1.3: Contexto del proyecto

Objetivos de aprendizaje

1. Identificar el efecto del tipo de organización en los horizontes temporales.
2. Compara la gestión de proyectos y la gestión de operaciones.
3. Describir las opciones organizativas para la gestión de proyectos.

El proyecto se ve afectado por el tipo de organización en la que se lleva a cabo el proyecto y cómo se organiza la organización para gestionar los proyectos.

Prioridades Organizacionales

Las organizaciones cumplen un papel social para cumplir con las funciones económicas, religiosas y de gobierno. Las fábricas locales, las iglesias y los hospitales son todas organizaciones que brindan alguna necesidad social o comunitaria. Las fábricas crean riqueza y empleos, las iglesias brindan necesidades espirituales y sociales comunes a las comunidades, y las organizaciones gubernamentales brindan regulaciones y servicios que permiten una sociedad ordenada. Estas organizaciones tienen diferentes puntos de vista del tiempo y cada organización desarrolla un enfoque operativo para lograr el propósito de la organización en ese horizonte temporal. Por ejemplo, un grupo religioso podría comenzar la construcción de una catedral que tardaría varias vidas en completarse, el desempeño del gobierno se revisa en el momento de las elecciones, y una empresa de propiedad pública debe justificar su uso del dinero cada año en el informe anual.

Las organizaciones operan para producir de manera efectiva y eficiente el producto o servicio que logra el propósito y los objetivos de la organización definidos por los actores clave, aquellos que tienen una participación o interés. Una organización busca desarrollar procesos de trabajo estables y predecibles y luego mejorar esos procesos de trabajo a lo largo del tiempo a través del aumento de la calidad, costos reducidos y tiempos de entrega más cortos. La gestión de la calidad total, la manufactura lean y varias otras filosofías y metodologías de gestión se han enfocado en proporcionar las herramientas y procesos para aumentar la efectividad y eficiencia de la organización. Históricamente, estas metodologías se enfocaron en crear mejoras incrementales y continuas en los procesos de trabajo. Más recientemente, las organizaciones están cada vez más enfocadas en cambios de paso que aprovechan las nuevas tecnologías para crear una mejora significativa en la efectividad o eficiencia de la organización.

A menudo, estas iniciativas para aumentar la eficacia o eficiencia organizacional se identifican como proyectos. Las organizaciones económicas iniciarán un proyecto para producir un nuevo producto, introducir o renovar procesos de trabajo para reducir significativamente los costos del producto, o para fusionarse con otras organizaciones para reducir la competencia o disminuir costos y generar ganancias adicionales. Una organización social, como un hospital, puede construir una nueva ala, introducir un nuevo servicio o diseñar nuevos procesos de trabajo para reducir costos. Una organización gubernamental puede introducir un nuevo programa de software que maneja los registros públicos de manera más eficiente, construye una nueva carretera para reducir la congestión o combinar departamentos para reducir costos.

Cada una de las iniciativas cumple con nuestra definición de proyecto. Cada uno es un esfuerzo temporal y produce un producto o servicio único. Gestionar estos proyectos de manera efectiva implica aplicar conocimientos, habilidades y herramientas de gestión de proyectos.

Gestión de Operaciones versus Gestión de Proyectos

Una forma de mejorar la comprensión de la gestión de proyectos es contrastar la gestión de proyectos con la gestión de operaciones. Ya sea en una organización económica, socioreligiosa o gubernamental, los gerentes están encargados de lograr efectiva y eficientemente el propósito de la organización. Por lo general, un gerente de una organización económica se enfoca en maximizar las ganancias y el valor de los accionistas. Los líderes con organizaciones sociorreligiosas se enfocan en la prestación efectiva y eficiente de un servicio a una comunidad o circunscripción, y los gerentes gubernamentales se enfocan en alcanzar las metas establecidas por los líderes gubernamentales.

Los gerentes de operaciones se enfocan en los procesos de trabajo de la operación. Los procesos de trabajo más efectivos producirán un mejor producto o servicio, y un proceso de trabajo más eficiente reducirá los costos. Los gerentes de operaciones analizan los procesos de trabajo y exploran oportunidades para realizar mejoras. La gestión de la calidad total, la mejora continua de los procesos, la manufactura magra y otros aspectos del movimiento de calidad proporcionan herramientas y técnicas para examinar la cultura organizacional y los procesos de trabajo para crear una organización más efectiva y eficiente. Los gerentes de operaciones están enfocados en procesos, orientados a capturar y estandarizar la mejora de los procesos de trabajo y crear una cultura organizacional enfocada en los objetivos a largo plazo de la organización.

Los gerentes de proyecto se enfocan en los objetivos del proyecto. El éxito del proyecto está relacionado con el logro de los objetivos del proyecto dentro de la línea de tiempo Los gerentes de proyectos están dirigidos a objetivos y sensibles al tiempo. Los gerentes de proyecto aplican herramientas y técnicas de gestión de proyectos para definir claramente los objetivos del proyecto, desarrollar un plan de ejecución para cumplir con esos objetivos y cumplir con los hitos y la fecha de finalización del proyecto.

Un gerente de operaciones puede invertir $10,000 para mejorar un proceso de trabajo que ahorra $3,000 al año. A lo largo de cinco años, el gerente de operaciones mejoró la rentabilidad de las operaciones en $5,000 y seguirá ahorrando $3,000 cada año. El gerente de proyecto de un proyecto de un año no pudo generar los ahorros para justificar este tipo de mejora de procesos y no invertiría recursos para explorar este tipo de ahorros.

Un gerente de operaciones crea una cultura para enfocarse en la salud a largo plazo de la organización. Los gerentes de operaciones construyen equipos a lo largo del tiempo que se enfocan en estandarizar y mejorar los procesos de trabajo, que buscan y nutren a los miembros del equipo que “encajen” y que contribuyan tanto a la efectividad del equipo como a la cultura del equipo. Los gerentes de proyecto crean un equipo centrado en objetivos y energizado en torno al éxito del proyecto. Los miembros del equipo del proyecto saben que la asignación del proyecto es temporal porque el proyecto, por definición, es temporal. Los miembros del equipo del proyecto suelen ser miembros de equipos organizacionales que tienen un mayor potencial de afectar el potencial de avance a largo plazo. Los gerentes de proyecto crean objetivos claros y expectativas claras para los miembros del equipo y relacionan el éxito del proyecto con el éxito general de la organización. Los gerentes de operaciones están enfocados a largo plazo y orientados a procesos Los gerentes de proyectos están orientados a objetivos y orientados a hitos.

Organización para Gestionar Proyectos

Debido a que la gestión de proyectos es diferente a la gestión de operaciones, los proyectos son manejados mejor por personas capacitadas en la gestión de proyectos. Esta experiencia se puede obtener mediante la contratación de una firma de consultoría externa que se especializa en la gestión de proyectos o mediante el desarrollo de un grupo interno.

Algunas organizaciones están diseñadas para ejecutar proyectos. A menudo, las entidades contratan con empresas de ingeniería y construcción para diseñar y construir sus instalaciones o contratar empresas de software para desarrollar una solución de software. Los principales procesos de trabajo dentro de estas organizaciones están diseñados para apoyar la adquisición y ejecución de proyectos. Los departamentos funcionales como la estimación, la programación y las adquisiciones crean y mantienen competencias básicas diseñadas para apoyar proyectos. La capacidad de este tipo de organizaciones para gestionar proyectos con éxito se convierte en una ventaja competitiva en el mercado.

Las organizaciones diseñadas para producir productos o servicios también utilizan proyectos. Las actividades mayores fuera del trabajo normal del departamento o unidades funcionales de la organización o las actividades mayores que cruzan los límites funcionales se convierten en un proyecto (una tarea temporal emprendida para crear un producto o servicio único). A medida que las presiones económicas aumentan la velocidad en la que las organizaciones deben cambiar y adaptarse a las nuevas condiciones ambientales, los líderes están fletando cada vez más proyectos para permitir que la organización se adapte más rápidamente. La aplicación de un enfoque de gestión de proyectos aumenta la probabilidad de éxito ya que las organizaciones establecen un proyecto para facilitar el cambio organizacional, para incrementar el desarrollo e introducción de nuevos productos o apoyar la fusión o desinversión de unidades organizativas.

Las oficinas de gestión de proyectos (PMO) han surgido para facilitar el desarrollo de conocimientos, habilidades y herramientas organizacionales para fletar y administrar proyectos internamente dentro de la organización. La PMO varía en estructura y responsabilidad dependiendo del enfoque de gestión de proyectos de la organización matriz. En un extremo del espectro, la PMO tiene la responsabilidad completa de los proyectos dentro de una organización, desde los criterios y la selección de proyectos apropiados hasta la rendición de cuentas por el desempeño del proyecto. En las organizaciones que realizan una gran inversión en la PMO, se presenta una gran cantidad de nuevos proyectos de mejora de productos o procesos, y la oficina de proyectos desarrolla una cartera de proyectos para administrar en un periodo determinado que maximiza el uso de los recursos organizacionales y brinda el mayor retorno a la organización.

Los PMO pueden proporcionar diversas funciones para una organización. Algunas funciones posibles incluyen las siguientes:

• Gestión de proyectos. Algunas organizaciones mantienen al gerente de proyecto dentro de la PMO, asignan gerentes de proyectos de otros departamentos, contratan gerentes de proyectos o practican una combinación de los tres.
• Centro de excelencia. La oficina de proyectos puede mantener las políticas y procedimientos de gestión de proyectos de la organización, mantener una base de datos histórica, mantener las mejores prácticas y proporcionar capacitación y experiencia especializada cuando sea necesario.
• Gestión de carteras. La oficina de proyectos en realidad supervisa a los gerentes de proyecto y monitorea el desempeño del proyecto. La gestión de carteras también incluye priorizar proyectos en base al valor para la organización y mantiene un inventario de proyectos. La gestión de carteras equilibra el número y tipo de proyectos para crear el mayor rendimiento de toda la cartera de proyectos.
• Soporte funcional. La oficina de proyectos mantiene experiencia en gestión de proyectos para apoyar el proyecto. La estimación, la programación de proyectos y el análisis de costos del proyecto son ejemplos de soporte funcional.

Conclusiones clave

• El propósito de una organización puede afectar su visión del tiempo permitido para los proyectos.
• En una organización, la gestión de proyectos puede ser utilizada para realizar cambios de paso para aprovechar las nuevas tecnologías o realizar mejoras significativas en la efectividad o eficiencia.
• Los gerentes de operaciones están enfocados a largo plazo y orientados a procesos Los gerentes de proyectos están orientados a objetivos y orientados a hitos.
• Los proyectos pueden ser manejados por contratistas externos o por un grupo interno en una PMO.

Ejercicios

1. El tipo de organización puede influir en el marco ____ permitido para los proyectos.
2. Los gerentes de operaciones están enfocados en __________, mientras que los gerentes de proyecto están enfocados en los objetivos del proyecto.
3. Si los proyectos se manejan internamente de manera rutinaria, el grupo que administra los proyectos podría llamarse ______ ______ _____ (tres palabras).
4. Un amigo tuyo tiene un viaje al trabajo de cuarenta y cinco minutos. Ella decide dedicar algún tiempo a evaluar las diferentes opciones que tiene para rutas y posibles viajes compartidos para reducir el costo o el tiempo que lleva llegar al trabajo. ¿Es esta tarea un ejemplo de algo que usa las habilidades de un gerente de operaciones, o necesita las habilidades adicionales de un gerente de proyecto? Explique su respuesta y refiérase a las definiciones proporcionadas.
5. Los gerentes de negocios se enfocan en mejorar la eficiencia y la efectividad, pero a veces utilizan un enfoque de gestión de proyectos para realizar cambios significativos. ¿Qué es lo que a menudo les impulsa a utilizar el enfoque de gestión de proyectos? ¿Cuál sería un ejemplo?

Operaciones versus gestión de proyectos

>El gerente de un departamento de ventas debe cumplir con los objetivos anuales de ventas, administrar el personal del departamento y desarrollar y entregar capacitación sobre productos para los clientes. ¿En qué se diferencia este tipo de gestión de operaciones de la gestión de proyectos? Aborda cada uno de los siguientes temas en su respuesta:

• ¿En qué se diferencia la relación entre el gerente de operaciones y el personal de ventas de la relación entre un gerente de proyecto y los miembros del equipo de proyecto?
• ¿Cuál de las tareas descritas anteriormente se parece más a la gestión de proyectos y podría ser contratada a una firma externa?
• ¿Cuál es la mayor diferencia entre la gestión de proyectos y el trabajo del gerente de ventas?