9.4: Programación de reuniones remotas

Qué aprenderás a hacer: Programar reuniones con componentes de audio, video y uso compartido en la web

En esta sección, vamos a hablar un poco sobre la programación de reuniones en general y luego sobre pautas específicas para programar reuniones que dependen de la tecnología.

Resultados de aprendizaje

• Explicar los principios clave involucrados en la programación de reuniones que utilizan tecnología de audio, video y conferencias web
• Discutir las mejores prácticas para programar reuniones remotas

Uso de la tecnología para reuniones

Algunas notas sobre la programación en general

Lo primero que hay que recordar es dejar tiempo suficiente para que la reunión realmente suceda. Si crees que tomará una hora, y todos en el equipo están programados para salir a las 5:00, no agendar la reunión para las 4:00 a menos que tengas razones muy específicas. Podrías terminar con participantes distraídos que están viendo el reloj y sin prestar atención, o gente que se va antes de que termine la decisión final o el aprendizaje.

Dicho esto, si tienes un equipo que tiende a desviarse de tema o a pensar demasiado en decisiones que deberían tomarse rápidamente, planear una reunión con una parada dura al final del día puede ser útil. Entonces depende de usted recordarles que la Decisión X debe tomarse antes del término de la reunión.

Piensa en el ritmo de tu lugar de trabajo cuando decidas los posibles horarios de reunión. Los horarios pico de los clientes, la apertura, el cierre y las pausas para el almuerzo tienen sus desafíos.

Piensa en el nivel de energía y concentración que necesitas para cada reunión específica. Si vas a estar golpeando ideas promocionales sin una fecha límite específica, probablemente esté bien si la gente va y viene un poco según sea necesario. Si tienes que tomar una decisión estratégica que afecte los próximos tres trimestres, quieres estar seguro de que tienes toda la atención de todos.

Desafíos específicos de la programación de reuniones remotas

El principal reto de la comunicación remota es que, bueno, la tecnología no siempre funciona bien, y la gente no siempre se siente tan cómoda con ella como te gustaría. Tan genial y conveniente como puede ser la comunicación remota, también puede hacer que anhele una reunión agradable y simple en persona.

Entonces, ¿cómo combatir los desafíos que la tecnología puede lanzarte? Hay algunas pautas universales y luego algunas que se aplican a situaciones específicas. En general debes seguir estas dos reglas generales:

• Agrega quince minutos a la cantidad de tiempo que programarías para la misma reunión en persona. Por ejemplo, si una reunión presencial tardaría una hora en cubrir el contenido, programe una hora y quince minutos. Esto debería darte suficiente tiempo para ayudar a las personas a iniciar sesión, solucionar cualquier desafío técnico y seguir cubriendo todo el contenido. Si todo va bien, y tu reunión termina temprano, probablemente no tendrás ninguna queja.
• Si crees que habrá mucha discusión o preguntas y respuestas, tal vez quieras agregar aún más tiempo. En una sección posterior, aprenderás sobre los desafíos de simplemente conversar de forma remota en un grupo, especialmente si estás usando solo audio. Añada otros diez o quince minutos por las dificultades que esto pueda presentar.

Hay algunas preparaciones útiles que puedes recomendar a tus participantes, especialmente si están usando un tipo de tecnología o una nueva plataforma por primera vez:

• Recomienda algunos videos de YouTube que muestren cómo iniciar sesión en la plataforma y participar utilizando las diversas funciones. Nuevamente, asegúrese de elegir videos recientes ya que las empresas están actualizando y agregando funciones continuamente.
• Recomiendan que inicien sesión desde el dispositivo y la ubicación que usarán durante la reunión con anticipación. Incluso si no pasa nada en el espacio de reuniones virtuales, sabrán que su tecnología cumple con los requisitos del sitio y tendrán la oportunidad de marcar el sitio como favorito, guardar su información de inicio de sesión y mirar un poco a su alrededor. También pueden necesitar descargar una aplicación o un complemento, lo que puede llevar tiempo.

Estos los familiarizarán con la plataforma, reducirán su ansiedad por usarla y, ojalá, reduzcan los fallos tecnológicos durante la reunión.

Zonas horarias

Uno de los beneficios de usar la tecnología para reuniones es que las personas pueden reunirse aunque estén lejos unas de otras. El problema a esto es que la distancia lleva a que las personas estén en diferentes zonas horarias. Dentro de EU continental, esto no suele ser un gran problema, pero puede complicar bastante las cosas si estás en Scranton y tienes compañeros en Shanghái. Un sitio web útil para averiguar las zonas horarias es www.worldtimeserver.com.

Figura 1. Zonas horarias mundiales estándar.

Las variadas zonas horarias harán que tu trabajo inicial de elegir franjas horarias para sondear sea un poco más complicado. Quieres estar seguro de que estás eligiendo momentos en los que es probable que la mayoría de las personas estén despiertas y en sus escritorios. Si se trata de una reunión internacional, tal vez solo tengas que aceptar el hecho de que habrá algunos participantes somnolientos, pero haz todo lo posible para dar cabida a la mayoría de las personas.

La mayoría del software de sondeo detecta las ubicaciones de sus participantes y muestra los horarios disponibles en sus zonas horarias. Por ejemplo, si configuras una franja horaria para las 4:00 p.m. en Chicago, tu colega en Los Ángeles la verá como 2:00 p.m. en su invitación.

Ten en cuenta que si tienes participantes que están muy lejos, es posible que ni siquiera estén teniendo la reunión el mismo día que el resto del equipo. Por ejemplo, una reunión que se lleva a cabo a las 3:00 p.m. del martes en Boston será a las 4:00 a.m. del miércoles para el compañero de equipo en Tokio.

Pregunta de práctica

Antonio vive en Tampa, y su jefe le pide que use Doodle para encontrar el mejor momento para una reunión remota con gerentes de tiendas en Portland, Oregon y Austin, Texas. ¿En cuál de estas opciones NO necesita pensar Antonio?

• asegurándose de que haya tiempo suficiente para lidiar con la tecnología y hacer el negocio de la reunión
• tratando de asegurarse de que todas las franjas horarias caigan dentro de las horas de trabajo regulares
• calcular la diferencia de zona horaria para cada una de las franjas horarias que propone en su sondeo

Contestar

calcular la diferencia de zona horaria para cada una de las franjas horarias que propone en su sondeo

Programación de reuniones remotas

Si toda tu organización usa el mismo software de calendario, puedes usar funciones del calendario para ayudarte a encontrar los horarios de las reuniones. Por ejemplo, en Outlook o Google Calendar, puedes elegir a los invitados y luego hacer que el calendario busque cuando en un día o semana determinados todos tengan una hora libre. Sin embargo, hay algunas cosas a tener en cuenta si usa este método:

• La gente no siempre calendario todos los eventos, así que aún debes confirmar la hora que estás considerando con un correo electrónico, o una encuesta si el equipo es lo suficientemente grande como para que eso tenga sentido.
• Es posible que pueda elegir si los invitados son Requeridos o simplemente Invitados. Esto te permite concentrarte en las personas que realmente necesitan estar en la reunión vs. en las que podrían encontrarla interesante.
• La mayoría del software de calendario le permite establecer recordatorios para usted y/o sus participantes. Piensa en lo que es más útil. Para una reunión remota, considere un recordatorio el día laboral anterior y otro unos quince minutos antes.

Una vez que haya encuestado a sus participantes y se haya establecido la fecha y hora de una reunión, deberá incluir el evento en sus calendarios. A diferencia de una reunión presencial donde toda la información que necesitan es el tema, la fecha, la hora y la ubicación, las invitaciones a reuniones remotas requieren más detalles.

Empecemos nuestro ejemplo usando Microsoft Outlook. Así es como se ve cuando haces clic en Nuevo evento en Outlook.

Cree un nombre de evento informativo y rellene la fecha y las horas.

Luego en el cuadro de notas en la parte inferior, agrega la información de inicio de sesión con enlaces en vivo, así:

Puede que no consigas que todos pasen por todos los pasos con anticipación, pero al menos algunos lo harán. Además, al incluir todas las direcciones en el evento del calendario, estás haciendo la vida mucho más fácil para las personas que no empiezan a pensar en la llamada hasta cinco minutos antes de que comience.

Ah, y ponle todas las mismas viñetas en un correo electrónico de todos modos.

Si usas Google Calendar para programar tu reunión remota, hay algunas características diferentes a tener en cuenta.

• Si tu reunión se lleva a cabo en Google Hangouts, hay un botón para hacer clic para elegir Hangouts específicamente.
• Tienes más opciones sobre cómo se entregan los recordatorios: un correo electrónico o una ventana emergente en tu pantalla, por ejemplo.

Mac Calendar funciona de la misma manera.

Si tu equipo usa un entorno de oficina virtual como Slack o Amazon Chime, hay un calendario integrado en esas plataformas que conecta calendarios con aplicaciones para compartir web, audio o videoconferencia.

Además, algunas plataformas para compartir web y videoconferencias tienen sus propios protocolos de invitación que llevan a los participantes directamente al enlace de su reunión y completarán cualquier programa de calendario que use su equipo.

Pregunta de práctica

¿Cuál de las siguientes NO es una buena práctica al crear una entrada de calendario para una reunión remota?

• dando a la reunión un título específico y descriptivo
• poner enlaces, información de inicio de sesión y otros detalles tecnológicos en la entrada del evento
• invitando a cada persona que pueda estar interesada en el tema, incluso si realmente no afecta su trabajo

Contestar

invitando a cada persona que pueda estar interesada en el tema, incluso si realmente no afecta su trabajo