11.4: Identificar los requisitos para un sistema de organización

Las dos partes de la definición de un sistema organizativo sugieren explícitamente dos categorías de requisitos, las que especifican la disposición intencional de los recursos y las que especifican las interacciones con los recursos. Estas categorías de requisitos dependen ambas de descripciones de recursos, las cuales están implícitas pero no explícitamente llamadas en la definición de un sistema de organización.

Debido a que la descripción, el arreglo y la interacción están interrelacionados, es imposible describirlos por separado sin cierta redundancia. Sin embargo, en este libro lo hemos hecho a propósito porque tomar diferentes perspectivas sobre los sistemas de organización en los Capítulos 2-10 nos ha permitido introducir una amplia gama de conceptos, cuestiones y métodos:

• Todo sistema de organización debe permitir a los usuarios interactuar con su colección de recursos (Capítulos 3 y 10);

• Las posibles interacciones dependen principalmente de la naturaleza y extensión de las descripciones asociadas a los recursos (Capítulos 4, 5 y 6);

• El arreglo intencional surge cuando una o más descripciones de recursos son utilizadas por los principios organizativos (Capítulos 7 y 8);

• Diferentes implementaciones del mismo principio organizativo pueden determinar la eficiencia o efectividad de las interacciones que permite. (Capítulo 10).

Si estás creando un sistema de organización personal o de otra manera uno a pequeña escala con solo un pequeño número de usuarios, podrías pensar que hay pocas razones para pensar explícitamente sobre los requisitos. Sin embargo, cualquier proyecto se beneficia de la disciplina de ser más sistemático sobre sus propósitos y sus prioridades. Además, ser explícito sobre los requisitos permite la trazabilidad y el análisis de impacto. Trazabilidad significa poder relacionar una interacción o característica de un sistema con el requisito que satisface; el análisis de impacto ejecuta el vínculo causal entre requisitos y características en la dirección opuesta para evaluar qué o quiénes serán afectados si cambian los requisitos. ^[1]

Requisitos para Interacciones

Cuando describimos las interacciones de una manera genérica o amplia como lo hicimos en Actividades en Sistemas Organizadores vemos que todos los sistemas organizadores tienen algunas interacciones comunes, pero la mayoría de las veces queremos prestar atención a las interacciones más específicas que están diseñadas para crear valor en un particular sistema de organización por el tipo de recursos que contiene (“Interacción y Creación de Valor”). El dominio, alcance y escala del sistema de organización determina qué interacciones son posibles y cuáles deben ser soportadas explícitamente, pero las prioridades de las diferentes interacciones se determinan con mayor frecuencia por decisiones sobre los usuarios previstos. (Ver “Número y Naturaleza de los Usuarios”.)

Para la mayoría de los sistemas de organización que no sean personales, el conjunto de interacciones que se implementan en un sistema de organización está fuertemente determinado por consideraciones de modelo de negocio, niveles de financiamiento u otros factores económicos. Las empresas con fines de lucro a menudo se diferencian por el número y la calidad de las interacciones que apoyan con sus recursos, algunas al apoyar a muchas de ellas y otras al apoyar un número mínimo. Esta diferenciación está fuertemente moldeada y también da forma a las preferencias del usuario; algunas personas prefieren interacciones de autoservicio o no mediadas, mientras que otras prefieren el servicio completo y las interacciones mediadas. ^[2] Las instituciones sin fines de lucro como las bibliotecas públicas y los museos también están sujetas a estas limitaciones, pero desafortunadamente tienen menos opciones para ajustar los niveles de servicio o cambiar sus poblaciones de usuarios objetivo cuando se reduce su financiamiento. ^[3]

Algunos requisitos para las interacciones vienen junto con los requisitos tecnológicos, tener recursos en un formato particular, para ajustarse a una especificación o estándar en particular para operar en algún entorno tecnológico, o para interactuar con otras partes o sus sistemas de organización.

Un requisito esencial en cada sistema de organización es garantizar que las interacciones soportadas puedan ser descubiertas e invocadas por sus usuarios previstos. Al organizar sistemas con recursos físicos, los buenos diseñadores mejoran las posibilidades inherentes de los recursos con ayudas de navegación y orientación que dirigen a los usuarios a puntos de interacción (“Affordance and Capability”). Con recursos digitales y sistemas de organización intensivos en información, las interacciones no son inmediatamente perceptibles, y un diseño deficiente puede crear interfaces de usuario demasiado complicadas en las que muchas interacciones nunca se descubren y, por lo tanto, nunca se usan.

Es complicado comparar las capacidades generales de organizar los sistemas en términos del número o variedad de sus interacciones porque lo que más importa es cuánto valor crean. Organizar sistemas con recursos activos puede crear valor por sí mismos sin una interacción explícita del usuario (“Recursos Activos u Operantes”). Otros sistemas de organización explotan la información almacenada, calculada o contextual para crear valor al eliminar la necesidad de interacciones del usuario, como las aplicaciones de teléfonos inteligentes basadas en la ubicación que le envian información cuando está cerca de alguna ubicación en particular o alguna persona que conoce (“Affordance y Capacidad”). ^[4]

Acerca de la naturaleza y extensión de la descripción del recurso

Las interacciones con los recursos dentro de un sistema de organización a menudo dependen de descripciones de recursos individuales o descripciones de las colecciones que los contienen. En el dominio bibliográfico, las interacciones genéricas o comunes hacen uso de descripciones que pueden asociarse a casi cualquier tipo de recurso, como el nombre, creador y fecha de creación. ^[5]

Por ejemplo, cualquier recurso con un nombre o identificador ordenable puede organizarse alfabéticamente para permitir que se encuentre fácilmente, y cualquier recurso con una fecha de creación se puede descubrir mediante una consulta “qué hay de nuevo” a una colección de recursos.

Los diferentes tipos de recursos deben tener propiedades diferenciadoras, de lo contrario no habría razón para distinguirlos como tipos diferentes. Estas propiedades de recursos se pueden registrar en términos de un lenguaje de descripción para apoyar una o más interacciones o para responder una o más preguntas. En pocas palabras, las elecciones sobre la naturaleza y el alcance de la descripción de los recursos dependen de qué interacciones o preguntas son más frecuentes o importantes (“Describiendo instancias o describiendo colecciones”). Si una propiedad particular de un recurso no tiene interacciones que dependan de él, no hay necesidad de describirla. Sin embargo, si una interacción depende de una descripción de una propiedad de recurso en particular, una descripción faltante o una de precisión y granularidad inadecuadas significa que la interacción será imposible o ineficiente de llevar a cabo porque el recurso necesitará ser analizado más a fondo para crear o extraer el descripción requerida. Un “¿Cuándo se está organizando?” , “Affordance and Capability”, “Category Abstraction and Granularity”, “The Recall/Precision Tradeoff”).

Las propiedades de los recursos que son más fáciles de describir no siempre son las más útiles, especialmente para los recursos de información. Cualquiera puede determinar el número de páginas de un libro, pero a menudo solo un catalogador experto puede describir con precisión de qué trata el libro, una propiedad mucho más importante. (“Descripción” como término inclusivo” y “Los límites de la categorización basada en propiedades”) Para los recursos de información no textual este problema se magnifica porque el contenido suele estar en un formato semánticamente opaco que optimiza para los dispositivos que lo crea y procesa pero que no pueden ser analizadas útilmente por las personas. (“La brecha semántica” y “Describiendo recursos no textuales”)

La estrategia empresarial y la economía influyen fuertemente en el alcance de la descripción de los recursos. En muchos museos y archivos no hay suficientes personas capacitadas y tiempo para describir cada fragmento o documento de cerámica, y muchos recursos se describen sólo a nivel agregado. En contraste, algunas personas argumentan que la explosión de contenido en forma física y digital exige una inversión significativa en descripciones que faciliten el descubrimiento de recursos en un mercado abarrotado. ^[6]

Los procesos automatizados e computarizados pueden crear las descripciones de los recursos en un sistema de organización y su uso es impulsado principalmente por la escala (“Descripción de Recursos Automatizados y Computacionales”). Los motores de búsqueda indexan las páginas web y analizan sus estructuras de enlaces porque sería imposible tratar la web como una biblioteca tradicional y organizarla por el esfuerzo humano. Los beneficios de las cámaras digitales, grabadoras de video y dispositivos similares serían mucho menores si las personas tuvieran que identificar y describir manualmente cada recurso al crearlo. En cambio, estos dispositivos pueden asignar automáticamente algunos metadatos contextuales. Del mismo modo, las presiones competitivas sobre los proveedores para que proporcionen servicios de información en tiempo real y sensibles al contexto exigen la recopilación automatizada de información contextual, como la ubicación de teléfonos móviles, lectores de libros portátiles y computadoras tablet.

Biblioteca Codificada por Colores

Debido a que presumiblemente está familiarizado con el contenido de todos sus libros, el diseñador de interacción Juhan Sonin organizó su biblioteca de acuerdo con los colores de su columna vertebral. Este principio organizativo es altamente individual y estético, pero probablemente no atraería a personas que no estén familiarizadas con la colección y traería caos a una biblioteca de mayor tamaño.

(Foto de See-ming Lee. Licencia Creative Commons CC-BY-SA-2.0.)

Podríamos buscar algún grado óptimo de descripción dado algún conjunto de requisitos o propósitos para un sistema de organización y alguna estimación del esfuerzo organizativo que podría aplicarse; en la práctica esto es esquivo por dos razones, ambas relacionadas con el alcance y la escala. Primero, a medida que aumenta el número de usuarios de un sistema de organización, se hace más difícil identificar y anticipar todos sus posibles propósitos y limitaciones que debe satisfacer. Incluso si la mayoría de los usuarios comparten los objetivos del sistema de organización, cualquier usuario en particular podría tener algún uso especializado adicional para algunos atributos o relaciones que requerirían más descripción para satisfacer. ^[7]

En segundo lugar, aunque fuera posible implementar algún grado óptimo de descripción en un sistema de organización en particular, todavía encontraríamos problemas cuando existen múltiples sistemas de organización en el mismo dominio o en dominios que se cruzan a través de límites de contexto, dispositivo o aplicación. Dado que los sistemas de organización están diseñados y evolucionan para satisfacer los requisitos específicos de su contexto particular, las empresas suelen describir los mismos recursos de manera diferente, lo que genera problemas de integración e interoperabilidad cuando las empresas necesitan intercambiar y combinar recursos de información (” Transformando los recursos para las interacciones”).

Acerca del arreglo intencional

Los principios de organización dependen de las descripciones de los recursos, por lo que los requisitos para los primeros siempre se entrelazan con los de los segundos. Especificar los requisitos para la disposición intencional de los recursos es análogo a especificar por qué y cómo se pueden crear las categorías de recursos (“Principios para la creación de categorías”). A su vez, la creación de categorías de recursos a menudo se convierte en una pregunta sobre el número y tipo de propiedades de recursos que podrían ser analizadas y explotadas por principios organizativos.

Observamos que existe un continuo de formación de categorías que va desde el uso mínimo de las propiedades de los recursos hasta el uso más riguroso de múltiples propiedades, y finalmente hasta el uso estadístico o compuesto de múltiples propiedades, algunas de las cuales son inducidas o inferidas en lugar de explícitas. El principio más simple para definir una categoría es por enumeración, simplemente poniendo los recursos en un conjunto sin ninguna especificación de las propiedades que puedan compartir. Los recursos enumerados muy bien podrían tener propiedades comunes, pero el principio de enumeración los ignora; la única propiedad que importa para ese principio es que los recursos están en el mismo conjunto. Esto corresponde al principio más simple de arreglo intencional, el de colocación, simplemente poniendo los recursos en una misma ubicación sin ninguna organización adicional.

Los recursos colocados a menudo adquieren algún arreglo adicional como resultado de su uso; considere cómo los libros, papeles u otros recursos recopilados para algún proyecto de escritura a menudo terminan en pilas en su oficina o en su escritorio cerca de su área de trabajo. Para una colección pequeña, el principio de organización próximo al uso es la forma más fácil de satisfacer un requisito para minimizar el tiempo para encontrar recursos de uso frecuente.

Como hemos visto a menudo, el alcance y la escala del sistema de organización es una consideración de diseño dominante y también se aplica a los principios de disposición de los recursos. El principio de colocación de arreglo es suficiente para pequeñas colecciones de recursos porque no es necesario definir la organización óptima si el tiempo para encontrar algún recurso en particular es corto incluso para un método de búsqueda ineficiente para escanear toda la colección. El uso de la propiedad extrínseca de frecuencia de uso hace que la búsqueda sea un poco más eficiente, pero solo en la organización de sistemas donde la población de usuarios sea pequeña o interactúe con los recursos de manera similar. De lo contrario, organizar recursos para facilitar su acceso frecuente a algunos usuarios obstaculizaría a otros usuarios que nunca los usan. Imagínese si compartiera su escritorio de oficina con alguien que trabaja toda la noche en otros proyectos de escritura y deja sus recursos de uso frecuente en pilas cerca de su área de trabajo, que se convierte en su área de trabajo por la mañana.

Las colecciones de recursos más grandes generalmente requieren múltiples principios de organización para gestionar la complejidad que surge cuando se deben apoyar más usuarios e interacciones más variadas. Un estacionamiento valet puede organizar los autos solo por tamaño para hacer un uso óptimo del espacio limitado al estacionarlos y buscarlos, pero cuando los autos se organizan para la venta, se organizarían por precio, rendimiento, capacidad de asientos, fabricante y muchas otras propiedades. Es fundamental establecer la prioridad de los usuarios y las interacciones porque estos requisitos determinan el orden en que se aplican los principios para ordenar los recursos. Este ordenamiento crea una jerarquía lógica de recursos que afecta la eficiencia de las interacciones y el mantenimiento del sistema organizador a lo largo del tiempo.

Los recursos de información son invariablemente desafiantes de organizar porque su torno no es una propiedad fácilmente percibida y debido a los propósitos abiertos a los que pueden servir. Las colecciones de información de amplio alcance suelen utilizar un sistema estándar de clasificación bibliográfica (“Clasificación Bibliográfica”). Por el contrario, las bibliotecas especiales tienen colecciones más estrechas que necesitan soportar interacciones específicas de dominio para un conjunto relativamente pequeño de usuarios, y como resultado requieren esquemas organizacionales más especializados. ^[8] Los principios para la disposición de recursos en grandes empresas de todo tipo a menudo son requeridos para cumplir con las leyes y regulaciones de contabilidad, impuestos, recursos humanos, retención y no retención de datos, control de acceso y otras funciones. (Ver “Gobernanza en los sistemas de organización empresarial”, “Clasificaciones obligatorias”)

Cómo lidiar con requisitos conflictivos

Cualquier individuo, grupo o empresa puede crear un sistema de organización que cumpla con sus requisitos específicos, pero una vez que este sistema de organización involucra a dos o más partes con requisitos diferentes, existe la posibilidad de conflicto. Los compañeros de cuarto o los cónyuges a veces discuten sobre cómo organizar los artículos en la cocina, en el refrigerador o en algún otro espacio compartido. A una persona que arregle las especias alfabéticamente y los frascos de condimentos por tamaño, no tiene sentido organizarlos según la cocina o la frecuencia de uso. De igual manera, si eres el único usuario de una cuenta de Dropbox u otra cuenta de almacenamiento en la nube, puedes organizarla de la manera que quieras. Puedes usar cualquier cantidad de carpetas que solo necesiten tener sentido para ti, o puedes dejar todo desorganizado en una sola carpeta. Sin embargo, si compartes la cuenta de Dropbox con otra persona, es probable que tengan diferentes necesidades o preferencias organizativas. Quizás tiendes a organizar los recursos por tipo de archivo, mientras que ellos prefieren organizar los recursos por tema o proyecto.

Un pequeño número de personas a menudo puede ponerse de acuerdo en un sistema de organización que satisfaga las necesidades de cada participante a través de negociaciones informales. El potencial de conflicto aumenta cuando más personas están involucradas, y las negociaciones ad hoc “de abajo hacia arriba” para resolver cada desacuerdo entre cada par de participantes simplemente no son factibles. En muchos dominios se evitan o se suprimen los conflictos porque las partes han desarrollado o acordado ajustarse a normas (“Clasificación y Normalización”). Sin embargo, los conflictos en los principios de organización para sistemas de organización a gran escala suelen ser resueltos por partidos con autoridad legal o poder económico para imponer una solución a todos los participantes de una manera “descendente”. ^[9]

---

1. Un marco fácil de recordar para priorizar los requisitos es Moscú, que los clasifica como Must, Should, Could, and Won't (Desoky 2010). (Winkler y Pilgrim 2010) es una revisión integral de la investigación académica y las mejores prácticas para la trazabilidad de requisitos.

   
   

2. Los “segmentos de clientes” o “modelos de clientes” son construcciones bien establecidas en la comercialización y operaciones de productos y servicios (Batt 2000) (Zeithami, Rust y Lemon 2001). Son partes clave de las estrategias para adquirir clientes, aumentar la cuota de mercado y retener a los clientes. Los segmentos de clientes se pueden identificar utilizando numerosos criterios superpuestos, incluyendo variables demográficas, opciones de producto o comportamiento y ubicaciones o canales de interacción preferidos. Por ejemplo, una aerolínea podría segmentar a sus clientes de acuerdo con su edad, género, aeropuerto de origen, clase de venta de boletos y frecuencia de viaje.

   
   

3. Los recortes de financiamiento para bibliotecas públicas conducen a una reducción de personal, reducción de horas y adquisiciones reducidas, y muchos de ellos sirven a poblaciones que enfrentan desafíos económicos propios. (Johnson 2010).

   
   

4. Los sistemas de organización difieren en la medida en que pueden iniciar interacciones o utilizar la información para hacerlas innecesarias. En las bibliotecas, los sistemas de organización suelen estar diseñados para no conservar los registros de actividad del usuario por más tiempo de lo absolutamente necesario; en los sistemas de organización comercial, los registros de actividad del usuario son la base de procesos de negocio que crean modelos de usuario altamente detallados (llamados “microsegmentos” o” microcategorías”) que permiten ofrecer productos y servicios personalizados Ver (Taylor y Raden 2007), (Rosen 2012).

   
   

5. El Dublin Core se propuso en 1995 como un pequeño vocabulario con 15 elementos comunes que podrían aplicarse ampliamente. La aparición de muchos derivados especializados del Núcleo de Dublín desde entonces ilustra la tensión inherente entre la simplicidad de usar un pequeño conjunto de elementos descriptivos comunes y la precisión que permite un vocabulario grande o más específico de dominio.

   
   

6. (Registro y McIlroy 2012) http://themetadatahandbook.com/.

   
   

7. Por ejemplo, a menudo hemos utilizado una cocina casera como escenario para organizar sistemas. Supongamos que la cocina casera va a ser utilizada como el set para un programa de cocina y los diseñadores quieren organizar libros de cocina para que el fondo sea visualmente agradable. A los diseñadores les gustaría buscar libros de cocina en base al tamaño y al color del lomo, pero estos elementos descriptivos serían de poco valor para otros usuarios.

   
   

8. La categoría de bibliotecas especiales incluye bibliotecas de derecho, bibliotecas corporativas, tanto las que apoyan la oficina central como la organización de investigación, bibliotecas médicas, bibliotecas militares, bibliotecas de museos, bibliotecas penitenciarias e incluso podrían ser extendidas para incluir bibliotecas de componentes de software.

   
   

9. Algunas personas llaman a esto el “enfoque Wal-Mart” de la estandarización. Una empresa con poder dominante en el mercado no necesita negociar estándares porque puede imponer cualquier norma que elija a sus socios como condición para hacer negocios con ellos. Cuando hay requisitos contradictorios, diferentes relaciones dentro del conjunto de participantes que intentan llegar a un acuerdo, y diferentes grados a los que están sujetos a la autoridad detrás del acuerdo deseado, no es de extrañar que enfoques “que requieran perfecta coordinación y altruismo no son de interés práctico” (Rosenthal et al. 2004, p 47).