismos puede ser muy amplio. Imaginemos que el ejecutivo aprueba la propuesta y solicita la finalización del manual, que se producirá mucho después de la propuesta. El público del manual son los técnicos, quienes pueden tener conocimientos más especializados que el ejecutivo. El contenido y el lenguaje utilizados para estos dos públicos diferentes deberán ajustarse para que se ajusten a la situación de escritura.

LISTA DE REVISIÓN PARA PROPUESTAS

Al revisar y revisar su propuesta, tenga en cuenta lo siguiente:

• Usa el formato correcto. Consulte con su instructor para asegurarse de que está utilizando el formato solicitado y observe las muestras proporcionadas.
• Escribe un resumen claro de (o introducción a) el tema de tu propuesta.
• Identifica exactamente lo que te estás proponiendo hacer.
• Asegúrese de que un informe, un documento escrito, esté involucrado de alguna manera en
  el proyecto que está proponiendo hacer si eso es lo que su instructor le
  ha asignado.
• Asegúrese de que las secciones de su propuesta estén en un orden lógico y natural y que utilice correctamente los subencabezados y viñetas (y cualquier otro estilo de formato).
• Dirija la propuesta a su audiencia nombrada, no a su instructor.

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LICENCIAS Y Atribuciones

• “Propuestas” de David McMurrey bajo licencia (CC: BY 4.0)