1.1: La Disciplina de Organizar
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Organizarse es crear capacidades imponiendo intencionalmente orden y estructura.
Organizar es una actividad tan común que muchas veces la hacemos sin pensarlo mucho. Organizamos zapatos en nuestro clóset, libros en nuestras estanterías, especias en nuestra cocina, recibos y registros en carpetas de preparación de impuestos, y personas en proyectos empresariales y equipos deportivos. Bastantes de nosotros tenemos trabajos que involucran tipos específicos de tareas de organización. Incluso podríamos haber sido entrenados explícitamente para realizarlos siguiendo prácticas disciplinarias especializadas. Podríamos aprender a hacer estas tareas muy bien, pero aún así muchas veces no reflexionamos sobre la similitud de las tareas organizativas que hacemos y las que realizan otros, o sobre la similitud de las que hacemos en el trabajo y las que hacemos en casa. Damos por sentado y dado los conceptos y métodos utilizados en el Sistema Organizador con los que trabajamos más a menudo.
El objetivo de este libro es ayudar a los lectores a hacerse más conscientes de lo que significa organizar recursos de cualquier tipo y sobre los principios por los que se organizan los recursos. En particular, este libro introduce el concepto de un Sistema Organizador: una colección intencionalmente ordenada de recursos y las interacciones que apoyan. El libro analiza las decisiones de diseño que entran en cualquier organización sistemática de los recursos y los patrones de diseño para las interacciones que hacen uso de los recursos, de la siguiente manera:
Organizamos las cosas físicas. Cada uno de nosotros organiza muchos tipos de cosas en nuestras vidas: nuestros libros en estanterías; registros financieros impresos en carpetas y archivadores; ropa en aparadores y armarios; utensilios de cocina y comida en cajones y gabinetes de cocina. Las bibliotecas públicas organizan libros impresos, publicaciones periódicas, mapas, CD, DVD y tal vez algunos discos antiguos. Las bibliotecas de investigación también organizan manuscritos raros, folletos, partituras musicales y muchos otros tipos de información impresa. Los museos organizan pinturas, esculturas y otros artefactos de valor cultural, histórico o científico. Tiendas y proveedores organizan sus productos para su venta a los consumidores y entre sí. Las ligas deportivas organizan a los jugadores en equipos, y los equipos organizan a los jugadores por posición o rol.
Organizamos información sobre cosas físicas. Cada uno de nosotros organiza información sobre cosas: cuando inventariamos el contenido de nuestra casa con fines de seguro, cuando vendemos nuestras cosas no deseadas en eBay, o cuando calificamos un restaurante en Yelp. Los catálogos de tarjetas de biblioteca, y sus reemplazos en línea, nos dicen qué libros contiene la colección de una biblioteca y dónde encontrarlos. Los sensores y las etiquetas RFID rastrean el movimiento de mercancías, incluso los libros de la biblioteca, a través de las cadenas de suministro y el movimiento (o falta de movimiento) de los automóviles en las carreteras.
Organizamos las cosas digitales. Cada uno de nosotros organiza información digital personal (correo electrónico, documentos, libros electrónicos, archivos MP3 y video, citas, contactos) en nuestras computadoras, teléfonos inteligentes, lectores de libros electrónicos o en “la nube”, a través de servicios de información que utilizan protocolos de Internet. Grandes bibliotecas de investigación organizan revistas y libros digitales, programas de computación, conjuntos de datos gubernamentales y científicos, bases de datos y muchos otros tipos de información digital. Las empresas organizan sus registros comerciales digitales e información de clientes en aplicaciones empresariales, repositorios de contenido y bases de datos. Hospitales y clínicas médicas mantienen e intercambian registros electrónicos de salud y radiografías digitales y escaneos.
Organizamos información sobre cosas digitales. Los catálogos de bibliotecas digitales, los portales web y los sitios web de agregación organizan enlaces a otros recursos digitales. Los motores de búsqueda web utilizan análisis de contenido y enlaces junto con calificaciones de relevancia, para organizar los miles de millones de páginas web que compiten por nuestra atención. Los servicios basados en la web, las fuentes de datos y otros recursos de información se pueden interconectar y coreografiar para llevar a cabo procesos de negocios intensivos en información, o agregarse y analizarse para permitir la predicción y personalización de los servicios de información.
Echemos un vistazo más de cerca a estos cuatro tipos o contextos diferentes de organización. Contrastamos “organizar las cosas” con “organizar la información. ” A primera vista puede parecer que organizar cosas físicas como libros, discos compactos, piezas de máquinas o utensilios de cocina tiene un carácter completamente diferente al de organizar cosas digitales intangibles. A menudo arreglamos las cosas físicas de acuerdo con sus formas, tamaños, material de fabricación u otras propiedades intrínsecas y visibles: por ejemplo, podríamos arreglar nuestras camisas en el armario de ropa por estilo y color, y podríamos organizar nuestra colección de música separando los viejos discos de vinilo de los CD. Podríamos organizar libros en estanterías por sus tamaños, poniendo todos los libros ilustrados grandes y pesados en el estante inferior. La organización de ropa y artefactos de información en formatos tangibles que se basa en propiedades visibles no se parece mucho a cómo almacenas y organizas libros digitales en tu Kindle o arreglas música digital en tu reproductor de música. Organizar, almacenar y acceder a las radiografías impresas en una película puede parecer tener poco en común con estas actividades cuando las radiografías están en forma digital.
No es de extrañar que organizar las cosas y organizar la información a veces no difieran mucho cuando la información se representa de manera tangible. La era de la información digital ubicua de la última década o dos es solo un blip en el tiempo en comparación con los más de diez mil años de experiencia humana con información tallada en piedra, grabada en arcilla o impresa con tinta sobre papiro, pergamino o papel. Estos artefactos tangibles de información han incrustado profundamente la noción de información como cosa física en la cultura, el lenguaje y los métodos de diseño y organización de la información. Esta perspectiva hacia los artefactos de información tangible es especialmente prominente en las colecciones de libros raros donde los libros son venerados como objetos físicos con un enfoque en su unión distintiva, caligrafía, y composición tipográfica.
Sin embargo, en otras ocasiones hay diferencias sustanciales en cómo organizamos las cosas y cómo organizamos la información, incluso cuando esta última está en forma física. Más a menudo organizamos nuestras “cosas de información” de acuerdo a lo que se tratan en lugar de sobre la base de sus propiedades visibles. En casa clasificamos nuestros CD por artista o género; mantenemos los libros de cocina separados de los libros de viajes y los libros de ficción aparte de los libros de referencia. Las bibliotecas emplean esquemas de clasificación basados en temas que tienen unos cientos de miles de categorías distintas.
De igual manera, hay momentos en los que prestamos poca atención a las propiedades visibles de las cosas tangibles cuando las organizamos y en su lugar las organizamos de acuerdo a propiedades funcionales o de tarea. Mantenemos destornilladores, alicates, un martillo, una sierra, un taladro y un nivel en una caja de herramientas o juntos en una mesa de trabajo, a pesar de que tienen pocas propiedades visuales en común. No los estamos organizando por lo que vemos de ellos, sino por lo que sabemos sobre usarlos. La organización basada en tareas de las herramientas tiene cierta similitud con la organización basada en temas de la biblioteca.
También contrastamos “organizar las cosas” con “organizar la información sobre las cosas. ” Esta diferencia parece clara si consideramos el catálogo tradicional de tarjetas de biblioteca, cuyas tarjetas impresas describen los libros en las estanterías de las bibliotecas. Cuando las cosas y la información sobre ellas están ambas en formato físico, es fácil ver que el primero es un recurso primario y el segundo un sustituto o recurso asociado que lo describe o se relaciona con él.
Cuando se trata de “organizar información sobre cosas digitales” el contraste es mucho menos claro. Cuando buscas un libro usando un motor de búsqueda, primero obtienes la descripción del catálogo del libro, y muchas veces el libro en sí está a solo un clic de distancia. Cuando las cosas y la información sobre ellas son digitales, el contraste que planteamos no es tan agudo como cuando una o ambas están en formato físico. Y si bien usamos los rayos X —en película o en formato digital — como ejemplos de cosas que podríamos organizar, cuando un médico estudia una radiografía, ¿no se está utilizando como información sobre el tema de la radiografía, es decir, el paciente? Y cuando los empresarios toman decisiones de marketing y precios analizando información digital sobre qué y cuándo la gente compra, podemos pensar en esto como organizar a los clientes en categorías, o como organizar la información del cliente.
Estas diferencias y relaciones entre “cosas físicas” y “cosas digitales” han sido discutidas y debatidas desde hace mucho tiempo por filósofos, lingüistas, psicólogos y otros. (Ver las barras laterales, ¿Qué es la información? y La Distinción entre Datos e Información.)
Las distinciones entre organizar cosas físicas, organizar cosas digitales u organizar información sobre cosas físicas o digitales son difíciles de describir porque muchas de las palabras que podríamos usar están tan sobrecargadas con múltiples significados como “información” misma. Por ejemplo, la perspectiva bibliotecaria a menudo usa propiedades de presentación o implementación en las definiciones de “documento”, usando el término para referirse solo a formas físicas tradicionales. En contraste, la perspectiva informática o informática toma una visión abstracta del “documento” para referirse a cualquier unidad de información autónoma, separando el contenido de un documento de su presentación o contenedor. [2]
La definición más abstracta de “documento”, presentada en ¿Qué es un documento? se desprende de la idea de “la información como cosa” de Buckland. Debido a que se puede estudiar para aportar pruebas, un antílope es a la vez “información como cosa” y también un “documento” cuando está en un zoológico, a pesar de que es solo un animal cuando corre salvaje en las llanuras de África. No obstante, en 2015 la Corte Suprema de Estados Unidos rechazó esta definición expansiva en un caso que dependía de si un pez podía ser visto como un documento. [3]
Variación definicional similar ocurre con “autor” o “creador”. ” Cuando decimos que “Herman Melville es el autor de Moby Dick” (Melville 1851) el significado de “autor” no depende de si tenemos en mente una copia impresa o un ebook, sino lo que cuenta como autoría varía una gran cantidad en todas las disciplinas académicas. Además, diferentes estándares para describir los recursos no están de acuerdo en la precisión con la que identifican a la (s) persona (s) u organización (es) principalmente responsable de crear el contenido intelectual del recurso, Las personas que se toman en serio la descripción de la música critican acertadamente los servicios de streaming y en línea tiendas que tienen un solo campo “artista” porque esto no logra distinguir al compositor, director, orquesta y otras personas con distintos roles en la creación de la música.
Si permitimos que el concepto de información sea cualquier cosa que podamos estudiar —que sea “cualquier cosa que informe” —, el concepto queda sin límites. Nuestro objetivo en este libro es cerrar el abismo intelectual que separa las muchas disciplinas que comparten el objetivo de organizar pero difieren en lo que organizan. Esto requiere que nos enfoquemos en situaciones donde la información existe por actos intencionales para crear u organizar. (Ver la barra lateral, La disciplina de la organización)
Muchos de los temas fundamentales para una disciplina de organización se han presentado tradicionalmente desde la perspectiva del sector bibliotecario y se han enseñado como “bibliotecarios y ciencias de la información. ” Estos incluyen descripción bibliográfica, clasificación, nomenclatura, control de autoridad, curaduría y estándares de información. En las últimas décadas, estas bases se han construido y ampliado por la informática, la ciencia cognitiva, la informática y otros campos nuevos para incluir más contextos del sector privado y no bibliográficos, multimedia y redes sociales, y nuevas aplicaciones intensivas en información y sistemas de servicios habilitados por dispositivos móviles , omnipresente, y la computación científica. Las últimas incorporaciones a la disciplina de la organización provienen de la ciencia de datos y el aprendizaje automático, introduciendo consideraciones de velocidad y escala que surgen cuando se aprovecha el poder computacional masivo y las nuevas técnicas estadísticas para organizar y actuar sobre la información.
Los nuevos métodos y herramientas de la ciencia de datos y el aprendizaje automático nos permiten organizar más información, hacerlo más rápido y hacer predicciones basadas en lo que la gente ha hecho clic, comprado o dicho. Pero esta no es la primera vez que las nuevas ideas y tecnologías han desafiado cómo las personas se organizaban e interactuaban con los recursos. Hace cincuenta años, los catálogos en línea de búsqueda cambiaron radicalmente la forma en que la gente usaba las La web, inventada hace menos de treinta años para que los científicos pudieran compartir informes técnicos, ahora es parte esencial de muchas actividades humanas. Es importante no ver las últimas novedades como cambiarlo todo, porque seguirán llegando cosas nuevas, y estos avances tecnológicos aún dependen y complementan el trabajo organizativo que realiza la gente. La ciencia de datos no reemplazará a los organizadores humanos, más que cualquier otra ciencia ha reemplazado a los humanos. (Ver barra lateral, Ciencia de datos y la disciplina de la organización).
Es por ello que necesitamos tomar una visión transdisciplinaria que nos permita enfatizar lo que las diferentes disciplinas tienen en común y cómo encajan en lugar de lo que las distingue. La selección de recursos, la organización, el diseño de interacción y el mantenimiento se enseñan en cada disciplina, pero estos conceptos tienen diferentes nombres. Un vocabulario para discutir desafíos organizativos comunes y temas que de otro modo podrían verse oscurecidos por perspectivas disciplinarias estrechas nos ayuda a comprender mejor los sistemas existentes de organización al tiempo que sugiere cómo inventar otros nuevos tomando diferentes opciones de diseño.
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(Nunberg 1996, 2011). (Buckland 1991). Véase también (Bates 2005).
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(Glushko y McGrath 2005).
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(Buckland 1997). La idea de que un antílope podría ser un documento se propuso por primera vez en (Briet 1951).
Un pescador comercial en Florida fue encontrado con peces en su captura por debajo del límite de tamaño legal. Un inspector le ordenó regresar a puerto y entregar el pescado a las autoridades; cuando en su lugar los tiró por la borda, fue acusado de violar la Ley Sarbanes-Oxley, ley redactada en respuesta a delitos de alto perfil de cuello blanco como el escándalo de Enron. La ley impone duras penas por destruir “cualquier registro, documento u objeto tangible” para impedir una investigación federal. El pescador argumentó que la ley sólo debía aplicarse a los documentos escritos, pero el gobierno de Estados Unidos sostuvo que debido a que los peces eran “objetos tangibles” cuya presencia en el barco servía como única documentación de la pesca presuntamente ilegal, no había diferencia práctica entre un pescado y un documento en este caso. El Tribunal Supremo falló a favor del pescador, al constatar que el “objeto tangible” debe interpretarse en el contexto de “registro” y “documento” y, como tal, sólo se aplica a un objeto “utilizado para registrar o conservar información. ” El hecho de que un pez sea evidencia tangible en este caso no lo convierte en un documento.
(Buckland 1991).
(Liptak 2014). Breve para Estados Unidos en Oposición, Yates v. Estados Unidos. SCOTusBlog, 14 de marzo de 2014.
http://www.scotusblog.com/case-files/cases/yates-v-united-states/Para conocer la historia completa del caso, consulte:
http://www.scotusblog.com/case-files/cases/yates-v-united-states/.Véase también la nota al final de la Ley Sarbanes-Oxley relacionada. [enlace a la nota al pie]
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La jerarquía DIKW parece haberse inspirado en The Rock, A Pageant Play (Eliot 1934) del poeta T S Eliot, cuyo coro de apertura contiene estas líneas:
¿Dónde está la sabiduría que hemos perdido en el conocimiento? ¿Dónde está el conocimiento que hemos perdido en la información?La mayoría de las personas acreditan a Ackoff From Data to Wisdom (Ackoff 1989) como la primera articulación de la jerarquía en un contexto de ciencia de la información y sistemas. La jerarquía se menciona en casi veinte libros de texto, pero su análisis detallado de (Rowley 2007) revela solo un acuerdo parcial sobre las definiciones y relaciones entre los cuatro conceptos clave. La jerarquía ha sido criticada por carecer de rigor filosófico (Fricke 2009) y por ignorar la especificidad de contexto de cómo se aprende y aplica el conocimiento (Jennex 2009). (Larose 2014)
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Podemos continuar el debate en los párrafos anteriores y la barra lateral, ¿Qué es la información? señalando que tanto en el uso común como en el profesional, las actividades “bibliográficas” implican describir y organizar recursos de información del tipo que se pueden encontrar en una biblioteca. Pero el destacado científico de la información Patrick Wilson argumentó a favor de una extensión mucho más amplia del universo bibliográfico, sugiriendo que “incluye manuscritos así como libros impresos, conocimientos de embarque y señales de calles así como cartas personales, inscripciones en piedra así como grabaciones fonográficas de discursos, y más notablemente, textos memorizados en cabezas humanas y textos almacenados en las memorias de las máquinas” (Wilson 1968, p. 12).
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Análisis predictivo de Siegel: El poder de predecir quién hará clic, comprará, mentirá o morirá” (Siegel 2013) está escrito para un público no técnico y describe con entusiasmo más de 100 aplicaciones. The Master Algorithm (Domingos 2015) comparte el entusiasmo de Siegel pero es mucho más técnico; el libro intenta explicar y comparar las cinco “tribus” del aprendizaje automático: los simbolistas, los coneccionistas, los evolucionistas, los bayesianos y los analógicos. El título del provocativo artículo de Chris Anderson en Wired Magazine (Anderson, 2008) se explica por sí mismo: “El fin de la teoría: El diluvio de datos vuelve obsoleto el método científico. ”
La “diferencia en especie o diferencia de grado” es un tema importante en contextos jurídicos y de manera más general surge cada vez que hay un desacuerdo sobre si alguna diferencia o cambio es estricto y categórico o si es incremental. Lo presentamos aquí para que los lectores puedan pensar críticamente sobre los cambios socio-empresario-técnicos que podrían producirse como resultado de nuevos métodos y tecnologías de organización y análisis de datos. Creemos que la ciencia de datos está en camino de convertirse en una parte importante de la caja de herramientas organizadoras. Pero todos deben recordar que los humanos son dueños de la caja de herramientas, y que diseñan y construyen las herramientas.