9.2: Planeación y Control de Operaciones

Objetivos de aprendizaje

• Entender cómo se utilizan los presupuestos operativos para la planeación y el control.

Pregunta: Si has establecido un presupuesto personal, conoces la importancia de planear para lograr tus metas. Asume que uno de tus objetivos es comprar un auto nuevo. No basta con decir simplemente: “Quiero comprar un auto nuevo el próximo año”. Si no planifica con anticipación un gasto grande como este, puede encontrar que no tiene suficiente dinero para un pago inicial razonable o que tiene pagos mensuales muy grandes. Si planeas con anticipación, es posible que veas que trabajar algunas horas adicionales, reducir el entretenimiento, o una combinación de ambos, te permite comprar el auto y evitar estos problemas. Las organizaciones no son diferentes, salvo que sus necesidades suelen estar más involucradas. ¿Cómo planean formalmente las organizaciones para el futuro?

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Veamos Jerry's Ice Cream para responder a esta pregunta. La compañía quiere aumentar las ventas el próximo año, pero tendrá dificultades para hacerlo sin algún tipo de plan, a menudo llamado presupuesto. Un presupuesto ¹ es un plan de los recursos necesarios para lograr las metas de la organización. Un presupuesto operativo ² es un presupuesto a corto plazo (normalmente un año) que se enfoca en las operaciones diarias de la organización. Antes de presentar los horarios detallados de un presupuesto operativo, primero discutimos cómo las organizaciones utilizan los presupuestos para planificar y controlar sus actividades.

La Fase de Planeación

Pregunta: ¿Cómo se utilizan los presupuestos para ayudar a las organizaciones a planificar actividades futuras?

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Los presupuestos se establecen de antemano para ayudar a las organizaciones a comunicar sus planes a los empleados y ayudar a los empleados a coordinar las actividades en toda la organización. Imagina que Jerry's Ice Cream opera sin presupuesto. Si la producción no tiene advertencia de un aumento en la demanda de los clientes, Lynn Young, gerente de producción, no tiene oportunidad de planificar un aumento en la producción. Las ineficiencias ocurrirán a medida que Lynn lucha por mantener el ritmo de la demanda (por ejemplo, empleados que trabajan horas extras o materiales comprados en el último minuto con una prima). El flujo de caja puede sufrir ya que el gasto inicialmente supera a los recibos de efectivo, lo que obligaría a la compañía a pedir dinero prestado rápidamente a una tasa de interés alta. En el peor de los casos, la compañía se quedaría sin producto, perdería las ventas y tal vez se quedaría sin efectivo.

Dale la vuelta al ejemplo y asume que Jerry's Ice Cream sí tiene un presupuesto para el próximo año. El presupuesto comunica los planes de la organización a Lynn, gerente de producción, y Michelle, tesorera y controladora, mostrando que se espera que las ventas aumenten. Lynn puede entonces planificar en consecuencia contratando empleados adicionales, organizando la compra de materiales adicionales y encontrando más espacio para la producción. Michelle también puede planificar en consecuencia concertando un préstamo a corto plazo a una tasa de interés razonable para satisfacer las necesidades de efectivo a corto plazo. Como se describe aquí, la fase de planeación utiliza el presupuesto para comunicar planes a los empleados y ayudar a los empleados a coordinar actividades en toda la organización.

La fase de control

Pregunta: ¿Cómo utilizan las organizaciones los presupuestos para controlar las operaciones?

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Las organizaciones utilizan los presupuestos para evaluar el desempeño. Al comparar el presupuesto con los resultados reales, las empresas pueden determinar si los empleados, y la empresa en su conjunto, han tenido un desempeño como se esperaba.

Por ejemplo, supongamos que Jerry's Ice Cream estima que las ventas para el primer trimestre del próximo año serán de 40 mil unidades a 6 dólares por unidad. Las ventas reales resultan ser de 38,000 unidades a $6.20 por unidad. La compañía puede evaluar el desempeño del gerente de ventas Tom Benson comparando el presupuesto con los resultados reales. Para las ventas de unidades, Tom no se desempeñó tan bien como se esperaba (38,000 unidades realmente vendidas frente a 40,000 en ventas unitarias presupuestadas). Sin embargo, Tom superó las expectativas de precio de venta ($6.20 por unidad de precio de venta real versus precio de venta presupuestado de $6).

El siguiente capítulo abarca en profundidad la fase de control de la presupuestación. Pasamos ahora al proceso de creación de un presupuesto operativo para planificar las operaciones de una empresa para el próximo año. Crear un presupuesto operativo es una parte esencial del negocio. Dependiendo del tipo de producto ofrecido y del tamaño de la compañía, los presupuestos operativos varían ampliamente en complejidad. Las empresas internacionales en particular enfrentan obstáculos difíciles a la hora de presupuestar, como se describe en la Nota 9.4 “Negocios en Acción 9.1".

Negocios en Acción 9.1

Desafíos de la presupuestación para operaciones internacionales

Las empresas con operaciones en varios países diferentes, llamadas empresas multinacionales, enfrentan numerosos desafíos para establecer presupuestos operativos. La mayoría de los expertos coinciden en que los tipos de cambio tienen el mayor impacto en la presupuestación para las multinacionales. Se utilizan tipos de cambio específicos cuando se establece el presupuesto. Sin embargo, estas tasas pueden fluctuar significativamente y es probable que difieran cuando las empresas comparan los resultados reales con el presupuesto inicial. Esto dificulta el proceso de control presupuestal porque las variaciones del tipo de cambio pueden ocasionar diferencias entre los resultados reales y el presupuesto.

Las fluctuaciones del tipo de cambio, junto con otras características del mercado, como la incertidumbre económica y las actividades gubernamentales impredecibles, hacen que la presupuestación para las empresas multinacionales sea una tarea desafiante.

Fuente: Ken Milani y Juan Rivera, “El negocio riguroso de la presupuestación para operaciones internacionales”, Contabilidad de Gestión Trimestral 5, núm. 2 (2004): 38—50.

Llave para llevar

Las organizaciones establecen presupuestos para comunicar sus planes a los empleados y coordinar las actividades de los empleados en toda la organización. Los presupuestos suelen compararse con los resultados reales para evaluar el desempeño de los empleados y la organización.

REVISAR PROBLEMA

¿Por qué la mayoría de las organizaciones preparan un presupuesto operativo?

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La mayoría de las organizaciones preparan un presupuesto operativo por dos razones. Primero, los presupuestos ayudan a los gerentes a comunicar planes a los empleados, lo que a su vez ayuda a los empleados a coordinar actividades en toda la organización Segundo, los presupuestos a menudo se comparan con los resultados reales para evaluar el desempeño de los empleados y la organización.

Definiciones

1. Un plan de los recursos necesarios para lograr los objetivos de la organización.
2. Un presupuesto a corto plazo (típicamente de un año) que se enfoca en las operaciones diarias de la organización.