6.3: Periodismo de entradas de cierre para una empresa de comercialización
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En este punto del ciclo contable, hemos preparado los estados financieros. Ahora hacemos la última parte, las entradas de cierre. Los videos en la sección de entrada de ajuste te dieron una vista previa de este proceso pero lo discutiremos con más detalle.
| Ciclo Contable | ||
| 1. Analizar Transacciones | 5. Preparar entradas de asiento de ajuste | 9. Preparar entradas de cierre |
| 2. Preparar entradas de diario | 6. Entradas de Asientos de Ajuste Posterior | 10. Entradas de cierre posterior |
| 3. Publicar entradas en el diario | 7. Preparar Saldo de Prueba Ajustado | 11. Preparar saldo de prueba posterior al cierre |
| 4. Preparar saldo de prueba no ajustado | 8. Preparar Estados Financieros | |
Las entradas de cierre serán una revisión ya que el proceso de cierre no cambia para una empresa de merchandising. ¿Recuerdas por qué hacemos entradas de cierre? Son la versión de entrada de diario del estado de ganancias retenidas para asegurar el saldo que informamos en el estado de ganancias retenidas y el balance coincide con el saldo final de ganancias retenidas en nuestro libro mayor general. Los asientos de cierre también establecen los saldos de todas las cuentas temporales (ingresos, gastos, dividendos) en cero para el siguiente periodo.
Si el proceso es el mismo, ¿por qué necesitamos revisarlo? Tenemos muchas nuevas cuentas aprendidas para un merchandiser y queremos ver cómo encajan en el proceso de cierre. Las nuevas cuentas restantes para un merchandiser después de ajustar las entradas son:
| Cuenta | Tipo de cuenta |
| Ingresos por ventas | Ingresos |
| Descuento de ventas* | Ingresos |
| Devoluciones de Ventas y Permisos* | Ingresos |
| Costo de los Bienes Vendidos | Gasto |
| Gastos de Entrega | Gasto |
Las cuentas de ingresos suelen tener saldos crediticios normales (crédito para aumentar, débito para disminuir) pero los descuentos de ventas y devoluciones de ventas y asignaciones son contra-cuentas porque son cuentas de ingresos pero tienen saldos de débito normales (débito para aumentar, crédito para disminuir). Los gastos tienen saldos de débito normales.
Los cuatro pasos básicos en el proceso de cierre se modifican ligeramente:
- Cerrar las cuentas de ingresos con saldos crediticios —transferir los saldos crediticios en las cuentas de ingresos a una cuenta de compensación llamada Resumen de Ingresos.
- Cerrar las cuentas de gastos y cuentas de contra-ingresos —transferir los saldos de débito en las cuentas de gastos y cuentas de contra-ingresos a una cuenta de compensación llamada Resumen de Ingresos.
- Cerrar la cuenta Resumen de Ingresos —transferir el saldo de la cuenta Resumen de Ingresos a la cuenta de Ganancias Retenidas (esto siempre debe ser igual al ingreso o pérdida neta de la cuenta de resultados).
- Cerrar la cuenta de Dividendos: transferir el saldo de débito de la cuenta de Dividendos a la cuenta de Ganancias Retenidas.
Para ilustrar, veamos el saldo de prueba ajustado de Hanlon de la sección anterior:
| Saldo de prueba ajustado | Débito | Crédito |
| Ganancias retenidas | 25,000 | |
| Dividendos* | 8,000 | |
| Ingresos por ventas | 275,000 | |
| Descuentos en ventas* | 2,000 | |
| Devoluciones de ventas y permisiones* | 1,000 | |
| Ingresos por intereses | 150 | |
| Costo de los bienes vendidos | 159,000 | |
| Gastos de comisiones | 10,000 | |
| Gasto publicitario | 7,000 | |
| Gasto de sueldos de ventas | 20,000 | |
| Gasto de renta — ventas | 12,000 | |
| Gasto de renta — oficina | 12,000 | |
| Gastos de sueldos de oficina | 40,000 | |
| Gastos de servicios públicos | 5,000 | |
| Gasto por intereses | 50 |
*Contra-cuentas
Prepararemos las entradas de cierre para Hanlon. Recuerda cerrar significa hacer que el saldo sea cero. Para ello, haremos lo contrario del saldo en el saldo de prueba ajustado en una entrada de diario y utilizaremos Resumen de Ingresos para equilibrar el ingreso.
1. Cierre las cuentas de ingresos con saldos crediticios. Contamos con 2 cuentas de ingresos con saldo crediticio, Ingresos por Ventas (o Ventas) e Ingresos por Intereses.
| Cuenta | Débito | Crédito |
| Ingresos por ventas | 275,000 | |
| Ingresos por Intereses | 150 | |
| Resumen de ingresos | 275,150 | |
| Para cerrar cuentas de ingresos con saldos crediticios. | ||
2. Cierre cuentas de contra-ingresos y cuentas de gastos con saldos de débito. Cerraremos descuentos por ventas, devoluciones y derechos de venta, costo de los bienes vendidos y todos los demás gastos operativos y no operativos.
| Cuenta | Débito | Crédito |
| Resumen de ingresos | 268,050 | |
| Descuentos en Ventas | 2,000 | |
| Devoluciones de ventas y derechos | 1,000 | |
| Costo de los Bienes Vendidos | 159,000 | |
| Gastos de comisiones | 10,000 | |
| Gasto Publicitario | 7,000 | |
| Ventas Salarios Gasto | 20,000 | |
| Gasto de Renta — Ventas | 12,000 | |
| Gasto de Renta — Oficina | 12,000 | |
| Gastos de sueldos de oficina | 40,000 | |
| Gastos de Servicios Públicos | 5,000 | |
| Gasto por Intereses | 50 | |
| Para cerrar cuentas de contra-ingresos y gastos. | ||
3. Cierre el resumen de ingresos en ganancias retenidas. Tomaremos la diferencia entre resumen de ingresos en el paso 1 $275,150 y restaremos el saldo de resumen de ingresos en el paso 2 $268,050 para obtener el monto de ajuste de $7,100. Esto siempre debe coincidir con los ingresos netos calculados en la cuenta de resultados.
| Cuenta | Débito | Crédito |
| Resumen de Ingresos (275,150 — 268,050) | 7,100 | |
| Ganancias retenidas | 7,100 | |
| Para cerrar la utilidad neta en ganancias retenidas. | ||
4. Cerrar el saldo adeudo de dividendos en ganancias retenidas. Recuerde, los dividendos son ganancias de la compañía devueltas al propietario y reducirán las ganancias retenidas. Las ganancias retenidas son una cuenta de capital y se disminuyen con un débito. Los dividendos son una contra-cuenta porque es una cuenta de capital pero tiene un saldo de débito normal. ¡No utilice el saldo de ganancias retenidas en esta entrada!
| Cuenta | Débito | Crédito |
| Ganancias retenidas | 8,000 | |
| Dividendos | 8,000 | |
| Para cerrar dividendos en ganancias retenidas. | ||
Para consultar nuestro trabajo, el Estado de Ganancias Retenidas se vería así:
| Tienda de comida Hanlon | |
| Estado de Ganancias Retenidas | |
| Para el año terminado el 31 de diciembre | |
| Ganancias retenidas, 1 de enero | 25,000 |
| Agregar: Ingreso Neto | 7,100 |
| Menos: Dividendos | (8,000) |
| Ganancias retenidas, 31 de diciembre | 24,100 |
Cuando registramos las entradas de cierre en el libro mayor, las cuentas de ingresos, gastos y dividendos son todas cero. La tarjeta de contabilidad de ganancias retenidas se vería así:
| Cuenta: Ganancias retenidas | Débito | Crédito | Saldo |
| Saldo inicial | 25,000 | ||
| (3) Cerrar resumen de ingresos | 7,100 | 32,100 | |
| (4) Cerrar dividendos | 8,000 | 24,100 |
El paso final en el ciclo contable de merchandising sería preparar un saldo de prueba posterior al cierre. El saldo de prueba posterior al cierre contendrá activos, pasivos, acciones ordinarias y el nuevo saldo final calculado para las ganancias retenidas.
- Principios contables: Una perspectiva empresarial. Autor: James Don Edwards, Universidad de Georgia & Roger H. Hermanson, Universidad Estatal de Georgia. Proporcionado por: Endeavour International Corporation. Proyecto: El Proyecto de Texto Global. Licencia: CC BY: Atribución