1.2: El concepto de “sistema de organización”

Proponemos unificar muchas perspectivas sobre la organización y la información con el concepto de un Sistema Organizador, una colección de recursos intencionalmente arreglada y las interacciones que apoyan. Esta definición reúne varias ideas esenciales que presentaremos brevemente en este capítulo y luego desarrollaremos en detalle en capítulos posteriores.

Figura: Un Sistema Organizador. representa un modelo conceptual de un Sistema Organizador que muestra recursos dispuestos intencionalmente, interacciones (distinguidas por diferentes tipos de flechas) y los agentes humanos y computacionales interactuando con los recursos en diferentes contextos.

Un sistema de organización

Un sistema de organización es una colección de recursos dispuestos de manera que permiten a las personas o agentes computacionales interactuar con ellos.

Un sistema de organización es una caracterización abstracta de cómo se describe y organiza alguna colección de recursos para permitir que agentes humanos o computacionales interactúen con los recursos. El Sistema Organizador es una visión arquitectónica y conceptual distinta de la disposición física de los recursos que podrían encarnarlo, y también distinta de la persona, empresa o institución que lo implementa y opera. Estas distinciones son a veces difíciles de mantener en el lenguaje ordinario; por ejemplo, podríamos describir algún conjunto de descripciones de recursos, principios de organización e interacciones soportadas como un Sistema de Organización de “biblioteca”. Sin embargo, también necesitamos en ocasiones referirnos a una “biblioteca” como la institución en la que opera este Sistema Organizador, y por supuesto la idea de una “biblioteca” como instalación física está profundamente arraigada en la lengua y la cultura.

Nuestro concepto del Sistema Organizador se inspiró en parte en los conceptos propuestos en el año 2000 para dominios bibliográficos por Elaine Svenonius, en La Fundación Intelectual de la Organización de la Información. Reconoció que las actividades tradicionales de la organización de la información de descripción bibliográfica y catalogación se complementaban, y parcialmente compensaban, con el procesamiento automatizado de textos y la indexación que generalmente se trataban como parte de una disciplina separada de la información recuperación. Svenonius propuso que las decisiones sobre la organización de la información y las decisiones sobre la recuperación de información estaban intrínsecamente vinculadas por un principio de compensación y, por lo tanto, debían verse como un sistema interconectado: “La efectividad de un sistema de acceso a la información es una función directa de la inteligencia puesta en organizarla” (p.ix). Celebramos y construimos sobre sus ideas iniciando cada una de las subpartes de Design Decisions in Organizing Systems con una cita de su libro. ^[1]

Una visión de sistemas de organización de la información y recuperación de información captura y proporciona estructura para las compensaciones inherentes oscurecidas por los silos de las perspectivas tradicionales disciplinarias y de categorías: cuanto más esfuerzo se ponga en organizar la información “en camino” cuando se crea o se agrega a una colección, cuanto más efectivamente se pueda recuperar, y cuanto más esfuerzo se ponga en recuperar información “a la salida”, menos necesita organizarse primero. A veces una colección de recursos es altamente organizada, pero como fue organizada por otra persona para diferentes propósitos que tenemos en mente, necesitamos reorganizarla “en el camino de entrada”. Esto es especialmente común con el texto digital o conjuntos de datos, donde los recursos previamente organizados o sus descripciones pueden ser ordenados, traducidos en formato o lenguaje, combinados, resumidos o transformados de otra manera para encajar en un nuevo Sistema Organizador. Por ejemplo, para comprender los patrones de compra estacionales, un minorista podría combinar datos de compras con datos meteorológicos y datos de calendario sobre eventos deportivos comúnmente vistos (porque el mal tiempo y los deportes de transmisión hacen que la gente se quede en casa), y los tres conjuntos de datos necesitarían describir “tiempo” y” ubicación” de la misma manera.

Una visión de sistemas ya no contrasta la organización de la información como una actividad humana y la recuperación de información como una actividad de máquina, o la organización de la información como un tema para la biblioteca y la ciencia de la información y la recuperación de información como uno para la informática En cambio, vemos fácilmente que las computadoras ahora ayudan a las personas a organizarse y que las personas aportan gran parte de la información utilizada cuando las computadoras analizan y organizan recursos. Por ejemplo, muchos algoritmos para la clasificación computacional utilizan enfoques de aprendizaje supervisado que comienzan con ítems clasificados por personas.

Finalmente, se puede aplicar una visión de sistemas a los Sistemas Organizadores con cualquier tipo de recurso, permitiendo una discusión más matizada sobre cómo se asignan los costos y beneficios económicos, sociales y cognitivos de la organización entre los diferentes actores involucrados. Todo Sistema Organizador está sesgado por las perspectivas y experiencias de las personas que lo crean. Algunos de estos sesgos son ineludibles, una especie de organización automática, porque reflejan capacidades perceptuales y cognitivas humanas innatas. Nuestras mentes imponen estructura y encuentran patrones, incluso cuando no los hay, y no somos capaces de actuar perfectamente racionalmente, así que simplificamos sin darnos cuenta. La gente tampoco es muy buena para pensar en posibilidades futuras y revisar sus expectativas ante nuevas evidencias, y esta inercia mental nos hace preservar recursos e interacciones en Sistemas Organizadores que ya no son necesarios. Otros sesgos en los Sistemas Organizadores reflejan elecciones más intencionales que implícita o explícitamente crean ganadores o perdedores, tratan algunas interacciones como preferidas mientras desprecian a otras, o de otra manera imponen o superponen un conjunto de valores a las partes interesadas del sistema. Por ejemplo, muchos Sistemas Organizadores organizan a las personas en grupos o colas para que las interacciones sean más eficientes, pero cuando una aerolínea da prioridad de embarque a los clientes que pagaron más por sus boletos, puede que no le parezca justo si están en el último grupo de embarque.

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1. (Svenonius 2000).