8.2: Pasos a tomar en la capacitación de un empleado

Objetivo de aprendizaje

1. Explique los cuatro pasos involucrados al capacitar a un empleado.

Cualquier empresa efectiva tiene capacitación para asegurarse de que los empleados puedan realizar su trabajo. Durante el proceso de reclutamiento y selección, se debe contratar a la persona adecuada para empezar. Pero incluso la persona adecuada puede necesitar capacitación en cómo su empresa hace las cosas. La falta de capacitación puede resultar en pérdida de productividad, pérdida de clientes y malas relaciones entre empleados y gerentes. También puede resultar en insatisfacción, lo que significa problemas de retención y alta rotación. Todos estos terminan siendo costos directos para la organización. De hecho, un estudio realizado por la American Society for Training and Development (ASTD) encontró que 41 por ciento de los empleados de empresas con mala formación planeaban irse dentro del año, pero en empresas con excelente capacitación, solo el 12 por ciento planeaba irse (Branham, 2005). Para reducir algunos costos asociados al no entrenamiento o subentrenamiento, el desarrollo de programas de capacitación puede ayudar con algunos de los riesgos. Esto es lo que abordará este capítulo.

Para una capacitación efectiva de los empleados, hay cuatro pasos que generalmente ocurren. Primero, el nuevo empleado pasa por una orientación, y luego recibirá capacitación interna en áreas específicas del trabajo. A continuación, se le debe asignar al empleado un mentor, y luego, a medida que crezca la comodidad con las tareas laborales, podrá dedicarse a capacitación externa. La capacitación y desarrollo de los empleados es el proceso de ayudar a los empleados a desarrollar sus habilidades personales y organizativas, conocimientos y habilidades.

Orientación al Empleado

El primer paso en la formación es una orientación al empleado. La orientación al empleado es el proceso utilizado para dar la bienvenida a un nuevo empleado en la organización. La importancia de la orientación al empleado es doble. Primero, el objetivo es que los empleados comprendan las políticas de la compañía y aprendan cómo su trabajo específico encaja en el panorama general. La orientación al empleado generalmente implica llenar los documentos de los empleados, como los formularios del programa I-9 y 401 (k).

Los objetivos de una orientación son los siguientes:

1. Para reducir los costos de puesta en marcha. Si una orientación se hace bien, puede ayudar a que el empleado se ponga al día sobre diversas políticas y procedimientos, para que el empleado pueda comenzar a trabajar de inmediato. También puede ser una forma de asegurar que todo el papeleo de contratación se complete correctamente, por lo que al empleado se le paga a tiempo.
2. Para reducir la ansiedad. Empezar un nuevo trabajo puede ser estresante. Uno de los objetivos de una orientación es reducir el estrés y la ansiedad que sienten las personas al entrar en una situación desconocida.
3. Para reducir la rotación de empleados. La rotación de empleados tiende a ser mayor cuando los empleados no se sienten valorados o no se les dan las herramientas para desempeñarse. Una orientación al empleado puede mostrar que la organización valora al empleado y proporciona las herramientas necesarias para una entrada exitosa.
4. Para ahorrar tiempo para el supervisor y compañeros de trabajo. Una orientación bien hecha hace que un empleado esté mejor preparado, lo que significa menos tiempo tener que enseñar al empleado.
5. Establecer expectativas y actitudes. Si los empleados saben desde el principio cuáles son las expectativas, tienden a desempeñarse mejor. De igual manera, si los empleados aprenden los valores y actitudes de la organización desde el principio, existe una mayor probabilidad de una permanencia exitosa en la empresa.

Algunas empresas utilizan la orientación de los empleados como una forma de introducir a los empleados no solo a las políticas y procedimientos de la empresa sino también al personal. Para ver un ejemplo de un horario de orientación para el día, consulte la Figura\(\PageIndex{1}\)

Figura:Algunas\(\PageIndex{1}\) empresas tienen orientaciones muy específicas, con una variedad de personas brindando información a las nuevas contrataciones. Esto puede crear un ambiente acogedor, además de darle al empleado la información que necesita. Este es un ejemplo de una de esas orientaciones. Fuente: Horario de muestra cortesía de Louis Stokes Cleveland VA Medical Center, http://www.cleveland.va.gov/docs/NEOSchedule.pdf (consultado el 2 de septiembre de 2011).

 

Recall de Recursos Humanos

¿Alguna vez has participado en una orientación? ¿Cómo fue? ¿Qué componentes tenía?

Capacitación In-House

Los programas de capacitación interna son oportunidades de aprendizaje desarrolladas por la organización en la que se utilizan. Este suele ser el segundo paso en el proceso de capacitación y muchas veces es continuo. Los programas de capacitación interna pueden ser capacitación relacionada con un trabajo específico, como la forma de usar un tipo particular de software. En un entorno de fabricación, la capacitación interna puede incluir que un empleado aprenda a usar un tipo particular de maquinaria.

Muchas empresas también brindan capacitación interna sobre diversos temas de recursos humanos, lo que significa que no siempre tiene que relacionarse con un trabajo específico. Algunos ejemplos de capacitación interna incluyen los siguientes:

• Formación ética
• Capacitación sobre acoso sexual
• Entrenamiento multicultural
• Capacitación en comunicación
• Capacitación gerencial
• Capacitación en atención al cliente
• Operación de equipos especiales
• Capacitación para hacer el trabajo por sí mismo
• Capacitación en habilidades básicas

Como puede ver por la lista de temas, RRHH a veces puede crear e impartir esta capacitación, pero a menudo un supervisor o gerente entrega la capacitación.

Mentoría

Después de que el empleado haya completado la orientación y la capacitación interna, las empresas ven el valor de ofrecer oportunidades de tutoría como el siguiente paso en la capacitación. A veces se puede asignar un mentor durante la capacitación interna. Un mentor es un asesor confiable y experimentado que tiene inversión directa en el desarrollo de un empleado. Un mentor puede ser supervisor, pero a menudo un mentor es un colega que tiene la experiencia y la personalidad para ayudar a guiar a alguien a través de los procesos. Si bien la tutoría puede ocurrir de manera informal, un programa de tutoría puede ayudar a garantizar que el nuevo empleado no solo se sienta bienvenido sino que esté emparejado con alguien que ya conoce las cuerdas y puede ayudar a guiar al nuevo empleado a través de cualquier desafío en el trabajo.

Para trabajar de manera efectiva, un programa de mentores debe formar parte de la cultura de la empresa; en otras palabras, los nuevos mentores deben recibir capacitación interna para ser mentores. Los mentores son seleccionados en base a la experiencia, la disposición y la personalidad. La División Integrada de la Cadena de Suministro de IBM, por ejemplo, ha implementado con éxito un programa de mentores. La división de la compañía cuenta con 19,000 empleados y la mitad de los ingresos de IBM, lo que hace que la gestión de un programa de mentores sea un desafío Sin embargo, los mentores potenciales son capacitados y puestos en una base de datos donde los nuevos empleados pueden buscar atributos y fortalezas de los mentores y elegir a la persona que satisfaga de cerca sus necesidades. Entonces el mentor y el aprendiz trabajan juntos en el desarrollo del nuevo empleado. “Consideramos esto como una mejor práctica”, dice Patricia Lewis-Burton, vicepresidenta de recursos humanos, División Integrada de Cadena de Suministro. “Lo vemos como algo que no se deja solo a los recursos humanos. De hecho, el programa está integrado en la forma en que nuestro grupo hace negocios” (Witt, 2005).

 

Figura\(\PageIndex{2}\): La capacitación interna ocurre cuando alguien de dentro de la empresa está entregando la información de capacitación, mientras que la capacitación externa suele ser impartida por alguien que no trabaja para la empresa y no está físicamente en el sitio.Tadas1980 — FL Technics Training — CC BY-SA 3.0.

Algunas empresas utilizan programas de tutoría a corto plazo porque encuentran que los empleados que capacitan a otros empleados son valiosos para todos los involucrados. Starbucks, por ejemplo, utiliza este enfoque. Cuando abre una nueva tienda en un nuevo mercado, un equipo de gerentes y baristas experimentados son enviados desde las tiendas existentes a las nuevas tiendas para liderar los esfuerzos de apertura de tiendas, incluida la capacitación de nuevos empleados.

Capacitación Externa

La capacitación externa incluye cualquier tipo de capacitación que no se realice internamente. Este suele ser el último paso en el entrenamiento, y puede ser continuo. Puede incluir enviar a un empleado a un seminario para ayudar a desarrollar aún más las habilidades de liderazgo o ayudar a pagar la matrícula para un empleado que quiera tomar una clase de marketing. Para ser técnico automotriz de Ford, por ejemplo, debes asistir al Programa Ford ASSET, que es una asociación entre Ford Motor Company, concesionarios Ford, y escuelas técnicas selectas ¹.

¿Cómo manejarías esto?

Entrenar o no entrenar

Towanda Michaels es la gerente de recursos humanos de un mayorista de suministros para mascotas de tamaño mediano. Casey Cleps es un vendedor de la organización y un miembro invaluable del equipo. El año pasado, sus ventas generaron solo alrededor del 20 por ciento de los ingresos de la compañía. A todo el mundo le gusta Casey: es amable, competente y profesional.

La capacitación es una parte importante de la empresa, y el mes pasado se envió un correo electrónico que decía que si los empleados no completan la capacitación de seguridad requerida antes del 1 de julio, serían dejados ir.

Es el 15 de julio, y acaba de llamar la atención de Towanda que Casey no haya completado la capacitación en seguridad en línea que se requiere para su trabajo. Cuando ella se le acerca al respecto, él dice: “Yo soy el mejor vendedor aquí; no puedo perder el tiempo haciendo entrenamiento. Ya conozco todas las reglas de seguridad de todos modos”.

¿Dejarías ir a Casey, como se indica en el correo electrónico? ¿Cómo manejarías esto?

Claves para llevar

• La capacitación y el desarrollo de los empleados es el marco para ayudar a los empleados a desarrollar sus habilidades personales y organizativas, conocimientos y habilidades. La capacitación es importante para la retención de empleados.
• Hay cuatro pasos en el entrenamiento que deberían ocurrir. La orientación a los empleados tiene el propósito de dar la bienvenida a nuevos empleados en la organización. Una orientación efectiva al empleado puede ayudar a reducir los costos iniciales, reducir la ansiedad para el empleado, reducir la rotación, ahorrar tiempo para el supervisor y colegas, y establecer expectativas y actitudes.
• Un programa de capacitación interna es cualquier tipo de programa en el que la capacitación es impartida por alguien que trabaja para la empresa. Esto podría incluir gerencia o recursos humanos. Los ejemplos pueden incluir capacitación sobre acoso sexual o capacitación ética. La capacitación interna también puede incluir componentes específicos para un trabajo, como cómo usar un tipo específico de software. La capacitación interna se realiza normalmente como un segundo paso continuo en el desarrollo de los empleados.
• Una forma mentora de capacitación empareja a un nuevo empleado con un empleado experimentado. Este suele ser el tercer paso en la formación de los empleados. Un programa de mentores para la capacitación debe incluir un programa y un proceso formalizados.
• La capacitación externa es cualquier tipo de capacitación no realizada internamente; parte del último paso de capacitación, la capacitación externa también puede ser continua. Puede incluir enviar empleados a conferencias o seminarios para el desarrollo del liderazgo o incluso pagar la matrícula para una clase que quieran tomar.

Ejercicios

1. ¿Por qué crees que algunas empresas no siguen los cuatro pasos de capacitación? ¿Cuáles son las ventajas de hacerlo?
2. ¿Qué cualidades crees que debería tener un mentor? Enumere al menos cinco.
3. ¿Alguna vez has trabajado con un mentor en un trabajo, en la escuela o en actividades extracurriculares? Describe tu experiencia.

¹ “Curso de Tecnología Automotriz/ Ford ASSET”, Centro Técnico Sheridan, consultado el 29 de julio de 2011, http://www.sheridantechnical.com/Default.aspx?tabid=692.

Referencias

Branham, L., Las 7 razones ocultas por las que los empleados se van (Nueva York: American Management Association, 2005), 112—5.

Thompson, A., “Starbucks Corporation”, 24 de julio de 2011, consultado el 29 de julio de 2011, http://www.mhhe.com/business/management/thompson/11e/case/starbucks-2.html.

Witt, B., “Serious Leadership: IBM Build a Exitous Mentoring Program”, Material Handling Management, 1 de diciembre de 2005, consultado el 25 de julio de 2010, http://mhmonline.com/workforce-solutions/mhm_imp_4483/.