7.3: El problema con las estimaciones

Objetivos de aprendizaje

Al final de esta sección, los alumnos deberán poder cumplir con los siguientes objetivos:

1. Registrar el impacto de descubrir que un crédito específico es incobrable.
2. Entender la razón por la que no se reconoce un gasto cuando un crédito se considera incobrable.
3. Registrar el cobro de un crédito que previamente haya sido dado de baja como incobrable.
4. Reconocer que las cifras estimadas a menudo resultan ser erróneas pero no se realizan cambios en las cifras del año anterior si se hizo una estimación razonable.

Pregunta: La compañía en esta ilustración espera cobrar una cantidad de sus cuentas por cobrar que no difiera materialmente de 93,000 dólares. El gasto relacionado por $7,000 se registra en el mismo periodo que los ingresos a través de una entrada de ajuste. ¿Qué sucede cuando se determina que una cuenta real es incobrable? Por ejemplo, supongamos que el 13 de marzo, Año Dos, un saldo de mil dólares resulta ser inútil. El cliente muere, se declara en bancarrota, desaparece, o simplemente se niega a hacer el pago. Esto no es un gasto nuevo; ya se anticiparon y reconocieron $7,000 en el Año Uno. No es más que el primer descubrimiento. ¿Cómo afecta la cancelación posterior de un crédito por ser incobrable a los diversos saldos de la cuenta T?

Respuesta: Cuando una cuenta resulta ser incobrable, se disminuye la cuenta T por cobrar. El saldo de $1,000 simplemente se elimina. Ya no se ve como un activo porque no tiene beneficio económico futuro. Además, el monto anticipado de cuentas incobrables ya no es de $7,000. Debido a que este primer crédito sin valor ha sido identificado y eliminado, sólo quedan 6.000 dólares en la asignación.

Se realiza la siguiente entrada de diario para dar de baja esta cuenta. Esta entrada se repite cada vez que se encuentra que un saldo no tiene valor. No se reconoce ningún gasto adicional. El gasto se estimó y registró en el periodo anterior con base en la aplicación de la contabilidad de devengo y el principio de igualación.

Figura 7.4 Entrada al diario durante el año dos: cancelación de cuentas específicas como incobrables

Los dos pasos básicos en el registro de cuentas dudosas son:

1. El monto de las cuentas incobrables se estima siempre que se vayan a producir estados financieros. Una entrada de ajuste reconoce entonces el gasto en el mismo periodo que los ingresos por ventas. También aumenta la asignación para cuentas de cobro dudoso (para reducir el saldo por cobrar reportado a su valor realizable neto anticipado).
2. Posteriormente, siempre que se considere que una cuenta específica carece de valor, el saldo se elimina tanto de las cuentas por cobrar como de la asignación para cuentas dudosas T-cuentas. El gasto relacionado ha sido reconocido previamente y no se ve afectado por el retiro de la cuenta incobrable.

Ejercicio

Enlace a pregunta de opción múltiple para fines de práctica: http://www.quia.com/quiz/2092916.html

Pregunta: Después de que una cuenta por cobrar ha sido cancelada como incobrable, ¿cesa la compañía en sus intentos de cobrar el monto adeudado a ese cliente?

Respuesta: Las organizaciones siempre hacen todo lo posible para recuperar cualquier dinero que se les adeude. Escribir una cuenta simplemente significa que se juzga que las posibilidades de cobro son escasas. No obstante, continuarán los esfuerzos para forzar el pago, muchas veces con técnicas cada vez más agresivas. Si alguna vez se recibe dinero de una cuenta cancelada, la compañía primero restablecerá la cuenta al revertir la entrada anterior. Entonces, el efectivo recibido se registra de la manera normal. Para ilustrar, supongamos que la cuenta anterior es eventualmente recabada de este cliente.

Figura 7.5 Entrada de diario: restablecer la cuenta que anteriormente se pensaba que no tenía valor

Figura 7.6 Entrada de diario: cobro de la cuenta reinstalada ¹

Pregunta: En esta ilustración, al final del primer año, la compañía estimó que $7,000 de sus cuentas por cobrar finalmente resultarán incobrables. No obstante, en el segundo año, es probable que se demuestre que esa cifra es errónea. El monto real bien podría ser $6,000 o $8,000 o muchos otros números. Cuando se conoce la cifra precisa, ¿una empresa regresa a sus estados financieros del Año Uno y los ajusta a este saldo correcto?
¿Debería una empresa continuar reportando una cifra estimada una vez que se ha demostrado que es incorrecta?

Respuesta: Según los PCGA de Estados Unidos, si se reporta un número con base en una estimación razonable, las diferencias posteriores con los montos reales no se manejan retroactivamente (cambiando las cifras previamente publicadas). Por ejemplo, si las cuentas incobrables aquí resultan ser de $8,000, la compañía no ajusta el saldo reportado como el gasto por deudas incobrables del Año Uno de $7,000 a $8,000. Sigue reportando $7,000 para ese periodo a pesar de que ahora se sabe que ese número es incorrecto ².

Existen varias razones prácticas para que el contador no esté dispuesto a ajustar estimaciones previamente reportadas a menos que fueran claramente irrazonables o fraudulentas:

1. La mayoría de los tomadores de decisiones son conscientes de que muchas cifras reportadas solo presentan estimaciones. Se esperan discrepancias y se deben tomar en consideración a la hora de tomar decisiones basadas en números presentados en un conjunto de estados financieros. Al analizar esta empresa y su salud financiera, astutos inversionistas y acreedores anticipan que el total de cuentas incobrables en última instancia resultará ser una cantidad de alrededor de $7,000 en lugar de exactamente $7,000.
2. Debido a que a menudo existe un período de tiempo prolongado entre la emisión de estados de cuenta y la determinación de saldos reales, la mayoría de las partes ya habrán utilizado la información original para tomar sus decisiones. Conocer el número exacto ahora no les permite deshacer esas acciones previas. No hay ningún beneficio discernible de tener cifras actualizadas siempre y cuando la estimación original fuera razonable.
3. Los estados financieros contienen numerosas estimaciones y casi todos resultarán inexactos hasta cierto punto. Si se requiriera exactitud, corregir cada una de estas cifras previamente reportadas se convertiría prácticamente en una tarea interminable para una empresa y sus contadores. Es posible que se tengan que emitir puntajes de estados actualizados antes de que un conjunto “definitivo” de cifras financieras esté disponible después de varios años. Por ejemplo, la vida exacta de un edificio podría no conocerse desde hace cincuenta años. Los tomadores de decisiones quieren información que sea utilizable lo antes posible. La velocidad en los informes es más importante que la precisión absoluta.
4. Al menos teóricamente, la mitad de las diferencias entre los resultados reales y los anticipados deberían hacer que la empresa informadora se vea mejor y la mitad empeorará. Si es así, las correcciones necesarias para rectificar todos los errores de estimación anteriores tenderán a compensar y tener poco impacto general en los ingresos reportados y la condición financiera de una compañía.

Por lo tanto, no se realiza ningún cambio en las cifras financieras que ya se han dado a conocer siempre que una estimación razonable resulte ser errónea. No obstante, las diferencias que surjan deben tomarse en consideración al crear declaraciones actuales y posteriores. Por ejemplo, si se esperaba que las deudas incobrables del Año Uno fueran del 7 por ciento, pero el 8 por ciento en realidad resultó ser incobrable, el contador bien podría optar por usar un porcentaje mayor al final del segundo año para reflejar este nuevo conocimiento.

Pregunta: Para llevar esta ilustración un paso más allá, supongamos que se realizan 400.000 dólares en nuevas ventas de crédito durante el segundo año mientras se cobra efectivo por $330,000. Las cuentas por cobrar incobrables por un total de $10,000 se cancelan en ese año. ¿Qué saldos aparecen en las distintas cuentas T al final del año siguiente para reflejar las ventas, cobros y condonaciones de cuentas por cobrar?

Respuesta: Los gastos por ventas y deudas incobrables se reportaron previamente para el primer año. No obstante, como cuentas de estado de resultados, ambas se cerraron para comenzar el Segundo Año con saldos cero. Son cuentas temporales. En contraste, las cuentas por cobrar y la asignación por cuentas de cobro dudoso aparecen en el balance general y conservan sus cifras finales entrando en cada periodo posterior. Son cuentas permanentes. Estas dos cuentas T seguirán mostrando $100,000 y $7,000 respectivamente al inicio del segundo año.

Suponiendo que aún no se han realizado ajustes, estas cuatro cuentas mantienen los siguientes saldos al final del segundo año con base en los asientos correspondientes del diario. Observe que la cuenta de gastos permanece en cero hasta que se haga y registre la estimación de fin de año.

Figura 7.7 Final del Año Dos: Saldos de Ventas, Cuentas por Cobrar y Deudas Incobrables

Pregunta: En las cuentas T anteriores, los saldos representan los totales de las cuentas correspondientes al segundo año anteriores a las entradas de ajuste de fin de año. ¿Por qué aparece un saldo adeudo de $3,000 en la asignación para cuentas de cobro dudoso previo al registro del ajuste necesario?
Cuando se encuentra un saldo adeudo en la asignación para cuentas de cobro dudoso, ¿qué significa esta cifra?

Respuesta: Cuando se produjeron los estados financieros del Año Uno, se estimaron $7,000 como el monto de las cuentas por cobrar que eventualmente serían identificadas como incobrables. En el segundo año, el total real a pérdidas y ganancias resultó ser de 10 mil dólares. La cifra original era demasiado baja en 3.000 dólares. La diferencia ahora se refleja en el adeudo que queda en la cuenta de asignaciones. Hasta que se determine y registre la estimación para el nuevo año, el saldo que reside en la cuenta de asignaciones indica una subestimación previa (un saldo adeudo final) o una sobreestimación (un crédito) del monto de cuentas sin valor ³.

Conclusiones clave

El gasto por deudas incobrables se estima y registra en el periodo de venta para que se corresponda con el principio de igualación. Las cancelaciones posteriores de cuentas específicas no afectan aún más el gasto. Más bien, tanto el activo como la asignación para cuentas dudosas se disminuyen en ese momento. Si posteriormente se cobra una cuenta amortizada, la cuenta de asignaciones se incrementa para revertir el impacto anterior. Los errores de estimación deben ser anticipados; las predicciones perfectas rara vez son posibles. Cuando el monto de las cuentas incobrables difiere de la cifra original reconocida, no se realiza ningún ajuste retroactivo si se hizo una estimación razonable. Las decisiones ya han sido tomadas por inversionistas y acreedores con base en los datos originales y no pueden revertirse. Estos lectores de las declaraciones debieron haber entendido que la información no podía reflejar montos exactos.

¹ Muchas empresas combinan estas dos entradas para mayor comodidad. El adeudo a cuentas por cobrar en la primera entrada equilibra exactamente el crédito en el segundo. Así, el mismo impacto de registro se logra simplemente adeudando efectivo y acreditando la asignación para cuentas dudosas. Sin embargo, la justificación de esa entrada única no siempre es tan evidente para un estudiante principiante.

² Como se discutirá en capítulos posteriores, los estados financieros previamente emitidos se reformulan si se determina que contienen errores materiales o en algunas otras circunstancias específicas. Sin embargo, una diferencia entre una cifra real y una estimación razonable no se maneja de esta manera. En la vida real, determinar si una cantidad previamente reportada era una estimación razonable puede ser objeto de intenso debate.

³ La cifra de débito de $3,000 se asume aquí por conveniencia como resultado únicamente de subestimar cuentas incobrables en el primer año. Varios otros factores también pueden estar presentes. Por ejemplo, el saldo en la asignación para cuentas de cobro dudoso se verá impactado por las ventas a crédito realizadas en el año en curso que se descubran que carecen de valor antes de que termine el periodo. Dichas cuentas reducen la cuenta T de asignación antes del reconocimiento de un gasto. El saldo de la asignación residual también se ve afectado por el cobro de cuentas que fueron canceladas como inservibles en un año anterior. Como se describió anteriormente, la asignación se incrementa en realidad por ese suceso. No obstante, la información financiera no se ve alterada por la causa real de la cifra de estipendio final.