1.6: Sistemas Informatizados de Contabilidad

Objetivos de aprendizaje

• Entender cómo los sistemas contables pueden ayudar a las organizaciones.

Pregunta: Muchas empresas hoy en día están creciendo a partir de sus sistemas contables. En los viejos tiempos, los sistemas contables se diseñaban principalmente para rastrear las transacciones diarias y proporcionar informes a usuarios externos de manera mensual, trimestral o anual. Pero los tiempos han cambiado, y las empresas ahora necesitan más información internamente para tomar buenas decisiones. Los sistemas contables se utilizan actualmente tanto para la presentación de informes externos (contabilidad financiera) como para la presentación de informes internos (contabilidad gerencial). Incluso paquetes contables relativamente pequeños, como QuickBooks y Peachtree, proporcionan características que son importantes para la contabilidad gerencial. No obstante, la mayoría está de acuerdo en que ningún sistema contable único satisfará las necesidades de cada organización y que se deben considerar dos factores importantes a la hora de elegir un sistema. ¿Cuáles son los dos factores que deben tenerse en cuenta a la hora de decidir sobre un sistema contable?

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Los dos factores son (1) el tamaño de la organización y (2) las necesidades de información de la organización. Cada factor se discute a continuación.

¿Qué tan grande es su empresa?

El software de contabilidad está diseñado para servir a empresas de diferentes tamaños. El tamaño de una empresa se mide comúnmente en ingresos por ventas. Los expertos expresan diversas opiniones sobre lo que constituye una empresa pequeña, mediana o grande. Algunos creen que las pequeñas empresas tienen ventas de hasta $10,000,000, las medianas tienen ventas de hasta $100,000,000, y las grandes tienen ventas superiores a $100,000,000. Otros prefieren diferentes cantidades. Independientemente del número utilizado, el objetivo es encontrar un sistema de contabilidad que mejor satisfaga las necesidades de la organización, y el tamaño de la organización juega un papel importante en la búsqueda del sistema que mejor se ajuste.

¿Qué información se necesita?

Antes de seleccionar un sistema contable, una organización debe determinar sus necesidades contables. Algunas organizaciones simplemente necesitan el equivalente de un registro de cheques, lo que proporciona un seguimiento fácil de los códigos de gastos a medida que se emiten cheques y hace que las conciliaciones bancarias sean muy fáciles. Otras organizaciones requieren más que un registro de cheques; pueden exigir un sistema que pueda crear facturas, procesar nóminas y rastrear el inventario. Organizaciones más complejas querrán la capacidad de realizar funciones más avanzadas. Dichas organizaciones podrían necesitar personalizar los informes (por ejemplo, crear un estado de resultados por división o cliente), modificar las pantallas de entrada, enviar informes financieros por correo electrónico, exportar informes a software de hojas de cálculo como Excel y crear informes con gráficos (por ejemplo, tablas, gráficos circulares y gráficos de líneas).

Sistema de Planificación de Recursos Empresariales

Pregunta: Claramente el tamaño y las necesidades de información de una empresa impulsarán la selección de un sistema contable para la empresa. A medida que la necesidad de datos contables se ha vuelto más compleja, se han desarrollado sistemas contables que realizan una amplia variedad de tareas. Estos sistemas se denominan sistemas de planificación de recursos empresariales. ¿Qué es un sistema de planificación de recursos empresariales y cómo ayuda este sistema a las empresas a utilizar los datos contables?

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Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) ¹⁵ están diseñados para registrar y compartir información en áreas funcionales (por ejemplo, contabilidad, marketing, recursos humanos y envíos) y entre áreas geográficas (por ejemplo, desde una oficina de ventas en California hasta la sede en Hong Kong). Los sistemas ERP actualizan continuamente la información para proporcionar datos en tiempo real a todos los usuarios, y los datos se pueden organizar en diferentes formatos para satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos. Por ejemplo, en su libro Onward, Howard Schultz describe cómo como CEO de Starbucks revisa diariamente los datos financieros comparativos de las tiendas Starbucks. Esta información proviene del sistema ERP de Starbucks.

La idea detrás del software ERP, y un tema central en la contabilidad gerencial, es que la información financiera precisa y actualizada ayudará a las organizaciones a tomar mejores decisiones. Las mejores decisiones generalmente conducen a mejoras en la rentabilidad, la eficiencia y la satisfacción del cliente.

Los sistemas ERP son caros. Los costos anuales para organizaciones grandes pueden superar fácilmente los $10,000,000. Sin embargo, los sistemas más pequeños para empresas medianas están disponibles a un costo mucho menor. La mayoría del software ERP se ofrece en módulos para áreas de contabilidad funcional, como cuentas por cobrar, cuentas por pagar, nómina, inventario y costos de trabajo. Cuantos más módulos se incluyan, mayor será el costo. Los fabricantes populares de sistemas ERP incluyen Microsoft, Oracle y SAP Corporation.

Al decidir si actualizar a un sistema ERP, las organizaciones deben estar seguras de que los beneficios de usar los datos de un nuevo sistema superan los costos de implementación del sistema. Si la administración no pretende utilizar la información para mejorar la planeación y la toma de decisiones, entonces ir con un sistema de contabilidad menos sofisticado puede ser el mejor enfoque.

Uso del software de hoja de cálculo

Pregunta: Los sistemas ERP suelen proporcionar un medio para descargar datos a hojas de cálculo para su posterior análisis. ¿Cómo puede el software de hojas de cálculo ayudarnos a analizar la información financiera?

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Dado que los gerentes hacen un uso extensivo de hojas de cálculo para organizar y analizar datos, la mayoría de los sistemas de contabilidad computarizada están diseñados para exportar datos a programas de software de hojas de cálculo como Excel. Por ejemplo, la Figura 1.3 muestra cómo se utilizó una hoja de cálculo para importar datos directamente del informe anual 2010 de Southwest Airlines. Esto permite al usuario analizar los datos con mayor facilidad. Observe que en la Figura 1.3 los ingresos totales de operación aumentaron a lo largo de los tres años mostrados. Podríamos usar Excel para determinar rápidamente el incremento porcentual exacto de 2008 a 2009 y de 2009 a 2010.

Figura 1.3 - Hoja de cálculo de Excel para Southwest Airlines

Pregunta: Supongamos que se le pide que prepare un estado de resultados que muestre las proyecciones de ingresos y gastos para el próximo año. ¿Cómo podrías usar Excel para preparar tus proyecciones?

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Podría comenzar exportando los resultados de este año del sistema contable a una hoja de cálculo Excel. Entonces podrías configurar una nueva columna para mostrar estimaciones para el próximo año. Probablemente discutiría diferentes aspectos de la cuenta de resultados con diversos funcionarios de la organización, haciendo cambios a medida que vaya, antes de finalizar sus proyecciones.

Imagínese el trabajo que implica si no utilizó una computadora sino que tuvo que anotar la información a mano. Si hubiera algún cambio en la información, tendría que hacer cálculos que consumen mucho tiempo, y una vez finalizados los datos, se enfrentaría a la preparación manual de informes formales. Con los avances relativamente recientes en tecnología empresarial, los días de preparación manual de la información han terminado. La mayoría de las organizaciones requieren que su personal de contabilidad y finanzas tenga habilidades avanzadas en hojas de cálculo informáticas. Nuestro objetivo es brindarle la oportunidad de usar hojas de cálculo de una manera que refleje el mundo real.

Llave para llevar

A lo largo de este texto, aprenderá sobre diferentes métodos para registrar, clasificar, analizar y reportar información financiera para usuarios internos. Antes de decidirse a implementar uno de estos métodos, hágase la siguiente pregunta: ¿Los beneficios derivados de un nuevo sistema, como un sistema ERP, superarán los costos de poner en marcha el sistema? Si la respuesta es “sí”, ¡entonces ve a por ello! Si la respuesta es “no”, considere otras alternativas.

REVISAR PROBLEMA

Supongamos que usted es el director financiero de una firma de consultoría electrónica con ingresos anuales de $30,000,000 y ganancias anuales de $5,000,000. El sistema contable actual se utiliza para funciones básicas, como emitir cheques, crear facturas y procesar nóminas. La compañía está considerando actualizar su sistema contable mediante la compra de un sistema ERP. Describir los factores a considerar por la empresa en la toma de esta decisión.

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Esta empresa es una empresa mediana con 30 mil millones de dólares en ingresos, aunque algunos argumentarían que se trata de una empresa pequeña. Ir a un sistema ERP probablemente no sea apropiado si la administración simplemente está buscando algunos informes más allá de lo que la mayoría de los sistemas de contabilidad financiera pueden proporcionar.

Si la administración necesita información financiera más detallada y compleja, además de procesar cheques, facturas y nóminas, entonces un sistema ERP de gama baja podría ser apropiado. Sin embargo, los beneficios derivados de dicho sistema deben superar los costos.

Definición

15. Un sistema diseñado para registrar y compartir información a través de áreas funcionales y geográficas para satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos.