1.11: Informes de Producción

Función y Distribución

Como se señaló anteriormente, el director, el encargado de escena y los intérpretes son la gente de la sala de ensayo. Muchos otros, como productores, diseñadores y técnicos necesitan estar al tanto de lo que sucede en la sala de ensayo. Para llevar a cabo esta tarea, el informe de ensayo. Los informes de ensayo se distribuyen a los productores, y a todo el equipo creativo. En producciones profesionales, el reportaje de ensayo también sirve como tarjeta de tiempo para los actores, permitiendo que se les pague correctamente.

Para una actuación, el director de escena, los intérpretes y la tripulación son las únicas personas garantizadas para estar allí. Dado que los directores, productores y diseñadores necesitan conocer problemas, temas, etc., el informe de desempeño tiene un propósito similar al informe de ensayo.

Tradicionalmente estos reportes fueron generados, fotocopiados y distribuidos a mano o por fax al personal clave. Hoy en día es más probable que se distribuyan por correo electrónico. La distribución del correo electrónico ha provocado un cambio en la forma en que se generan algunos reportes. Tradicionalmente un formulario sería creado y rellenado a mano por el director de escena en el ensayo o la actuación. La siguiente evolución fue la forma que se creaba en un procesador de textos y se rellenaba en un lap top. La versión del procesador de textos tendría que ser enviada como un archivo adjunto en Email. Algunas producciones sienten que es mejor simplemente copiar y pegar la información en un cuerpo de un correo electrónico en lugar de adjuntar un archivo. Cualquiera que sea la versión que decida el equipo de producción es la mejor, la información del reporte sigue siendo la misma.

Con tanta información que eventualmente se colocará en el reporte, es importante que el diseño sea consistente día a día. Si bien todos los miembros del equipo de producción deben leer el informe en su totalidad, la mayoría solo mirará las secciones que pertenecen directamente a sus funciones. Con esto en mente, si no hay notas o información para un departamento en particular, ese departamento aún necesita ser incluido en el reporte, con una simple indicación de “no notas”. Adicionalmente, la información que pertenece a dos o más departamentos (como un accesorio particular que necesita caber en el bolsillo de un disfraz) debe aparecer con las notas para cada departamento (en el ejemplo, accesorios y disfraces). Otra nota que es importante recordar: estos reportes están ampliamente distribuidos. Alguna información, especialmente la de naturaleza sensible sobre un miembro del reparto, no debe aparecer en un reporte de producción. Si esa información necesita ser compartida, se debe compartir a través de un correo electrónico separado a las personas clave que la necesitan, o por teléfono.

Informes de ensayo

Como se indicó anteriormente, cada producción desarrollará su propia estructura de reporte y diseño. Independientemente, la siguiente información debe estar en cada reporte:

• Encabezado
  • Incluyendo el nombre de la producción, fecha de ensayo, nombre del encargado de escena que elaboró el informe.
• Horario/Agenda
  • Detallando cuál era el plan para los ensayos.
  • Notas de los tiempos reales de inicio, fin y descanso. Estos son importantes para la nómina.
• Llamó Cast/Crew. Este es quien se esperaba que estuviera en el ensayo.
• Reparto o equipo tardío/Ausente. A las personas que no están ahí para el tiempo completo de llamada a menudo se les paga menos de lo que estaban.
• Logros. Esta es una lista de qué artículos se ensayaron. Esto difiere de la Agenda en la que se discute lo que se planeó.
• Siguiente Ensayo: Convocatoria hora/ubicación del próximo ensayo y lo que se planea para ese ensayo
• NOTAS: Las notas se desglosan por departamento. Dependiendo de la estructura organizativa de una producción en particular, puede haber algunos departamentos adicionales, o algunos departamentos listados pueden fusionarse entre sí.
  • Notas generales: Estas son notas para todos los que lean el reporte de producción. Algunos directores de escenario enumeran las condiciones climáticas, información positiva (cumpleaños de los miembros del elenco) o una evaluación general del estado de ánimo del elenco.
  • Accidentes/Incidentes: Estos incluyen lesiones u otros problemas imprevistos de carácter general. (es decir, ensayo interrumpido por una alarma de incendio, o la imposibilidad de abrir la puerta).
  • Escenografía
  • Apuntalamientos
  • Disfraces
  • Cabello/Maquillaje
  • Sonido
  • Iluminación
  • Proyección
  • Pelea/Coreografía/Otra especialidad en puesta en escena
  • Productor/Marketing/Publicidad
• Distribución: Muchos gerentes de etapa ponen una lista de distribución completa al final del reporte. Esto permite a los individuos saber quién va a leer el informe.

Informes de desempeño

Los informes de desempeño funcionan de manera muy similar a los informes de ensayo, excepto que están más enfocados en lo que sucedió en cada actuación. El formato debe ser consistente desde el rendimiento hasta el rendimiento.

• Encabezado: incluyendo el nombre del espectáculo, la fecha y hora programadas de la actuación, nombre e información de contacto para el director de escena que elabora el informe
• Horario que incluye los horarios de llamadas para el elenco y el equipo, los horarios de inicio y finalización de cada acto, el tiempo general de ejecución del espectáculo (desde el inicio hasta la conclusión de los arcos)
• Reparto y equipo pidieron la actuación
• Reparto y equipo tardío/ausente. Esta es también el área a tener en cuenta si se utilizaron suplentes para el desempeño
• Siguiente Ensayo (si se llama a uno), ubicación, reparto y equipo que se llama, lo que se ensayará
• Siguiente Actuación (fecha/hora, y si el espectáculo es una lista turística la ubicación)
• NOTAS
  • Notas generales: Evaluación general del rendimiento/respuesta de la audiencia
  • Casa: Cuanta gente había en la audiencia (El encargado de la casa proporcionará esta información), cualquier problema para que la audiencia entre o salga, y lesiones o accidentes que involucren a la audiencia
  • Incidentes/Accidentes: Cualquier incidente inusual que se aplique a todos los miembros del equipo de producción (comenzando tarde debido a que se convocaron camiones de bomberos para el edificio del otro lado de la calle), accidentes o lesiones que involucran al elenco y la tripulación
  • Escenografía
  • Apuntalamientos
  • Disfraces
  • Cabello/Maquillaje
  • Iluminación
  • Sonido
  • Proyección
  • Productor/Marketing/Publicidad
• Lista de distribución.

Artículos como los problemas con la casa son importantes para que el productor esté al tanto. El tiempo de ejecución del programa a menudo da a los directores una buena idea si el espectáculo se está interpretando como se dirige. Las producciones profesionales generalmente varían menos de 2 minutos entre actuaciones. Cualquier cosa que pueda causar un gran cambio en el tiempo de ejecución debe señalarse.

Lectura Adicional

• Sitio web de Headset Chatter en formularios de administración escénica (incluidos los informes de ensayo y rendimiento)