8.2: Elementos de Gestión del Tiempo
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Objetivos de aprendizaje
- Describir una estructura de desglose del trabajo y cómo se relaciona con las actividades.
- Describir el uso de representaciones gráficas para la gestión del tiempo.
Según el Project Management Institute (PMI), la gestión del tiempo del proyecto incluye los siguientes elementos (Project Management Institute, Inc., 2008):
- Definir actividades
- Secuencia de actividades
- Estimar recursos de actividad
- Estimar duraciones de actividad
- Desarrollar horario
- Horario de control
La lista de actividades, su relación entre sí y las estimaciones de duraciones y recursos requeridos comprenden la estructura de desglose del trabajo (EDT). La EDT del proyecto es una jerárquica —clasificada según criterios en niveles sucesivos—, lista y agrupación de las actividades del proyecto requeridas para producir los entregables del proyecto. La EDT representa un desglose del proyecto en componentes que abarcan todo el alcance del proyecto. Cada nivel de la jerarquía EDT representa una descripción más detallada del trabajo del proyecto de manera que el nivel más alto representa categorías amplias, y los niveles inferiores representan cantidades crecientes de detalle.
Los proyectos más grandes y complejos a menudo requieren una EDT más grande. El tamaño de la EDT está directamente relacionado con la cantidad de trabajo en el proyecto y cómo ese trabajo se divide en paquetes de trabajo. La EDT se puede desarrollar alrededor de las fases del proyecto o las unidades o funciones del proyecto que estarán realizando el trabajo. Una EDT organizada en torno a las fases del proyecto facilita la comprensión de la cantidad de trabajo requerida para cada fase del proyecto. Una EDT desarrollada alrededor de las unidades del proyecto o funciones del proyecto facilita la comprensión de la cantidad de trabajo requerida para cada función.
El siguiente ejemplo, llamado el movimiento de John, tiene un bajo nivel de complejidad en comparación con un proyecto más grande. Normalmente, este proyecto no recibiría la cantidad de planeación detallada descrita en los siguientes ejemplos, pero los autores optaron por utilizar un proyecto básico que sea familiar para la mayoría de los estudiantes para ayudarlos a enfocarse en el aprendizaje de los nuevos conceptos.
Cambio de Trabajos
John tiene un proyecto pequeño pero importante. Ha aceptado un trabajo en Atlanta y ahora tiene que mudarse de Chicago a Atlanta y estar ahí, listo para trabajar, justo después de las vacaciones navideñas. Si los muebles llegan en buenas condiciones al menos dos días antes de que John comience a trabajar, y por menos de Cinco mil dólares, el proyecto será todo un éxito. El traslado a Chicago hace cinco años costó cinco mil dólares, pero John es más inteligente ahora y utilizará a sus amigos para ayudar, por lo que confía en que puede mantenerse dentro del presupuesto.
El desarrollo de una EDT comienza definiendo y desarrollando listas de todas las actividades —trabajo realizado en el proyecto que consume recursos del proyecto, incluyendo costo y tiempo— necesarias para realizar el trabajo del proyecto. El primer borrador de la EDT incluye actividades al más alto nivel de la jerarquía o el nivel gerencial y normalmente incluye las principales actividades o actividades de resumen requeridas para lograr los entregables identificados en el ámbito de trabajo del proyecto.
Actividades de primer nivel en planeación de mudanzas
En el proyecto de John, estas actividades de nivel superior están numeradas 1, 2, 3, y así sucesivamente. Por ejemplo, un plan para la mudanza es el principal entregable de 1 Plan Move, como se muestra a continuación.
Figura 8.3 Nivel superior de EDT
- Planear Mover
- Preembalaje
- Empaque
- Mudanza
- Desembalar
- Closeout del proyecto
La estructura de desglose del trabajo se descompone, desglosada en unidades más pequeñas. Los números 1.1, 1.2 y 1.3 son la primera subdivisión de la obra. Por ejemplo, una de las Actividades del Nivel de Resumen de John es Empaque (3.0). Si bien algunos empacar menores (artículos delicados: 2.4) se embalan bajo otra actividad de resumen, 3.3 es el empaque mayor e incluye la coordinación y apoyo de mano de obra (amigos Dion y Carlita). Luego, la actividad se descompone, se separa en elementos básicos, al siguiente nivel al enumerar las habitaciones individuales que necesitan empaquetarse, como se muestra a continuación.
Figura 8.4 Actividad principal descompuesta en actividades más pequeñas
3. Empaque
3.1. Confirma la ayuda de Dion y Carlita
3.2. Recoger donas y café
3.3. Apartamento Pack
3.3.1. Empaca cocina
3.3.2. Pack sala
3.3.3. Recamara Pack
3.3.4. Empaque los artículos restantes
La EDT podría descomponerse aún más a un mayor nivel de detalle enumerando las tareas necesarias para cada actividad. Por ejemplo, la actividad 3.3.3, Recamara de Empacar, se puede descomponer en tareas adicionales, como 3.3.3.1 Armario de Paquete, 3.3.3.2 Cajones de Paquete y 3.3.3.3 Paquete de Mantas. Este tipo de numeración de las actividades se denomina numeración inteligente. En la numeración inteligente, el sistema de numeración tiene sentido para que un miembro del equipo del proyecto sepa algo sobre la actividad por el número de la actividad. Por ejemplo, cualquier actividad asociada con el empaque comienza con un 3; incluso recoger donas puede ser una actividad que apoye el empaque. Los donuts son una forma de pago por el trabajo de Dion y Carlita.
El WBS se desarrolla o descompone al nivel que el gerente necesita para controlar o administrar el proyecto. Por lo general, los proyectos más grandes y complejos requieren una EDT más detallada.
Estimación de Duración
Después de que el equipo del proyecto haya creado la EDT, cada actividad es revisada y evaluada para determinar la duración (cuánto tiempo llevará cumplirse de principio a fin) y qué recursos (tiempo, materiales, instalaciones y equipos) se necesitan. Una estimación es una suposición educada basada en el conocimiento, la experiencia y la inferencia, el proceso de derivar conclusiones basadas en suposiciones. La exactitud de la estimación está relacionada con la calidad del conocimiento y cómo se aplica ese conocimiento. La persona con más conocimientos puede no ser la persona más objetiva para proporcionar estimaciones de duración. El responsable de la obra también puede querer construir en tiempo extra. Múltiples entradas en la estimación de duración y una EDT más detallada ayudan a reducir el sesgo: la toma de decisiones basada en una perspectiva prejuzgada.
La unidad de tiempo utilizada para desarrollar la duración de la actividad es una función del nivel de detalle que necesita el usuario del horario. Cuanto más grande y complejo es el proyecto, mayor es la necesidad de detalles, lo que generalmente se traduce en duraciones más cortas para las actividades.
Estimación de duración para el entrenamiento
En la puesta en marcha de una nueva planta, el gerente de planta puede necesitar saber cuándo comenzarán a capacitarse los nuevos empleados, cuándo estarán completamente capacitados y cuándo pueden comenzar a trabajar en la planta. El gerente de recursos humanos de la planta puede necesitar saber qué habilidades necesitan los trabajadores y cuánto tiempo tomará cada clase de capacitación. El detalle de horario que el gerente de recursos humanos necesita incluirá actividades para ubicar instalaciones, programar la capacitación, redactar contratos para capacitadores y administrar el inicio de las clases de capacitación. El entrenador necesitará un nivel de detalle aún mayor, que podría medirse en días o incluso horas.
En nuestro ejemplo de John's Move, el cronograma del proyecto puede haber sido igual de efectivo sin detallar el empaque de las habitaciones individuales en el apartamento antiguo. Si eliminamos estos artículos, ¿sabría John cuándo necesitaba empacar cada una de estas habitaciones? Si la respuesta es sí, entonces puede que no necesitemos ese nivel de detalle.
La duración de la actividad es el tiempo que la actividad debe tardar en completarse de principio a fin. La unidad de duración suele ser días hábiles pero podría incluir otras unidades de tiempo como horas, semanas o meses. La unidad elegida debe ser utilizada de manera consistente a lo largo de todo el horario.
Un evento importante, como una ceremonia de inauguración o el recibo de ocupación por parte del inspector del edificio, se llama hito. Un hito no tiene duración ni recursos. Es simplemente un indicador de un punto importante en el proyecto.
Asignación de recursos y calendarios
Una restricción de recursos común es la disponibilidad. Para considerar la disponibilidad de los miembros del equipo, consultores y piezas clave de equipo, puede crear un calendario de recursos para cada uno que indique qué días están disponibles y cuáles son días libres para un grupo, un individuo o un activo del proyecto, como una pieza de equipo importante. Un calendario para los miembros del equipo de la misma compañía podría ser el calendario de la compañía que muestra los días hábiles, los días de fin de semana y los días festivos. Los miembros individuales del equipo pueden tener calendarios individuales que muestren sus días de vacaciones u otros días libres, como los días de licencia parental. Si los equipos principales solo están disponibles por ciertos períodos de tiempo, se les puede dar un calendario de recursos. Los calendarios de recursos se convierten en herramientas importantes cuando se deben realizar cambios en el horario. Cuando se aplica un calendario de recursos a una estimación de duración, la duración en días se distribuye entre los días naturales disponibles. Por ejemplo, si la duración es de tres días y la fecha de inicio de la actividad es el jueves, la actividad comenzaría el jueves y terminaría el lunes de la semana siguiente, asumiendo que el calendario de recursos muestra que la persona tiene el fin de semana libre. Si el fin de semana incluyera un día libre extra para unas vacaciones como el Día del Trabajo, que se muestra en el calendario en la Figura 8.6, el día de finalización de la misma actividad de tres días sería empujado al martes.
Figura 8.6
Secuenciación de actividades
La determinación del cronograma de un proyecto comienza por examinar cada actividad en la EDT para determinar su relación con las demás actividades.
Lógica del proyecto
La lógica del proyecto es el desarrollo de la secuencia de actividades o determinar el orden en que se completarán las actividades. El proceso de desarrollo de la lógica del proyecto implica identificar a los antecesores —actividades que vienen antes— y sucesores —las actividades que vienen después.
Lógica del proyecto para John's Move
En nuestro ejemplo de la mudanza de John, contactando a Dion y Carlita, la actividad 1.1 llega antes de que esté programada la reunión para almorzar. Lógicamente debes ponerte en contacto con Dion y Carlita antes de programar tu almuerzo de planificación para anfitriones, actividad 1.2. Tu conversación con Dion y Carlita te proporcionará las fechas en las que estén disponibles y establecerán su compromiso para ayudarte a mudarte. Por lo tanto, la conversación con Dion y Carlita es predecesora de la Actividad de Almuerzo de Planeación del Anfitrión. Esta relación se esquematiza a continuación.
Figura 8.7 Relación entre dos actividades
Estos términos definen una relación que es similar a una relación familiar como padre e hijo. El padre existe en el tiempo antes que el hijo. De igual manera, cada elemento del diagrama puede tener relaciones predecesor-sucesor con otros elementos, así como un padre puede ser hijo de otra persona. A diferencia de la relación biológica padre-hijo, las actividades pueden tener más de un predecesor.
La relación entre una actividad predecesora y una actividad sucesora se denomina dependencia. La actividad sucesora comienza después y depende de la actividad predecesora. Debido a que la conversación con Dion y Carlita debe tener lugar antes de que se pueda programar una reunión de planeación, esto se llama dependencia natural porque la relación se puede inferir lógicamente. Las actividades que tienen relaciones predecesor-sucesor ocurren secuencialmente, una tras otra. Otro término para este tipo de relación es finish-start, lo que significa que la primera actividad debe terminar antes de que pueda comenzar la siguiente. Refiérase a la figura anterior.
Algunas actividades se llevan a cabo simultáneamente —al mismo tiempo. Si deben comenzar al mismo tiempo, tienen una relación start-start. Si las actividades pueden comenzar en diferentes momentos pero deben terminar al mismo tiempo, tienen una relación finish-finish. Consulte la Figura 8.8.
Figura 8.8
Relaciones predecesoras en el movimiento de John
La siguiente figura muestra las actividades en la mudanza de John con los predecesores identificados para los grupos de actividades Plan Move y Prepacking. Debido a que la relación finish-start es de lejos la más común, se asume que el tipo de relación es finish-start a menos que se mencione lo contrario.
Figura 8.9 Esquema de Actividades con Predecesores Identificados
(Los predecesores están entre paréntesis)
- Planear Mover/Inicio del Proyecto
- Contactar con Dion y Carlita
- Almuerzo planificando el anfitrión (1a)
- Desarrollar y distribuir horario (1b)
- Hacer arreglo de hotel en Atlanta (1a)
- Preembalaje
- Reunir material de empaque
- Seleccione compañía de furgonetas de mudanza y firme contrato
- Contacta 3 empresas de mudanzas y obtén ofertas (1c)
- Selecciona empresa y negocia un precio final (2bi)
- Firmar contrato de mudanza (2bii)
- Empaque pequeños artículos delicados (1c, 2a)
Retraso y plazos de entrega
La mayoría de las actividades en un diagrama de red tienen una relación finish-start. Si debe pasar una cierta cantidad de tiempo antes de que pueda comenzar una actividad sucesora, el retraso requerido se denomina tiempo de retraso. Por ejemplo, el concreto no alcanza su plena resistencia durante varios días después de ser vertido. Se requiere un tiempo de retraso entre el final del proceso de vertido y el inicio de la construcción que pone tensión sobre el concreto como se esquematiza en la Figura 8.10. De igual manera, debe permitir un tiempo de retraso para que los cheques de pago sean procesados por el sistema bancario antes de poder gastar el dinero.
Figura 8.10
En algunos casos, la actividad sucesora puede superponerse al final de su actividad predecesora y comenzar antes de que termine la predecesora. Esto se llama tiempo de entrega.
Tiempo de entrega en John's Move
En la mudanza de John, podrías comenzar a separar los artículos pequeños y delicados que se empacarán en el paso 2.3 antes de obtener los materiales de empaque en el paso 2.1 para que cuando los materiales estén disponibles, el paso 2.3 ya esté parcialmente completado. Si la preparación de los artículos pequeños para empacar puede superponerse a su predecesor y acorta el tiempo que lleva realizar ambas tareas por un día, tiene un tiempo de entrega de un día.
Figura 8.11
Las características e identificadores de una actividad son sus atributos.
En este punto del proceso de analizar el movimiento de John, cada actividad tiene un código de identificación, una breve descripción, predecesores, y tiempos de plomo o rezago, como se muestra en una tabla parcial de actividades en la Figura 8.12 “Tabla de atributos”.
Figura 8.12 Tabla de atributos
| Código | Descripción | Predecesores | Relaciones | Placero/Retraso |
|---|---|---|---|---|
| 1a | Contactar con Dion y Carlita | Ninguno | 0 | |
| 1b | Anfitrión planificando el almuerzo | 1a | FS (Acabado/Inicio) | 0 |
| 1c | Desarrollar y distribuir horario | 1b | FS | 0 |
| 1d | Hacer arreglo de hotel en Atlanta | 1a | FS | 0 |
| 2a | Reunir material de empaque | Ninguno | 0 | |
| 2bi | Contacta empresas de mudanzas de furgonetas y consigue tres ofertas | 1c | FS | 0 |
| 2bii | Selecciona empresa y obtén el precio final | 2bi | FS | 0 |
| 2biii | Firmar contrato de mudanza | 2bii | FS | 0 |
| 2c | Pac artículos pequeños y delicados | 1c y 2a | FS y FS | 1 |
Hitos
Los hitos son eventos significativos en tu proyecto. Un cronograma de hitos efectivo capturará las principales limitaciones al cronograma del proyecto y proporcionará una visión general del proyecto a nivel de resumen. A pesar de que los eventos de hitos son significativos para el proyecto, no consumen recursos y no tienen duración. Los hitos generalmente se indican en el cronograma del proyecto con un diamante y a menudo tienen una línea vertical en una gráfica a escala de tiempo para mostrar la relación de varias rutas de horario con el hito.
En nuestro proyecto John's Move, podríamos crear un hito llamado “todo el empaque completo” para representar la fecha en que todo está empacado y listo para la camioneta de mudanza. Cualquier retraso en esta fecha significará un retraso en la llegada de la camioneta en movimiento a Chicago, un retraso en la llegada de la camioneta en movimiento a Atlanta, y un retraso de todas las actividades de desempaque y otras actividades posteriores. Ver Figura 8.13 “Diagrama de Gantt”.
Representaciones Gráficas
Las relaciones entre actividades son más fáciles de reconocer si se presentan usando gráficos como gráficos de barras o una red de cajas conectadas.
Gráficos de barras
El tipo de gráfico de barras utilizado para ilustrar las relaciones de actividad en un proyecto es el diagrama de Gantt. El diagrama de Gantt fue desarrollado por Henry Gantt y utilizado en grandes proyectos, incluyendo la construcción de la presa Hoover y el sistema de carreteras interestatales de Estados Unidos (Reference.com, 2009). El diagrama de Gantt, también llamado gráfico de barras, es un gráfico escalado en el tiempo que representa cada actividad con una barra que refleja la duración, inicio y hora de finalización, como se muestra en la Figura 8.13 “Diagrama de Gantt”.
Figura 8.13 Diagrama de Gantt
Un diagrama de Gantt es fácil de leer y proporciona suficiente información para que los miembros del equipo del proyecto planifiquen actividades en un corto período de tiempo. Para muchos proyectos más grandes, un gráfico de barras de dos semanas, extraído del programa maestro más amplio, proporciona la información necesaria para que los miembros del equipo y los contratistas coordinen los detalles de la actividad. El diagrama de Gantt proporciona información para una planificación simple pero es limitado porque un diagrama de Gantt no ilustra bien las relaciones complejas.
Diagramas de red
Las personas reconocen las relaciones y los patrones de manera más efectiva cuando miran diagramas como el de la Figura 8.14 “Diagrama de red del proyecto”. El método de diagrama de precedencia (PDM) es una técnica para mostrar gráficamente la lógica del horario colocando las actividades en cajas con flechas entre ellas para mostrar las relaciones precedencia-sucesor. Los cuadros de este tipo de diagrama se denominan nodos y las flechas indican relaciones finish-start. Compare el diagrama de la Figura 8.14 “Diagrama de Red del Proyecto” con el esquema de la Figura 8.9 “Esquema de Actividades con Predecesores Identificados” para ver cuánto más fácil es trazar una ruta secuencial de una actividad a la siguiente en el diagrama de precedencia. Este tipo de diagrama también se denomina diagrama de red de proyecto.
Figura 8.14 Diagrama de red del proyecto
Principales conclusiones
- La estructura de desglose del trabajo es una lista de actividades, incluyendo estimaciones de sus duraciones, sus relaciones con los demás y los recursos que se les asignan.
- Los gráficos de barras se utilizan para indicar duraciones y secuenciación donde las relaciones son simples. Los diagramas de red se utilizan para mostrar relaciones complejas entre actividades.
Ejercicios
- ¿Qué es la estructura de desglose laboral?
- Si dos actividades son concurrentes y tienen la misma fecha de finalización, tienen una relación _______-_______.
- Un calendario que muestra cuando una persona, instalación o pieza clave del equipo está disponible es un calendario __________.
- ¿Cuál es la ventaja de un diagrama de red sobre un gráfico de barras para ilustrar la ruta crítica?
Comparar Gráficas
Referencias
Project Management Institute, Inc., Una guía para el Cuerpo de Conocimiento de Gestión de Proyectos (Guía PMBOK), 4ª ed. (Newtown Square, PA: Project Management Institute, Inc., 2008), 129.
Reference.com, “Henry Gantt”, www.reference.com/browse/wiki/Henry_Gantt (consultado el 27 de julio de 2009).