8.3: Uso de Microsoft PowerPoint
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Qué aprenderás a hacer: Crear una presentación usando Microsoft PowerPoint
PowerPoint es una de las varias aplicaciones de la línea de productos Office de Microsoft, incluyendo productos básicos empresariales Outlook (correo electrónico y calendario), Excel (hoja de cálculo) y Word (procesamiento de textos).
Con una cuota de mercado de aproximadamente el 95 por ciento, PowerPoint es considerado el estándar de la industria tanto para los negocios como para la educación. PowerPoint admite más de 100 idiomas y se puede utilizar en dispositivos Android y Mac. Hay más de mil millones de instalaciones de PowerPoint en todo el mundo, con 30 millones de presentaciones creadas diariamente. Similar a Kleenex para tejido, la marca PowerPoint se ha convertido en una referencia genérica para todos los programas de presentación y el uso generalmente deficiente de esta tecnología ha dado lugar a la frase “muerte por PowerPoint”, escenario que aprenderás a evitar en secciones posteriores. En esta sección, nos centraremos en los conceptos básicos de la creación de una presentación, incluyendo cómo crear y guardar una presentación, cómo cambiar diseños y plantillas, cómo agregar texto, imágenes y video y cómo administrar diapositivas y objetos dentro de una diapositiva.
Figura 1. Estadísticas de uso de PowerPoint
Como era de esperar, el diseño funcional y la lógica de PowerPoint es similar a otros programas de Microsoft Office, en particular, Word y Excel. La forma en que accedes a PowerPoint varía un poco dependiendo de la versión, tanto de la edición (año) como de si estás usando un paquete instalado o una aplicación basada en la web. Las capturas de pantalla y las instrucciones de esta sección son de la versión basada en la web de PowerPoint (actualmente PowerPoint 2016), una aplicación contenida dentro de Microsoft Office 365. Microsoft Office 365 es gratuito para estudiantes y profesores. Los beneficios de usar la versión basada en la web incluyen acceso gratuito a las versiones más actuales y completas de Word, Excel, PowerPoint (y otras aplicaciones) y el almacenamiento automatizado de archivos. El único requisito para un acceso gratuito a la educación es una dirección de correo electrónico válida de la escuela (es decir, .edu). Aquí está el enlace a la página web de Get Started.
Resultados de aprendizaje
- Crear y guardar una nueva presentación
- Agregar, eliminar y mover diapositivas
- Insertar cuadros de texto
- Cambiar tema en una presentación
- Agregar imágenes e imágenes prediseñadas
- Agregar videos
- Organizar objetos
Nuevas Presentaciones
En la página de inicio de Microsoft Office 365, verá una selección de aplicaciones, así como cualquier documento recientemente visto. Para abrir PowerPoint, haga clic en el icono de PowerPoint. El estilo del icono de PowerPoint varía según tu sistema operativo (PC o Mac) y la versión de tu software, pero siempre es una P rojo-naranja, a veces acompañada de un gráfico gráfico, como puedes ver en un círculo en la Figura 1.
Figura 1. Acceder a PowerPoint en Office 365.
Cuando abres PowerPoint, la aplicación te llevará a una galería de presentaciones (ver Figura 2), donde podrá elegir entre abrir una nueva presentación en blanco o iniciar una presentación usando una plantilla. Para comenzar con la proverbial página en blanco, sin gráficos, fondos o texto preestablecidos, haga clic en (o haga doble clic, según su versión) Nueva presentación en blanco. Se le presentará una nueva diapositiva de título de presentación en blanco que contiene dos cuadros de texto para un título y un subtítulo. Estos son marcadores de posición que se pueden usar, eliminar o simplemente ignorar.
Figura 2. Galería de plantillas.
Si desea utilizar el diseño predeterminado, haga clic donde dice Haga clic para agregar título y escriba su texto. Tenga en cuenta que al hacer clic en el cuadro de texto, el texto del mensaje desaparece y se reemplaza con un cursor parpadeante. Para terminar su entrada, simplemente haga clic fuera de la caja. Presionar la tecla enter o return después de escribir tu texto actuará como retorno y avanzará el cursor a la siguiente línea. Si presionaste return y no quieres un título de dos líneas, simplemente presiona la flecha Deshacer debajo de la pestaña Archivo en la parte superior izquierda de tu pantalla (o si estás usando Windows, presiona Ctrl + Z en tu teclado; si estás usando una Mac, presiona Cmnd + Z). Para continuar agregando o editando texto, haga clic en el texto o dentro de otro cuadro de texto y continúe.
Figura 3. Tu nueva presentación.
Los cuadros de marcador de posición y las indicaciones no aparecen en el modo Presentación con diapositivas o presentación, por lo que no necesariamente es necesario eliminar los que no usa. Sin embargo, si los encuentra distraídos, haga clic en el borde del marcador de posición y presione las teclas de borrar o retroceso en su teclado.
Como se mencionó anteriormente, la versión basada en la web de PowerPoint guardará su archivo automáticamente, asignando un título predeterminado de Presentación. Si tiene múltiples presentaciones en curso, guardará los archivos posteriores como Presentación1, Presentación2, etc. Para (re) nombrar su presentación, haga clic en el título predeterminado, escriba el título deseado y presione enter.
Figura 4.
Guardar documentos cuando se trabaja sin conexión
Si no estás trabajando con PowerPoint Online, tendrás que guardar tu presentación manualmente: haz clic en la pestaña Archivo.
Figura 5.
Luego harás clic en Guardar o Guardar como en el menú situado a lo largo del lado izquierdo de la pantalla. Nota: también puedes usar los atajos de teclado comunes Ctrl + S (Windows) o Cmnd + S (Mac).
Figura 6.
Para guardar su presentación en su escritorio, elija Esta PC, seleccione mi Escritorio y tesela su presentación, por ejemplo, “Tendencias al por menor al banco”. En este punto, también elegirás el formato que deseas para guardar tu presentación en Guardar como tipo. Si va a compartir su presentación con otros estudiantes o colegas que estén usando una versión anterior de PowerPoint, seleccione PowerPoint 97-2003 como el tipo en la lista desplegable. De lo contrario, vaya con la opción predeterminada.
Pregunta de práctica
Para guardar una nueva presentación de Microsoft PowerPoint en línea:
- Haga clic para editar Presentación y renombrar
- Seleccione Archivo > Guardar y dar título a su presentación
- Seleccione Ctrl+S (PC) o Comando+S (Mac)
- Contestar
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Haga clic para editar Presentación y renombrar
Ahora que has creado una presentación, ¡comencemos a agregarle! Si cerraste tu presentación después de guardarla, puedes reabrirla iniciando PowerPoint y seleccionando tu presentación (es decir, Tendencias al por menor al banco) que aparece en Recientes.
Agregar Diapositivas
Puede agregar una diapositiva desde la pestaña Inicio, la pestaña Insertar o el panel Miniatura.
Desde la pestaña Inicio
Figura 1. Pestaña Inicio.
- Haga clic en Nueva diapositiva (o Duplicar diapositiva, para copiar el diseño de diapositiva actual)
- Si hiciste clic en Nueva diapositiva, selecciona el diseño que mejor se adapte a tu contenido
- Presione enter
Desde la pestaña Insertar
- Haga clic en Nueva diapositiva
- Seleccionar un diseño
- Presione enter
Desde el panel de miniaturas
También puedes agregar diapositivas desde el panel de miniaturas, la columna izquierda de tu pantalla cuando estás en la vista predeterminada o Slide.
- Selecciona (resalta) la diapositiva a la que quieres que siga la nueva diapositiva
- Haga clic derecho en la diapositiva
- Seleccione Nueva diapositiva para el diseño de diapositiva de contenido predeterminado o Duplicar diapositiva para copiar el diseño y el contenido de la diapositiva
O, para usar un acceso directo para duplicar el diseño de la diapositiva (no el contenido)
- Selecciona (resalta) la diapositiva a la que quieres que siga la nueva diapositiva
- Presione Ctrl + M (PC) o Cmnd + M (Mac)
Tenga en cuenta que su elección de diseño no es definitiva, así que no piense demasiado en la decisión. Si solo estás tratando de reflexionar sobre las diapositivas, selecciona Duplicar diapositiva y afina más tarde.
Supresión de una diapositiva
Como ocurre con la mayoría de las operaciones, hay varias formas de eliminar una diapositiva:
- Resalte la diapositiva en el panel de miniaturas y presione eliminar
- Resalte la diapositiva en el panel de miniaturas y presione el icono de eliminar (pestaña Inicio)
- Resalte la diapositiva en el panel de miniaturas, haga clic con el botón derecho y seleccione Eliminar diapositiva
Organizar Diapositivas
Para mover una diapositiva, simplemente arrastre y suelte en el marco de la miniatura.
Pregunta de práctica
El organizador de su reunión le envía un correo electrónico pidiéndole que edite su presentación hasta 15 minutos para dar cabida a una visita “drop in” de su Presidente. Para eliminar una o varias diapositivas:
- En la pestaña Revisar, haga clic en una miniatura de diapositiva y seleccione Eliminar
- En la pestaña Inicio, haga clic en una miniatura de diapositiva y seleccione Eliminar
- Haga clic en una miniatura de diapositiva y seleccione Ctrl+D (PC) o Comando+D (Mac)
- Contestar
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En la pestaña Inicio, haga clic en una miniatura de diapositiva y seleccione Eliminar
Inserción de cuadros de texto
Hay múltiples formas de insertar texto en sus diapositivas. Una de las formas de ingresar texto, como se discutió anteriormente, es hacer clic dentro de un cuadro marcador de posición e ingresar su texto. Sin embargo, es posible que desee agregar texto a una diapositiva en blanco o en un lugar donde no haya marcador de posición. Para ello, seleccione la pestaña Insertar en la cinta y elija Cuadro de texto.
Se insertará un cuadro de texto en su diapositiva con un clic para insertar un mensaje de texto similar a los cuadros Título y Subtítulo del marcador de posición discutidos anteriormente. El cuadro de texto se expandirá para que se ajuste a tu texto. Si decide que desea cambiar la posición del cuadro de texto, puede hacer clic y mover el cuadro de texto/texto alrededor de la diapositiva. Si desea modificar el ancho del cuadro de texto, haga clic en una esquina y arrástrela como desee. El icono circular en la parte superior del cuadro de texto activa las opciones de dibujo y formato y permite rotar el cuadro de texto.
Cambiar el tema en una presentación
Los temas son una de las opciones de formato dentro de PowerPoint. Un tema es un diseño de diapositiva que contiene colores, fuentes, formato y/o imágenes preestablecidos. Para ver las opciones de formato, haga clic en la pestaña de diseño y desplácese por los temas disponibles.
Al hacer clic en la miniatura de un tema, se aplica el formato a tus diapositivas, para que puedas evaluar el ajuste potencial. Un segundo grupo de opciones en la cinta proporciona variaciones de color en ese diseño. Una tercera opción, exclusiva de la versión en línea de PowerPoint, es Design Ideas, que proporciona variaciones adicionales; esta característica aún se está construyendo. Para volver a su formato original, haga clic en Deshacer.
Una advertencia: dado el número limitado de plantillas y el número de personas que usan PowerPoint, usar una plantilla estándar no hace nada para distinguirte a ti o a tu mensaje. En lugar de seleccionar una plantilla estándar, use imágenes pensadas y fuentes complementarias para agregar impacto en el diseño.
Pregunta de práctica
Ha jurado crear una presentación personalizada, sin utilizar ninguno de los diseños de diapositivas predeterminados. Para agregar texto en un área donde no hay cuadro de texto preformateado:
- En la pestaña Diseño, seleccione insertar > Texto
- En la pestaña Insertar, seleccione Cuadro de texto
- Haga doble clic y escriba su texto
- Contestar
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En la pestaña Insertar, seleccione Cuadro de texto
Pregunta de práctica
Quieres experimentar con diferentes opciones de color, diseño, fuente, pero la cantidad de combinaciones posibles es abrumadora. Tú decides desplazarte por las opciones de tema para ver cómo funcionan con tu material. Para hacer eso:
- Seleccione Formato > Tema y seleccione un tema
- En la pestaña Diseño, seleccione un tema y haga clic en él aplicar
- Seleccione Archivo > Abrir y seleccione un tema
- Contestar
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En la pestaña Diseño, seleccione un tema y haga clic en él aplicar
Adición de imágenes e imágenes prediseñadas
Agregar arte, imágenes y fotografías es una forma de personalizar tus diapositivas y reforzar tu mensaje.
Agregar elementos visuales a sus diapositivas se realiza desde la pestaña Insertar. Las imágenes también se pueden insertar directamente desde una nueva diapositiva usando los iconos Agregar imágenes, imágenes en línea o Video en línea incrustados en nuevos diseños de diapositivas.
Para agregar imágenes desde tu computadora
- Seleccione la pestaña Insertar
- Haga clic en Imagen
- Selecciona tu imagen deseada
- Presione Abrir para insertar
La opción Agregar imágenes desde Internet permite dos posibilidadesb: buscar a través de Bing y subir imágenes desde OneDrive (el producto de almacenamiento en la nube de Microsoft). Por supuesto, también puedes hacer una búsqueda de imágenes usando Google Images o tu buscador preferido, descargar imágenes a tu escritorio y subirlas a tu presentación siguiendo los pasos anteriores. No se desanimen por las imágenes iniciales de Bing servidas. Los filtros de Bing te permiten buscar por tamaño (pequeño, mediano, grande, extra grande), tipo (todo, fotografía, clip art, dibujo lineal y transparente), color (todo, color, B&W y por 12 colores básicos) y licencia (todos o solo Creative Commons).
Para agregar imágenes desde Internet
- Seleccione la pestaña Insertar
- Haga clic en Fotos en línea
- Escriba su (s) término (s) de búsqueda
- Refina tu búsqueda de imágenes usando los filtros de tamaño, tipo, color y licencia de Bing
- Seleccione una imagen
- Presione Insertar para insertar en la diapositiva
- Use la imagen de esquina “asas” (cajas pequeñas) a la medida
Pregunta de práctica
Quieres incorporar una imagen poderosa para equilibrar el texto y los datos en tu presentación. Hace poco tomaste una foto que sería perfecta. Para insertar tu foto:
- Seleccione Ver > Fotos > Haga clic para seleccionar y haga clic en Insertar
- Busca la imagen en tu computadora y arrástrala a tu diapositiva
- Seleccione Insertar > Imagen > Haga clic para seleccionar y haga clic en Abrir para insertar
- Contestar
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Seleccione Insertar > Imagen > Haga clic para seleccionar y haga clic en Abrir para insertar
Agregar videos
Agregar video te permite incorporar tanto movimiento como sonido en tu presentación y esto puede traducirse en energía de audiencia! Al igual que con otros elementos visuales, el video es un comando Insertar pestaña.
El comando add video lanza una búsqueda de videos en YouTube. Para ver los detalles del video, pasa el cursor sobre el video. Para ver el video una vez incrustado, haga clic en la pestaña Ver, seleccione Diapositiva actual y presione Reproducir.
Para agregar video
- Seleccione la pestaña Insertar
- Haga clic en Video en línea
- Ingresa tus términos de búsqueda
- Selecciona tu video deseado
- Presione Abrir para insertar
Pregunta de práctica
Estás creando una presentación en clase sobre estrategias para tomar notas y quieres incluir el video de YouTube que te enseñó cómo y por qué usar las notas de Cornell. Para agregarlo a su presentación:
- En YouTube, seleccione Compartir y seleccione el icono de Microsoft PowerPoint
- Seleccione Insertar, Video en línea > Buscar en Youtube > Seleccionar un video > Insertar
- En Youtube, selecciona Compartir, copiar y pegar la URL en tu diapositiva
- Contestar
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Seleccione Insertar, Video en línea > Buscar en Youtube > Seleccionar un video > Insertar
Organizar objetos
Puede haber momentos en los que el interlineado predeterminado no funcione o esté intentando crear una diapositiva que involucre múltiples bloques de texto y/o imágenes. Ahí es donde entra en juego la función Organizar de PowerPoint. Organizar le permite ordenar objetos (capas), trayendo elementos individuales hacia adelante o enviándolos hacia atrás. También permite voltear objetos. Consulte la Figura 4 para obtener una captura de pantalla.
Pregunta de práctica
Estás construyendo una diapositiva en capas, con una imagen de tamaño completo y un cuadro de texto. Tu creaste el texto primero y ahora está oscurecido por la imagen. Para llevar tu texto hacia adelante, usarías los siguientes comandos:
- En la pestaña Transiciones, seleccione Organizar > Enviar hacia atrás
- En la pestaña Diseño, seleccione Formato de fondo > Establecer fondo
- En la pestaña Inicio, seleccione Organizar > Enviar al dorso
- Contestar
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En la pestaña Inicio, seleccione Organizar > Enviar al dorso