11.3: Definición y Alcance del Dominio del Sistema Organizador

La decisión más fundamental para un sistema de organización es definir su dominio, el conjunto o tipo de recursos que se están organizando. Por eso “¿Qué es Ser Organizado? ” (“¿Qué se está organizando?”) fue la primera de las decisiones de diseño que introdujimos en Fundamentos para Organizar Sistemas.

Refinamos cómo pensamos sobre un dominio de sistema de organización dividiéndolo en cinco aspectos interrelacionados:

1. el alcance y la escala de la colección

2. el número y la naturaleza de los usuarios

3. el lapso de tiempo o la vida útil durante la cual operará el sistema organizador

4. el entorno físico o tecnológico en el que se encuentra el sistema organizador

5. la relación del sistema organizador con otros que se superponen con él en dominio o alcance

Abordar estos temas es un requisito previo para priorizar los requisitos del sistema organizador, proponer los principios de su diseño e implementar el sistema organizador.

Alcance y Escala de la Colección

El alcance de una colección es el factor dominante en el diseño de un sistema de organización, ya que determina en gran medida la extensión y complejidad de las descripciones de recursos necesarias para organizar los principios e interacciones (“Alcance, Escala y Descripción del Recurso”). El impacto de amplio alcance surge más de la heterogeneidad de los recursos en una colección que de su escala absoluta. Se necesita más esfuerzo para administrar una colección amplia y grande que una estrecha y pequeña; se necesita menos esfuerzo para administrar una colección grande si tiene un alcance estrecho. Un rancho ganadero puede arreglárselas con un solo trabajador por cada mil vacas, a diferencia de los zoológicos, que suelen tener un pequeño número de instancias de muchos tipos de animales. Un zoológico necesita muchos más trabajadores porque cada tipo de animal y a veces incluso animales individuales pueden tener requisitos distintos para su arreglo y cuidado.

Considere que un sistema de información comercial está diseñado para contener millones de instancias altamente estructuradas y similares de un pequeño número de tipos de recursos relacionados, como órdenes de compra y sus facturas correspondientes. ^[1] El análisis para determinar las propiedades y principios apropiados para la descripción y organización de los recursos es sencillo, y cualquier orden o factura es una instancia igualmente buena para estudiar. ^[2]

Contraste esta colección grande pero muy estrecha con una pequeña pero muy amplia que contiene mil instancias altamente variables de docenas de diferentes tipos de recursos. Esta heterogeneidad dificulta determinar si una instancia es representativa de su tipo de recurso, y cada recurso podría necesitar ser analizado. Esta variabilidad implica un conjunto amplio y diverso de descripciones de recursos donde las instancias de recursos individuales podrían no describirse con mucha precisión porque cuesta demasiado hacerlo manualmente (“Descripción del recurso por profesionales”). Podemos extrapolar para entender por qué la organización de sistemas cuyas colecciones de recursos son amplias y profundas, como las de Amazon o eBay, han llegado a depender de técnicas de aprendizaje automático para identificar propiedades descriptivas y construir taxonomías de recursos (“Automatizado y Descripción de Recursos Computacionales”, “Categorías Creadas por Clustering”). ^[3]

Un remedio parcial o compromiso cuando las instancias de recursos son muy diferentes es definir los tipos de recursos de manera más amplia o abstracta, reduciendo el número general de tipos. Ilustramos este enfoque en “Principios incorporados en el esquema de clasificación” cuando contrastamos cómo los artículos de cocina podrían clasificarse ampliamente en una tienda departamental pero mucho más precisamente en una tienda de suministros de cocina al por mayor. Las categorías más amplias en los grandes almacenes difuminan muchas de las diferencias entre instancias, pero al hacerlo producen un pequeño conjunto de propiedades comunes que se pueden usar para describirlas. Debido a que estas propiedades comunes estarán en un mayor nivel de abstracción, utilizarlas para describir los recursos requerirá menos experiencia y probablemente menos esfuerzo (“Alcance, Escala y Descripción del Recurso”, “Abstracción de Categoría y Granularidad”). Sin embargo, esto tiene un costo: poetas, pintores, compositores, escultores, escritores técnicos y programadores crean recursos, pero describirlos a todos con una propiedad “creadora”, como requiere el Dublin Core, pierde mucha precisión.

Los desafíos causados por la escala de una colección suelen estar relacionados con restricciones impuestas por el entorno físico o tecnológico en el que existe la colección que limitan qué tan grande puede ser la colección o cómo puede organizarse. (Ver “Organizar recursos físicos”) Solo unas pocas docenas de libros pueden caber en una pequeña estantería pero miles de libros pueden caber en tu cochera para dos autos, que es de un tamaño típico porque la mayoría de las personas y familias no tienen más de dos autos. Por otro lado, si eres un magnate de Hollywood, atleta superestrella, o sultán con una colección de cientos de autos, un garaje para dos autos es órdenes de magnitudes demasiado pequeñas para almacenar tu colección. ^[4] Incluso las colecciones de cosas digitales pueden estar limitadas en tamaño por su entorno tecnológico, que quizás hayas descubierto cuando te quedaste sin espacio para tus canciones y fotos en tu reproductor multimedia portátil.

Estimar el tamaño final de una colección al comienzo del ciclo de vida de un sistema de organización puede reducir los problemas de escalado relacionados con el espacio de almacenamiento para los recursos o para sus descripciones. Otros problemas de escala son más fundamentales. Las colecciones más grandes necesitan más personas para organizarlas y mantenerlas, creando problemas de comunicación y coordinación que crecen mucho más rápido que la colección, especialmente cuando la colección se distribuye en diferentes ubicaciones.

La mejor manera de prevenir problemas de alcance y escala es a través de la estandarización. La estandarización de los recursos puede tener lugar si se crean por medios automatizados para que cada instancia se ajuste a un esquema o modelo (“Implementación de Categorías Definidas por Propiedades”). ^[5] Los estándares para describir los recursos bibliográficos permiten a las bibliotecas centralizar y compartir mucha descripción de recursos, y el uso de los mismos estándares para recursos de diversos tipos ayuda a abordar el desafío de amplio alcance al reducir la necesidad de un monitoreo y coordinación estrechas. Estándares análogos para describir recursos de información, servicios o actividades económicas, sistemas de información empresariales, gubernamentales o científicos para administrar sistemáticamente cientos de millones o incluso miles de millones de registros transaccionales o fragmentos de datos (“Alcance, Escala y Descripción del Recurso”) .

Número y naturaleza de los usuarios

Un sistema de organización puede tener un solo usuario, como cuando un individuo crea y opera un sistema de organización para un armario de ropa, una estantería o archivador doméstico, o para archivos y aplicaciones digitales en una computadora personal o teléfono inteligente. Las colecciones de recursos personales a menudo se organizan para interacciones altamente individualizadas utilizando categorías ad hoc que son difíciles de entender para cualquier otro usuario (“Categorías Individuales”). Las colecciones personales o colecciones utilizadas por solo un pequeño número de personas suelen contener recursos que ellos mismos seleccionaron, lo que hace que la interacción más típica con el sistema de organización busque un recurso conocido conocido (“Requisitos del usuario”).

En el otro extremo, un sistema de organización puede tener alcance nacional o incluso global y tener millones o más usuarios como el sistema de clasificación de la Biblioteca del Congreso, el Código Estándar de Productos y Servicios de las Naciones Unidas o el Sistema de Nombres de Dominio de Internet. Estos sistemas de organización emplean sistemas de categorías institucionales (“Categorías Institucionales”) que están diseñados para apoyar interacciones sistemáticamente especificadas y con propósito, a menudo para buscar recursos previamente desconocidos. Entre estos extremos se encuentran los muchos tipos de sistemas de organización creados por grupos informales y formales, por firmas de todos los tamaños, y por conjuntos de empresas cooperantes como las que llevan a cabo cadenas de suministro y otros procesos de negocios intensivos en información.

La naturaleza y el número de usuarios moldean fuertemente los contenidos de un sistema de organización y las interacciones que debe ser diseñado para soportar. (Ver “Requisitos del usuario”) Algunas categorías genéricas de usuarios que se aplican en muchos dominios son clientes, clientes, visitantes, operadores y gerentes. Podemos adaptar las interacciones genéricas soportadas por la mayoría de los sistemas organizadores (“Determining the Purpose”) para satisfacer estos tipos de usuarios genéricos. Por ejemplo, si bien la mayoría de los sistemas de organización permiten que cualquier tipo de usuario navegue o busque en la colección para descubrir su contenido, es probable que solo los operadores o gerentes tengan acceso a información sobre las actividades de navegación y búsqueda de clientes, clientes o visitantes.

Una vez que hayamos identificado el dominio del sistema organizador con mayor precisión podemos refinar estas categorías genéricas de usuarios, clasificando usuarios e interacciones con más precisión. Por ejemplo, los clientes de las bibliotecas universitarias son en su mayoría profesores y estudiantes, mientras que los clientes de las tiendas en línea son en su mayoría compradores que buscan encontrar algo para comprar. Los clientes de la biblioteca piden prestados y devuelven recursos, a menudo de acuerdo con diferentes políticas para profesores y estudiantes, mientras que las tiendas en línea solo pueden permitir la devolución de recursos para reembolsos o cambios en circunstancias limitadas.

Así como lo es con el alcance de la colección, la heterogeneidad de la base de usuarios es más crítica que su tamaño absoluto. Una librería de aeropuerto generalmente tiene una colección estrechamente enfocada y trata a sus clientes como viajeros genéricos que buscan imprecisamente algo para llenar su tiempo en la terminal o en el avión. En contraste, la biblioteca pública local tendrá una colección mucho más amplia porque tiene que satisfacer las necesidades de una base de usuarios más diversa que la librería del aeropuerto, y apoyará una gama de interacciones y servicios dirigidos a niños que aprenden a leer, estudiantes de escuela, negocios locales, jubilados y otros categorías de usuarios. Una biblioteca de la compañía enfocará su colección en su segmento de la industria, haciéndola más estrecha en cobertura que una biblioteca de investigación local o universitaria, pero podría brindar servicios especializados para departamentos de mercadotecnia, ingeniería, investigación, legal u otros departamentos de la firma.

Cada categoría de usuarios, y de hecho cada usuario individual, aporta diferentes experiencias, objetivos y sesgos en las interacciones con el sistema de organización. Como resultado, organizar sistemas en un mismo dominio y nominalmente con el mismo alcance puede diferir sustancialmente en los recursos que contienen y las interacciones que soportan para diferentes categorías de usuarios. Tanto la biblioteca de los Centros para el Control de Enfermedades como el sitio web WebMD contienen información sobre enfermedades y síntomas, pero la primera está organizada principalmente para apoyar la investigación en salud pública y la segunda está organizada para consumidores que intentan averiguar por qué están enfermos y cómo ponerse bien. Estos propósitos contrastantes y usuarios dirigidos se manifiestan en diferentes sistemas de clasificación y vocabularios descriptivos. ^[6]

Los diseñadores de estos sistemas no necesariamente comparten los mismos sesgos que sus usuarios, y lo que es más importante, es posible que no siempre los entiendan completa o correctamente. Esta es precisamente la razón por la que el buen diseño es iterativo: los ciclos sucesivos de evaluación y revisión pueden dar forma a ideas crudas, provisionales y equivocadas en ideas tremendamente exitosas. Pero esa ágil no siempre es factible en contextos institucionales altamente complejos, políticos o burocráticos. Incluso entonces, como concluyen Bowker y Star, la transparencia es el mejor correctivo para este tipo de fallas de diseño. Los diseñadores que reconozcan que sus sistemas tienen consecuencias reales para personas reales deben comprometerse con un proceso continuo de negociación que permita a los afectados por la tecnología expresar y rechazar cualquier efecto perjudicial que pueda tener en ellos y sus comunidades. Esto ayuda a establecer el escenario para una operación y mantenimiento efectivos del sistema (“Propiedades, Principios y Perspectiva Tecnológica”).

Vida útil esperada

El alcance y la escala de una colección y el tamaño de su población de usuarios a menudo se correlacionan con la vida útil esperada de su sistema de organización. Debido a que los pequeños sistemas de organización personal a menudo se crean en respuesta a una situación específica o para realizar una tarea específica, generalmente tienen vidas cortas (“Categorías Individuales”).

El tiempo de vida esperado del sistema organizador no es lo mismo que el tiempo de vida esperado de los recursos que contiene porque las motivaciones para mantener los recursos difieren mucho. (Ver “Motivaciones para el Mantenimiento de Recursos”) Como acabamos de señalar, algunos sistemas de organización creados por individuos están vinculados a tareas específicas a corto plazo, y cuando la tarea se completa o cambia, el sistema de organización ya no es necesario o debe ser reemplazado por uno nuevo. En el otro extremo están las bibliotecas, museos, archivos y otras instituciones de memoria diseñadas para durar indefinidamente porque existen para preservar recursos valiosos y a menudo irremplazables.

Sin embargo, la mayoría de los sistemas de organización empresarial contienen recursos de vida relativamente corta que surgen y apoyan las operaciones diarias, en cuyo caso el sistema de organización tiene una larga vida útil esperada con recursos impermanentes. Finalmente, solo para completar nuestra matriz 2 x 2, el catálogo de subastas que organiza pinturas valiosas u otros coleccionables es un sistema de organización de propósito único de corta duración cuyos contenidos son descripciones de recursos con largas vidas esperadas.

Entorno Físico o Tecnológico

Un sistema de organización suele estar ligado a un entorno físico o tecnológico particular. Una cocina, clóset, gabinete de tarjetas, cabina de avión, computadora de mano o teléfono inteligente, y cualquier otro entorno físico en el que se organicen los recursos brinda posibilidades para ser aprovechadas y limitaciones que deben ser acomodadas por un sistema de organización (“Affordance and Capability”). ^[7]

El alcance de estas limitaciones físicas y tecnológicas afecta la vida útil de un sistema de organización porque dificultan la adaptación a los cambios en el conjunto de recursos que se organizan o a las razones de su organización. Un escritorio o gabinete con “agujeros para palomas” o cajones fijos ofrece una organización menos flexible que un archivador o estantes abiertos. Un edificio con oficinas de paredes duras restringe la forma en que las personas interactúan y colaboran más que un plano de planta abierto con cubículos modulares. Los procesos de negocio implementados en una aplicación de software empresarial monolítica están estrechamente acoplados; aquellos implementados como una coreografía de servicios web poco acoplados a menudo pueden sustituir de manera transparente a un proveedor de servicios por otro.

Relación con otros sistemas de organización

El mismo dominio o conjunto de recursos puede tener más de un sistema de organización, y un sistema de organización puede contener varios otros. El sistema organizador de libros en una biblioteca organiza libros sobre cocina según las clasificaciones decimales de la Biblioteca del Congreso o Dewey y las librerías utilizan la “Clasificación Bibliográfica”). A su vez, los libros de cocina emplean un sistema de organización para sus recetas que las organiza por tipo de plato, ingrediente principal o método de preparación. Dentro de un libro de cocina, las recetas pueden seguir un sistema de organización que estandariza el orden de sus componentes, como la descripción, los ingredientes y los pasos de preparación.

En ocasiones estos múltiples sistemas de organización pueden diseñarse en coordinación para que puedan funcionar como un único sistema de organización jerárquico, o anidado, en el que es posible enfatizar diferentes niveles dependiendo de la tarea o aplicación del usuario. La mayoría de los libros y muchos documentos tienen una estructura interna con capítulos y encabezados jerárquicos que permiten a los lectores comprender unidades de contenido más pequeñas en el contexto de otras más grandes (“Relaciones estructurales dentro de un recurso”). De igual manera, una colección de canciones puede tratarse como un álbum y organizarse utilizando ese nivel de abstracción para el ítem, pero cada una de esas canciones también puede tratarse como la unidad de organización, especialmente cuando se encarnan en archivos digitales separados.

Los sistemas de organización se superponen e intersecan. Las personas y las empresas interactúan rutinariamente con muchos sistemas de organización diferentes porque lo que hacen requiere que usen los recursos de manera que traspasen los límites del contexto, el dispositivo o la aplicación. Simplemente considere cuántos sistemas de organización diferentes utilizamos como individuos para administrar información personal como contactos, citas y mensajes. Como empleados de la compañía creamos y organizamos información en correo electrónico, repositorios de documentos, hojas de cálculo y sistemas CRM y ERP. Ahora considere esto a escala institucional en las interacciones interempresariales entre los sistemas organizadores de médicos, hospitales, laboratorios médicos, compañías de seguros, agencias gubernamentales y otras partes involucradas en la salud. Considere cuántos de estos son “mash-ups” y servicios compuestos que combinan información y recursos de sistemas diseñados independientemente.

Hemos llegado a esperar que los límites entre los sistemas de organización sean a menudo arbitrarios y que deberíamos poder fusionarlos o combinarlos cuando eso crearía valor adicional. Seguramente es imposible anticiparse a todas estas intersecciones ad hoc o dinámicas de los sistemas de organización, pero seguramente es necesario reconocer su inevitabilidad, especialmente cuando los sistemas organizadores contienen información digital y se implementan utilizando arquitecturas web.

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1. Para algunos tipos de recursos con una estructura altamente regular, la distinción entre el recurso y su descripción es un poco arbitraria. Un documento transaccional como un pago contiene en su núcleo una especificación del monto pagado, que podríamos considerar el recurso de pago. La información sobre el pagador, el pagador, el motivo del pago y otra información esencial pueden verse como descripciones del recurso de pago. En un sistema de pago o gestión financiera, todo el documento podría ser tratado como el recurso.

   
   

2. Los resultados de este análisis se pueden representar en un modelo conceptual o esquema de documento/base de datos que puede guiar la creación automatizada de las instancias de recursos y sus descripciones (“Abstracción en la descripción del recurso”). Además, estos modelos o esquemas también pueden ser utilizados en arquitecturas “basadas en modelos” o “impulsadas por modelos” para generar gran parte del software que implementa la funcionalidad para almacenar las instancias e intercambiarlas con otros sistemas de información; “imagina si la construcción trabajador podría tomar su plano, pasarlo a través de una máquina, y hacer que los cimientos para el edificio simplemente aparezcan. ” La cita viene de (Miller y Mukerji 2003). Véase también (Kleppe, Warmer, y Bast 2003).

   
   

3. Véase (Chen, Li, Liang y Zhang 2010), (Pohs 2013).

   
   

4. Ver http://autos.ca.msn.com/editors-picks/the-worlds-biggest-car-collectors.

   
   

5. La generación de software basada en modelos puede ser simple: una especificación XFORM que crea un formulario de entrada en una página web. O puede ser complejo: una especificación arquitectónica detallada en UML suficiente para generar una aplicación completa.

   
   

6. Compara www.cdc.gov/philc y www.webmd.com.

   
   

7. El diseño de servicios, la arquitectura y el diseño de interacción con el usuario son las principales disciplinas que se preocupan por la influencia del diseño y la disposición espacial en el comportamiento de interacción del usuario y la satisfacción Un tipo de marco físico es el “Servicescape” (Bitner 1992), el contexto físico artificial en el que se prestan los servicios. Por ejemplo, la disposición de las líneas de espera en bancos, supermercados y oficinas de correos o el uso de sistemas centralmente visibles “take a number” influyen fuertemente en los encuentros en los sistemas de servicios (Zhou y Soman 2003). Los conceptos relacionados para describir el uso de características y mecanismos de orientación en “el entorno construido” provienen de la literatura “Wayfinding” (Arthur y Passini 1992) en urbanismo y arquitectura.