6.4: La necesidad de control interno

Objetivos de aprendizaje

Al final de esta sección, los alumnos deberán poder cumplir con los siguientes objetivos:

1. Define “control interno”.
2. Explicar la necesidad de una empresa de políticas y procedimientos de control interno.
3. Describir el efecto que tiene el control interno de una empresa en el trabajo del auditor independiente.

Pregunta: En las discusiones anteriores, el papel del auditor independiente se describe como agregar credibilidad a los estados financieros. Sin embargo, las cifras reportadas siguen siendo responsabilidad de la dirección. ¿Cómo se aseguran una empresa y sus funcionarios de que la información que se muestra en un conjunto de estados financieros se presenta de manera justa?

Empresas como Barnes & Noble y RadioShack participan en millones de transacciones en tiendas geográficamente distantes, así como a nivel internacional a través de sus sitios web. Trabajar con esa cantidad de datos, recopilados de todo el mundo, puede ser un desafío tecnológico desalentador. Algunas organizaciones son capaces de acumular cantidades masivas de información con pocos problemas, si acaso, otros parecen estar abrumados por la tarea. La confiabilidad de los números recopilados para fines de reporte impacta la cantidad y el tipo de pruebas que el auditor independiente considera necesarias. ¿Cómo se aseguran las empresas de que su propia información esté libre de errores materiales?

Respuesta: El cuerpo humano está conformado por numerosos sistemas que realizan tareas específicas, como la respiración de aire, la circulación de la sangre, y la digestión de los alimentos. Las organizaciones operan de la misma manera. Los sistemas son diseñados y establecidos por la gerencia para llevar a cabo funciones esenciales, como pagar a los empleados, cobrar efectivo de los clientes, administrar los niveles de inventario y monitorear los saldos por cobrar. Dentro de cada sistema, los individuos se encargan de realizar tareas específicas, a menudo en una secuencia preordenada. Por ejemplo, un pago en efectivo recibido por correo de un cliente debe manejarse de manera fija cada vez que ocurra para garantizar que esté debidamente registrado y protegido contra robo.

Para ser eficientes y efectivos, estos sistemas deben diseñarse y mantenerse cuidadosamente. Necesitan mantener seguros los activos de la compañía a un costo mínimo. Además, el mantenimiento apropiado de registros es un aspecto requerido de prácticamente todos los sistemas. Así, los empleados son debidamente pagados cuando su salario vence, pero también se mantiene la documentación adecuada de los montos distribuidos. Toda la función se realiza de acuerdo a los lineamientos de la compañía y se mantiene un registro.

Los sistemas bien diseñados generan información que representa una amenaza reducida de errores materiales. Sin embargo, simplemente tener sistemas en su lugar, incluso si están debidamente diseñados y fabricados, no es suficiente para garantizar tanto la efectividad de las acciones requeridas como la confiabilidad de los datos recopilados. Por lo tanto, la administración incorpora procedimientos adicionales en cada sistema para ayudar a garantizar que cada operación se realice según lo previsto y que los datos financieros resultantes sean confiables. Todas las redundancias agregadas a un sistema para asegurarse de que funciona correctamente se conocen colectivamente como control interno. Por ejemplo, una regla que requiere que dos empleados designados firmen cualquier cheque por más de $5,000 (o alguna otra cantidad predeterminada) es parte del control interno de una compañía. No hay necesidad inherente de tener una segunda firma; es una salvaguardia añadida incluida únicamente para minimizar la posibilidad de robo o error. Todas las acciones como esta comprenden el control interno de una empresa.

Las políticas y procedimientos de control interno se pueden encontrar a lo largo de los diversos sistemas de cada empresa.

• Una persona cuenta efectivo y una segunda verifica la cifra.
• Una persona solicita la compra de un bien y una segunda autoriza la solicitud.

El control interno está conformado por todos los procedimientos que se realizan puramente para ayudar a asegurarse de que cada sistema funcione como se pretende. Los sistemas no pueden considerarse bien diseñados sin la inclusión de un control interno adecuado. La dirección es responsable del desarrollo de sistemas efectivos pero también de todas las reglas y requisitos de control interno para garantizar que estos sistemas cumplan con sus objetivos declarados.

Pregunta: Si una empresa crea y luego mantiene buenos sistemas operativos con un control interno adecuado, es menos probable que la información financiera que se produzca contenga errores materiales. Al realizar una auditoría, ¿el trabajo del CPA independiente se ve afectado por el control interno de la empresa? ¿La calidad de las políticas y procedimientos de control interno afecta la cantidad y el tipo de pruebas de auditoría?

Respuesta: Como paso preliminar en un examen de auditoría, la CPA adquiere una comprensión de los procedimientos de control interno incluidos dentro de cada uno de estos sistemas que se relacionan con las cuentas y saldos financieros reportados ¹. El auditor hace entonces una evaluación de la efectividad de esas políticas y procedimientos. En los casos en que el control interno está bien diseñado y parece estar funcionando según lo previsto, es posible reducir la cantidad de pruebas de auditoría que se necesitan. La probabilidad de un error material se ve reducida por el control interno de la compañía.

A modo de ilustración, supongamos que una empresa afirma tener cuentas por cobrar por un total de 12.7 millones de dólares. El auditor planea confirmar cien de los saldos individuales directamente con los clientes para fundamentar los montos separados que figuran en los registros contables. Se escribirá una carta a cada uno de estos individuos preguntándoles si el saldo especificado es correcto. Se incluirá un sobre de devolución sellado.

Aunque efectivo, este proceso de confirmación es lento y costoso. Durante el año, la empresa informadora aplicó varios procedimientos de control interno dentro de esos sistemas que mantienen los saldos de cuentas por cobrar. Estos controles son evaluados por el CPA independiente y juzgados como excelentes. En consecuencia, el auditor podría optar por confirmar sólo treinta o cuarenta cuentas individuales en lugar de las cien que originalmente se habían determinado. Debido a la calidad del control interno en el área de cuentas por cobrar, el riesgo de una declaración errónea material ya es bajo. Se necesitan menos pruebas de auditoría.

Así, al inicio de una auditoría independiente, se evalúa el diseño del control interno de la empresa informadora y la efectividad de sus procedimientos. Sólo entonces el auditor comienza a buscar pruebas suficientes para fundamentar que cada saldo de cuenta se presenta de manera justa porque no se incluyen errores materiales de acuerdo con los PCGA de Estados Unidos.

Ejercicio

Enlace a pregunta de opción múltiple para fines prácticos: http://www.quia.com/quiz/2092650.html

Llave para llevar

Todas las empresas operan mediante numerosos sistemas que realizan tareas designadas, como el cobro de efectivo y el pago de compras. Estos sistemas deben estar bien diseñados y operar según lo previsto para reducir la posibilidad de errores materiales. Se incluyen políticas y procedimientos adicionales en coyunturas importantes en la construcción de estos sistemas para asegurar que funcionen adecuadamente. Todas estas salvaguardas conforman el sistema de control interno de la compañía. El auditor independiente evalúa la calidad del control interno que se encuentra en los distintos sistemas. Si el riesgo de error material se ha reducido como resultado del control interno en un sistema en particular, se requieren menos pruebas de auditoría.

¹ Algunos controles internos no tienen nada que ver con las cuentas de los estados financieros de una compañía y no son de importancia para la labor del auditor independiente. Por ejemplo, una empresa podría establecer un procedimiento de revisión para garantizar que solo los empleados merecedores reciban promociones. Esta directriz es un importante control interno para la efectividad operativa de la empresa. Sin embargo, no se relaciona con un saldo de cuenta reportado y no es evaluado por el auditor independiente.