8.2: Ayudas Visuales

Qué aprenderás a hacer: Discutir la utilidad de las ayudas visuales e identificar herramientas de presentación comunes

¿Cómo se prepara uno para la llamada proverbial o momento de carrera? En este módulo, nos enfocaremos específicamente en presentaciones de negocios. En esta sección, exploraremos las herramientas y factores de presentación a tener en cuenta a la hora de evaluar materiales, desde su elección de palabras e imágenes hasta su estilo de presentación.

Resultados de aprendizaje

• Discutir conceptos clave a tener en cuenta a medida que crea presentaciones de negocios
• Discutir las herramientas de presentación disponibles para ayudar a atraer a su audiencia

Consideraciones clave

El software de presentación le permite llevar una presentación oral al siguiente nivel, involucrando a su audiencia verbal y visualmente así como auralmente. Lo que es particularmente poderoso sobre el uso de software de presentación y otras ayudas visuales es la capacidad de usar imágenes para cerrar las brechas culturales y lingüísticas y llegar a una comprensión compartida del problema/oportunidad en cuestión.

Un punto relacionado a tener en cuenta es que las palabras tienen dos significados diferentes: un significado literal o denotativo (piense: definición de Merriam-Webster o Wikipedia) y un significado más subjetivo o connotativo. El significado connotativo de una palabra se basa en los antecedentes y experiencias culturales de una persona y tiene asociaciones emocionales y/o de juicio. Los presentadores consumados están en sintonía con su audiencia y evitan palabras o referencias que puedan ser malinterpretadas por hablantes no nativos o que puedan ser percibidas como emocionalmente “cargadas” por miembros de la audiencia de una subcultura diferente. En una sociedad cada vez más diversa, la conciencia cultural es tan importante para los comunicadores empresariales como para los comercializadores internacionales. Para que el mensaje que pretendes transmitir sea lo que se va a recibir, pide comentarios a compañeros o colegas —idealmente, a aquellos con un perfil sociocultural similar al de tu audiencia—, con especial atención al subtexto de palabras e imágenes.

Figura 1. Hay cuatro modalidades de aprendizaje comúnmente aceptadas, a menudo abreviadas como VARK.

El uso de multimedia (imágenes, fotos y video y animación) que admita su punto también proporciona repetición y puede aumentar la retención. Un pionero en la investigación de la memoria, el psicólogo alemán Hermann Ebbinghaus, descubrió que olvidamos aproximadamente el 50 por ciento de la nueva información en 18 minutos, con una retención cayendo al 35 por ciento después de una semana. Sin embargo, Ebbinghaus también descubrió que la repetición de la nueva información a intervalos clave puede cambiar esta trayectoria, un descubrimiento conocido como el efecto de espaciado. Específicamente, repetir la información a intervalos de 10 a 20 minutos, 24 horas y 7 días contrarrestó la pérdida inicial de memoria y redujo la tasa posterior de pérdida de memoria. La lección para los presentadores: trabajar la repetición en su presentación y su seguimiento. La Figura 2 muestra una ilustración de la curva de olvido y el efecto de espaciado.

Figura 2. La curva del olvido

Preguntas de práctica

Estás considerando el desarrollo de tus diapositivas para una presentación ante un público diverso. Para asegurar que el mensaje que pretendes comunicar es el mensaje que se recibe, una mejor práctica de presentación es:

• incorporar imágenes y medios apropiados para involucrar múltiples estilos de aprendizaje
• entregue una copia impresa de su presentación para que el público pueda leer
• use solo texto y datos fácticos en sus diapositivas para evitar cualquier malentendido

Contestar

incorporar imágenes y medios apropiados para involucrar múltiples estilos de aprendizaje

Herramientas Comunes de Presentación

La herramienta adecuada para el trabajo depende, por supuesto, del trabajo. En este caso, eso significa examinar a tu audiencia y objetivo. Si, por ejemplo, tu tarea es simplemente presentar “los hechos”, no hay necesidad de considerar herramientas y técnicas interactivas. Sin embargo, si su objetivo es educar y/o inspirar, es posible que desee considerar una variedad de opciones para involucrar a su audiencia, involucrarla como participantes o incluso copresentadores. Por ejemplo, algunos talleres requieren que los participantes, generalmente en grupo, resuelvan desafíos o “pararse y entregar”. Es decir, revisar y presentar un segmento del material a la audiencia o compañeros. O tal vez tu objetivo es involucrar a un grupo en un ejercicio de entrenamiento o planeación estratégica. En este caso, querrás incorporar herramientas que apoyen el aprendizaje participativo y la colaboración como Cuadros de notas post-SIT, o paquetes de blocs de notas más pequeños (no olvides marcadores, bolígrafos y marcadores) que se puedan organizar y reorganizar a medida que emerge un patrón o plan. También considera caballetes, pizarras de borrado en seco y otras superficies que se prestan para compartir ideas.

Figura 3. Las infografías pueden ser ayudas visuales efectivas. Haga clic en la imagen para ampliarla.

Ya sea que estés presentando a una audiencia de K-12, educación superior o negocios, también influirá en tu elección de herramientas primarias y suplementarias: folletos, muestras de productos, obsequios, hojas de trabajo y refrigerios (sí, incluso para los adultos). Si su tarea es desarrollar y presentar una presentación de negocios para ser entregada a sus compañeros de clase de Business Communications, el tema, formato y cualquier material de apoyo pueden estar predefinidos. Pero no te detengas ahí. Si estás proponiendo un espacio de jardín comestible en el campus, podrías hacer o repartir paquetes de semillas. Piensa en cómo diferenciarte a ti mismo y a tu propuesta, sea lo que sea que estés proponiendo, de una manera que sea relevante y memorable.

Del mismo modo, si estás presentando a tu dirección, puede haber una plantilla estándar de la compañía y herramientas que se espera que uses. De nuevo, puedes distinguirte por tu conocimiento y aplicación de principios de aprendizaje y diseño. Incluso los hechos y cifras básicos se pueden representar maravillosamente. En lugar de entregar una copia impresa de su presentación o apoyar tablas, gráficos u hojas de trabajo, considere la posibilidad de crear una infografía que destila la visión. Para inspirarte, visita el sitio web Information is Beautiful de David McCandless. Para comprender las posibilidades de presentar datos complejos de manera convincente, explore los recursos en el sitio web de Edward Tufte o uno de sus libros clásicos sobre visualización de datos. Para perspectiva, The New York Times describió a Tufte como el “Leonardo da Vinci de los datos”. Para no quedarse atrás, Bloomberg etiquetó a Tufte como el “Galileo de los gráficos”.

Pregunta de práctica

Estás entregando una presentación a tu equipo de ventas sobre la integración de las redes sociales en su rutina de prospección. ¿Cuál de los siguientes NO es un factor primario a considerar?

• La mayoría de los miembros de su equipo tienen entre 40 y 50 años de edad.
• La habitación en la que te presentas tiene una conexión lenta a internet.
• Tu manager quiere que tu equipo empiece a usar las cuentas de Twitter y Facebook de la compañía.

Contestar

La habitación en la que te presentas tiene una conexión lenta a internet.

herramientas

Una lista corta de posibles herramientas incluye las siguientes

• Software de presentación
• Add Ins: Sondeo
• Folleto (i.e., infografía, referencia rápida) — ¡No es tu presentación!
• Sorteos
• Lápizes/rotulos/rotuladores
• Rotafolios
• Almohadillas Autoadhesivas
• Tableros de borrado en seco
• ¡Bocadillos!

También considere detalles logísticos y técnicos incluyendo el diseño de la habitación, iluminación, controles de temperatura, wifi y tomas eléctricas e instalaciones de baño.