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3.3: Uso del índice de complejidad Darnall-Preston para medir la complejidad organizacional

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    Objetivo de aprendizaje

    1. Analizar una función de proyecto por tamaño, complejidad organizacional, novedad tecnológica y familiaridad tecnológica y asignar una puntuación de complejidad.

    Recordemos que el Índice de Complejidad Darnall-Preston (DPCI™) clasifica la complejidad en cuatro categorías: externa, interna, tecnológica y ambiental. La información proporcionada en este capítulo puede ser utilizada para calificar la complejidad de un proyecto en las áreas de tamaño, complejidad organizacional, novedad tecnológica y familiaridad tecnológica. Las puntuaciones varían de 1 (menos complejo) a 5 (más complejo).

  • Tamaño

    Recordemos que el tamaño es relativo a la zona de confort de la organización para proyectos. Consulte las siguientes descripciones para obtener consejos sobre cómo llegar a una puntuación DPCI para el tamaño:

    1. El tamaño del proyecto es el tamaño más común que tiene la organización. El gerente de proyecto y los miembros del equipo han realizado muchos proyectos de tamaño similar, y las herramientas que utilizan para administrar este proyecto de tamaño están bien probadas y son confiables.
    2. El tamaño del proyecto está en el extremo alto o bajo del rango de tamaños de proyectos que la organización o los miembros del equipo han realizado antes.
    3. El tamaño del proyecto es aproximadamente un 20 por ciento mayor o menor que los proyectos que la organización o algunos de los miembros del equipo han realizado antes. El líder del proyecto y algunos líderes de equipo clave están familiarizados con este proyecto de tamaño por el trabajo que han realizado en otros lugares. Las herramientas y procesos de gestión de proyectos tendrán que ser ajustados pero probablemente funcionarán.
    4. El tamaño del proyecto es aproximadamente un 50 por ciento mayor o menor que los proyectos que la organización o la mayoría de los miembros del equipo han realizado antes. Habrá que ajustar las herramientas y procesos de gestión de proyectos, y no es seguro que funcionen bien. Es posible que se necesiten nuevas herramientas y procedimientos.
    5. Ni la organización ni los miembros del equipo tienen experiencia trabajando en un proyecto de este tamaño. Es varias veces más grande o menor que los proyectos anteriores. Es demasiado pequeño o demasiado grande para las herramientas y técnicas con las que el equipo está familiarizado.

  • Complejidad Organizacional

    Recordemos que la complejidad del sistema está determinada por la variedad de tipos de elementos y el número de conexiones que hay entre los elementos. Revisar un diagrama de la estructura organizacional que describa las relaciones de reporte, el número de personas involucradas, su familiaridad entre sí y la cantidad de conexiones cruzadas entre las relaciones de reporte y las funciones. Consulte las siguientes descripciones para obtener consejos sobre cómo llegar a una puntuación DPCI para el tamaño:

    1. La estructura organizativa es sencilla e involucra a pocas personas. No es necesario formar nuevas relaciones, y las personas han trabajado juntas en estas relaciones antes.
    2. El equipo incluye personas que reportan a los gerentes de operaciones en lugar del gerente de proyecto, y más personas están involucradas.
    3. El organigrama tiene numerosos segmentos, pero la mayoría de las personas están familiarizadas con sus roles y han trabajado en este tipo de roles antes.
    4. El número de personas involucradas es grande, y las funciones son manejadas por muchas personas diferentes. Hay varios niveles de reporte en el organigrama.
    5. El número de personas es muy grande, y muchas de ellas no se conocen o nunca se han conocido. Cada función principal requiere una persona de tiempo completo, y la coordinación entre funciones requiere reuniones frecuentes entre gerentes de nivel medio y superior.

  • Novedad Tecnológica

    Recordemos que esta categoría se refiere a la tecnología que forma parte del proyecto. Podría ser nueva tecnología la que se está implementando para hacer un cambio de paso en la eficiencia de una operación. Consulte las siguientes descripciones para obtener consejos sobre cómo llegar a una puntuación DPCI para el tamaño:

    1. La tecnología no es nueva. Ha existido por años y es confiable.
    2. La tecnología sólo tiene unos pocos años. La mayoría de los errores iniciales están fuera de él, pero las correcciones no se han probado a fondo.
    3. La tecnología es reciente, y sólo algunas otras organizaciones tienen experiencia con ella. Los proveedores prometen que la próxima versión o versión tendrá los problemas resueltos.
    4. La tecnología es nueva y acaba de ser lanzada para uso general. Los problemas son probables.
    5. La tecnología se encuentra en una fase temprana de prueba, y su organización es uno de los sitios de prueba. Se esperan problemas.

  • Familiaridad con la tecnología

    Recordemos que esta categoría se refiere a la familiaridad del equipo del proyecto con la tecnología que forma parte del proyecto. Consulte las siguientes descripciones para obtener consejos sobre cómo llegar a una puntuación DPCI para el tamaño:

    1. Todos los miembros del equipo han utilizado la tecnología o han estado involucrados en proyectos que utilizaron esta tecnología. Están seguros de que lo entienden y pueden manejar problemas relacionados con él.
    2. La tecnología es nueva para algunos de los miembros del equipo que no están en posiciones clave. Se dispone de capacitación estandarizada, si es necesario, para enseñarles lo que necesitan saber al respecto para hacer sus trabajos.
    3. Varios miembros del equipo no han trabajado con esta tecnología, incluidos algunos de los miembros clave del equipo. La capacitación estandarizada no está disponible y es posible que se necesiten consultores.
    4. La tecnología es nueva pero es similar a las tecnologías anteriores con las que los líderes del equipo están familiarizados. Un asesor del equipo de desarrollo del producto puede servir como asesor tecnológico.
    5. La tecnología es nueva, y nadie ha trabajado con ella antes. Podría ser necesario un especialista para evitar errores graves.

  • Consejos para asignar una puntuación

    Asignar una puntuación no es un proceso absolutamente preciso. Tu objetivo es ser aproximadamente correcto, y algunas personas no se sienten cómodas con este tipo de estimaciones. Recordemos que uno de los atributos de un gerente de proyecto exitoso es la capacidad de vivir con ambigüedad. Un método que ayudará a la hora de asignar una puntuación es considerar los dos extremos. Para cada factor en el DPCI, considere cómo sería el escenario más simple, menos complejo, que sería un 1 en la escala DPCI. A continuación considera cuál sería el escenario más complejo, que describiría un 5. Luego, compare los proyectos reales con esos dos extremos. Si está cerca, pero no tan simple como, el menos complejo, le darías un 2. Si está cerca, pero no tan complejo como, el escenario más complejo le darías un 4. Si se trata de en el medio, califica a un 3.

    Llave para llevar

    • Los puntajes van de 1 a 5, donde 1 es el nivel más bajo de complejidad y 5 es el más alto. En cada situación, considere cómo serían los dos extremos y luego juzgue dónde se encuentra la situación actual entre esos extremos.

    Ejercicios

    1. Si un proyecto es aproximadamente un 20 por ciento más grande o más pequeño que los proyectos realizados anteriormente por la mayoría de los miembros del equipo, debe calificarse como ____ por complejidad de tamaño.
    2. Si la estructura organizacional es simple e involucra a pocas personas y no es necesario formar nuevas relaciones, la calificación del proyecto por complejidad organizacional debe ser de ___.
    3. Si la tecnología se encuentra en una fase de prueba temprana, su organización es uno de los sitios de prueba, y se esperan problemas, la calificación de complejidad de novedad tecnológica debe ser ______.
    4. Si la tecnología es nueva para algunos de los miembros del equipo que no están en posiciones clave, pero se dispone de capacitación estandarizada para enseñarles lo que necesitan saber al respecto para hacer sus trabajos, la calificación de complejidad de familiaridad tecnológica debe ser una ____.
    5. ¿Por qué la novedad de la tecnología de un proyecto aumenta su complejidad?
    6. El gerente de controles de proyectos decide cambiar el software que utiliza su equipo para rastrear las actividades del proyecto de Microsoft Project a Primavera. Pocos del personal de ese departamento están familiarizados con Primavera. ¿Cómo afectaría este cambio a la puntuación del índice de complejidad tecnológica del proyecto? Explique su respuesta.

    Técnicas para Asignar Puntuaciones

  • >Consulte los consejos para asignar puntajes para responder a las siguientes preguntas:
    1. ¿Cómo se relaciona la capacidad de vivir con ambigüedad con la asignación de puntajes usando el DPCI? ___________
    2. ¿Cómo ayuda considerar los extremos a asignar una puntuación? ___________

    Elegir una puntuación de complejidad

  • >Considerar un proyecto que implique la fusión de sistemas informáticos de dos bancos. El banco adquirente quiere convertir el sistema informático del otro banco a su propio software, y el proyecto consiste en convertir todos los archivos de la cuenta del cliente. El software utilizado por el banco adquirente es relativamente nuevo, y solo alrededor de un tercio del equipo del proyecto está familiarizado con él. Su tarea es determinar una calificación DPCI para la familiaridad del equipo del proyecto con la tecnología.
    1. Describir un escenario que calificaría para una calificación de 1.
    2. Describir un escenario que calificaría para una calificación de 5.
    3. Indica la calificación que elegirías y explica tu elección.

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