1.3: Funciones de Planeación y Control Realizadas por Gerentes

Objetivos de aprendizaje

• Describir las funciones de planeación y control que realizan los directivos.

Pregunta: Los gerentes de la mayoría de las organizaciones planifican continuamente para el futuro, y una vez implementado el plan, los gerentes evalúan si lograron sus metas. ¿Cuáles son las dos funciones que permiten a la gerencia pasar por el proceso de planeación y evaluación continua?

Responder

Las dos funciones importantes que permiten a la gerencia planificar continuamente para el futuro y evaluar la implementación se denominan planeación y control. Planear ⁴ es el proceso de establecer metas y comunicar estas metas a los empleados de la organización. La función de control ⁵ es el proceso de evaluar si los planes de la organización se implementaron de manera efectiva.

Planeación

Pregunta: Planear continuamente para el futuro es una cualidad importante de muchas organizaciones exitosas, como Southwest Airlines (discutida en la Nota 1.11 “Negocios en Acción 1.1"). ¿Cómo formalizan las organizaciones sus planes estratégicos?

Responder

Las organizaciones formalizan sus planes mediante la creación de un presupuesto ⁶ que es una serie de informes utilizados para cuantificar los planes de una organización para el futuro. Por ejemplo, Ernst & Young, una firma internacional de contabilidad, planea para el futuro estableciendo un presupuesto que indique las horas de trabajo requeridas para realizar servicios específicos para cada cliente. El proceso de creación de un presupuesto para cada cliente permite a la firma planificar futuras necesidades de personal y comunicar estas necesidades a los empleados de la empresa. En lugar de simplemente esperar que todo funcione al final, Ernst & Young proyecta las horas de trabajo requeridas en el futuro, contrata personal de contabilidad basado en estas proyecciones y programa el personal requerido para cada cliente.

Un presupuesto puede tomar una variedad de formas. Un estado de resultados presupuestado indica un plan de ganancias para el futuro. Un presupuesto de capital muestra las inversiones a largo plazo planeadas para el futuro. Un presupuesto de flujo de caja describe las entradas y salidas de efectivo para el futuro. Proporcionamos más información sobre cómo se pueden usar los presupuestos para fines de planeación en capítulos posteriores.

negocio en acción 1.1

Planes para el Futuro

Revise el informe anual o 10K para casi cualquier compañía, y es probable que encuentre información sobre planes para el futuro. Aquí hay algunos ejemplos:

• Aerolíneas Southwest. Una aerolínea de bajo costo y de corta distancia que se dirige tanto a viajeros de negocios como a viajeros de placer afirma en su informe anual: “Estamos enfocados en cuatro grandes iniciativas: la integración de AirTran, el programa All-New Rapid Rewards, la adición del Boeing 737—800 en 2012 y el reemplazo de nuestro sistema de reservas”.
• Corporación Sears Holdings. Un minorista multilínea que ofrece una amplia gama de mercancías y servicios relacionados afirma en su informe 10K, “Seguiremos invirtiendo en nuestras propiedades en línea. Al integrar nuestra vasta red de tiendas con nuestras propiedades en línea, creemos que Sears Holdings tendrá éxito en el entorno minorista en rápida evolución”.
• Nordstrom, Inc. Un minorista especializado en moda indica en su informe 10K que su “plan de crecimiento estratégico incluye la apertura de nuevas tiendas Nordstrom full-line y Nordstrom Rack, con 6 anunciadas Nordstrom full-line y 18 anunciadas aperturas de tiendas Nordstrom Rack, la mayoría de las cuales ocurrirán en 2012”.

A medida que estas empresas atraviesan el proceso de tomar decisiones sobre el futuro, desarrollar planes basados en sus decisiones y controlar la implementación de sus planes, la información contable gerencial jugará un papel clave en todas las fases del proceso.

Fuentes: Southwest Airlines, “Informe Anual, 2010”, http://www.southwest.com; Sears Holdings Corporation, “10K Report, 2010,” www.searsholdings.com; Nordstrom, Inc., “10K Report, 2010,” http://www.nordstrom.com.

Control

Pregunta: Si bien la planeación para el futuro es importante, los planes sólo son efectivos si se implementan adecuadamente. ¿Cómo evalúan las organizaciones la implementación de sus planes?

Responder

La función de control evalúa si los planes de una organización se implementaron de manera efectiva y a menudo conduce a recomendaciones para el futuro. Muchas organizaciones comparan los resultados reales con el plan inicial (o presupuesto) para evaluar el desempeño de los empleados, departamentos o toda la organización.

Por ejemplo, supongamos que Ernst & Young crea un presupuesto que indica las horas de trabajo necesarias para realizar servicios fiscales para un cliente en particular (esta es la función de planeación). Después de que se realiza el trabajo, las horas de trabajo reales utilizadas para completar el trabajo se comparan con las horas de trabajo presupuestadas. Este análisis se utiliza entonces para evaluar si los empleados pudieron completar el trabajo dentro del tiempo presupuestado y a menudo resulta en recomendaciones para el futuro. Las recomendaciones podrían incluir la necesidad de agregar más horas de trabajo al presupuesto u obtener mejores documentos de apoyo del cliente.

Planear y controlar las operaciones son funciones críticas dentro de la mayoría de las organizaciones. En el entorno empresarial actual, la planificación y el control efectivos por parte de los gerentes pueden ser la clave para la supervivencia.

Llave para llevar

Los gerentes planifican y controlan continuamente las operaciones dentro de las organizaciones. La planeación implica establecer metas y comunicar estas metas a los empleados de la organización. La función de control evalúa si se alcanzaron los objetivos y a menudo se utiliza para evaluar el desempeño de los empleados, departamentos y la organización en su conjunto.

problema de revisión 1.2

Supongamos que está preparando un presupuesto personal de todos los ingresos y gastos para el próximo mes.

1. Describir las funciones de planeación y control de este proceso.
2. ¿Qué beneficios podrían derivarse de realizar las funciones de planeación y control para un presupuesto personal?

Responder

1. La función de planeación implicaría establecer metas de ingresos y gastos para el próximo mes. Las posibles fuentes de ingresos incluyen salarios, becas o préstamos estudiantiles. Los gastos pueden incluir renta, libros de texto, matrícula, comida, entretenimiento y transporte.
   
   La función de control ocurre después de fin de mes e implica comparar ingresos y gastos reales con ingresos y gastos presupuestados. Esto permite evaluar si se lograron metas de ingresos y gastos.
2. El uso de un proceso de planeación y control tiene varios beneficios. La función de planeación establece metas de ingresos y gastos y ayuda a identificar cualquier desviación de estas metas. Por ejemplo, los gastos planificados están claramente delineados en el presupuesto y proporcionan lineamientos para tomar decisiones de gasto a lo largo del mes. Sin pautas claras, el dinero podría gastarse en artículos que no son necesarios. La función de control permite evaluar qué tan bien cumplió con los objetivos establecidos en el proceso de planeación. Quizás se lograron algunas metas (por ejemplo, los gastos de alimentos estuvieron cerca de lo presupuestado) mientras que otras metas no lo fueron (por ejemplo, los gastos de transporte fueron más altos de lo presupuestado).
   
   La función de control identifica estas áreas y conduce a metas refinadas en el futuro. Por ejemplo, se podría tomar la decisión de viajar el próximo mes para ahorrar en costos de transporte o para obtener más ingresos para pagar el transporte trabajando horas adicionales.

Definiciones

4. El proceso de establecer metas y comunicar estas metas a los empleados de la organización.
5. El proceso de evaluación de si los planes de la organización fueron efectivamente implementados.
6. Una serie de informes utilizados para cuantificar el plan de una organización para el futuro.