6.2: Informes de negocios

Qué aprenderás a hacer: Discutir los diferentes tipos de reportes y sus propósitos

Los empleados en la mayoría de las organizaciones crean y utilizan informes; sin embargo, es importante recordar que el informe de negocios es un documento marcadamente diferente a un informe creado en un entorno académico.

Los informes son una herramienta clave de comunicación en los negocios; efectivamente comparten y retienen información y decisiones. Los reportes se clasifican en dos tipos principales: informes informales e informes formales. Ambas clasificaciones se desglosan aún más por tipo de información. Este módulo describe estas estructuras y tipos de informes. En este módulo aprenderás lo siguiente:

• Qué tipo de reporte usar y cuándo
• Qué secciones se pueden encontrar en cada tipo de reporte
• Cómo dar formato a los informes

Un informe que se presenta bien facilita la comprensión por parte del lector de su contenido. Con una función y propósito claros, un informe bien formateado establece la credibilidad y las habilidades profesionales del creador del informe.

Resultados de aprendizaje

• Distinguir entre informes informales y formales
• Distinguir entre informes informativos y analíticos
• Comparar y contrastar diferentes tipos de stakeholders en reportes de negocios

Informes informales versus formales

Si bien no existe una diferencia única entre los informes informales y formales, normalmente podemos distinguir entre los dos en función de su longitud y secciones.

Algunos dicen que la redacción y el fraseo cambian entre los informes informales y los informes formales de más conversacionales a más formales. Temas de escritura como los que se exploran a lo largo de este módulo. Los detalles de redacción y fraseo varían según la compañía y por tipo de reporte. En todo caso, los autores deben recordar que sus reportajes realzan su imagen y credibilidad en el ámbito laboral. La precisión de cada informe, la profesionalidad en el diseño y la claridad de la escritura reflejan la confiabilidad, validez y plena comprensión del escritor de las soluciones propuestas. Esencialmente, debes enfocarte en una redacción y organización simples y claras. Enfócate en cómo hacer que el significado completo sea más fácil de entender para la audiencia.

Informes informales

Los reportes informales suelen ser más cortos, aunque no se define la cantidad de páginas o palabras. Piense en los informes informales como documentos de menos de diez páginas. Un informe informal suele tener temas específicos agrupados en párrafos, y estos temas tienden a tener encabezados simples. Tenga en cuenta que si bien los informes informales a menudo no tienen encabezados requeridos, puede inspirarse en los encabezados requeridos en los informes formales.

Informes Formales

Un informe ormal tiende a ser más largo; aunque, de nuevo, no se define la cantidad de páginas o palabras. Puede comenzar a las diez páginas y en algunos casos superar las cien páginas. Con un informe formal, el tema del informe o la política de la empresa para la que se está redactando determina qué secciones, etiquetas, contenido y propósito deben usarse como base para el informe. Estos informes abordan temas complejos que requieren una descripción sustancial de los antecedentes, investigación sobre el tema y evidencia para apoyar cualquier solución propuesta. Tanto la recolección de datos como el resumen del tema generan longitud. Para mantener organizada esta abundancia de información, el reporte requiere encabezamientos formales y una organización apretada para ayudar al lector a mantenerse encaminado.

Pregunta de práctica

El jefe de Carrie, Jorge, está considerando cambiar el horario de trabajo de 40 horas durante cinco días a la semana a 40 horas durante cuatro días a la semana. Quiere un análisis preliminar para saber si esto provocará alguna insatisfacción de los empleados o aumentará el costo de las horas extras. El formato más probable de lleva para esta tarea es ________.

• crear una presentación de PowerPoint
• crear un informe formal
• crear un informe informal

Responder

crear un informe informal

Informes informativos versus analíticos

Ahora que hemos definido la diferencia entre los informes informales y los informes formales, profundicemos un poco más. Los informes informales y los informes formales tienen dos categorías principales: informes informativos y analíticos. Es importante tener en cuenta que tanto los informes informales como los formales pueden caer dentro de estas categorías (es decir, puede tener un informe informativo informal o un informe informativo formal).

Informes Informativos

Un informe informativo proporciona un resumen de la información y los datos encontrados sobre un tema en particular. Uno de esos reportes es el reporte de gastos: este reporte es un conjunto de información que se utiliza para solicitar la asignación de fondos. El formato está estrictamente predeterminado y a menudo se completa al final de un viaje de negocios.

Informes analíticos

La otra categoría de informe es un informe analítico. En este tipo de reporte se investiga y recopila información, luego el reporte proporciona un análisis que lleva a una o más recomendaciones. Por ejemplo, considere un reporte que ayude a una empresa a determinar dónde abrir una nueva tienda. El reporte podría analizar tres propiedades con respecto al tránsito vial, costo del terreno y tiendas colindantes, para luego recomendar el mejor sitio de las alternativas.

Pregunta de práctica

El jefe de Chris, Yasmin, quiere considerar cambiar el horario de trabajo de 40 horas durante cinco días a la semana a 40 horas durante cuatro días a la semana. Ella quiere saber si esto causará alguna insatisfacción de los empleados o aumentará el costo de las horas extras. Chris realmente espera que Yasmin haga este cambio; le encantaría tres días a la semana de descanso, por muy larga que sea la jornada laboral. ¿Qué debería hacer Chris?

• Chris debería crear un informe informativo.
• Chris debería crear un informe analítico.
• Chris debería crear una encuesta para compartir con todos los empleados.

Responder

Chris debería crear un informe informativo.

Stakeholders

Al redactar cualquier documento profesional, es importante identificar a los actores potenciales. Un stakeholder es cualquier persona que se verá afectada por el contenido de lo que escribas. La forma en que elija redactar su documento, o incluso la opción de escribir el documento, puede convertirse en un asunto ético para las partes interesadas. Es crucial considerar tus principales objetivos antes de escribir. Por ejemplo, un informe sobre grupos focales de consumidores que generalmente fueron negativos hacia la nueva campaña publicitaria de la compañía debe tomar en consideración temas como cómo la alta dirección recibirá las noticias y qué información será más útil para el equipo que trabaja en la campaña en el futuro.

Según Paul Anderson, autor de Technical Communication: A Reader-Centered Approach, existen tres tipos de stakeholders ^[1]:

• Directo
• Indirecto
• Remoto

Los stakeholders directos son los inicialmente impactados por lo que escribes. Por ejemplo, si está escribiendo sobre la apertura de un nuevo sitio de eliminación de desechos, los interesados claramente incluyen a la empresa para la que está redactando el informe. Sin embargo, las empresas de disposición que podrían utilizar este sitio de residuos en el futuro también se consideran partes interesadas directas porque estarán en la misma situación que la empresa actual. Su negocio futuro se verá impactado en función de si su propuesta es aceptada o rechazada.

Los actores indirectos son aquellos que no se ven impactados hasta un momento posterior. Utilizando el ejemplo anterior del sitio de eliminación de residuos, los ciudadanos de la zona serían actores indirectos. Los actores no necesariamente necesitan ser personas: los ecosistemas cercanos serían actores indirectos de esta misma propuesta. Si allí se vierten desechos tóxicos, dañarían a los animales, ríos y plantas cercanas.

Por último, los actores remotos no se ven afectados hasta lejos en el futuro. Un ejemplo, siguiendo nuestro hipotético sitio de eliminación de residuos, son las generaciones futuras. Si bien puede parecer descabellado, históricamente, ha habido casos en los que los materiales tóxicos o venenosos se han desechado incorrectamente y la escorrentía que entró en lagos y arroyos causó defectos congénitos. Si bien esto es remoto, debe tenerse en cuenta al momento de escribir un documento. Esta categoría de partes interesadas remotas trae a la vanguardia una gran diferencia entre los informes y otros tipos de comunicación empresarial: los informes pueden tener una larga vida útil y ser revisados en el futuro.

Pregunta de práctica

Chris ha completado el informe sobre el cambio de la jornada laboral de cinco días a cuatro días a la semana. Mientras hace su lectura final antes de darle a Yasmin sus hallazgos, Chris se pregunta quién más podría ver el informe. Hay algunos compañeros de trabajo e incluso clientes habituales de tiendas que tal vez no estén entusiasmados con el cambio. Mientras Chris piensa en cómo los hallazgos podrían llegar a individuos más allá de Yasmin, Chris está pensando en ________.

• actores directos e indirectos
• partes interesadas indirectas y remotas
• actores directos y remotos

Responder

partes interesadas indirectas y remotas

1. Anderson, Paul V. T Comunicación ecnica: Un enfoque centrado en el lector. Mason, OH: Cengage Learning, 2007. [1]