12.2: Plan de Adquisiciones

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Objetivos de aprendizaje

Describir el papel de los proveedores.
Describir el papel de los proveedores.
Describir el papel de los socios.

Una vez que se toman las decisiones de externalización versus autoejecución, el equipo de adquisiciones desarrolla el plan de compras.

El método de compra de productos o servicios depende de la singularidad e importancia del producto o servicio. Una forma de organizar el plan de adquisiciones es por el tipo de relación con los proveedores de los bienes o servicios externalizados.

Proveedores

Algunos de los bienes o servicios están comúnmente disponibles con poca variación en la calidad o disponibilidad. Dichos bienes y servicios se llaman commodities. Los proveedores de materias primas son proveedores y generalmente hay varios entre los que elegir. La compra de materias primas a proveedores se enfoca en lograr el menor costo. El costo de las materias primas a menudo se puede encontrar en el catálogo del proveedor. En proyectos más pequeños y menos complejos, los suministros se pueden comprar según sea necesario en el catálogo del proveedor.

A menudo hay ahorros de costos adicionales disponibles si se compran grandes cantidades de un producto al mismo proveedor. En proyectos más grandes y complejos, se elabora una lista de materiales y suministros a partir de la estimación de costos del proyecto. Esta lista se proporciona a los proveedores como solicitud de cotización (RFQ), y los proveedores responden con su precio más bajo. Para evitar elegir una oferta de una compañía que haga una promesa que no pueda cumplir, muchas organizaciones mantendrán una lista de proveedores que cumplan con los requisitos de la organización. Estos requisitos suelen incluir la capacidad comprobada de cumplir con las especificaciones de calidad y horario.

El equipo de gestión del proyecto desarrolla un procedimiento para solicitar cotización. En proyectos más pequeños, la organización de compras padre puede procesar todas las solicitudes de presupuesto. En proyectos más grandes, se establece una organización de adquisiciones con experiencia en compras. El equipo de compras elaborará una lista de todos los requisitos de adquisición para el proyecto y desarrollará un cronograma de adquisiciones que asegure que los materiales estarán disponibles para el proyecto cuando sea necesario.

El equipo del proyecto desarrolla una solicitud de presupuesto basada en las necesidades de cantidad y cronograma del proyecto y envía la RFQ a los proveedores calificados identificados. Luego, los proveedores desarrollan una cotización que enumera los materiales específicos a proporcionar, el precio de cada uno y un horario de entrega. El equipo del proyecto evalúa cada cotización de los proveedores y determina que la oferta del proveedor cumple con todos los requisitos, y en la mayoría de los casos, el proveedor con el precio más bajo recibirá la oferta.

RFQ para Contratista de Vivienda

Un contratista de vivienda que está construyendo diez casas idénticas desarrolla una lista de materiales que incluye toda la carpintería, plomería y suministros eléctricos necesarios para construir las diez casas. El contratista de vivienda desarrolla una solicitud de presupuesto para todos estos materiales, incluido el cronograma de construcción, y presenta la solicitud de presupuesto a las cuatro empresas de suministro de edificios más grandes de la región. Cada una de las empresas proveedoras decide ofertar por el proyecto y ofrece una oferta por los materiales en la RFQ. Uno de los postores tiene el precio más bajo pero no puede entregar los materiales al sitio de trabajo. El equipo del proyecto calcula el costo de transportar los materiales al lugar de trabajo. Después de agregar el costo de transporte a la oferta, ya no es el costo total más bajo. Se adjudica el contrato al postor con el costo total más bajo total.

Algunas organizaciones que realizan una gran cantidad de proyectos desarrollarán una relación con uno o dos proveedores a partir de desarrollar ahorros de costos para ambas organizaciones. Esta relación se llama comúnmente una relación clave con el proveedor.

Proveedor clave para suministros de vivienda

El contratista de vivienda desarrolla una relación clave de proveedor con una o dos de las empresas de suministro de edificios. La compañía de suministros para edificios garantizaría un descuento del 10 por ciento en todos los materiales y el contratista prometía comprar exclusivamente al proveedor clave. Ambas organizaciones ahorran el costo y el tiempo asociados con la preparación de la oferta. La compañía de suministros para edificios planea un volumen constante de negocios del contratista y el contratista puede esperar un tratamiento prioritario cuando los suministros son escasos.

Vendedores

Los proveedores suelen proporcionar un producto o servicio único que no se puede comprar fácilmente en el mercado. Por lo general, el proveedor proporciona un producto o servicio diseñado para el proyecto. Los siguientes son ejemplos de productos o servicios proporcionados por los proveedores:

Un gran contrato militar para diseñar y construir un nuevo avión de combate
Un nuevo diseño de programa de software para mejorar la eficiencia de una sala de urgencias hospitalaria
El diseño y construcción de un alto horno para una nueva acería

Los productos y servicios de los proveedores necesitan información y conocimiento del proveedor. En lugar de emitir una solicitud de cotización (RFQ) para una lista de materias primas, el equipo del proyecto emite una solicitud de propuesta (RFP). Se invita a las empresas que responden a una RFP a brindar enfoques creativos para agregar valor al proyecto. Se alienta a los postores a ofrecer alternativas de diseño, usos alternativos de materiales y alternativas de programación que cumplan con todos los requisitos del proyecto y también reduzcan el costo total del proyecto. Las ofertas se evalúan sobre el valor total del proyecto, incluyendo la contribución a los objetivos del proyecto.

RFP para Operación Minera

Un proyecto minero de cobre en Argentina incluyó el diseño y construcción del sitio minero, la extracción de cobre de las materias primas, la construcción de una tubería para transportar el mineral de cobre a la costa atlántica y la construcción de un puerto para permitir la carga del mineral de cobre en buques de varios tamaños. Los materiales de construcción, como madera, acero y concreto, se compraron a través de proveedores, incluidos proveedores clave.

>Algunos de los equipos utilizados para extraer el mineral de cobre de las materias primas cuestan varios millones de dólares y solo son fabricados por unas pocas empresas. El equipo del proyecto diseña el equipo para satisfacer las características del entorno minero en Argentina: tamaño, dureza y composición de la materia prima. Los documentos de licitación enviados a los proveedores de equipos de minería incluyeron la especificación de diseño y la especificación de desempeño del equipo, el cronograma del proyecto y el proceso de minería. Se emitió una solicitud de propuesta (RFP) a cada uno de los proveedores.

Debido a que el desempeño de los proveedores es fundamental para el éxito del proyecto, la gestión de la relación con los proveedores es una prioridad de gestión de proyectos. La administración de proyectos a menudo implementará procesos que alientan a los proveedores a enviar sugerencias que reducirán el costo total del proyecto, acortarán el cronograma o mejorarán el desempeño. El equipo de gestión de proyectos a menudo asignará a alguien del equipo para monitorear la relación y brindar apoyo de los recursos del proyecto para ayudar a asegurar el éxito de los proveedores.

Socios

Si la organización matriz carece de habilidades o relaciones clave, podría trabajar con otras organizaciones como socios, especialmente en proyectos internacionales.

Asociación en Proyecto Minero

En el ejemplo del proyecto minero argentino, la organización matriz de los Estados Unidos tenía experiencia en gestión de proyectos, ingeniería, adquisiciones, construcción y tecnología minera. La compañía también tuvo relaciones con los principales proveedores de equipos de minería. La constructora estadounidense se asoció con una compañía argentina que tenía experiencia y relaciones importantes para el éxito del proyecto.

>La compañía argentina aportó conocimiento local de la fuerza laboral de construcción; prácticas locales de ingeniería y construcción, conocimiento y experiencia en los procesos de permisos gubernamentales; y una relación existente con posibles proveedores clave y vendedores locales.

Una asociación es un arreglo formal para ejecutar el proyecto con cada parte aportando recursos. En la mayoría de las asociaciones, ambas partes se benefician del éxito del proyecto y comparten los costos asociados con un proyecto menos exitoso. Para el éxito de una asociación es fundamental la definición clara de roles y responsabilidades en el proyecto, una comprensión común de los objetivos del proyecto y un alcance de trabajo para cada socio.

Construir la relación entre los principales socios del proyecto es similar a construir relaciones con los clientes. En un proyecto grande y complejo, a menudo se requiere una sesión de alineación de asociaciones para generar la confianza requerida para los canales de comunicación abiertos. Mantener la relación permite una resolución de problemas más efectiva y una acción coordinada sobre el proyecto. Una relación de asociación bien administrada puede contribuir al logro de los objetivos del proyecto, reducir los costos generales y acortar el cronograma del proyecto. En la mayoría de los casos, la organización matriz es consciente de las debilidades en los recursos o habilidades del proyecto y busca un socio potencial que tenga los recursos o habilidades necesarios. En nuestro ejemplo argentino, la empresa matriz sabía que la experiencia de construcción en Argentina sería importante para un proyecto exitoso. Ambas compañías investigarán la capacidad de la otra compañía para asegurar que la asociación sea apropiada para ambas empresas.

Asociación de plantas biotecnológicas en Puerto Rico

En un proyecto para construir una nueva planta biotecnológica en Puerto Rico, una gran empresa de ingeniería y construcción seleccionó a una empresa puertorriqueña de ingeniería civil para diseñar el trabajo del sitio en el proyecto. Debido a que la planta se necesitaba rápidamente, el cronograma del proyecto era un componente importante de cada discusión y cumplir con la fecha de finalización del proyecto era un objetivo importante. Se pidió a la Compañía Puertorriqueña que comenzara a elaborar los dibujos civiles temprano, antes de que se hubiera desarrollado gran parte de la información necesaria. Esta fue una situación en la que una relación de asociación beneficiaría al proyecto. Ambas compañías se apoyarían mutuamente para lograr los objetivos del proyecto y ambas se beneficiarían del éxito del proyecto.

>En esta situación, el plan de adquisiciones del proyecto especificó el desarrollo de un subcontrato para la ingeniería civil, y se desarrolló un contrato con un alcance claro de obra y un costo basado en completar la obra en el contrato a tiempo y de acuerdo a las especificaciones. Debido a que el agresivo cronograma del proyecto requería que la empresa de ingeniería civil comenzara a trabajar antes de que estuviera disponible toda la información necesaria, se requerían órdenes de cambio cuando se dispuso El contrato permitió varios días para evaluar el impacto del cambio en el costo y el horario, y el proceso de evaluación del tiempo comenzó a causar retrasos en el proyecto.

>Finalmente, se desarrolló un nuevo contrato para hacer de la compañía puertorriqueña un socio. Estos nuevos arreglos de asociación permitieron a los ingenieros obtener información temprana y aportar ideas que acortarían el horario. Este caso es un ejemplo de la necesidad de evaluar los objetivos y el entorno del proyecto y desarrollar una estrategia de adquisiciones que se ajuste a las condiciones del proyecto.

Claves para llevar

Las materias primas se compran a través de proveedores utilizando una solicitud de cotización (RFQ) y se seleccionan sobre la base del precio. Una excepción es la relación clave con el proveedor donde la relación proveedor-organización es a largo plazo y el proveedor pasa algunos de los ahorros de evitar el proceso de licitación.
Los proveedores brindan productos y servicios diseñados para el proyecto en base a una solicitud de propuesta (RFP) que invita a los proveedores a cumplir con los objetivos de la solicitud utilizando sus productos y habilidades.
Si la organización carece de habilidades o relaciones clave, podría formar un acuerdo de asociación con otra compañía para compartir los beneficios y riesgos del proyecto.

Ejercicios

Las materias primas se describen en ______ (acrónimo de tres letras).
Los objetivos del trabajo se describen en un _____________ (acrónimo de tres letras), y los detalles de cómo lograr esos objetivos son propuestos por el proveedor.
Si un proyecto se lleva a cabo en un país diferente, el equipo del proyecto podría buscar un _________ con una compañía local para proporcionar contactos locales y experiencia en temas locales.
¿Qué diferencia tiene una relación clave con proveedores?
¿Cuál es la diferencia entre una RFP y una RFQ?
¿En qué se diferencia una asociación de una relación con un proveedor?

Internaliza tu experiencia de aprendizaje preparándote para discutir lo siguiente.

>Si estuvieras construyendo tu propia casa, ¿cuál sería un ejemplo de algo que se obtendría usando una RFQ y algo que se obtendría con una RFP? Describa cómo sus opciones cumplen con las descripciones de productos o servicios adquiridos de proveedores o vendedores.