2.1: Introducción (II)

Un conjunto de recursos es transformado por un sistema de organización cuando los recursos se describen u organizan para permitir interacciones con ellos. De manera explícita o por defecto, esto requiere muchas decisiones interdependientes sobre las identidades de los recursos; sus nombres, descripciones y otras propiedades; las clases, relaciones, estructuras y colecciones en las que participan; y las personas o tecnologías que interactúan con ellos.

Una contribución importante de la idea del sistema organizador es que va más allá del debate sobre las definiciones de “cosas”, “documentos” e “información”, con el concepto unificador de “recurso” al tiempo que reconoce que” lo que se está organizando” es sólo una de las preguntas o dimensiones que hay que considerar. Estas decisiones están profundamente entrelazadas, pero es más fácil introducirlas como si fueran independientes.

Presentamos seis grupos de preguntas de diseño, detallando las dimensiones más importantes en cada grupo:

• ¿Qué se está organizando? ¿Cuál es el alcance y la escala del dominio? ¿Cuál es la mezcla de cosas físicas, cosas digitales e información sobre cosas en el sistema de organización? ¿Se está diseñando el sistema de organización para crear una nueva colección de recursos, catalogar una colección de recursos existente y cerrada, o administrar una colección en la que los recursos se agregan o eliminan continuamente? ¿Los recursos son únicos, o son miembros intercambiables de una categoría? ¿Siguen un “ciclo de vida” predecible con una “vida útil”? ¿El sistema organizador utiliza los recursos de interacción creados a través de su uso, o estos recursos de interacción son extraídos y agregados para su uso por otro sistema organizador? (“¿Qué es lo que se está organizando?”)

• ¿Por qué se está organizando? ¿Qué interacciones o servicios serán apoyados, y para quién? ¿Se conocen o desconocen los usos y usuarios? ¿Los usuarios son principalmente personas o procesos computacionales? ¿El sistema organizador necesita satisfacer metas personales, sociales o institucionales? (“¿Por qué se está organizando?”)

• ¿Cuánto se está organizando? ¿Cuál es la extensión, granularidad o explicidad de la descripción, clasificación o estructura relacional que se está imponiendo? ¿Qué principios organizativos guían a la organización? ¿Todos los recursos están organizados en el mismo grado, o la organización es escasa y no uniforme? (“¿Cuánto se está organizando?”)

• ¿Cuándo se está organizando? ¿La organización se impone a los recursos cuando se crean, cuando pasan a formar parte de la colección, cuando ocurren interacciones con ellos, por si acaso, justo a tiempo, todo el tiempo? ¿Alguna de esta organización está ordenada por ley o conformada por prácticas industriales o tradiciones culturales? (“¿Cuándo se está organizando?”)

• ¿Cómo o por quién, o por qué procesos computacionales se está organizando? ¿La organización está siendo realizada por individuos, por grupos informales, por grupos formales, por profesionales, por métodos automatizados? ¿Los organizadores son también los usuarios? ¿Existen reglas o roles que rijan las actividades organizadoras de diferentes individuos o grupos? (“¿Cómo (o por quién) está organizado?”)

• ¿Dónde se está organizando? ¿La ubicación del recurso está restringida por el diseño o por la regulación? ¿Los recursos están posicionados en una ubicación estática? ¿Los recursos están en tránsito o en movimiento? ¿Su ubicación depende de otros parámetros, como el tiempo? (“¿Dónde se está Organizando?”)

El grado en que estas decisiones se fusionan en un sistema de organización depende de los requisitos y objetivos de sus usuarios humanos y computacionales, y de comprender las limitaciones y compensaciones que impone cualquier conjunto de requisitos y metas. Cómo y cuándo se manejan estas limitaciones y compensaciones puede depender de los contextos legales, empresariales y tecnológicos en los que se diseña y despliega el sistema organizador; de la relación entre los diseñadores y usuarios del sistema organizador (que pueden ser las mismas personas o diferentes); de la económico, emocional o social del sistema organizador; y en muchos otros factores de diseño, despliegue y uso.

Clasificar los sistemas de organización según el tipo de recursos que contienen es el enfoque más obvio y tradicional. También podemos clasificar los sistemas de organización por sus propósitos dominantes, por su comunidad de usuarios prevista, u otras formas. Ningún conjunto fijo único de categorías es suficiente por sí mismo para capturar los puntos en común y los contrastes entre los sistemas organizativos.

Podemos aumentar la visión categórica de los sistemas de organización pensando en ellos como existentes en un espacio de diseño multifacético o multidimensional en el que podemos considerar muchos tipos de colecciones al mismo tiempo.

Este marco para describir y comparar sistemas de organización supera algunos de los sesgos y conservadurismo integrados en categorías familiares como bibliotecas, museos y archivos, al tiempo que nos permite describirlos como patrones de diseño que encarnan configuraciones características de opciones de diseño. Luego podemos usar estos patrones para apoyar el trabajo interdisciplinario que recorta categorías y aplica el conocimiento sobre dominios familiares a los desconocidos. Una perspectiva dimensional facilita la traducción entre vocabularios específicos de categorías y disciplinas para que personas de diferentes disciplinas puedan tener discusiones mutuamente inteligibles sobre sus actividades organizativas. Podrían darse cuenta de que tienen mucho en común, y podrían estar trabajando en problemas similares o incluso los mismos.

Una perspectiva facetada o dimensional reconoce la diversidad de instancias de tipos de colección y proporciona un marco generativo y con visión de futuro para describir tipos híbridos que no encajan limpiamente en las categorías familiares. Aunque pueda diferir de las categorías convencionales en algunas dimensiones, un sistema de organización puede diseñarse y entenderse por su parecido familiar en función de sus similitudes en otras dimensiones con un tipo familiar de colección de recursos.

Pensar en organizar sistemas como puntos o regiones en un espacio de diseño facilita inventar nuevos tipos de colecciones o más especializados y sus interacciones asociadas. Si pensamos metafóricamente en este espacio de diseño como un mapa de sistemas organizativos, las regiones vacías o “espacio en blanco” entre los centros densamente poblados de las categorías tradicionales representan sistemas organizativos que aún no existen. Podemos considerar las propiedades de un sistema de organización que podría ocupar ese espacio en blanco y analizar las innovaciones tecnológicas, de procesos o políticas que podrían requerirse para permitirnos construirlo allí. Podemos razonar por analogía para identificar y aplicar los principios utilizados en un sistema de organización para entender o diseñar otros. ^[1]

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1. Dependiendo de qué características de Google Books y bibliotecas pienses, podrías completar esta analogía con un parque temático de animales como Sea World (http://www.seaworld.com/) o una reserva de caza privada que crea “caza mayor personalizada ” cacerías. O tal vez puedas inventar algo completamente nuevo.