6.3: Informes informales

Qué aprenderás a hacer: Crear un reporte informal

Los informes informales en el ámbito empresarial suelen ser más cortos en longitud y tienen menos secciones que un informe formal. Los empleados de la mayoría de las organizaciones crean y utilizan informes informales. Casi todos los reportes informales son para uso interno. Algunas instituciones han prescrito formatos y otras no. Como ya hemos comentado anteriormente, un informe informal encaja en una de dos grandes categorías:

• informe informativo
• informe analítico

Un informe informativo proporciona antecedentes e información sin llegar a una evaluación. Estos incluyen informes simples como actas de reuniones, informes de gastos y progreso, o actualizaciones de estado. Un informe analítico proporciona casi la misma información que el informe informativo junto con la evaluación o recomendación. Estos informes pueden incluir estudios de factibilidad, informes de justificación y propuestas.

La mayoría de las organizaciones tienen formularios y políticas específicas para los informes más simples, como un informe de reembolso de millas. Otros reportes simples no son tan restringidos.

Resultados de aprendizaje

• Diferenciar entre tipos típicos de reportes informales
• Discutir diferentes métodos para compartir informes informales
• Discutir el propósito de secciones comunes de un informe informal
• Determinar cómo organizar un informe informal basado en el análisis de audiencia
• Discutir cómo redactar un informe informal

Los reportes informales son el pan y la mantequilla de los reportes. Es probable que todos los empleados sean responsables de muchos informes informales sobre sus carreras.

Tipos de informes informales

Los siguientes son tipos típicos de reportes informales. Tenga en cuenta que puede haber cierta superposición con los informes formales (es decir, algunos tipos de informes pueden ser informales o formales).

• Las actas de las reuniones son un tipo de informe informal que resume la discusión y los resultados de una reunión. Estos reportes son informativos. Son resúmenes, no una colección directa de todas las declaraciones de todos los asistentes.
• Los informes de gastos son informes informales que casi siempre tienen un formato prescrito. Estos informes consisten principalmente en el monto de los gastos por tipo de gasto. Hay poca o ninguna escritura libre.
• Las actualizaciones de estado pueden ser internas para una empresa para abordar una situación comercial, o pueden ser externas para proporcionar el estado de un proyecto a otra organización. Estos informes son breves y están estrechamente enfocados al propósito. Se trata de informes informativos.
• Los informes de viaje o conferencia se utilizan para resumir y transmitir el aprendizaje de un viaje o conferencia. Son informativos, e incrementan el valor del viaje o conferencia a medida que comparten lo aprendido con los demás.
• Las propuestas o informes de factibilidad para proyectos más pequeños o más simples también pueden considerarse informes informales. Estos son analíticos, ya que proporcionan análisis y proponen una dirección a tomar.

Pregunta de práctica

Dena, quien administra un equipo en el departamento de redes sociales de su compañía, quiere considerar cambiar el diseño del espacio de trabajo de su equipo para incluir más espacios de trabajo colaborativos. Ella quiere saber si esto causará alguna insatisfacción de los empleados o hará que los miembros del equipo sientan que no tienen tiempo para enfocarse en proyectos personales. Dena le ha pedido a su asistente, Angela, que lleve a cabo un grupo focal de siete empleados para platicar sobre el impacto de este posible cambio. ¿Qué tipo de informe informal escribiría probablemente Angela?

• informe de factibilidad
• actas de la reunión
• informe de la conferencia

Contestar

actas de la reunión

Compartiendo informes informales

Los informes informales se pueden entregar en una variedad de formatos, incluyendo cartas, notas, correos electrónicos y publicaciones digitales (como un blog). Si bien su método de entrega puede afectar el formato de su informe, la redacción y el propósito permanecerán iguales.

Un informe informal puede ser algo tan sencillo como un formulario estandarizado completado diseñado por la empresa; también puede ser algo más complejo, como una propuesta informal. Los informes informales pueden ser informativos o analíticos.

Los informes informales pueden tener audiencias internas o externas. El formato del informe debe alinearse con el destinatario:

• Las notas se utilizan para la comunicación interna.
• Las letras se utilizan para la comunicación externa.
• Las publicaciones web se suelen utilizar para la comunicación externa, pero las instituciones que tienen redes privadas pueden usar estas publicaciones para comunicación interna.
• El correo electrónico puede ser utilizado para informes internos o externos dependiendo de la política de la compañía.

Independientemente del modo de transmisión, la estructura y el contenido de su reporte se basarán en el tipo de reporte.

Pregunta de práctica

Angela ha terminado su informe sobre el posible cambio en el diseño del lugar de trabajo y ahora necesita compartir el informe con Dena, quien pidió el informe. Ángela debería ________.

• enviar un correo electrónico con el reporte como el cuerpo
• imprimir una copia del reporte y tenerlo encuadernado en una imprenta
• imprimir copia del reporte y ponerlo en la canasta de Dena

Contestar

enviar un correo electrónico con el reporte como el cuerpo

Secciones de Informes Informales

Los informes informativos informales suelen incluir las siguientes tres secciones:

• Introducción o antecedentes
• Apoyo o razones
• Resumen

Los informes analíticos informales suelen incluir las siguientes cuatro secciones:

• Introducción o antecedentes
• Apoyo o razones
• Recomendaciones
• Conclusión o resumen

Introducción o Antecedentes

Una breve sección que presenta al lector el “por qué” del informe. En informes más complejos, la introducción puede incluir un antecedente, una declaración de problemas, objetivos específicos, o todo lo anterior.

Apoyo o Motivos

Aquí es donde incluirás tus hechos, hallazgos y datos. Los escritores nuevos en los informes pueden cometer el error de proporcionar listas de datos y otra información encontrada como resultado de la investigación. Sin embargo, la mayoría de los gerentes de negocios pueden encontrar la información por su cuenta con el tiempo. El propósito de esta sección de un informe es presentar un resumen de las principales ideas de la investigación, no es simplemente una recopilación de datos brutos.

Si se necesitan datos más detallados, un apéndice es el lugar más probable para selecciones clave de datos sin procesar.

Esta sección podrá incluir la metodología de la investigación.

Recomendaciones

Esta sección sólo se encuentra en los informes analíticos; muestra cómo los datos apoyan la recomendación dada en el informe. Esencialmente, el autor conecta los elementos de datos lógicos de una manera que apunta a la recomendación.

Recuerde, los lectores esperan una recomendación con datos de apoyo; no esperan trabajar a través de todos los datos por su cuenta.

Conclusión o Resumen

Esta breve sección completa el informe y da un resumen rápido de la información que en él se proporciona.

Pregunta de práctica

Sophia ha notado que las líneas de salida de clientes en su tienda han sido mucho más largas de lo que solían ser los domingos durante el típico “tiempo de la iglesia” tranquila. Si bien no ha habido escenas feas, ha habido algunos clientes descontentos. Sophia le pide a su gerente matutino, Valerie, que rastree el número de clientes en cada puesto de verificador durante los próximos 30 días y lo compare con los números del año pasado. Sophia se pregunta si este nuevo cambio se debe al desempeño del equipo local de futbol o por el crecimiento poblacional en este suburbio. Valerie recoge los datos del puesto de verificador y comienza su esquema para el breve informe. ¿Con qué secciones principales debería comenzar?

• introducción, soporte, resumen
• apertura, cuerpo, cerrar
• introducción, apoyo, recomendaciones, resumen

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introducción, soporte, resumen

Organización basada en Análisis de Audiencia

La lógica de la organización de informes es la misma que la lógica discutida en el Módulo 2 para los mensajes más cortos. Los informes analizan a la audiencia de la misma manera. La diferencia radica en la profundidad de la información necesaria. Pensar en tu audiencia, o en los stakeholders, es una de las consideraciones más cruciales a la hora de crear un informe. Es importante tener en cuenta que tu audiencia puede ser más amplia de lo que esperas (recuerda la discusión sobre los tipos de stakeholders de antes de este módulo): tus lectores potenciales tienen interés en el contenido del informe por muchas razones basadas en su trabajo único funciones.

Para determinar qué tipos de secciones debe utilizar en su informe informal, piense en el propósito del informe (estas secciones pueden inspirarse en las secciones estandarizadas utilizadas en los informes formales, que discutiremos en profundidad más adelante) en relación con su audiencia.

Organizar su informe

Si se espera que su audiencia reaccione neutral o positivamente a su mensaje, entonces su conclusión o recomendación debe ofrecerse cerca del comienzo del informe. Por lo tanto, su informe se expondría así. Primero escribirías la introducción, antecedentes o sección de problemas. A continuación vienen tus conclusiones o recomendaciones. Estos están respaldados por la sección de apoyo o razones, que detalla hechos, datos o hallazgos. La sección final suele ser algún tipo de discusión, análisis o resumen adicional. Recuerda que introducir estas secciones con un encabezado descriptivo puede ayudar a tus lectores, especialmente si las secciones constan de varios párrafos.

Figura 1: Organización de informes informativos

Si se espera que la audiencia reaccione negativamente a tu mensaje, entonces se ofrece la conclusión o recomendación hacia el final del reporte. Esta organización alternativa permite al lector llegar a una conclusión similar a la suya basada en la investigación y la lógica que ofrece. Por lo tanto, su informe se presentaría así: Primero escribiría su introducción, antecedentes o problema. La siguiente sección será la sección de apoyo o razones, que detalla hechos, datos o hallazgos que te llevaron a tu conclusión. A continuación incluirías discusión, análisis o resumen. Esta sección es donde se hacen los argumentos lógicos o emocionales que pueden influir en la comprensión del lector. Su informe concluye luego con sus conclusiones o recomendaciones. Recuerda que introducir estas secciones con un encabezado descriptivo puede ayudar a tus lectores, especialmente si las secciones constan de varios párrafos.

Figura 2: Organización de Informes Analíticos

Formateo del Informe

Si bien los informes informales no pueden utilizar un etiquetado extenso o estandarizado de secciones, ni tienen la longitud requerida de secciones individuales, cada sección tiene un propósito único. Sin embargo, estas “secciones” pueden ser un par de párrafos en lugar de una sección completamente separada con sus propios encabezamientos. A medida que el informe comienza a superar una página o dos, los encabezados brindarán un tremendo beneficio al lector, y a usted, ya que el lector entiende y conserva mejor sus ideas principales.

una comparación rápida: ¿usar encabezados?

Echa un vistazo a estos dos textos ficticios para comparar la estructura de un informe informal sin encabezamientos y un informe informal que usa encabezados. (Tenga en cuenta que estos ejemplos solo muestran el formato de un informe, no la forma ideal de escribirlo).

Los encabezados pueden ser una herramienta útil para ayudar a sus lectores a navegar directamente a la información que desean. Observe que los encabezamientos llaman la atención de su lector mucho más fácilmente que frases como “en mi investigación”.

Pregunta de práctica

El jefe de Chris, Yasmin, quiere considerar cambiar el horario de trabajo de 40 horas durante cinco días a la semana a 40 horas durante cuatro días a la semana. Ella quiere saber si esto causará alguna insatisfacción de los empleados o aumentará el costo de las horas extras. Yasmin le dice a Chris que otras instituciones están haciendo esto, y espera que la investigación de Chris encuentre que este cambio tiene sentido. Chris espera escribir un informe analítico informal que Yasmin pueda utilizar para apoyar la decisión de hacer este cambio. Si Chris encuentra apoyo para este cambio, ¿qué organización tiene más sentido para su informe en esta situación?

• introducción, apoyo/razones, recomendación, conclusión
• introducción, recomendación, apoyo/razones, conclusión
• introducción, recomendación, conclusión

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introducción, recomendación, apoyo/razones, conclusión

Cómo redactar un informe informal

La redacción de informes informales sigue los mismos pasos que cualquier otra tarea de redacción. Primero está el plan. En segundo lugar, la escritura. Tercero es la revisión.

Figura 1.

Planeando tu reporte informal

Cuando se le pida que cree un informe informal, primero verifique si su organización tiene un formulario o plantilla que debe usarse. Luego verifica tu comprensión del propósito del reporte.

Por ejemplo, digamos que eres gerente de turno en una tienda de abarrotes, y ha habido un aumento en las quejas de los clientes sobre la fruta que parece estropearse más rápidamente de lo que solía. El encargado de tu tienda te ha pedido que crees un reporte sobre este tema. Debe determinar si su gerente quiere conocer las causas del deterioro de la fruta (incluidos los elementos como el tiempo en que cada tipo de fruta se mantiene fresca desde la fecha de recolección, tipos de contenedores de envío o temperatura de las unidades de almacenamiento), o si su gerente quiere saber qué está sucediendo en la tienda después de que la fruta está recibido (cómo se maneja la fruta, cuánta fruta puede asentarse encima de otra fruta, o temperatura en las diversas unidades de almacenamiento). El propósito de un reporte impactará la cantidad y tipo de investigación a realizar.

A continuación, completarás cualquier recopilación de datos necesaria; al final del proyecto, deberías tener más datos y conocimientos de los que empezaste (y posiblemente más de los que necesitas para el informe en sí). Usarás esos datos para crear el esquema del informe. Los escritores deben tener cuidado de proporcionar solo lo que se necesita para el propósito del reporte: evitar deambular por temas secundarios interesantes o presentar todo lo que aprendiste sea relevante o no.

En el proceso de redacción de un informe, o casi cualquier redacción comercial, el paso de planeación debe tomar como mínimo del 25 al 30 por ciento del tiempo o esfuerzo del informe completo.

Redactar su informe informal

Con el esquema detallado creado en el proceso de planeación, la redacción real del informe informal debería ir rápidamente. En este paso, te enfocarás en la estructura de párrafos, redacción y fraseo usando las lecciones que se encuentran en el Módulo 2: Redacción en los negocios.

En ocasiones, los escritores escuchan el término “reportar” y piensan que su estilo de escritura debe cambiar. Lo que funciona bien para los mensajes cortos también funciona bien para los informes informales. La principal diferencia es que un informe requiere un poco más de profundidad para comunicar adecuadamente su mensaje: hay más palabras y párrafos, pero las palabras no necesitan ser más largas o más complejas que suenan. Escribir con las mismas habilidades que se enseñan en el Módulo 2: Redacción En Negocios.

escribir para su empresa

Diferentes empresas tienen diferentes estilos para redactar informes: siempre debes coincidir con el estilo de tu institución actual. Algunas empresas aceptan un estilo de escritura más casual. Esto puede incluir el uso de pronombres personales como “Recomiendo.” o “completamos una encuesta a 20 personas”. Algunas empresas aceptan el uso de contracciones como en, “El equipo de Contacto con el Cliente no pudo llegar a una conclusión sobre los tipos de bolsas a usar”, mientras que otras no.

En todos los casos, recuerde que un informe puede ser retenido durante mucho tiempo y puede ser visto por muchos lectores. Con su credibilidad actual y credibilidad futura posiblemente en juego, generalmente es mejor estar seguro usando un tono un poco más profesional.

Formateo de su informe

Al escribir su informe, recuerde que los encabezados guían al lector, pero al igual que una línea de asunto de correo electrónico, no son un sustituto de una escritura clara y descriptiva que ayude al lector a mantenerse encaminado. Al escribir su informe, debe usar declaraciones resumidas ya que cada párrafo o sección se cierra para evitar una sensación de cecina y desconectada en su escritura. Asegúrese de que cada nueva sección debajo de un encabezado tenga una buena oración temática que sirva de introducción a la sección.

Al escribir su informe, puede tomar su esquema preexistente (desde el paso de planificación) y usar los estilos de encabezado preformateados de su procesador de textos para crear los encabezados para su informe. Esto proporciona dos beneficios: organiza rápidamente su informe de una manera agradable y cumple con los requisitos de la ADA (Ley de Estadounidenses con Discapacidades).

Al escribir un informe, los escritores suelen agregar secciones simplemente porque “se supone que deben estar ahí”, en lugar de centrarse en el propósito de cada sección y cómo podría apoyar el informe.

Una habilidad de escritura más fuerte es buscar el tipo de informe y el esquema preparado para la escritura, luego seleccionar encabezados que se adapten al contenido, en lugar de contenido que se adapte al encabezado. Con informes informales, el estilo es algo relajado, por lo que los encabezados deben enfocarse en facilitar el acceso de la información al lector.

Al escribir un informe, o en casi cualquier redacción comercial, el paso de escribir toma alrededor del 40 al 50 por ciento del tiempo o esfuerzo total para el informe completo. Esto puede sorprender a muchos escritores que piensan que este paso es todo lo que necesitas completar para un reportaje. Sin embargo, si dedicas el tiempo a asegurarte de que el paso de planeación está bien hecho, la escritura va mucho más rápido y producirás un mejor informe.

Revisión de su informe informal

Como ocurre con la mayoría de los documentos, el paso final en la creación de un informe es el que más frecuentemente se salta o solo se completa parcialmente por los escritores; de hecho, los escritores a menudo se saltan intencionalmente este paso, probablemente porque está al final de un largo proceso, y a menudo están ansiosos por presentar su trabajo al solicitante.

Adicionalmente, su familiaridad con el contenido puede llevarles a ver lo que se pretendía versus lo que realmente está escrito. Por ejemplo, la frase, “En resumen, la tienda debería ahora implementar el nuevo plan” se puede escribir accidentalmente, “En resumen, la tienda no debe implementar el nuevo plan” a resultados desastrosos. Para combatir esto, puedes usar herramientas de corrección de procesamiento de textos, que atraparán algunos errores ortográficos. Entonces, no importa cuánto tiempo lleve, lea el informe en voz alta. Un miembro del equipo o compañero es una excelente herramienta de revisión adicional.

Otra forma de fallar en este paso es leer solo para corregir y errores gramaticales. No obstante, la revisión también debe incluir volver a la solicitud original del informe y volver al esquema original para ver si el informe está enfocado directamente en el propósito planeado. En el camino de la recolección de datos y la búsqueda de nuevas ideas sobre un tema, puede haber algún cambio involuntariamente en el enfoque de la escritura. Busque asegurarse de que solo esté presente la información necesaria para abordar el tema. Asegúrese de que el propósito principal se encuentre claramente en su escritura.

En el proceso de redacción de un informe, o casi cualquier redacción comercial, el paso de revisión toma alrededor del 25 al 30 por ciento del tiempo o esfuerzo total del informe completo.

Pregunta de práctica

El jefe de Chris, Yasmin, quiere considerar cambiar el horario de trabajo de 40 horas durante cinco días a la semana a 40 horas durante cuatro días a la semana. Ella quiere saber si esto causará alguna insatisfacción de los empleados o aumentará el costo de las horas extras. Yasmin le pide a Chris que lo investigue y prepare un informe. Luego le pregunta a Chris cuánto tiempo tardará en completar este trabajo. Chris piensa en el tiempo que toma cada paso. Estos grandes pasos para la creación del informe incluyen ________.

• introducción, recomendación, razones, conclusión
• planificar, escribir, revisar
• crear y esbozar, escribir el cuerpo, encontrar la investigación de apoyo, corregir

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planificar, escribir, revisar