7.3: Puesta en marcha del proyecto

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Objetivos de aprendizaje

Identificar las principales actividades incluidas en la puesta en marcha del proyecto.
Explicar cómo las actividades de puesta en marcha del proyecto pueden diferir en un proyecto altamente complejo.

El proceso de toma de decisiones de la organización matriz influye cuando se llevarán a cabo las actividades de puesta en marcha del proyecto La transición de la planeación al inicio del proyecto suele estar marcada por la decisión de financiar el proyecto y la selección del gerente del proyecto. Sin embargo, la selección del jefe de proyecto no siempre es el evento definitorio. Algunas organizaciones tendrán al gerente del proyecto involucrado en las actividades de evaluación de proyectos, y algunas seleccionarán al gerente de proyecto después de que se haya tomado la decisión de financiar el proyecto. Incluir al gerente de proyecto en el proceso de evaluación permite al gerente de proyecto comprender los criterios de selección que puede utilizar al tomar decisiones sobre el proyecto durante fases posteriores. Seleccionar al gerente del proyecto antes de una evaluación completa también incluye algunos riesgos. La evaluación del proyecto puede indicar la necesidad de habilidades y experiencias del gerente de proyecto que son diferentes a las del gerente de proyecto que participa en la evaluación.

Seleccionar al mejor gerente de proyecto depende de cómo las habilidades de esa persona coincidan con las necesarias en el proyecto. Esas habilidades se pueden determinar utilizando el Índice de Complejidad de Darnall-Preston (DPCI). Si el perfil del proyecto indica una alta complejidad para factores externos y una complejidad media para la tecnología del proyecto, el perfil indicaría la preferencia por un gerente de proyecto con buenas habilidades de negociación y una comprensión de los factores externos que afectan al proyecto. Debido a la calificación tecnológica, el gerente del proyecto también debe sentirse cómodo al trabajar con los técnicos asignados al proyecto. El gerente de proyecto involucrado en el proceso de selección de proyectos puede no ser el mejor partido para la ejecución del proyecto.

Durante la puesta en marcha de un proyecto, el gerente del proyecto se enfoca en desarrollar la infraestructura del proyecto necesaria para ejecutar el proyecto y desarrollar claridad en torno a la carta y alcance del proyecto. Desarrollar la infraestructura del proyecto puede ser una tarea sencilla en un proyecto con un bajo nivel de complejidad. Por ejemplo, el gerente de proyecto de un proyecto de capacitación de trabajadores en Carolina del Sur que trabaja para una universidad de capacitación tiene sistemas de contabilidad, adquisiciones y tecnología de la información (TI) existentes en la universidad que puede usar. En grandes proyectos complejos, podría ser necesaria una oficina de proyectos dedicada, un sistema de TI y personal de soporte que sería más difícil de configurar. Por ejemplo, en un gran proyecto de construcción en Sudamérica, las oficinas de diseño y operaciones se instalaron en Canadá, Chile y Argentina. El desarrollo de sistemas compatibles de TI, contabilidad y adquisiciones implicó un alto grado de coordinación. Adquirir espacio de oficina, contratar apoyo administrativo e incluso adquirir servicio telefónico para las oficinas en Argentina requirió atención de gestión de proyectos en las primeras fases del proyecto.

El gerente del proyecto llevará a cabo una o más reuniones de inicio para desarrollar planes para las siguientes actividades:

Establecer la oficina del proyecto.
Desarrollar políticas y procedimientos del proyecto.
Empezar a refinar el alcance del trabajo, el cronograma, el presupuesto y el plan de ejecución del proyecto.

Dependiendo del nivel de complejidad del proyecto, estas reuniones pueden ser largas e intensas. Herramientas como diagramas de flujo de trabajo y matrices de responsabilidad pueden ser útiles para definir las actividades y agregar claridad a la infraestructura del proyecto durante la puesta en marcha del proyecto.

Por lo general, la puesta en marcha del proyecto implica trabajar muchas horas desarrollando el plan inicial, dotando de personal al proyecto y construyendo relaciones internas y externas. La puesta en marcha del proyecto es la primera oportunidad para que el gerente del proyecto establezca el tono del proyecto y establezca expectativas para cada uno de los miembros del equipo del proyecto. La fase de inicio del proyecto en proyectos complejos puede ser caótica, y el gerente de proyecto debe estar cómodo en este entorno y capaz de crear comodidad con el cliente y los miembros del equipo. Para lograr este nivel de comodidad personal, el gerente de proyecto necesita herramientas adecuadas, una de las cuales es un proceso de alineación efectivo. Esta es una de las razones por las que hay una gran cantidad de reuniones durante la puesta en marcha de proyectos con un perfil de alta complejidad.

Conclusiones clave

Las principales actividades incluidas en la puesta en marcha del proyecto son la selección del gerente del proyecto; el establecimiento de financiamiento; el desarrollo de la infraestructura del proyecto como contabilidad, adquisiciones y TI; la celebración de una reunión inicial, la determinación de personal; y la construcción de relaciones.
Las actividades de puesta en marcha para proyectos pequeños pueden utilizar la infraestructura existente para las funciones de apoyo y pueden tener una sola reunión inicial, mientras que los proyectos más grandes requieren una infraestructura más dedicada y personal de tiempo completo, y las reuniones de puesta en marcha pueden llevar más tiempo e involucrar a más personas

Ejercicios

¿Cuáles son cuatro de las principales actividades que ocurren durante la puesta en marcha del proyecto?
¿Cuál es un tipo de actividad de puesta en marcha que se ve afectada por la diferencia en la complejidad de un proyecto? Describir la diferencia en esa actividad entre proyectos de baja, media y alta complejidad.

Internaliza tu experiencia de aprendizaje preparándote para discutir lo siguiente.

> ¿Cómo afecta la elección del jefe de proyecto a la puesta en marcha del proyecto? Incluir una discusión sobre el punto en el proceso en el que se asigna al gerente del proyecto y cómo la personalidad del gerente afecta la coincidencia entre el gerente y la complejidad del proyecto.