7.5: Planeación de Comunicaciones

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Objetivos de aprendizaje

Describir las diferencias entre las comunicaciones en una organización existente en comparación con un nuevo proyecto.
Describir cómo el detalle del plan de comunicaciones se relaciona con la complejidad del proyecto.
Describir una matriz de comunicación y su función.
Describir convenciones para nombrar archivos para indicar su contenido y la versión.

El flujo de información entre los miembros del equipo y los grupos de interés se gestiona mediante reglas establecidas en un plan de comunicaciones.

Cuando una persona se une a una organización existente, una de las tareas tempranas es aprender los procesos de trabajo de la organización, incluyendo dónde encontrar información, el horario de reuniones y qué informes se requieren. En las organizaciones existentes, los nuevos miembros descubren a los guardianes de la información: aquellas personas en la organización que saben generar o encontrar información. Por lo general, la generación, el flujo y el almacenamiento de información reflejan la cultura organizacional, y para comunicarse de manera efectiva en una organización, una persona debe ser capaz de desarrollar estilos y procesos de comunicación consistentes con esa organización.

Los proyectos no tienen la ventaja —o a veces la desventaja— de una cultura organizacional o estructura de comunicación existente. El equipo de liderazgo del proyecto desarrolla una comprensión de las necesidades de información de los diversos miembros y partes interesadas de los proyectos y desarrolla un plan de comunicación que proporciona la información adecuada, en el momento adecuado, a las personas adecuadas.

El detalle del plan de comunicaciones está relacionado con el nivel de complejidad del proyecto. Los proyectos altamente complejos requieren un plan de comunicaciones detallado para asegurar que la información que necesita el equipo del proyecto y los grupos de interés se genere y distribuya para apoyar el cronograma del proyecto y las decisiones del proyecto. La información crucial puede perderse o retrasarse en un proyecto complejo si el plan de comunicaciones no funciona correctamente.

Comunicar Prioridades

Durante un proyecto en Tennessee, el equipo de gestión del proyecto estaba explorando formas de completar el proyecto antes para cumplir con los requisitos cambiantes del cliente del proyecto. El equipo identificó una serie de acciones que podrían crear una fecha de finalización más temprana. El plan requería una entrega anticipada de equipos críticos por parte de un proveedor, y el equipo visitó a la alta dirección del proveedor y acordó pagar un bono por la entrega anticipada del equipo.

>Dos semanas después, durante una revisión del progreso del equipo de adquisiciones del proyecto, el gerente del proyecto descubrió que el departamento de adquisiciones de la organización había retrasado las aprobaciones necesarias por el proveedor debido a que el diseño de ingeniería no se presentó en el formato requerido. Esta acción efectivamente retrasó el proyecto dos semanas y redujo la posibilidad de que el equipo del proyecto cumpliera con los requisitos de hitos para obtener un bono.

>El equipo de adquisiciones de la organización no entendió la naturaleza crítica de la contribución de este proveedor a una pronta finalización del proyecto. Toda la información que necesitaba el equipo de adquisiciones de la organización estaba en las actas de la reunión distribuidas a todo el equipo. El equipo de adquisiciones no entendió las implicaciones de sus procesos de trabajo, y el resultado fue un retraso en el cronograma del proyecto y una reducción en la satisfacción del cliente y la rentabilidad del proyecto.

La comunicación efectiva en un proyecto es fundamental para el éxito del proyecto. El proyecto de Tennessee es un ejemplo típico de errores que se pueden crear por la ruptura en el flujo de comunicación. Los proyectos altamente complejos requieren la comunicación de grandes cantidades de datos e información técnica que a menudo cambia de manera frecuente. El gerente del proyecto y el equipo de liderazgo son los encargados de desarrollar un plan de comunicaciones que brinde la información correcta, en el lugar correcto, en el momento adecuado. El ejemplo del proyecto de Tennessee demuestra que incluso cuando la información está en el lugar y el momento adecuados, el líder de adquisiciones del proyecto debe ayudar al equipo de adquisiciones a comprender las prioridades del proyecto. En proyectos grandes y complejos, ese plomo de adquisiciones no estaría en la comunicación diaria a subcontratistas o vendedores. En el ejemplo del proyecto de Tennessee, la comprensión única del líder de adquisiciones que surgió de la participación en la reunión de liderazgo del proyecto requirió una participación más directa con aquellos subcontratistas y proveedores que impactaron los objetivos del proyecto.

Igual de importante, un plan efectivo de comunicaciones del proyecto no sobrecarga a los miembros del equipo y los sistemas del proyecto con información que no es útil. Algunos gerentes de proyecto intentarán comunicar todo a todo el equipo del proyecto. Si bien esto asegura que cada miembro del equipo recibirá información crítica, la gran información de afluencia puede hacer que la destilación de la información a las personas críticas y relevantes sea más difícil para cada miembro del equipo.

Matriz de Comunicación

Una Guía para el Cuerpo de Conocimiento de Gestión de Proyectos (Guía PMBOK) describe herramientas y técnicas para identificar a los actores del proyecto, definir sus requisitos de información y determinar la tecnología de comunicación adecuada. El proyecto incluye desarrollar una lista de todas las personas impactadas por el resultado del proyecto y las personas que pueden influir en la ejecución del proyecto, incluidos los miembros del equipo del proyecto. El liderazgo del proyecto genera entonces una lista de información necesaria o solicitada por cada grupo de interés.

El equipo de liderazgo del proyecto desarrolla una lista de métodos de comunicación para recopilar y comunicar información del proyecto. Estos incluyen una lista de informes, reuniones y diagramas de flujo de documentos. Luego, el equipo directivo suele desarrollar una matriz de comunicación que detalla quién se incluye en cada reunión del proyecto y la distribución de los documentos principales en formato de tabla.

Figura 7.13 Matriz de comunicación simple

Proyecto	John (Cliente)	Sally (Proj Mons.)	Robert (Mons. Técnico)	Jose (Patrocinador Ejecutivo)	Isiah (Consultora de clientes)	Jorge (Adquisiciones Mgr.)
Alcance del Proyecto	A	R	R	A	R	R
Cambios	A	A	A	A	I	R
Notas de reunión	I	A	A	I	I	A
RFI	R	R	A	I	R
RFQs	R	R	A	I	R	A
Actualizaciones de horarios	R	A	A	I	I	R
Revisiones técnicas	I	R	A	I	R	A

A = Se requiere aprobación. R = Revisar y comentar. I = Sólo para información.

Control de documentos

En proyectos grandes y complejos, organizar la creación, distribución y almacenamiento de documentos es una actividad importante e importante. Las organizaciones que ejecutan una gran cantidad de proyectos complejos a menudo tendrán sistemas de control de documentos de proyectos que el equipo de liderazgo del proyecto adaptará para su proyecto. Los sistemas de control de documentos distribuyen, almacenan y recuperan la información que necesita el equipo del proyecto. Los documentos provienen de los diversos miembros del equipo durante la planeación y ejecución de la obra y luego se transmiten al equipo de documentos para su catalogación, distribución y almacenamiento.

Los sistemas de control de documentos tienen un sistema de numeración sistemática que permite a un miembro del equipo derivar información sobre el documento a través del número de documento.

Nombramiento de documentos Proporciona información sobre el contenido

En un proyecto complejo, se eligieron nombres de documentos para indicar la categoría, ubicación, propósito, autor y fecha. Por ejemplo, un archivo llamado 323RFQDeWateringPump_Darnall_10.08.2012 rev 3. contiene cinco piezas de información sobre el contenido del archivo. Se utilizó el primer dígito del primer número para indicar la categoría del documento. Por ejemplo, todos los documentos relacionados con el alcance del proyecto comenzaron con un número 100 y los documentos relacionados con las adquisiciones comenzaron con 300. En este nombre de archivo, el 3 indica que el documento se refiere a adquisiciones, los dos dígitos siguientes —23— se refieren a una ubicación en el proyecto (la estación de bombeo sur). La convención de nomenclatura se distribuyó a los integrantes del equipo para que al ver este nombre de archivo, pudieran interpretarlo en el sentido de que el documento se refiere a un documento de adquisiciones, específicamente una solicitud de cotización para una bomba de deshidratación para la estación de bombeo sur y que el documento fue elaborado por el miembro del equipo de adquisiciones (Darnall) el 10 de agosto de 2012. Una de las convenciones de nomenclatura que se describió específicamente fue el uso de formatos de fecha en el formato internacional de dd/mm/aaaa en lugar del formato americano de mm/dd/aaaa, por lo que los miembros del equipo saben que este documento fue creado el 10 de agosto en lugar del 8 de octubre.

Cuando los archivos se almacenan en una computadora, los nombres se pueden ordenar alfabéticamente. El inicio del nombre se utiliza como criterio de clasificación principal. En el ejemplo anterior, ordenar una lista de nombres de documentos colocaría todos los documentos juntos por categoría (por ejemplo, alcance y adquisiciones), porque todos los documentos relacionados con el alcance comenzarían con un 1 y todos los que están relacionados con la contratación comenzarían con un 3.

Cuando se espera que un documento sea revisado a lo largo del proyecto, el control de versiones adquiere importancia. Control de versiones significa etiquetar cada revisión para que el equipo pueda comprender la última actividad y estado del documento (o la actividad detrás del documento). Por ejemplo, en proyectos de ingeniería y construcción, el control de documentos rastrea el desarrollo y distribución de documentos. A cada dibujo se le otorga una identificación única que refleja el tipo de dibujo (eléctrico, civil, etc.), la ubicación (primer piso, sala mecánica, etc.) y el número de versión. Debido a que el proceso de diseño incluye varias iteraciones de los dibujos a medida que se desarrolla más información, el control de documentos utiliza una identificación que indica la versión del documento.

Por ejemplo, un proyecto utilizará letras para indicar la versión del documento hasta que el documento sea aprobado para su construcción, y luego se le da un número después de su aprobación. Por lo tanto, un documento con revisión D será la cuarta versión del documento. El mismo documento con revisión 3 significa que esta es la tercera revisión después de que el proyecto fue aprobado para la construcción.

Para asegurar que todas las personas que deban revisar o aprobar el documento reciban una copia, el control documental elabora una lista de distribución para cada tipo de documentos. Cada persona revisa y firma la lista de distribución y luego envía el documento a la siguiente persona en la lista. Los documentos de diseño, listas de distribución y otros documentos de proyecto se archivan por control de documentos para futuras referencias. En el ejemplo anterior, el documento fue la tercera revisión después de que se aprobara el diseño para la construcción.

Las convenciones de nomenclatura para archivos y versiones de archivos deben ser consistentes con las prácticas de la organización matriz o con la organización cliente para que los archivos puedan archivarse con archivos de otros proyectos. Por ejemplo, los Proyectos de Construcción Vial de California requieren un archivo específico que nombre convección.

Convención de Nombramiento de Documentos en California

Todos los Proyectos de Construcción de Carreteras (Carreteras) deben ser nombrados de acuerdo con la siguiente convención de nomenclatura:

>D12345PPxxx

d = Código de distrito. El código de distrito representa el distrito donde se está construyendo el proyecto (no el distrito que crea los dibujos CADD). Los distritos 1—9 utilizan un solo carácter numérico (1—9, respectivamente). Los distritos 10 a 12 utilizan un solo carácter alfa (a—c, respectivamente).
12345 = Primeros cinco caracteres de la autorización de gastos del proyecto.
pp = Imprimir código de secuencia (dos caracteres alfa).
XXX = Números de hoja respectivos (caracteres numéricos) para cada Código de Secuencia de Impresión utilizado en el proyecto.

>Por ejemplo,

>512121ic007.dgn

5 = Distrito 05.
12121 = Primeros cinco caracteres de la autorización de gastos del proyecto.
ic = Código Secuencial de Impresión (Detalles de Drenaje).
007 = Número de hoja (séptima hoja Detalle de Drenaje).

Claves para llevar

En una organización existente, hay guardianes de información que saben cómo encontrarla, cuándo se programan las reuniones y qué informes se requieren. En un nuevo proyecto, el gerente de proyecto puede crear un nuevo flujo de información y requisitos de informes.
Los proyectos más complejos requieren planes de comunicación más sofisticados.
Una matriz de comunicación es una tabla que muestra los nombres de las personas como encabezados de columna o fila y los tipos de documentos como encabezados de fila o columna. En las celdas donde se cruzan el nombre y el tipo de documento, un símbolo indica la responsabilidad o acceso de la persona con respecto a ese tipo de documento.
Los nombres de archivo se pueden utilizar como códigos para describir el contenido del archivo. Partes del nombre se pueden usar para identificar la categoría, ubicación, tema, autor y fecha. Se deben usar convenciones de nombre de archivo que coincidan con las utilizadas por la organización matriz o por el cliente.

Ejercicios

Una tabla que relaciona tipos de documentos, personas, y sus responsabilidades y acceso es una comunicación ____________.
¿En qué se diferencian las comunicaciones sobre un nuevo proyecto de las comunicaciones en una organización existente?
¿En qué se diferencia el plan de comunicaciones para un proyecto complejo en comparación con un proyecto simple? Dé un ejemplo.
¿Cuál es el propósito de usar una convención de nomenclatura de documentos? Describir al menos tres tipos de información que el nombre del archivo podría contener.

Internaliza tu experiencia de aprendizaje preparándote para discutir lo siguiente.

> ¿Cuál es el propósito de un plan de comunicaciones y cuál es un ejemplo de un problema que podría surgir si el plan de comunicaciones no está completo y un ejemplo de un problema que podría surgir si no se sigue el plan de comunicaciones?