4.3: Datos internos

Qué aprenderás a hacer: Procesar información de fuentes internas

Barron's define los datos internos como: ^[1]

Información, hechos y datos disponibles dentro de los sistemas de información de una empresa. Los datos internos normalmente no son accesibles por terceros sin el permiso expreso de la compañía.

Si bien esta definición parece sencilla, la complejidad de recopilar y analizar este tipo de datos puede ser más complicada de lo que uno podría pensar. El procesamiento de datos de fuentes internas requiere paciencia, diligencia y cuidado. Hay dos preocupaciones principales:

1. El acto de recabar información sobre su propia organización no está exento de consideraciones políticas y éticas. Cuando una persona de una parte de la organización busca datos sobre otra, o sobre la empresa en su conjunto, puede tener implicaciones para el bienestar y la seguridad de las circunstancias de las personas. Piense en un vendedor que está teniendo su volumen estudiado por un analista de recursos humanos o un contador siendo cuestionado sobre la rapidez con la que su división procesa las facturas; la investigación sobre los fenómenos organizacionales puede ser un evento cargado.
2. Los datos pueden ser dinámicos y, a menudo, difíciles de encontrar. Algunos datos son relativamente sencillos y pueden capturarse a tiempo, o la recopilación y publicación de los datos es obligatoria por un elemento externo. Por ejemplo, estudiar a Apple desde sus 10-K es sencillo; sin embargo, aprender más sobre su cultura de las personas que actualmente trabajan allí es mucho más complicado, como lo ilustra este artículo de Business Insider UK aquí. Las razones por las que una organización estaría tan cerca de su cultura suele justificarse por el panorama competitivo en el que opera.

piénsalo

¿Cómo abordarías la recopilación de datos sobre tu organización si trabajas en una industria competitiva y muy vigilada?

Para nuestros fines aquí, el enfoque correcto para procesar sus datos es preguntarse al principio de su estudio, “¿hay alguna parte de este proyecto que pueda ser problemática para cualquier grupo de interés involucrado?”

Entonces, ¿qué es un stakeholder? Un stakeholder es alguien que tiene un interés particular en la organización; las personas que trabajan en la organización son claras partes interesadas al igual que los clientes, accionistas, proveedores y vendedores. En resumen, realizar un (breve, como mínimo) Análisis de partes interesadas antes de su investigación es prudente. Si bien este tipo de análisis pueden convertirse en sus propios informes en profundidad, su objetivo aquí es abordar las sensibilidades políticas, de césped y estratégicas con respecto a la recopilación de sus datos; su análisis de stakeholders no necesita ser perfecto o exhaustivo, sino considerarlo una parte importante del procesamiento de sus datos.

https://youtu.be/LFHlal9fwkU

Aprendizaje Outcomess

• Identificar tipos de fuentes primarias y datos internos
• Discutir métodos para recopilar y analizar datos internos
• Crear libros de trabajo y dar formato a datos en Microsoft Excel
• Crear libros de trabajo y dar formato a los datos en Google Sheets

Fuentes Primarias

La Biblioteca Universitaria Ithaca define las fuentes primarias como: ^[2]

[Directa] o evidencia de primera mano sobre un evento, objeto [o persona, y podría incluir] documentos históricos y legales, relatos de testigos oculares, resultados de experimentos, datos estadísticos, piezas de escritura creativa, grabaciones de audio y video, discursos y objetos de arte. Entrevistas, encuestas, trabajo de campo y comunicaciones por Internet vía correo electrónico, blogs, listservs y grupos de noticias también son fuentes primarias.

Pregunta de práctica

¿Cuál de las siguientes opciones define mejor el término fuente primaria?

• Redes sociales
• evidencia de primera mano sobre un evento, objeto o persona.
• Nuevas cuentas de un incidente.

Responder

evidencia de primera mano sobre un evento, objeto o persona.

Datos internos

Los datos internos son datos sobre su organización derivados de fuentes primarias internas. Un informe de RRHH sobre rotación y contratación o finanzas de Contabilidad o Finanzas son ejemplos comunes. Observe cómo un artículo en una revista de negocios sobre la gestión del talento de su organización sería una fuente secundaria, incluso si hacía referencia a datos internos, originalmente una fuente primaria. Los datos internos generalmente no están disponibles fuera de la organización a menos que la organización tenga el mandato de producir dichos informes, por ejemplo, las empresas que cotizan en bolsa deben presentar una variedad de informes ante la Comisión de Bolsa y Valores de Estados Unidos (SEC). Dependiendo del tamaño de su organización, sus propias presentaciones públicas pueden ser una gran fuente de material para sus informes comerciales.

Echemos un vistazo al 10-K de Apple, que es un informe que las empresas que cotizan en bolsa deben hacer anualmente sobre sus organizaciones. Los informes anuales 10-K de Apple se pueden encontrar en línea.

Si bien los datos de Apple se publican públicamente para grandes empresas orientadas a inversores (es decir, “que cotizan en bolsa”), datos similares serían interesantes y significativos para otras empresas en cualquier entorno empresarial. Podríamos argumentar que los datos más fundamentales son los financieros, pero otros datos, como los relacionados con las prácticas de contratación de empleados, biografías de liderazgo y otra información más cualitativa, aún resultarían beneficiosos. En esto, podemos argumentar que tanto los datos cuantitativos como los cualitativos son deseables; ambos son necesarios para obtener la mejor imagen de la realidad de la situación de una empresa determinada.

Recopilación de datos internos

Recopilar datos sobre su propia organización es un fenómeno mucho más complicado de lo que podríamos sospechar. Dependiendo de tu proyecto o reporte de negocio, la política del evento puede ser bastante sustancial. Los datos internos pueden provenir de una variedad de fuentes y departamentos, desde informes de ventas, documentos financieros, información de recursos humanos o de otros lugares.

Si volvemos al caso de Martha, recordamos que su proyecto consiste en estudiar el impacto de The Human Fund en las personas sin hogar en el centro de Chicago. Su lectura de antecedentes sin duda implicaría mirar cualquier dato disponible disponible en su propia organización. Dependiendo de dónde se siente y para quién trabaje, estos datos pueden estar fácilmente disponibles, o su uso podría requerir algún tipo de privilegio y acceso entre divisiones, o al menos en equipo. Ojalá pueda tener en sus manos información interna como el número de participantes en el Fondo Humano, encontrar información sobre cuánto tiempo participan los individuos en el programa, u obtener números sobre el costo del programa para la empresa, etc.

Investigación en Ciencias Sociales

El acceso es un concepto clave en la investigación en ciencias sociales. Los antropólogos, que a menudo se sumergen en subculturas para observar sus vidas, probablemente entienden los problemas de acceso mejor que la mayoría de los otros investigadores. Si no tienen buen acceso a un grupo, su capacidad para realizar su estudio se ve comprometida. Los antropólogos que estudian a la población sin hogar en Chicago podrían vivir entre ellos por un tiempo. Dado que esto no es práctico para Martha, decide hacer investigación más como una socióloga, que tiende a utilizar encuestas y tiene menos necesidad de acceso directo y prolongado. Sin embargo, las encuestas pueden ser difíciles de usar, ya que pueden completarse de manera incorrecta, incompleta o no en absoluto. Cuando estás participando en “¿Cómo lo hicimos?” encuestas después de una llamada telefónica de atención al cliente u otro evento de servicio, usted está participando en la investigación sociológica.

verlo

Echa un vistazo a los siguientes dos videos que discuten la recolección de datos antropológicos y sociológicos:

https://youtu.be/J5aglbgTEig

https://youtu.be/QwhK-iEyXYA

Observe la diferencia de actitud y metas. Si bien esta explicación es un poco simplificada, el antropólogo está interesado en observar y comprender la cultura; el sociólogo realiza encuestas y pruebas de ideas mediante el uso de herramientas menos personales, pero más estructuradas. Para nuestros propósitos, podemos considerar cómo ambos tipos de recolección de datos, y ambos tipos de actitudes hacia los datos, son útiles para la redacción de informes comerciales. El objetivo es obtener la mayor comprensión posible de un problema. Dependiendo de su tiempo disponible, usar múltiples métodos es sabio.

Pregunta de práctica

En términos generales, los sociólogos tienden a utilizar encuestas para estudiar organizaciones, mientras que los antropólogos tienden a ________.

• ver desde la distancia.
• depender de fuentes secundarias.
• insertarse en la organización.

Responder

insertarse en la organización.

Análisis de datos

Su análisis de un conjunto de datos dado, ya sea interno o externo, se basa en los datos recopilados. La antropología tiende a ver lo siguiente como tipos de datos:

• los tipos de interacciones, a menudo llamadas “transacciones” que la población realiza
• temas y temas de las transacciones
• ocurrencia/recurrencia de las transacciones
• tensiones entre lo que el grupo representa como “verdad” versus observaciones que el investigador o analista percibe de manera diferente

Los antropólogos intentan establecer conexiones y significado vinculando estos datos con historias y relatos de una cultura o experiencia determinada. En entrevista con CBS News, la doctora Genevieve Bell, antropóloga, discute su interés por las personas y cómo es estudiarlas, “sobre pasar tiempo con ellas”. ^[3] Si bien estos datos pueden parecer “blandos” a veces, o demasiado dependientes de la interpretación del investigador, este tipo de estudio es muy útil para la mayoría de las circunstancias comerciales. Siempre que el escritor o investigador del informe de negocios sea consciente de su (s) sesgo (es) y haya pensado en la ética de su investigación (es decir, análisis de stakeholders), el tipo de insights derivados puede ser bastante útil.

Los conjuntos de datos sociológicos pueden ser similares, pero el análisis será más cuantitativo y se desglosará en categorías y variables para el análisis estadístico. Las encuestas son la herramienta más común para obtener datos sociológicos. Naturalmente, estarías familiarizado con muchos de ellos, por ejemplo, encuestas de satisfacción del cliente, expresando tu opinión en torno a un producto en particular. Por lo general, se te pide que expreses la opinión a lo largo de una escala Likert: algo así como “7 significa que estás extremadamente satisfecho, 1 significa que estás extremadamente insatisfecho”. Dependiendo de lo elaborado que le gustaría que fuera su análisis, trabajar con conjuntos de datos estadísticos puede llegar a ser bastante complejo. También hay temas en torno a cuantificar el comportamiento y la opinión humanos. Claramente, es probable que los 7 de una persona sean diferentes de los de otra, aunque sean lo suficientemente similares conceptualmente. Para nuestros propósitos aquí, le recomendamos enfatizar la simplicidad en el análisis de datos de su negocio. Los sociólogos profesionales, capacitados en habilidades como el análisis multivariado, pueden ayudar cuando se requiere, pero generalmente este tipo de análisis es innecesario para la toma de decisiones diarias y la difusión de información.

Si decides analizar conjuntos de datos usando métodos estadísticos, manipular los datos a través de una plataforma de terceros como Qualtrics o Survey Monkey puede ser útil. Desarrolle encuestas simples y use escalas Likert muy simples para ayudar a cuantificar sus datos. Tenga en cuenta que las encuestas presentan datos cualitativos en forma cuantificada; tenga cuidado al representar este tipo de datos como precisos y representativos del sentimiento o comportamiento humano.

Preguntas de práctica

¿Qué perspicacia del estudio antropológico cualitativo se puede aplicar a la investigación en los negocios?

• Aprender a razonar tu salida de cualquier situación.
• Entender que todos tienen sesgos, y normalmente es mejor reconocerlos que fingir que no existen.
• Comprender la variedad de métodos de encuesta disponibles y cuándo usar cuál.

Responder

Entender que todos tienen sesgos, y normalmente es mejor reconocerlos que fingir que no existen.

Trabajar en Microsoft Excel

Imagina que tienes muchos datos comerciales. Quizás tengas nombres y direcciones para una lista de correo. Tal vez tengas datos de inventario o valores de ventas trimestrales. Toda esta información podría guardarse en un documento de Word, pero Microsoft Office en realidad tiene un programa extremadamente útil para organizar, almacenar e incluso manipular datos: Microsoft Excel.

Aprender a usar Microsoft Excel es una de las habilidades laborales más útiles y versátiles que puede adquirir, y crear una hoja de trabajo en un libro de trabajo es el primer paso. Muchas de las habilidades que aprendiste para Microsoft Word también se pueden aplicar a Microsoft Excel, como el formato básico de texto y las extensiones de archivo. La extensión de archivo para un libro de Microsoft Excel es .xlsx, aunque las versiones anteriores a 2003 de Excel podrían usar .xls.

En esta página, nos centraremos en la manipulación de datos, más que en la apariencia de la hoja de trabajo. Además, si bien esta página solo proporciona un método para completar cada tarea, puede haber múltiples formas de lograr un solo objetivo. Para una instrucción más profunda, consulte este curso en línea que cubre los conceptos básicos de Microsoft Excel.

Uso de Excel

Antes de usar un libro de trabajo, es útil conocer algunos términos clave.

1. Celda. Esta es la zona donde ingresarás datos.
2. Fila. Las filas son celdas alineadas horizontalmente.
3. Columna. Las columnas son celdas alineadas verticalmente.
4. Hoja de trabajo. Una hoja de trabajo es una sola página dentro de un libro de trabajo. Al igual que las pestañas en un navegador de Internet, las pestañas de un libro de Excel muestran diferentes páginas, u hojas de trabajo. Un libro de trabajo puede tener muchas hojas de trabajo incluidas en él. En esta captura de pantalla, el libro solo tiene una hoja de trabajo y una pestaña, que está etiquetada Hoja1. La pestaña seleccionada muestra la hoja de trabajo seleccionada. Al pulsar el botón + se agregará otra hoja de trabajo. Cuando guarda un libro en Excel, se guardan todas las hojas de trabajo de ese libro.

Estilos de coma

A veces, es posible que también desee usar un estilo de coma específico con números ingresados en una hoja de cálculo de Excel. Por ejemplo, es posible que desee que “1234” se muestre como escrito o con una coma como “1,234”.

Los estilos de coma son fáciles de cambiar en Excel usando una opción de selección rápida en el grupo Número en la cinta. Simplemente haga clic en el botón Estilo de coma en el grupo Número.

Al hacer clic en el botón de estilo de coma, el estilo de coma predeterminado es mostrar números con una coma en el lugar de miles e incluir dos decimales (Ej: “1200” se convierte en “1,200.00). Esto también cambiará los estilos de celda visibles en el área Estilo” de la cinta para que pueda seleccionar fácilmente diferentes opciones para coma y formato de visualización.

A continuación se enumeran las tres opciones más comunes para coma y formato de visualización.

1. Coma: coma con dos decimales (p. ej., 1,234.00)
2. Coma [0]: coma sin decimales (p. ej., 1,234)
3. Moneda: Coma con dos decimales y un signo de dólar (por ejemplo, $1,234.00)

Formato de Celda

Como se mencionó anteriormente, Excel tendrá por defecto ciertos estilos cuando cree una nueva hoja de trabajo. En particular, esto incluye la forma en que se muestran los números y si se incluyen o no comas automáticamente. En esta sección, echaremos un vistazo al cambio de estos valores predeterminados.

Cuando escribe números en un libro de Excel, suele tener un formato predeterminado. Por ejemplo, si escribe “12/15/17”, Excel convertirá esto para que diga “12/15/2017”, asumiendo que estaba ingresando mes, día y año abreviado. De igual manera, “3/4” se exhibirá al “4-Mar”, el cuarto día de marzo. No obstante, es posible que haya estado ingresando fracciones, por lo que “3/4” estaba destinado a indicar tres cuartas partes en su lugar.

Si este es el caso, necesitará formatear sus celdas para mostrar correctamente la información que está ingresando. Cuando sea posible, considere formatear sus celdas antes de ingresar los datos. De lo contrario, Excel puede convertir algunas de las entradas y deberá volver a ingresar esa información.

1. Comienza resaltando las celdas que planeas usar.
2. Seleccione el menú desplegable Formato del grupo Celdas de la cinta de opciones.
3. Seleccione la opción Formato de celdas en la parte inferior del menú desplegable.

Relleno Flash

Al igual que muchos programas de software modernos, Excel está diseñado para reconocer ciertos patrones. Por ejemplo, tal vez estés creando una tabla que enumere los apellidos y nombres de los asistentes a una sesión de capacitación de la empresa. Después de que todos los nombres hayan sido ingresados en dos columnas separadas, te das cuenta de que te gustaría que una sola columna muestre correctamente el nombre completo. Una manera fácil de lograr esto sin tener que reescribir manualmente la lista completa es usar Flash Fill.

1. Cree una nueva columna para la información combinada que desea mostrar.
2. En la primera celda, escriba el nombre como desee que se muestre. En nuestras capturas de pantalla, este sería “John Smith”.
3. Comience a escribir el siguiente dato en la siguiente celda. Excel debería sugerir automáticamente una opción de Relleno Flash.
4. Si la sugerencia de Relleno Flash coincide con la forma en que le gustaría que se muestre la información, simplemente presione la tecla Enter y el resto de su columna debe completar automáticamente.

Flash Fill es especialmente útil si tus datos están inicialmente en diferentes formas pero quieres que la información final se muestre de la misma manera. Por ejemplo, en nuestra lista de asistentes, algunos de los nombres estaban en mayúscula, en mayúsculas, o no tenían mayúsculas. En ocasiones es posible que necesites actualizar manualmente más de una opción pero Excel detectará tu patrón.

Flash Fill se debe activar automáticamente en Excel pero si no lo es, puedes activarlo usando los menús Archivo > Opciones > Avanzado. También puedes activar o desactivar Flash Fill usando el atajo Ctrl+E. Ten en cuenta que la versión Mac de Excel no tiene Flash Fill.

Datos SUM

Uno de los principales usos de Excel es organizar y manipular datos numéricos. A menudo es posible que desee sumar todos los números en una columna o fila. Excel tiene fórmulas y comandos para agregar automáticamente tus datos, y la forma más fácil de usar esta función es el botón Autosuma.

1. Una vez que tus números estén organizados ya sea en fila o columna, haz clic en la celda donde deseas que se muestre la suma total. En la captura de pantalla a continuación esta fue A13.
2. Haga clic en el botón Autosuma del grupo Edición de la cinta.
3. Excel resaltará las celdas que está sumando y aplicará la fórmula SUM.
4. Presiona Enter para aceptar las celdas resaltadas y ver el valor total de tus datos.

Tenga en cuenta que es posible SUMA varias columnas (o filas) a la vez. Seleccione todas las celdas que desee mostrar una SUM y haga clic en Autosuma. Excel sumará individualmente las columnas.

Clasificación de datos

1. Seleccione la columna o fila que desea ordenar.
2. Desde el botón Ordenar y filtrar en el grupo Edición en la cinta, haga clic en el botón Ordenar.
3. En el menú, elige cómo te gustaría ordenar los datos. Por ejemplo, de A a Z o de Z a A. Tenga en cuenta que de A a Z es equivalente a Menor a Mayor y de Z a A es equivalente a Mayor a Menor.

Filtrado de datos

Después de ingresar datos en Excel, también es posible filtrar, u ocultar algunas partes de los datos, en función de las categorías indicadas por el usuario. Al usar la opción Filtro, no se pierden datos; simplemente se ocultan a la vista.

1. Seleccione la columna o fila que desea ordenar.
2. Desde el botón Ordenar y filtrar en el grupo Edición en la cinta, haga clic en el botón Filtrar.
3. Cuando aparece el menú Filtro, puede elegir qué categorías de datos ocultar y anular la selección de los botones correspondientes. Por ejemplo, puedes anular la selección del botón junto a grande y ya no verás las celdas grandes en tu tabla.

Funciones

Excel puede realizar una variedad de funciones de análisis de datos realmente agradables para usted. Ya hemos abordado cómo se pueden filtrar datos. Pero también puedes buscar otras conexiones, o filtrar grandes cantidades de celdas para determinar con qué frecuencia ocurre algo.

COUNTIF

COUNTIF es una forma de pedirle a Excel que cuente cuántas veces aparece cierta información en su hoja de trabajo. Por ejemplo, tal vez quieras saber con qué frecuencia aparecen “playeras” en una lista de inventario. Todo lo que necesitas hacer es pedirle a Excel que cuente el número de celdas que contienen la palabra “camisa”.

1. Determine qué celdas desea que Excel vea. En nuestro ejemplo, veremos A2 aunque A13.
2. Haga clic en la celda en la que desea que se muestre su conteo.
3. Escriba la fórmula para un conteo
   =COUNTIF (A2:A13, “camisa”)

Aquí le estás diciendo a Excel qué celdas examinar, de A2 a A13, y qué buscar: “camisa”. Tenga en cuenta que su texto debe coincidir exactamente con lo que se escribe en las celdas, y si está buscando una palabra específica, debe estar entre comillas (así que “camisa” en lugar de camisa).

4. Pulsa enter y tus resultados aparecerán.

SI

Otra función de uso común en Excel es la función “IF”. En este caso, le estás pidiendo a Excel que busque algo y luego te diga si ocurrió ese algo. Por ejemplo, tal vez quieras comparar si tus gastos mensuales estaban por debajo de tu presupuesto mensual. Ese es el escenario que veremos en nuestro ejemplo.

En este caso, solo pidamos una simple respuesta de “sí” o “no”. Mirando la captura de pantalla a continuación, puede ver cómo la hoja de trabajo tiene todos los datos a mano. Estamos buscando si la información en la columna C es menor que la información en la columna B. Nos gustaría que la columna D muestre la respuesta (sí o no).

1. Da click en D2 e ingresa la función “IF” para lo que quieres que Excel compare y haga.
   =SI (C2<B2, “Sí”,” No”)

2. No es necesario volver a introducir manualmente la fórmula en las otras celdas de D. En su lugar, puede copiar y pegar la fórmula de D2 a D3, D4, etc. Cada vez que hagas esto, la fórmula debe actualizarse automáticamente con el número de celda correcto para comparar.

Como puede ver, las celdas D comienzan a mostrar “Sí” o “No”. “Sí” significa que los gastos en la columna C fueron menores al presupuesto mensual ingresado en la columna B. “No” significa que los gastos fueron superiores al presupuesto. Al igual que en la función COUNTIF, es necesario incluir el texto entre comillas.

Preguntas de práctica

Amy acaba de recibir una hoja de trabajo del call center automatizado. Le interesa ver cuántas llamadas pudo procesar Mike, el empleado más nuevo. ¿Qué función de Excel debería usar para determinar esta información?

• “SI”
• “COUNTIF”
• Filtrar

Responder

“COUNTIF”

Preguntas de práctica

Randy está tratando de determinar si las quejas de los clientes siguen activas en el sistema de rastreo y luego por qué. Después de recibir una hoja de trabajo con todas las quejas y su estado listado, primero quiere indicar en la hoja de cálculo cuáles siguen activas con una nueva columna que muestre 'sí' o 'no'. ¿Qué función de Excel debería usar para hacer esto?

• Filtrar
• “COUNTIF”
• “SI”

Responder

“SI”

Gráficos de columnas agrupadas

Excel no solo se utiliza para organizar y procesar datos y fórmulas. También se puede utilizar para representar visualmente datos en forma de tablas y gráficas. En esta página, trabajaremos en crear un gráfico básico, el gráfico de columnas agrupadas, y luego modificar un estilo de gráfico.

Un gráfico de columnas agrupadas a veces se llama gráfico de barras, porque muestra datos organizados en formas sólidas como pilares. Un gráfico de columnas agrupadas organiza estos pilares arriba y abajo, por lo que son “columnas”. Por otro lado, un gráfico de barras agrupado organiza estos pilares de izquierda a derecha, por lo que son “barras”. Los gráficos de barras son tablas útiles cuando se observan cambios de mes a mes o entre empleados.

El primer paso para crear cualquier gráfico es organizar tus datos. Definitivamente es una buena idea incluir encabezados en la primera celda de cada columna. Por defecto, un gráfico de columnas agrupadas agrupará los datos por las columnas de tu tabla, así que intenta tenerlo en cuenta al configurar la hoja de trabajo.

1. Después de organizar tus datos, selecciona las celdas que deseas incluir en el gráfico. Esto debería ser por lo menos dos columnas.
2. Da clic en la pestaña Insertar y encuentra el grupo Gráficos de la cinta.

3. “Gráfico de columnas agrupadas” es en realidad un gráfico recomendado. Haga clic en esa tabla.

4. Al seleccionar el gráfico, verá cuadros de colores que rodean los datos que se conectan a las diferentes categorías del gráfico.

Pregunta de práctica

Lorenzo ha devuelto datos de artículos organizados por mes. Si desea ver visualmente qué mes tuvo más rendimientos, ¿qué debería hacer?

• Ordenar los datos
• Autosuma de los datos
• Crear un gráfico de columnas agrupadas

Contestar

Crear un gráfico de columnas agrupadas

Estilos de gráfico

Una vez que haya creado un gráfico, o si se le da una hoja de trabajo que contiene un gráfico, es muy fácil cambiar el estilo del gráfico.

1. Haga clic en la tabla que desea cambiar. La pestaña Diseño debería aparecer en el área de la cinta de opciones.
2. Haga clic en el botón Cambiar tipo de gráfico

3. Haga clic en el tipo de gráfico que desee.

Desde esta misma ventana, también puede cambiar los datos que se están trazando. Por ejemplo, puede cambiar qué datos de una fila a una columna o cambiar qué datos están dispuestos en el eje x o y.

Formato Condicional

Como hemos aprendido hasta ahora, Excel tiene una amplia variedad de herramientas fáciles de usar para organizar, clasificar y marcar información de otra manera. Piense en cuando aplicamos estilos a una celda para indicar buena información o información que necesita ser verificada. Excel también tiene la capacidad de aplicar automáticamente dichas marcas a través del formato condicional.

Con el formato condicional, le das a Excel una regla, como “menos de 10", y el programa escaneará tus datos y resaltará todas las celdas que cumplan con esa regla. Ya hay varias reglas disponibles, pero también puedes crear y aplicar tus propias reglas y pistas visuales.

1. Seleccione las celdas, filas o columnas que desee que tengan formato condicional.
2. En el grupo Estilos, haga clic en el botón Formato condicional
3. Seleccione el estilo de formato que desee. Aquí tenemos Highlight Cell Rules.
4. Selecciona el tipo específico de regla que deseas usar y luego aplica tu valor objetivo. Aquí hemos seleccionado Menos que.

5. El formato aparecerá automáticamente para que puedas ver cómo se verá. Tenga en cuenta que Excel proporcionará automáticamente un valor, pero puede cambiarlo manualmente.
6. Presiona OK si deseas aplicar el formato. De lo contrario, cuando salgas del menú de formato, desaparecerá.

Una herramienta importante a tener en cuenta es la capacidad de ingresar tus propias reglas. Esto puede incluir aplicar formato a intervalos de fechas específicos, a texto específico (como nombres) o incluso celdas que están en blanco. En este caso, también estableces el formato, así que en lugar de resaltar celdas puedes elegir tachar texto o cambiar la fuente, cambiar el tamaño o negrita el texto.

Pregunta de práctica

Marisa acaba de recibir una hoja de trabajo grande con los últimos cinco años de nombres de los mailers mensuales. Ella quiere determinar rápidamente cuántas duplicaciones hay en la lista. ¿Qué debería hacer?

• Formatear condicionalmente con “Regla de Resaltar Celdas">"Valores duplicados”
• Buscar manualmente a través del texto direcciones duplicadas
• Formatear condicionalmente con su propia regla específica para direcciones específicas

Contestar

Formatear condicionalmente con “Regla de Resaltar Celdas">"Valores duplicados”

Trabajar en Google Sheets

Google Sheets es muy similar a Microsoft Excel. Quizás la mayor diferencia entre ambos es la funcionalidad en línea de Google Sheets, que permite la colaboración en tiempo real. Adicionalmente, como Google Sheets es una herramienta en línea gratuita, puedes estar seguro de que todos los que trabajarás tienen o pueden tener acceso a Google Sheets, siempre y cuando tengan internet.

En Google Sheets, la creación de una hoja de cálculo, la manipulación de datos, y el tipo de uso y resultados son todos muy similares al uso en Microsoft Excel. A continuación se muestra una captura de pantalla de una hoja de Google sin usar y sin usar Observe la misma orientación de columnas y filas, varias formas de ajustar la visualización de datos numéricos a través de los botones de la barra de menú y botones de fórmula a lo largo de la barra superior (Figura 1).

Aprender a usar Hojas es igualmente útil para aprender Excel; ambos usan el mismo tipo de organización y manipulación de datos, y crear una hoja de trabajo es casi idéntica. Muchas de las habilidades que aprendiste para Excel también se pueden aplicar a Google Sheets, como el formato básico de texto. Las extensiones de archivo para Google funcionan de manera diferente, y posiblemente una fortaleza de Google Sheets sobre Microsoft es la capacidad de colaborar en la nube en tiempo real en una hoja determinada.

En esta página, aprenderás los conceptos básicos del uso de Google Sheets, enfocados en reorganizar la información en tablas y cambiar elementos de estilo.

Pregunta de práctica

¿Cuál es posiblemente la mejor característica de Google Sheets?

• Integración con otras aplicaciones de oficina.
• Colaboración en tiempo real
• Visualmente simple y fácil de usar.

Contestar

Colaboración en tiempo real

Creación de una nueva hoja de punta

Puedes abrir Google Sheets iniciando sesión en Google Drive en cualquier navegador web o yendo directamente a sheets.google.com. Una vez allí, serás llevado a la pantalla de inicio de Google Sheets (Figura 2).

Para crear una nueva hoja de Google, haga clic en el mosaico en blanco con el símbolo grande verde + (como se ve en la parte superior izquierda de la Figura 2). Esto abrirá una nueva hoja idéntica a la hoja en blanco que se ve en la Figura 1.

Uso de Google Sheets

La mayor parte de lo que ves es muy similar a Excel. Podría decirse que Excel tiene más funcionalidad y probablemente debería usarse si es necesario un procesamiento de datos de gran tamaño (páginas y páginas de datos). Para análisis de datos menores, o para mirar diagramas de flujo u otros datos visualmente, Google Sheets es probablemente mejor que Excel. Esto es cierto particularmente si consideras las sólidas funciones para compartir que vienen con Google Drive. Microsoft Office también tiene uso compartido en línea basado en la nube. Nuestra recomendación sería experimentar con ambos para sus necesidades de investigación.

Al igual que Excel, Sheets tiene los siguientes términos exactos:

1. Celda. Esta es la zona donde ingresarás datos.
2. Fila. Las filas son celdas alineadas horizontalmente.
3. Columna. Las columnas son celdas alineadas verticalmente.
4. Hoja de trabajo. Una hoja de trabajo es una sola página dentro de un libro de trabajo. Al igual que las pestañas de un navegador de Internet, las pestañas de un libro de Google Sheets muestran diferentes páginas, u hojas de trabajo. Un libro de trabajo puede tener muchas hojas de trabajo incluidas en él. En esta captura de pantalla, el libro tiene solo una hoja de trabajo y una pestaña, que está etiquetada Hoja1. La pestaña seleccionada muestra la hoja de trabajo seleccionada. Al pulsar el botón + se agregará otra hoja de trabajo. El ahorro es automático en Google; cuando construyas más hojas, todas se guardarán en ese libro de trabajo.

Complementos

Si bien la mayoría de Google Sheets es casi idéntica a Microsoft Excel, existen diferencias notables. La principal diferencia en la que nos centraremos aquí son los complementos de Google Sheets, a los que puedes acceder en un menú desplegable (Figura 4).

Una fortaleza de Google Drive, y la suite ofimática de Google de escritura grande, es la adición de complementos de terceros. Estos van desde estilos que pueden cambiar la apariencia de una Hoja determinada (ver Figura 5), hasta la adición de macros o herramientas que ayudan con la gradación u otro tipo de análisis de datos. Dependiendo de sus datos y objetivos para usar los datos, puede elegir literalmente entre miles de opciones. Si buscas una funcionalidad en particular, puedes usar la barra de búsqueda en la esquina superior derecha de la ventana de complementos (Figura 5).

Estos complementos se pueden usar para una variedad de propósitos, la mayoría de los cuales giran en torno a agregar o “hacer estallar” la funcionalidad en la propia hoja de cálculo.

galería de plantillas de vértice

La Galería de Plantillas Vertex (que se ve en la fila inferior de la Figura 5) te da la opción de usar varias plantillas preconstruidas que van desde herramientas de gestión de proyectos/planificación en cascada, hasta hojas de presupuesto e incluso formularios de encuestas.

Figura 6. Plantillas disponibles a través de la Galería de Plantillas Vertex

Para sus necesidades de investigación empresarial, hay algunas fortalezas clave de Google Sheets a considerar. Michael Ansaldo, de PC World, escribió que los usuarios deben considerar Sheets cuando los siguientes son aspectos clave de su proyecto: ^[4]

1. Costo: Google es de uso gratuito, lo que puede ser particularmente útil para equipos más pequeños o más nuevos donde el dinero suele ser mucho más apretado.
2. Colaboración: Google Sheets es más adecuado para la colaboración entre múltiples partes, especialmente si necesitas escribir en la misma hoja de cálculo en tiempo real desde varias computadoras y lugares. El uso de una hoja de cálculo compartida puede reducir el tiempo y la confusión.
3. Integración con Google. Google ha creado una serie de herramientas que proporcionan funciones únicas, y estas herramientas pueden integrarse a la perfección con Google Sheets.
4. Seguimiento de los cambios. Google Sheets realiza un seguimiento automático del historial de versiones de un documento, además de realizar un seguimiento de quién realizó los cambios (siempre y cuando un usuario haya iniciado sesión).

En su artículo, Anslado amplía la utilidad de la integración de Google: ^[5]

Debido a su estrecha integración con Google, Sheets puede importar todo tipo de datos de otros servicios de Google y de la web en general. Puede traducir el contenido de una celda usando la función GOOGLETRANSATE (), o puede obtener información de valores actuales o históricos de Google Finance con la función GOOGLEFINANCE (). Y con las funciones de Sheets IMPORTFED e IMPORTDATA, puede extraer información de Internet directamente a su hoja de cálculo.

en resumen

Tanto Microsoft Excel como Google Sheets son excelentes herramientas de hoja de cálculo. Ambos tienen una funcionalidad similar, y utilizan fórmulas para “procesar” datos cuantitativos. Podría decirse que para la redacción de informes de negocios, Google Sheets podría ser mejor, especialmente si es necesario colaborar en la misma hoja en tiempo real.

1. Todo Negocio, "Datos internos”. Diccionario Barrons. Web. 12 de junio de 2018.
2. Biblioteca Colegio Ítaca. “Fuentes Primarias y Secundarias”. Web. biblioteca.ithaca.edu/sp/sujetos/primaria. 18 de junio de 2018.
3. Noticias CBS. “El antropólogo cultural de Intel habla de vida y tecnología."16 de mayo de 2013.Web. https://youtu.be/ntnyl2V0U9g. 18 de junio de 2018.
4. Ansaldo, Miguel. “Microsoft Excel vs Google Sheets: Las 4 formas clave en que Sheets supera a Excel”. PCWorld. Sep 28, 2015. Web. 12 de junio de 2018.
5. Ibíd .