3.5: ¿Cómo se escriben las instrucciones?
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PREPARAR ESTUDIOS DE FACTIBILIDAD
Un informe de factibilidad es un testimonio que intenta crear algún tipo de acción. Se crean informes de factibilidad para persuadir/ayudar a los tomadores de decisiones a elegir entre las opciones disponibles. Recuerda que tu opción no es la única; los tomadores de decisiones probablemente tendrán muchos para elegir. Un informe de factibilidad también determina si la tarea investigada puede realizarse o no con la cantidad de recursos disponibles o cuántos recursos serán necesarios para completar la tarea. Un informe de factibilidad puede ser útil en muchas situaciones diferentes, como la planificación de eventos, las finanzas o incluso la remodelación de su hogar.
¿QUÉ ES UN ESTUDIO DE FACTIBILIDAD?
Un estudio de factibilidad es una manera de evaluar la practicidad y conveniencia de un proyecto. Antes de que una empresa invierta tiempo y dinero en un proyecto, necesita saber qué tan exitoso será el proyecto antes de invertir. A veces las empresas quieren entender los costos de insumos, la cantidad de investigación que se necesitará hacer, o incluso la comerciabilidad de un proyecto. Con los precios de los insumos, es fundamental que las empresas comprendan, (incluso antes de que dediquen tiempo e investigación al proyecto), cuánto costaría pasar por su producto. A las empresas también les gusta saber cómo reaccionará el público/gente ante el cambio si dedican tiempo a la investigación y siguen adelante con su cambio o promoción de un producto. ¿La gente estará peleando por el nuevo producto, o se le caerá? El propósito de los estudios de factibilidad es proporcionar información y análisis de la empresa sobre si deben o no seguir este curso de acción.
Los informes de factibilidad generalmente se utilizan para influir en los tomadores de decisiones hacia una dirección u otra. Muchas veces solo hay un curso de acción pero tiene que haber un segundo curso de acción.
PREGUNTAS A CONSIDERAR PARA SU REPORTE
¿QUÉ CONSIDERAR AL CREAR ESTUDIOS DE FACTIBILIDAD?
Sigue siendo importante considerar alternativas a la hora de crear un estudio de factibilidad. Los tomadores de decisiones en las empresas quieren entender por qué tienen que tomar una decisión, y luego por qué deben elegir esta opción determinada. Los informes de factibilidad deben incluir información detallada sobre el problema que se ha presentado para brindar a los tomadores de decisiones una razón para considerar otras opciones.
¿SU ARGUMENTO ES IMPORTANTE Y APROPIADO?
A la hora de decidir si es importante o no tu estudio de factibilidad primero debes reconocer al público objetivo o al lector. Las organizaciones profesionales quieren que su argumento o estudio se base en las necesidades o objetivos de la organización y su futuro. En entornos profesionales, se cree que esos puntos o criterios rectores deben ser conocidos por las personas que juzgan tu estudio. En otras palabras, haz que el estudio sea razonable y haz que se relacione con lo que estás buscando implementar o con el cambio que quieres que suceda.
Los hechos pueden hacer que tu argumento sea importante. Sin embargo, los tomadores de decisiones quieren saber que sus fuentes son confiables. Quieren estar seguros de que la información que están recibiendo es de una fuente creíble en la industria. Este análisis fuente puede llegar a ser el aspecto más importante de cualquier estudio de factibilidad y reporte. Por el simple hecho de que cualquier información que recopile, sin importar la presentación, puede arruinarse si le falta información sobre sus fuentes o en el peor de los casos si sus fuentes no son creíbles.
¿QUÉ CONSIDERAR SOBRE TUS ALTERNATIVAS?
Es importante entender cómo se comparan tus alternativas con los criterios que estableces en tu lugar. En la mayoría de los casos, tus lectores querrán entender cómo tus resultados se comparan con los demás. Esto les permite tomar una decisión educada basada simplemente en hechos y resultados.
¿QUÉ HAS ENCONTRADO EN CONTRA DE TUS ALTERNATIVAS?
A partir de experimentos y resultados sobre posibles alternativas y cómo les va, es importante sacar conclusiones sobre las alternativas. Esta comparación no está hecha para bash otras opciones o productos sino que está hecha para diferenciar su producto o idea. Debe incluir conocimientos generales o conclusiones sobre lo que hace bien cada producto. Esto sigue siendo una parte importante porque una vez más los tomadores de decisiones necesitan una base para la comparación; necesitan una razón para seleccionar tu idea en comparación con las alternativas y es posible que ya estén establecidos o lo estarán en un futuro cercano.
¿QUÉ DEBERÍAS ESCRIBIR EN TU CONCLUSIÓN?
Incluya en su conclusión cómo va a ir a implementar sus ideas para la empresa y cómo enriquecerá a la empresa. Explique por qué la empresa debe elegir su curso de acción. Compare estadísticas y datos y ayude a los lectores a comprender la elección lógica y el curso de acción que ayudaría a seleccionar una opción sobre la otra. Explique su experiencia en el tema y ayúdales a darse cuenta de que su idea es la elección que buscan. Con base en tus experiencias, lo más probable es que el lector se ponga de tu lado si presentas el argumento de manera eficiente. Tu objetivo es lograr que la empresa seleccione su curso de acción en función de los puntos clave que describe en su estudio de factibilidad.
CARACTERÍSTICAS IMPORTANTES DE UN INFORME BÁSICO DE FACTIBILIDAD
A continuación se presentan los siete elementos de un informe de factibilidad:
- Introducción — Persuadir al tomador de decisiones para que considere incluso cualquier tipo de alternativa. Necesitas convencerlos de que incluso lean primero tu reporte. Dígales lo que ganarán personalmente o como organización considerando su trabajo.
- Criterios/Restricciones — Mapea específicamente los criterios de cuáles son los resultados ideales. Este esquema de criterios le permitirá tomar decisiones prácticas y lógicas. Puede presentar los criterios en su informe de factibilidad de una de dos maneras. Primero, puedes separar los criterios en su propia sección. Esta estrategia organizacional es mejor cuando se tiene un informe extenso y se necesita profundizar con la explicación. Segundo, puedes incorporar los criterios a lo largo de tu reporte a medida que los criterios lleguen a ser relevantes. Sea cual sea la estrategia que elija, asegúrese de que los criterios se introduzcan al principio del informe. También es muy importante trazar un mapa de las limitaciones de sus soluciones sugeridas. Este esquema le mostrará a la audiencia que entiendes y reconocerá el hecho de que ninguna solución es perfecta. Esto también asegurará que el público tome la decisión en su mejor interés.
- Método — Presentar hechos que sean exactos y relevantes. Indique las fuentes confiables que utilizó y de qué método vinieron (internet, entrevista, libro, etc.). Sin un método de investigación creíble o fuentes creíbles, su propio documento carecerá de credibilidad.
- Descripción general de las opciones alternativas — Subrayar las características clave de cada opción posible. Asegúrese de que sean fáciles de entender y se presenten en un diseño amigable. Ten en cuenta que el objetivo es permitir que tu audiencia tome la mejor decisión.
- Evaluación — Evalúe las opciones utilizando los criterios que creó. Esta sección será la mayor parte de su reporte. Agrega gráficas, tablas, etc. para demostrar que has estudiado tus opciones, y has ideado estadísticas que respalden tus razones de por qué tu alternativa vence a la competencia.
- Conclusiones — Exponga la conclusión a la que se le haya llegado. ¿Cómo evaluaste las alternativas? ¿Cuál alternativa se adapta mejor a su organización?
- Recomendaciones — Usa tu experiencia y conocimiento para indicar qué opción crees que se debe adoptar.
Nota: Los siete elementos esbozados no necesitan ser incluidos en el informe de factibilidad dependiendo de la audiencia, circunstancia, misión, etc. Los elementos no necesitan estar en el orden exacto señalado anteriormente. En concreto, la conclusión debe mencionarse más que solo al final del informe. También debe resumirse al inicio del informe y en el caso de que el informe de factibilidad sea largo, también se puede mencionar a la mitad.
RESUMEN EJECUTIVO
Se deberá incluir un resumen ejecutivo al inicio del informe. En 2-3 páginas, los puntos principales del estudio de factibilidad se resumen para una rápida revisión por parte de administradores ocupados y miembros de la junta escolar. El resumen ejecutivo proporciona al lector una visión general del estudio de factibilidad y le ayudará a ver la imagen completa antes de leer los detalles. Algunos tomadores de decisiones solo pueden leer el resumen ejecutivo.
Por lo tanto, el resumen ejecutivo debe ser conciso e incluir los principales hallazgos del estudio seguido de una recomendación.
INTRODUCCIÓN
El propósito de la introducción de un informe de factibilidad es doble:
- Para responder a la pregunta del lector: “¿Por qué necesitamos investigar estas alternativas y son importantes?” Para poder responder a esta pregunta, es necesario identificar el problema que tu reporte ayudará a resolver o lo que tu reporte está dirigido a lograr.
- Para hablar sobre las otras opciones que has mirado y analizado, así como explicar cómo te fue investigando y analizándolas.
Nota: Por lo general, la introducción a un informe de factibilidad discute brevemente algunas de las conclusiones importantes y las opciones de cambio más factibles. Otros elementos de un reporte de esta naturaleza, como los criterios, método, o cualquier otro tipo de antecedentes generales, también pueden ser señalados de manera concisa y mencionados en esta parte del informe.
CRITERIOS/RESTRICCIONES
QUÉ CONSIDERAR EN SU ESTUDIO/REPORTE DE FACTIBILIDAD.
Al comenzar a formular lo que le gustaría considerar, debe darse cuenta de que generalmente, los criterios funcionan en torno a una o más de las siguientes preguntas:
¿SU PLAN O CURSO DE ACCIÓN REALMENTE HARÁ LO QUE SE DESEA?
Esto se ve a menudo en el lado técnico. Pregúntese si su implementación o cambio realmente hace esa gran diferencia. Digamos que buscas mejorar un aspecto de tu empresa. ¿Tu cambio realmente mejorará el dominio y la velocidad de lo que están tratando de hacer? ¿O encontrará en su estudio que el cambio en realidad frena la producción o la eficiencia de los trabajadores de la empresa? Esto es importante de predecir de antemano porque a veces una mejora en el lugar de trabajo no siempre es una mejora en el funcionamiento de una empresa. Pero muchos de estos factores no te darás cuenta hasta después de completar tu estudio. Y en el peor de los casos, es posible que no veas dolencias negativas hasta después de que se implemente el plan.
¿QUÉ SE NECESITA PARA IMPLEMENTAR SU CURSO DE ACCIÓN?
Aunque su plan de acción pueda parecer correcto y eficiente sobre el papel, puede que no sea práctico hacia su línea de trabajo. Se deben tomar en cuenta las circunstancias que se presentan en todos los aspectos de un entorno profesional. Lo que puedes encontrar es que en un campo tu plan puede ser sumamente exitoso, pero en otro puede ser un fracaso. Esto también puede llevarse a cabo de una empresa a otra. A medida que trabajas en diferentes empresas del mismo campo, empezarás a entender lo que puede tener éxito en un lugar de trabajo que puede no funcionar en otro. En ocasiones hay que tomar en cuenta la cantidad de cambios que deberán implementarse para su plan. ¿Necesita pasar por cambios extensos en las operaciones, o hacer mejoras a los equipos o materiales actuales que se encuentran actualmente en uso o en stock? A veces la cantidad de dinero que se necesita poner en un nuevo proyecto puede ser mucho mayor que la cantidad real de beneficio que se recibiría de los cambios. Debes considerar tu plan como un análisis costo-beneficio.
¿CUÁNTO VA A COSTAR?
Esta pregunta puede convertirse en el factor más importante en cualquier decisión comercial. No sólo en los negocios sino en cualquier ámbito profesional, los beneficios deben superar los costos en cualquier decisión. Esto es incluso el caso a la hora de decidir trabajar en un aspecto de un proyecto en comparación con el otro. Al formar criterios para un reporte de factibilidad, debes entender los costos si todos salieron según lo planeado. Entonces tal vez incluso quieras averiguar cuál sería el costo si tuvieras contratiempos menores o mayores. Es importante entender los costos porque a menos que los beneficios superen los costos, lo más probable es que una empresa no siga adelante con su plan de acción propuesto. Además, es importante mirar hacia el futuro de la empresa. A lo mejor tu plan de acción no será beneficioso para el primer año de existencia, pero ¿qué pasa con los años siguientes? Como cualquier otra decisión en los negocios, el costo fijo original puede ser alto pero las ganancias marginales pueden ser altas. En ese caso, puede ser una buena decisión para la empresa hacer un cambio si es beneficioso para el futuro. Piense en las empresas de atención médica. ¿Sería beneficioso para una empresa invertir en nuevos equipos a pesar de que el pago vertical es muy alto?
¿SU IDEA/PRODUCTO ES DESEABLE?
¿La gente querrá sobreextenderse para el cambio, o rechazarán lo que intentas hacer? En ocasiones, un cambio o solución debe ser algo más que efectivo y asequible. Debes considerar a los consumidores y a las personas que van a estar cambiando. A veces muchos cursos de acción factibles no tienen éxito simplemente porque crean efectos que alejan a los consumidores. Debido a esto, el producto o plan no es comercializable. Estos efectos secundarios indeseables pueden ser tan simples como arrancar la moral de los empleados. A veces, aunque un plan está promocionando y se espera que aumente la productividad, ¿cómo reaccionarán los empleados? Muchas veces las empresas pasan por alto cómo van a reaccionar sus empleados ante el cambio. Pero el caso es que la única forma de aumentar la producción es mantener contentos a los empleados. Si no se les empuja a mejorar la empresa y su propio estatus entonces simplemente puede que no encuentren necesario el cambio.
MÉTODO
Esta parte de su trabajo demuestra al lector que lo que descubrió a través de su investigación realmente importa y tiene confiabilidad. Al decirle a su audiencia cómo llegó a saber lo que ha encontrado y sabe ahora, les está demostrando que sus resultados son confiables y que realmente tienen significado significativo. Con métodos sólidos para conocer tus hechos, tus lectores se sentirán cómodos y seguros para realizar los cambios necesarios.
Todo se trata de la fuente. La cuestión de qué fuentes utilizar varía completamente de un estudio a otro. Hay varios tipos diferentes de fuentes que podrías usar para encontrar tus hechos; todo depende de lo que estés tratando de encontrar respuestas. Las fuentes pueden incluir (pero no se limitan a) lo siguiente:
- Revistas o informes académicos
- Investigación bibliotecaria
- Llamadas telefónicas
- Entrevistas presenciales
- Reuniones con quienes conocen el tema o están en su empresa/organización
- Encuestas (Survey Monkey!)
- Pruebas de usabilidad
- Pruebas de laboratorio
ANÁLISIS DE FUENTES
La longitud y densidad del contenido variará de cada reporte al siguiente. Debes tomar en consideración a tu audiencia así como el contexto y propósito, para el cual está escrito tu trabajo. El objetivo principal es simplemente transmitir a los lectores el punto de que lo que estás reportando tiene validez al describir cómo los medios para lograr tu información son sólidos y seguros. Asegúrate de que tu escritura esté centrada en el lector y que estén satisfechas. Esto asegurará que tu método sea lo suficientemente largo y descriptivo.
COLOCACIÓN
La colocación de esta sección de tu reporte también dependerá del tipo de reporte que estés redactando. Si solo hay un par de métodos diferentes utilizados a lo largo de tu investigación, podría ser una buena idea encajarlos en el inicio de tu reporte, escribiendo un párrafo para cada técnica. Si tiene varios métodos no relacionados, sin embargo, sería bueno colocar esos párrafos a lo largo del informe, donde mejor acompañarían su análisis o datos.
Nota: A veces, si es realmente obvio cómo hiciste tu investigación, entonces puede que ni siquiera sea necesario hablar sobre tus métodos. Es clave, sin embargo, que tus lectores siempre tengan una comprensión clara de la forma en que obtuviste tus hechos y que valga la pena confiar en ellos.
LISTA DE COMPROBACIÓN DE REVISIÓN
Una vez que su estudio de factibilidad esté completo, revise la siguiente lista de verificación para asegurarse de que se haya abordado cada
INTRODUCCIÓN
¿Le dice a sus lectores por qué realizó este estudio?
¿Proporciona información de antecedentes que los lectores necesitarán o querrán?
¿Identifica la acción o alternativas que investigaste?
¿Convence a los lectores a utilizar este estudio como documento válido?
CRITERIOS
¿Identifica los estándares por los cuales se evaluaron la acción o alternativas?
MÉTODO
¿Explica la forma en que obtuvo los hechos e ideas presentados en el informe?
¿Convence a los lectores de que este método produciría resultados confiables?
VISIÓN GENERAL DE ALTERNATIVAS
¿Presenta una descripción general de cada alternativa?
EVALUACIÓN
¿Evalúa la acción o alternativa en términos de criterios?
¿Presenta los hechos y pruebas que sustentan cada declaración evaluativa?
CONCLUSIONES
¿Explica el significado desde el punto de vista del lector de sus hechos?
¿Afirma la conclusión simple y llanamente?
RECOMENDACIONES
¿Aconseja qué curso de acción o alternativa recomiendas?
¿Presenta recomendaciones que destacan?
¿Sugiere pasos específicos que sus lectores puedan tomar para actuar sobre cada una de sus recomendaciones?
FRONT MATTER: CONTENIDOS, LISTAS Y MÁS
Las primeras páginas de un informe son esenciales. Estos elementos a menudo se conocen como “Elementos del libro”, ya que se encuentran comúnmente en obras más grandes, incluyen la portada, portada, resumen, tabla de contenido y lista de tablas y figuras.
También se deben hacer consideraciones importantes sobre cómo se utilizará su publicación. Para aumentar la usabilidad, debes considerar cómo van a usar tus lectores el informe, y qué van a buscar, y enfocarte en que esto sea fácil de encontrar. Los detalles como el tamaño de la fuente, el tipo de fuente, el formato y la organización deben tenerse en cuenta al crear la primera cuestión de su informe.
A continuación se presentan los elementos de la primera materia de un informe:
CUBRE
Una portada es una forma muy simple, precisa y breve de presentar su informe al lector. Esta página debe contener lo siguiente:
- Un título específico grande
- Nombre de la empresa
- Nombre del (de los) autor (es)
- Fecha del reporte
- Cuadro relevante para ayudar a reforzar el tema del informe
Un objetivo de la portada es ser informativo y escalable porque una vez que se archiva, tendrá que ser fácil elegir de una pila de otros informes. Un segundo objetivo es hacer que el informe destaque. Si la portada del informe se ve sombría y aburrida, el lector comenzará a leer con una perspectiva negativa. Piensa en la portada de un reportaje como lo que se usa en una entrevista. La portada es lo primero que se ve. Será la base para las primeras impresiones, para bien o para mal. Una manera fácil de hacer que el informe se destaque es usar un tema para el informe con el que su audiencia pueda conectarse. Por ejemplo, si se escribe un reporte a McDonald's, la portada será en amarillo y rojo con los arcos dorados como imagen. Es importante que el lector crea que él o ella es el aspecto más importante del informe.
PÁGINA DE TÍTULO
Una portada será muy similar a tu portada ya que repite la información de la portada pero agrega detalles más importantes. Estos datos adicionales pueden incluir el número de reporte, fecha, título, nombres y direcciones de los autores, información específica del contrato, nombre y dirección del supervisor, y nombre y dirección de la organización que apoyó el informe.
La portada es una oportunidad para proporcionar información específica y detallada sobre el documento y sus autores a su público objetivo. Consulte la Figura\(\PageIndex{1}\) para ver un borrador de muestra de una página de título.
Borrador de muestra
RESUMEN EJECUTIVO O RESUMEN
Los resúmenes son un elemento importante en el mundo de los negocios. Los resúmenes ayudarán a un gerente a conocer los puntos principales de su documento, y ayudarán al lector a determinar si todo el informe es relevante para lo que está buscando. Los cuadros y gráficos que muestran datos fácticos son elementos visuales útiles que se pueden implementar en esta sección del documento.
Los temas principales deben mencionarse en el resumen, pero no los puntos principales de cada uno. Aquí será donde se utilicen la mayoría de las palabras clave de tu reporte, y será una vista previa de la información a cubrir. A menudo, los resúmenes se utilizan al representar un informe en una base de datos, por lo que ilustrar los temas principales de su informe en este segmento puede ser útil.
El resumen siempre debe ser una página o menos, especialmente en situaciones informativas, y normalmente un resumen no debe ser más del 15 por ciento del informe total.
En un resumen, harás lo siguiente:
- Identificar la audiencia prevista
- Describir Contenidos
- Dígale al lector cómo se presenta la información
TABLA DE CONTENIDOS
En cualquier reporte o análisis, un índice es útil para navegar por el informe. Algunos informes largos también pueden incluir una tabla de gráficos y/o una tabla de figuras.
Además del resumen, la tabla de contenidos permitirá al lector escanear rápidamente los temas que has cubierto. Esto también ayudará si están buscando algo en particular. El uso de títulos y subencabezados adecuados brinda a los lectores una buena visión general de toda la información contenida en su documento.
El índice suele ser extremadamente genérico y similar entre sí. Esto es para facilitar la navegación al usuario. La tabla de contenido puede ser formateada desde Microsoft Word.
LISTAS DE TABLAS Y FIGURAS
Esta es una sección útil para incluir si sus imágenes o tablas son referidas repetidamente a lo largo de su texto. Incluya listas de Figuras y Tablas cuando su informe tenga más de aproximadamente 15 páginas. Esta página también permite una comparación fácil entre las imágenes cuando se agrupan.
DISEÑO DE INFORMES
Los informes técnicos tienen especificaciones al igual que cualquier otro tipo de proyecto. Las especificaciones para los informes implican el diseño, la organización y el contenido, el formato de encabezamientos y listas, el diseño de los gráficos, etc. La ventaja de una estructura y formato requeridos para los informes es que usted o cualquier otra persona pueden esperar que se diseñen de una manera familiar, ya sabe qué buscar y dónde buscarlo. Los informes generalmente se leen con prisa: los lectores tienen prisa por llegar a la información que necesitan, los hechos clave, las conclusiones y otros elementos esenciales. Un formato de reporte estándar es como un vecindario familiar.
Cuando analices el diseño de un reporte técnico, observa cuán repetitivas son algunas secciones. Esta duplicación tiene que ver con cómo la gente lee los informes. No leen los informes directamente: pueden comenzar con el resumen ejecutivo, saltarse y probablemente no leer todas las páginas. Tu reto es diseñar informes para que estos lectores encuentren tus hechos y conclusiones clave, sin importar cuánto del informe lean o en qué orden lo lean.
Los componentes estándar del reporte técnico típico se discuten a continuación. Las siguientes secciones le guían a través de cada uno de estos componentes, señalando las características clave. Al leer y utilizar estos lineamientos, recuerde que estos son lineamientos, no mandamientos. Diferentes empresas, profesiones y organizaciones tienen sus propias y variadas pautas para los informes; tendrás que adaptar tu práctica a las que se presentan aquí.
CARTA DE ENVÍO
La carta de transmisión es una carta de presentación. O bien se adjunta al exterior del reporte con un clip o está encuadernado dentro del reporte. Se trata de una comunicación de usted, el redactor del informe, al destinatario, a la persona que solicitó el informe y que incluso puede estar pagando por su consulta experta. Esencialmente, dice “Bien, aquí está el informe que acordamos que completaría para tal y tal fecha. Brevemente, contiene esto y aquello pero no cubre esto o aquello. Avísame si satisface tus necesidades”. En la carta de envío se explica el contexto, los hechos que dieron origen al reporte. Contiene información sobre el reporte que no pertenece al reporte.
En el ejemplo de la carta de transmisión a continuación, observe el formato estándar de carta comercial. Si escribes un informe interno, usa en su lugar el formato memorándum; en cualquier caso, el contenido y la organización son los mismos:
- Primer párrafo. Cita el nombre del informe, poniéndolo en cursiva. También menciona la fecha del acuerdo para redactar el informe.
- Párrafo medio. Se centra en el propósito del informe y ofrece una breve reseña del contenido del informe.
- Párrafo final. Alienta al lector a ponerse en contacto si hay preguntas, comentarios o inquietudes. Se cierra con un gesto de buena voluntad, expresando la esperanza de que el lector encuentre satisfactorio el informe.
Al igual que con cualquier otro elemento de un informe, es posible que tenga que modificar el contenido de esta carta (o memo) para situaciones específicas. Por ejemplo, es posible que desee agregar otro párrafo, enumerando preguntas que le gustaría que los lectores consideren mientras revisan el informe.
CUBIERTAS Y ETIQUETAS
Si tu reporte tiene más de diez páginas, atalo de alguna manera y crea una etiqueta para la portada.
CUBRE
Las cubiertas dan a los informes un aspecto sólido y profesional, así como protección. Puedes elegir entre muchos tipos de fundas. Ten en cuenta estos consejos:
- Evite las fundas de plástico transparente (o de color) con la funda de plástico en el borde izquierdo. Estos son como algo sacado del inglés de primer año; además son agravantes de usar: los lectores deben tener dificultades para mantenerlos abiertos y molestarse con la electricidad estática que generan.
- Marginalmente aceptables son las cubiertas para las que perfora agujeros en las páginas, carga las páginas y dobla los clavos. Si usas este tipo, deja un margen extra de media pulgada en el borde izquierdo para que los lectores no tengan que separar las páginas. Por supuesto, este tipo de cubiertas evita que las páginas queden planas: los lectores deben agarrar los objetos disponibles o usar varias partes del cuerpo para mantener las páginas ponderadas.
- Las mejores portadas son aquellas que permiten que los informes permanezcan abiertos por sí mismos (ver la ilustración en la siguiente sección). Qué gran alivio para que un reporte quede abierto en tu regazo o en tu escritorio. Este tipo utiliza una espiral de plástico para la encuadernación y papel grueso de cartulina para las cubiertas. Consulta con tu copiería local este tipo de encuadernaciones; son económicas y se suman a la profesionalidad de tu trabajo. Vea el ejemplo simulado de una encuadernación en espiral de plástico en lo siguiente.
- Generalmente menos preferibles son los cuadernos de hojas sueltas o las carpetas anulares. Estos son demasiado voluminosos para informes cortos, y los agujeros de la página tienden a romperse. Por supuesto, la carpeta de anillas facilita el cambio de página; si así es como se utilizará su informe, entonces es una buena opción. En el “high end” están las fundas excesivamente elegantes con su aspecto de polipiel y ribetes dorados. Evítelos: manténgalo claro, simple y funcional.
ETIQUETAS
Asegúrate de diseñar una etiqueta para la portada de tu reporte. Es un paso que algunos redactores de reportajes olvidan. Sin etiqueta, un reporte es anónimo; se ignora.
La mejor manera de crear una etiqueta es usar su software de procesamiento de textos para diseñar uno en una página estándar con una caja gráfica alrededor de la información de la etiqueta. Imprímela, luego vaya a una copiería y haga que se fotocopie directamente en la portada del reporte.
No hay mucho en la etiqueta: el título del informe, su nombre, el nombre de su organización, un número de seguimiento del informe y una fecha. No hay requisitos estándar para la etiqueta, aunque su empresa u organización debe tener sus propios requisitos. (Un ejemplo de una etiqueta de informe se muestra a continuación en la Figura\(\PageIndex{2}\).)
RESUMEN Y RESUMEN EJECUTIVO
La mayoría de los informes técnicos contienen al menos un resumen, a veces dos, en cuyo caso los resúmenes juegan diferentes roles. Los resúmenes resumen el contenido de un informe, pero los diferentes tipos lo hacen de diferentes maneras:
- Abstracto descriptivo. Este tipo proporciona una visión general de la finalidad y el contenido del informe. En algunos diseños de reporte, el resumen descriptivo se coloca en la parte inferior de la página de título, como se muestra en la Figura\(\PageIndex{3}\).
Figura\(\PageIndex{3}\): Resumen descriptivo - Resumen ejecutivo. Otro tipo común es el resumen ejecutivo, que también resume los hechos y conclusiones clave que contiene el informe. Consulte el ejemplo que se muestra a continuación. Es como si usaras un resaltador amarillo para marcar las frases clave en el informe y luego las desviaras todas a una página separada y las editaras para que fueran legibles. Por lo general, los resúmenes ejecutivos tienen una décima a una vigésima parte de la longitud de los informes de diez a cincuenta páginas. Para informes más largos, unos de más de cincuenta páginas, el resumen ejecutivo no debe repasar dos páginas. El objetivo del resumen ejecutivo es proporcionar un resumen del informe, algo que pueda leerse rápidamente.
Si el resumen ejecutivo, la introducción y la carta de transmisión le parecen repetitivos, recuerde que los lectores no necesariamente comienzan al principio de un informe y leen página por página hasta el final. Se saltan: pueden escanear la tabla de contenido; suelen hojear el resumen ejecutivo en busca de hechos y conclusiones clave. Podrán leer atentamente sólo una o dos secciones del cuerpo del informe y luego saltarse el resto. Por estas razones, los informes están diseñados con alguna duplicación para que los lectores estén seguros de ver la información importante sin importar dónde se sumerjan en el informe.
TABLA DE CONTENIDOS
Estás familiarizado con las tablas de contenido (TOC) pero es posible que nunca te hayas detenido a mirar su diseño. El TOC muestra a los lectores qué temas se tratan en el informe, cómo se discuten esos temas (los subtemas) y en qué páginas comienzan esas secciones y subsecciones.
Al crear una tabla de contenido, tiene una serie de decisiones de diseño:
- Niveles de encabezamientos a incluir. En informes más largos, considere no incluir solo los dos niveles superiores de encabezamientos. Esto evita que el TOC se vuelva largo y poco manejable. El TOC debe proporcionar una manera rápida de encontrar información en el informe de un vistazo.
- Sangría, espaciado y capitalización. Observe en la siguiente ilustración que los elementos de cada uno de los tres niveles de encabezados están alineados entre sí. Aunque no se puede ver en la ilustración, los números de página están alineados a la derecha entre sí. Observe también las mayúsculas: los capítulos principales o secciones son todos mayúsculas; los encabezados de primer nivel usan mayúsculas iniciales en cada palabra principal; las secciones de nivel inferior usan mayúsculas iniciales solo en la primera palabra.
- Espaciado vertical. Observe que las secciones de primer nivel tienen espacio extra por encima y por debajo, lo que aumenta la legibilidad.
Una nota final: Asegúrese de que las palabras en el TOC sean las mismas que en el texto. Mientras escribes y revisas, podrías cambiar algunos de los encabezados, no olvides cambiar la tabla de contenido en consecuencia. Vea el ejemplo de una tabla de contenido en la Figura\(\PageIndex{4}\) a continuación:
Esta tabla de contenido utiliza un estilo de numeración decimal, que es común en los informes. Otros usan el estilo de números romanos. En un curso de redacción técnica, pregúntale a tu instructor si se requiere el estilo de numeración decimal para la tabla de contenidos y encabezamientos. Observe, también, el estilo de tapa para los diferentes niveles de TOC aquí.
LISTA DE FIGURAS Y TABLAS
La lista de figuras tiene muchas de las mismas consideraciones de diseño que la tabla de contenido. Los lectores utilizan la lista de figuras para encontrar las ilustraciones, diagramas, tablas y gráficos en su informe.
Las complicaciones surgen cuando se tienen tablas y figuras. Estrictamente hablando, las figuras son ilustraciones, dibujos, fotografías, gráficas y tablas. Las tablas son filas y columnas de palabras y números; no se consideran figuras.
Para informes más largos que contengan decenas de figuras y tablas cada uno, cree listas separadas de figuras y tablas. Póngalos juntos en la misma página si encajan, como se muestra en la ilustración a continuación. Puede combinar las dos listas bajo el encabezado “Lista de figuras y tablas” e identificar los elementos como figura o tabla como se hace en la ilustración a continuación.
INTRODUCCIÓN
Un elemento esencial de cualquier informe es su introducción: asegúrese de tener claro su propósito y contenido reales. En un informe técnico, la introducción prepara al lector para leer el cuerpo principal del informe.
Vea este ejemplo de una introducción en la Figura\(\PageIndex{5}\) a continuación:
Si no hay mesas, conviértalo en “Lista de Figuras”. En un curso de redacción técnica, pregúntale a tu instructor si se requiere el estilo de numeración decimal para los encabezados.
CUERPO DEL INFORME
El cuerpo del dictamen es, desde luego, el texto principal del mismo, las secciones entre la introducción y la conclusión. En la figura\(\PageIndex{6}\) a continuación se ilustran páginas de muestra:
Lo más probable es que el cuerpo de su reporte incluya lo siguiente:
ENCABEZAMIENTOS
En todos los reportes menos los más cortos (dos páginas o menos), usa encabezados para marcar los diferentes temas y subtemas tratados. Los encabezados permiten a los lectores hojear su informe y sumergirse en aquellos puntos en los que presenta la información que desean.
LISTAS NUMERADAS Y CON VIÑETAS
En el cuerpo de un reporte, también use listas con viñetas, numeradas y de dos columnas en su caso. Las listas ayudan enfatizando los puntos clave, facilitando el seguimiento de la información y rompiendo muros sólidos de texto.
SÍMBOLOS, NÚMEROS Y ABREVIATURAS
Las discusiones técnicas normalmente contienen muchos símbolos, números y abreviaturas. Recuerda que las reglas para usar números en contraposición a palabras son diferentes en el mundo técnico. La vieja regla de escribir todos los números por debajo de 10 no siempre se aplica en los informes técnicos.
En un curso de redacción técnica, pregúntale a tu instructor si se requiere el estilo de numeración decimal para los encabezados. Además, es posible que se requiera un sistema de documentación diferente, no el IEEE, que es para ingenieros.
GRÁFICOS Y TÍTULOS DE FIGURAS
En el reporte técnico, es probable que necesites dibujos, diagramas, tablas y gráficos. Estos no sólo transmiten cierto tipo de información de manera más eficiente sino que también le dan a su informe un aspecto agregado de profesionalismo y autoridad.
REFERENCIAS CRUZADAS
Es posible que deba señalar a los lectores información estrechamente relacionada dentro de su informe, o a otros libros e informes que tengan información útil. A estas se les llama referencias cruzadas. Por ejemplo, pueden señalar a los lectores de la discusión de un mecanismo a una ilustración del mismo. Pueden señalar a los lectores un apéndice donde se da el fondo sobre un tema (el fondo que simplemente no encaja en el texto). Y pueden señalar a los lectores fuera de su informe otra información, a artículos, informes y libros que contienen información relacionada con el suyo.
Nota: Los informes más largos suelen utilizar el estilo de numeración de páginas conocido como folio-by-chapter o doble-enumeration (por ejemplo, las páginas del Capítulo 2 estarían numeradas 2-1, 2-2, 2-3, y así sucesivamente). De igual manera, las tablas y figuras usarían este estilo de numeración. Este estilo facilita el proceso de agregar y eliminar páginas.
CONCLUSIONES
Para la mayoría de los informes, deberá incluir una sección final. Cuando planifique la sección final de su informe, piense en las funciones que puede desempeñar en relación con el resto del informe.
APÉNDICES
Los apéndices son aquellas secciones adicionales que siguen a la conclusión. ¿Qué se pone en los apéndices? —cualquier cosa que no encaje cómodamente en la parte principal del informe pero que no pueda quedar fuera del informe por completo. El apéndice se usa comúnmente para tablas grandes de datos, grandes trozos de código de muestra, mapas plegables, fondo que es demasiado básico o demasiado avanzado para el cuerpo del informe, o ilustraciones grandes que simplemente no caben en el cuerpo del informe. Cualquier cosa que sientas que es demasiado grande para la parte principal del informe o que creas que distraería e interrumpiría el flujo del informe es un buen candidato para un apéndice. Observe que a cada uno se le da una letra (A, B, C, y así sucesivamente).
FUENTES DE INFORMACIÓN
Documentar sus fuentes de información se trata de establecer, mantener y proteger su credibilidad en la profesión. Debe citar (“documento”) información prestada independientemente de la forma o forma en que la presente. Ya sea que lo cite directamente, lo parafrasee o lo resuma, sigue siendo información prestada. Ya sea que provenga de un libro, un artículo, un diagrama, una tabla, una página web, un folleto de producto, un experto al que entreviste en persona, sigue siendo información prestada.
Los sistemas de documentación varían según los profesionales y campos. Los ingenieros utilizan el sistema IEEE, ejemplos del cual se muestran a lo largo de este capítulo. Otro sistema de documentación de uso común es proporcionado por la Asociación Americana de Psicología (APA).
NUMERACIÓN DE PÁGINAS
El estilo de numeración de páginas utilizado en el diseño tradicional de informes difiere del diseño de informes contemporáneo principalmente en el uso de números romanos en minúsculas en la materia frontal (todo antes de la introducción). A continuación se presentan algunos consejos para la numeración de páginas:
- Todas las páginas del informe (dentro pero excluyendo la portada y la contraportada) están numeradas; pero en algunas páginas no se muestran los números.
- En el diseño contemporáneo, todas las páginas a lo largo del documento utilizan números arábigos; en el diseño tradicional, todas las páginas anteriores a la introducción (primera página del cuerpo del informe) utilizan números romanos en minúscula.
- En páginas especiales, como la página de título y la página uno de la introducción, no se muestran los números de página.
- Los números de página se pueden colocar en una de varias áreas de la página. Por lo general, la mejor y más fácil opción es colocar los números de página en la parte inferior central de la página (recuerde ocultarlos en páginas especiales).
- Si coloca los números de página en la parte superior de la página, debe ocultarlos en abridores de capítulos o secciones donde un encabezado o título esté en la parte superior de la página.
LICENCIAS Y Atribuciones
- “Preparación de estudios de factibilidad” por WikiBooks bajo licencia (CC BY-SA)
- “Resumen del Informe de Factibilidad” de Elizabeth Lowman bajo licencia (CC BY 4.0)
- “Imagen de Recomendado” por jm3 bajo licencia (CC BY-SA 4.0)
- “Imagen de Resumen Ejecutivo” de Wally Gobetz bajo licencia (CC BY-NC-ND)
- “Diseño de informes” por David McMurrey bajo licencia (CC BY 4.0)