9.7: Uso compartido en la web

Qué aprenderás a hacer: Usar herramientas de uso compartido web de manera efectiva en un contexto empresarial

A continuación vamos a hablar sobre qué hacer cuando es más importante que la gente pueda ver la pantalla de tu computadora que tu cara. Esto incluye compartir videos, presentaciones y documentos. Esta es una capacidad poderosa, pero también es importante tener cuidado: no quieres compartir accidentalmente ni materiales confidenciales ni comunicaciones personales.

Resultados de aprendizaje

• Explicar cuándo usar las herramientas de uso compartido web en un contexto empresarial
• Identificar estrategias para el uso efectivo del uso compartido en la web en un entorno individual
• Identificar estrategias para el uso efectivo del uso compartido web en un entorno grupal
• Participar en una reunión con componentes para compartir web

Uso de Web Sharing en la empresa

Compartir en la web, o compartir pantalla, es apropiado cuando es más importante que las personas vean documentos, videos u otro tipo de archivos de lo que es que se vean las caras o los alrededores de los demás. Aquí hay algunos ejemplos específicos:

• Entregar presentaciones en PowerPoint o Prezi a colegas remotos
• Compartir datos de hojas de cálculo
• Mostrando videos
• Edición o marcado de documentos o gráficos

Por lo general, el uso compartido de pantalla ocurre junto con una llamada de audio. En entornos como Google Hangouts o Amazon Chime, donde es fácil cambiar de una alimentación de video a una pantalla compartida y donde se puede tener audio, video y uso compartido de pantalla simultáneamente, pero esto requiere algo de práctica.

Para compartir su pantalla y hablar de ello al mismo tiempo, puede establecer un número de marcado separado para la llamada e iniciar sesión para compartir la pantalla en un sitio como Join.Me, WebEx o GoToMeeting. También puedes usar la función de audio que viene con esos sitios; el beneficio de hacer esto es tener un solo inicio de sesión. Sin embargo, el inconveniente potencial es que la señal VOIP puede, en ocasiones, entrecortarse si la red Wi-Fi___33 está sobrecargada.

Pregunta de práctica

¿Para cuál de los siguientes escenarios es web sharing/screensharing la mejor opción?

• Tienes un documento de Word que quieres ayuda para editar
• Necesitas tener una conversación emocionalmente difícil con compañeros de trabajo
• Necesita entregar una presentación de PowerPoint a personas en una ubicación remota

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Necesita entregar una presentación de PowerPoint a personas en una ubicación remota

Solución de problemas

La solución de problemas de una llamada de uso compartido web puede implicar cualquiera de los problemas de audio que ya hemos discutido. Además, las siguientes soluciones pueden ser útiles:

• Si alguien no ha descargado la aplicación pero se une a la reunión a través del sitio web de la plataforma anfitriona, debe ser consciente de que no todos los sitios funcionan con todos los navegadores, y algunos son completamente funcionales solo con la aplicación.
• Si eres el presentador o anfitrión, ten los archivos de los que estarás hablando listos para adjuntar a un correo electrónico y enviarlos por si acaso no puedes conseguir que el intercambio web funcione para una o más personas.
  • Si esto sucede, recuérdeles que permanezcan en la parte de audio de la llamada.
  • Agregue el número de diapositiva o el número de página a su idioma de navegación ya que ellos mismos avanzarán las diapositivas o páginas.

Llamadas individuales para compartir en la web

En una convocatoria planificada con una agenda específica, sabrás de antemano si quieres compartir tu pantalla con tu compañero, para que puedas prepararte para ello enviándoles información de conexión y asegurándote de que tengan lista la app adecuada. Sin embargo, una vez que usted y su equipo se sientan cómodos con su aplicación para compartir web de su elección, es bastante fácil compartir su pantalla, incluso durante las llamadas cuando no lo había planeado.

Cuando estás compartiendo pantalla, hay algunos consejos de etiqueta que debes seguir:

• Asegúrese de tener abierto el archivo o sitio correcto antes de que comience la llamada. Es de mala educación mantener a tu compañero esperando mientras tu Excel o PowerPoint se avalan.
• Cierra las pestañas innecesarias en tu navegador y ordena tu escritorio. Recuerda que las personas que comparten tu pantalla pueden ver toda tu pantalla, incluido ese correo electrónico sensible, o el hecho de que tienes abiertas las pestañas de Facebook y OkCupid y tu imagen de escritorio eres tú con un disfraz de gorila.

Un reto importante con el screensharing es que la persona con la que estás compartiendo no puede ver tus gestos físicos. En persona, simplemente señalarías las cosas en tu pantalla en las que quieres que tu colega se concentre. Cuando estás compartiendo guiones, tienes que hablar mucho más. Veamos una típica diapositiva de PowerPoint.

Mientras estás hablando a través de esta diapositiva muy ocupada, realmente necesitas narrar la navegación de la diapositiva en voz alta. Podrías llevar a tu oyente a través de él así:

si estás compartiendo una hoja de cálculo...

Al compartir una hoja de cálculo, debes estar seguro de hacer lo siguiente:

• Tómese un tiempo antes de la llamada para resaltar las celdas clave con color para ayudar con la navegación. De esa manera, puedes decir cosas como: “Ya terminamos con las filas amarillas, y si nadie tiene alguna duda, pasaremos a las filas verdes”, o “puedo enviarte la hoja de cálculo completa más tarde, pero lo importante por ahora son las celdas delineadas en rojo”.
• Asegúrese de establecer lo que representan las filas y columnas, como en, “Las filas son las semanas del ejercicio fiscal. Las columnas rosadas representan las ventas por categoría en dólares. Las columnas azules representan las ventas por categoría en unidades. La Columna J es el total de todas las categorías en dólares, y la Columna K es el total de unidades”.
• Utilice los números y letras para filas y columnas para ayudar con la navegación.
• Durante la llamada, use su función Zoom de pantalla para concentrarse en las áreas que son relevantes para la conversación.

si estás compartiendo un documento word...

Al compartir un documento de Word, debe estar seguro de hacer lo siguiente:

• En muchos sentidos, esta es la más difícil, así que pregúntate si una llamada para compartir pantalla es realmente la forma de hacerlo. Los documentos de Word son difíciles porque generalmente son solo texto sin puntos de referencia particulares para ayudar con la navegación.
• Si absolutamente debes repasar un documento de Word usando el uso compartido de pantalla, prepara el documento de antemano con encabezados de sección o color para facilitar la navegación.

Estos consejos pueden parecer agotadores o elementales, pero recuerda lo distraída que puede estar la gente en las reuniones remotas. Si alguien se aleja por un minuto, puede perderse seriamente y confundirse acerca de lo que estás discutiendo. Por lo tanto, cualquier señal de navegación que pueda utilizar será útil para ambos.

Pregunta de práctica

¿Cuál de los siguientes es un hábito esencial a la hora de llevar a las personas a través de una presentación mediante el uso compartido

• Incluyendo una divertida animación en cada diapositiva
• Poner la mayor cantidad de información posible en cada diapositiva para que pueda mostrar menos diapositivas
• Usar un lenguaje descriptivo y direccional que ayuda a las personas a seguir dónde estás en la pantalla que se comparte

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Usar un lenguaje descriptivo y direccional que ayuda a las personas a seguir dónde estás en la pantalla que se comparte

Las funciones adicionales que puede usar en las aplicaciones para compartir pantalla realmente dependen de la aplicación individual.

La mayoría te permite cambiar entre las pantallas de las personas de la llamada, así que si Lanie necesita ver la pantalla de Dave por un minuto y luego volver a la suya, solo un par de clics pueden hacer que eso suceda. En entornos virtuales más sofisticados como Amazon Chime y Slack, es posible marcar o editar la pantalla que ves, aunque no sea la tuya. Es posible que se requiera una pantalla táctil para algunas de estas funciones.

Llamadas grupales para compartir web

La principal diferencia entre las llamadas individuales para compartir web y el intercambio web grupal es que la distracción y la falta de atención aumentan exponencialmente con cada persona en la llamada. En una situación de uno a uno, si la persona con la que estás hablando se pierde o necesita más explicación, solo te preguntarán. En una situación grupal, pueden estar demasiado avergonzados, o pueden preguntar mucho después de que hayas seguido adelante. Por lo tanto, es fundamental que como presentador hagas lo siguiente:

• Utilice el idioma de navegación. Se vuelve aún más importante con más distracciones en la llamada.
• Regula tu ritmo para que no aceleres a través de tu información.
• Pausa brevemente entre diapositivas, hojas de trabajo, secciones o páginas para ayudar a las personas a reconocer que estás avanzando.

Si estás compartiendo diapositivas de PowerPoint, las animaciones pueden ayudar a las personas a mantenerse comprometidas. Esto no quiere decir que debas tener texto o imágenes entrando y bailando en la página. Más bien, hacer que tus viñetas aparezcan uno a la vez o que una parte de tu gráfico circular parpadee cuando empieces a hablar de ello puede ayudar a tus oyentes a volver a interactuar con las diapositivas.

La mayoría de las plataformas para compartir web tienen una función de chat que puede elegir usar. Si lo haces, es bueno establecer algunas reglas básicas sobre cómo los participantes deben interactuar con el chat. El chat suele aparecer como una barra de correr a lo largo del costado de la pantalla que se parece un poco a un hilo de mensajería instantánea. Los participantes pueden publicar preguntas o comentarios allí. Piensa en usar el chat si estás en alguna de estas situaciones:

• Estás anticipando muchas preguntas, y quieres estar seguro de pasar por todo tu contenido. Hacer que los participantes publiquen sus comentarios en el chat en lugar de preguntar en voz alta, puede ayudar a un presentador a lograr lo siguiente:
  • Retrasar la respuesta a las preguntas que conoces se abordarán más adelante en la conversación.
  • Elimine las preguntas duplicadas.
  • Mesa preguntas fuera de tema para que puedas discutirlas con el individuo en un momento posterior.
• Tienes un grupo numeroso en la llamada, por lo que incluso una pregunta por persona realmente podría descarrilar el ritmo de la reunión.
• Es posible que desee hacer preguntas tipo sondeo del grupo. Por ejemplo, podrías decir: “Escribe en el área de chat el número de informes de prevención de pérdidas que has presentado en lo que va del año”. Conocer la respuesta a una pregunta como esta podría ayudarte a dar forma y priorizar el resto de la reunión.

Omita el chat si cree que podría invitar a comentarios no deseados o conversaciones secundarias, si el grupo es demasiado pequeño para necesitarlo, o si el propósito de la reunión es tener una discusión por igual entre todos los participantes.

Pregunta de práctica

¿Cuándo es MEJOR usar la función de chat en plataformas de intercambio web?

• La gente necesita un lugar para expresar su frustración
• Quieres darle a la gente un lugar para tener conversaciones secundarias fuera de tema
• Quieres gestionar el flujo de preguntas y comentarios

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Quieres gestionar el flujo de preguntas y comentarios

Reuniones de Web Sharing

En una reunión donde algunas personas están juntas en una sala viendo documentos o una presentación mientras otras están compartiendo aplicaciones, se aplican las pautas estándar para reuniones híbridas.

En particular, dado que las personas de la sala no verán a los participantes remotos mientras el presentador comparte su pantalla, asegúrese de nombrar un defensor para ellos y construir recordatorios para dirigirse a ellos e incluirlos en la conversación. Esto a veces se puede hacer con alguien vigilando una aplicación secundaria que actúa como el chat de backchannel.

Si el orador principal o presentador está alejado del grupo, el desafío principal es evitar que se lleven a cabo conversaciones laterales mientras esa persona está hablando. Es realmente fácil ignorar la voz incorpórea del orador a favor de la persona viva a tu lado.

Pregunta de práctica

En reuniones híbridas donde varias personas están juntas en persona y una persona se une a través del intercambio web, ¿cuál de estas es una MEJOR práctica?

• Asignar un defensor para que la persona que comparte la web no se sienta olvidada o ignorada
• Comenzar cada punto de discusión haciendo que la persona que comparte la web hable primero
• Pedir a la persona que comparte la web que envíe sus preguntas por correo electrónico después de la reunión

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Asignar un defensor para que la persona que comparte la web no se sienta olvidada o ignorada