10.5: Los Tres Hilos

Objetivos de aprendizaje

1. Entender que una gestión financiera eficaz y eficiente puede mejorar el valor que se brinda a los clientes.
2. Apreciar que una gestión financiera efectiva puede mejorar la posición de flujo de efectivo de la firma.
3. Entender que el uso de tecnologías puede reducir significativamente el costo de las operaciones y mejorar la rentabilidad.

Valor para el cliente

En “Your Business Idea: The Quest for Value”, “Marketing Basics”, y “Marketing Strategy”, ha habido una amplia discusión sobre la noción de segmentación del mercado. Al segmentar el mercado, se mejora la probabilidad de que un negocio pueda atender mejor las necesidades particulares de los clientes y así proporcionar un mejor valor al cliente. Desde una perspectiva financiera, puede haber una noción equivalente de segmentación. Las discusiones anteriores sobre la segmentación del mercado se centraron en cómo una empresa podría proporcionar valor a conjuntos particulares de clientes. Una etapa posterior de este análisis sería examinar cómo y si estos clientes pueden aportar valor a un negocio. Nadie es atendido si el negocio proporciona un valor significativo a sus clientes pero el negocio se quiebra en el proceso. El equivalente financiero de la segmentación de clientes examina la rentabilidad de diferentes grupos de clientes. Algunos grupos de clientes pueden ser extremadamente rentables para una empresa, mientras que otros no producen más que pérdidas. Identificar estos diferentes grupos requiere un compromiso con la contabilidad y un análisis financiero de cada base de clientes. El primer paso es determinar el margen proporcionado por cada grupo de clientes. En muchos casos, esto es un poco desafiante. Puede requerir un mantenimiento de registros más extenso. Es posible que el negocio tenga que usar sistemas de costos basados en actividades. (Los sistemas de costos basados en actividades se desarrollaron a fines de la década de 1970 y principios de los 80). Este enfoque de la contabilidad “es un proceso en el que se asignan costos debido a la relación de causa y efecto entre los costos y la actividad que impulsa el costo” Tiffany Bradford, “Costing basado en la actividad”, Contabilidad @ Suite 101, consultado el 2 de diciembre de 2011, tiffany-bradford.suite101.com/activitybased-costing-abc-a52148.

Si se realiza correctamente, la contabilidad basada en actividades puede ayudar a una empresa a identificar los costos reales para atender a grupos de clientes particulares y, por lo tanto, identificar sus márgenes de beneficio reales Un negocio puede descubrir que algunos grupos de clientes son en realidad una fuente de pérdidas para la firma.

Cabe señalar que la contabilidad basada en actividades es compleja, difícil de implementar y, en algunos casos, no se ajusta a los requisitos de los principios contables generalmente aceptados. Esto podría significar que una empresa tendría que tener dos sistemas contables coexistentes, lo que puede ser una carga excesiva para la pequeña empresa.

Implicaciones del flujo de efectivo

No debería ser demasiado sorprendente encontrar que una buena gestión financiera puede beneficiarse enormemente cuando se mejora el flujo de caja de una empresa. Dos áreas donde una buena gestión financiera puede ayudar serían las compras electrónicas y el factoring. La contratación electrónica implica administrar el tiempo de las facturas a los clientes y de los proveedores para mejorar el flujo de caja de la empresa.Peter Robbins, “E-Procurement—Making Cash Flow King”, Credit Control 26, no. 2 (2005): 23—26. El manejo electrónico de los pedidos y sus facturas asociadas asegura que los clientes recibirán sus pedidos de manera más oportuna. e-Procurement significa que se requiere menos personal para tomar y manejar pedidos. Esto puede ser una tremenda fuente de ahorro en efectivo en sí mismo. La contratación electrónica debe estar en cualquier programa de gestión de la cadena de suministro de un negocio. Discutimos la gestión de la cadena de suministro en “Personas y Organización”.

Otra área donde una buena gestión financiera puede mejorar el flujo de caja es el factoring. La forma más común de factoraje se asocia con las cuentas por cobrar de una empresa. Los créditos comerciales implican comprar y recibir suministros ahora mientras planean pagarlos más tarde. (Consulte "La importancia de la gestión financiera en la pequeña empresa” para una discusión sobre los créditos comerciales.) Tres números clave a menudo identifican los créditos comerciales: una tasa de descuento para el pago anticipado, el tiempo de pago para aprovechar la tasa de descuento y la fecha en la que se debe pagar la factura completa. Subrayamos los tipos de factorización con el siguiente ejemplo.

Una firma realiza una gran venta de suministros—$200,000. El programa de crédito comercial es 2/10/60. Esto significa que la firma dará un descuento del 2 por ciento si el cliente paga la totalidad de $200,000 dentro de 10 días y espera el pago de la totalidad de $200,000 dentro de los próximos 60 días. La firma sabe que su cliente nunca ejerce la oportunidad de descuento y siempre paga en la última fecha posible. Además, supongamos que esta firma está teniendo un problema con su flujo de caja. Se le gustaría agilizar el pago lo más rápido posible pero no espera que el cliente obtenga un descuento del 2 por ciento pagando dentro de los 10 días. Esta firma podría ejercer la opción de factoring. Este negocio va a otra firma que proporcionaría hasta el 80 por ciento de la factura en efectivo por cobrar de inmediato por una pequeña cuota. Es decir, la firma recibiría 160.000 dólares de inmediato en lugar de esperar 60 días. Cuando su cliente paga la factura, la firma recibiría, en total, un poco menos de los 200 mil dólares pero habría agilizado el pago y así ayudado a su flujo de caja. El factoraje puede ser un elemento importante para mejorar el flujo de caja general de cualquier empresa.

Implicaciones de Tecnología Digital y Medio Ambiente Electrónico

Identificamos cuatro fuentes de capital en “La importancia de la gestión financiera en la pequeña empresa”, una de las cuales son los fondos generados internamente. Las empresas pueden aumentar la oferta de dinero de capital al ser más eficientes operacionalmente. La eficiencia operativa mejorada puede ahorrar a cualquier organización cantidades considerables de dinero. Muchas empresas emergentes, particularmente aquellas con cierta experiencia tecnológica, utilizan la tecnología para producir ahorros significativos en los costos. Este reconocimiento del papel vital de la tecnología como herramienta de ahorro de costos llegó a la vanguardia en una reciente conferencia GeeknRolla en Londres. Esta conferencia reúne a nuevas empresas emergentes de negocios e inversores potenciales. Hay un gran énfasis en cómo los nuevos negocios (y los negocios establecidos) pueden integrar con éxito una variedad de tecnologías y mejorar sus eficiencias operativas. Como un participante en la conferencia, Michael Jackson, un inversionista, dijo: “A las empresas que se están acercando rápidamente a estas herramientas les va muy bien, y le están quitando el negocio a quienes son demasiado lentos para adaptarse”. Sharif Sakr, “GeeknRolla: Tech Start-Ups Reveal Cost Cutting Tips”, BBC Business, consultado el 2 de diciembre de 2011.

En la conferencia de 2011 se prestó especial atención al concepto de computación en la nube. Este término se refiere a tener programas de software y bases de datos ubicados en un sitio subcontratado. Como ejemplo, en lugar de comprar Office Suite de Microsoft para cada computadora de una empresa, uno podría acceder a un programa de procesamiento de textos, un programa de hojas de cálculo o una base de datos según sea necesario. A la firma se le cobraría por cada uso o una cuota mensual en lugar de tener que comprar un paquete completo. “Los tres hilos” menciona que incluso se puede acceder a todo un sistema de contabilidad como parte de una opción de computación en la nube. Como dijo Sharif Sakr, “Además de ser 'pague por uso', la computación en la nube tiene la ventaja de reducir la cantidad de computadoras, servidores y conexiones de red que necesita una pequeña empresa”, accedió Sharif Sakr, “GeeknRolla: Tech Start-Ups Reveal Cost-Cutting Tips”, BBC Business, accedió 2 de diciembre de 2011.

Además de reducir el compromiso inicial de una pequeña empresa con una infraestructura de tecnología de la información (TI) (computadoras, software, sistemas de red y personal de TI), la computación en la nube proporciona algunos de los siguientes beneficios adicionales:

• Escalabilidad. Muchas aplicaciones en la nube permiten el crecimiento de un negocio. A modo de ejemplo, algunos paquetes de contabilidad en la nube cobran en función del número de usuarios; por lo tanto, una empresa podría comprar tanta capacidad como necesite.
• Actualizaciones. Las empresas no tienen que preocuparse por comprar la última versión del software, desinstalar la versión anterior e instalar la última versión. Esto lo realiza automáticamente el proveedor.
• Acceso. Se puede acceder a los programas en la nube dondequiera que uno tenga una conexión a Internet. Un negocio no está atado a su propia computadora o a la red donde reside el software. Esto da como resultado una tremenda flexibilidad; como ejemplo, se puede acceder al programa y a los datos mientras se está de viaje con un cliente.
• Integración. Tener programas y bases de datos en la nube facilita que múltiples miembros de una organización trabajen juntos con éxito. Nadie tiene que preocuparse si está trabajando con la última versión de la hoja de cálculo o la lista de clientes.
• Seguridad. Los proveedores de la nube reconocen que asegurar los datos de sus clientes es un problema central para la supervivencia del negocio. Ellos pondrán en juego la tecnología requerida para garantizar que los datos de cada uno estén seguros y protegidos. Tienen una capacidad mucho mayor de asegurar esto que casi cualquier pequeña empresa.
• Personalización. Las empresas pueden adquirir el software que necesitan.
• Extensiones al mundo de las redes sociales. Cada vez son más las empresas que utilizan diversas formas de redes sociales —Facebook, Twitter, LinkedIn, etc.—, sin embargo, muchas pequeñas empresas carecen de conocimientos tecnológicos para explotar plenamente estas nuevas vías de marketing. Los proveedores de nube pueden ayudar a estos negocios en esta área vital. Eilene Zimmerman, “Una pequeña empresa hecha para parecer más grande”, New York Times, 2 de marzo de 2011, consultado el 2 de diciembre de 2011, www.nytimes.com/2011/03/03/business/smallbusiness/03sbiz. html'_r=1.

Entonces, ¿cómo pueden las empresas más pequeñas aspirar a eficiencias que las organizaciones mucho más grandes han logrado mediante el uso de TI mientras la logran a una fracción del costo? Sistemas de contabilidad completos se pueden colocar en la nube. FreshBooks, que es gratuito para empresas de ubicación individual, proporciona un sistema de contabilidad que se puede extender para permitir a los operadores comerciales enviar facturas a través del iPhone. Shoeboxed, otra compañía basada en la nube, permite a las pequeñas empresas tomar recibos digitalizados y convertirlos en facturas.

Los propietarios y empleados pueden administrar su tiempo de manera más productiva mediante el uso de una variedad de programas de programación. TimeTrade es un efectivo asistente personal de programación. Puede mostrar los horarios disponibles a los posibles clientes y ayudar a concertar una cita programada. Grandes empresas, como Microsoft y Google, proporcionan aplicaciones basadas en la nube que pueden ser empleadas tanto por grandes corporaciones como por las empresas más pequeñas. Microsoft tiene un sistema de correo electrónico, Exchange, que puede ser utilizado por empresas más pequeñas por tarifas tan bajas como $50 por mes. Google Voice puede traducir el correo de voz y los mensajes de correo electrónico y reenviarlos a cualquier parte del mundo. Programas como Mail-Chimp pueden enviar paquetes de información a cualquiera o a todos los clientes de una empresa y luego publicar automáticamente la misma información en los sitios de Facebook y Twitter de la compañía.

CLAVES PARA LLEVAR

• Así como un negocio debe identificar lo que es de valor para sus clientes, también debe determinar qué tan valiosos son sus clientes para el negocio.
• Puede que no “pague” para atraer y mantener a todos los clientes.
• Técnicas como la factorización de cuentas por cobrar pueden mejorar el flujo de caja de una firma.
• El uso de la computación en la nube puede reducir significativamente los costos y mejorar la posición financiera de una empresa.
• Las condiciones económicas locales, nacionales e internacionales pueden afectar a cualquier firma. Las empresas deben planificar cómo lidiar con grandes trastornos económicos.

EJERCICIOS

1. Busque en Internet para conocer la disponibilidad y el precio del software de contabilidad basado en actividades.
2. Imagina que tu jefe te ha pedido que prepares un pequeño informe sobre el uso del factoring como opción en su negocio de autopartes. Busca en Internet para conocer la economía del factoraje.
3. Elaborar un informe sobre los paquetes de software de contabilidad y finanzas disponibles a través de cloud computing. Discuta sus pros, contras y estructuras de precios.

Reloj de Desastres

Al inicio de la “Gestión Financiera”, se afirmó que una de las principales causas de fracaso en las pequeñas empresas es la inadecuada gestión financiera. Si uno mira esa afirmación a su valor nominal, la única conclusión a la que se puede llegar es que el fracaso recae únicamente en los hombros del dueño de la pequeña empresa. Esto está lejos de ser la historia completa. Las pequeñas empresas pueden enfrentar situaciones financieras desastrosas sobre las que no tienen absolutamente ningún control. Este simple hecho ha sido llevado a la vanguardia en los últimos años con la recesión económica.

Para la mayoría de las pequeñas empresas, la principal fuente de financiamiento externo proviene de los bancos. Cualquier cosa que afecte la capacidad o el deseo de los bancos de prestar a las pequeñas empresas puede tener un efecto profundo. Una de las primeras respuestas por parte de los bancos comerciales a la crisis de 2008 fue una severa restricción del crédito. En el apogeo de la crisis en octubre de 2008, casi el 72 por ciento de los grandes bancos y el 78 por ciento de los pequeños bancos afirmaron que estaban ajustando sus estándares crediticios para las pequeñas empresas. “¿Cómo afectará una crisis crediticia a las finanzas de pequeñas empresas? ,” Banco de la Reserva Federal de San Francisco, 6 de marzo de 2009, consultado el 2 de diciembre de 2011,. Este enfoque un poco más restrictivo por parte de los bancos más pequeños representó un cambio con respecto a algunas recesiones anteriores. Berger y Udell (1994) encontraron que durante la crisis crediticia de 1990—92 los bancos más pequeños estaban más dispuestos a prestar que los bancos más grandes.Allen N. Berger y Gregory F. Udell, “¿El capital basado en riesgo asignó crédito bancario y causó una crisis crediticia en Estados Unidos? ,” Diario de Dinero, Crédito y Banca 26 (1994): 585—628.

La actual crisis crediticia tiene aún más importancia para las pequeñas empresas. El creador de las dificultades económicas actuales se encontraba en la industria inmobiliaria estadounidense. El resultado ha sido un mercado inmobiliario significativamente deprimido. Muchas pequeñas empresas utilizan residencias personales o propiedad comercial (bienes raíces) como base para la garantía para obtener préstamos. Un mercado inmobiliario deprimido reduce la viabilidad de esta opción. Otras consecuencias negativas para las pequeñas empresas en este entorno económico actual giran en torno a su impacto en alternativas de captación de capital a través de préstamos bancarios comerciales. En crisis crediticias anteriores, muchas pequeñas empresas recurrieron a empresas financieras comerciales. Este tipo de empresas prestarían dinero a pequeñas empresas que comprometieran activos como garantía. Gregory F. Udell, Asset-Based Finance: Proven Disciplines for Prudent Lending (Nueva York: Commercial Finance Association, 2004), 16. Desde principios de la década de 1990, muchas de estas firmas desaparecieron o han sido absorbidas por instituciones bancarias comerciales más grandes. Hoy en día, muchas de las firmas más grandes de Estados Unidos se aferran al efectivo (algunos lo estiman en el vecindario de 2 billones a 3 billones de dólares). Su falta de voluntad para gastar o invertir está impactando a las empresas más pequeñas que operan más abajo en la cadena de suministro. Otro impacto de la actual crisis económica ha sido que muchos bancos han cambiado sus prácticas crediticias para tarjetas de crédito. Han subido las tasas, las tarifas elevadas y los límites de crédito reducidos. Muchas pequeñas empresas a veces se ven reducidas a usar tarjetas de crédito como base para obtener financiamiento a corto plazo para compras o cuentas de reuniones. Este cambio repentino en las “reglas del juego” para las tarjetas de crédito ha presentado a muchas pequeñas empresas un reto inesperado.

Ninguno de estos cambios en el panorama financiero fue provocado por la toma de decisiones o el conocimiento de empresarios y operadores de pequeñas empresas. Sólo un número extraordinariamente pequeño de expertos financieros vio venir la crisis. No obstante, empresarios y pequeños empresarios han descubierto que deben aprender a adaptarse rápidamente a lo que es simplemente una situación desastrosa. La lección financiera que hay que aprender de la crisis actual es que cualquier empresa, en particular las pequeñas empresas, debe prepararse para tener fuentes alternativas de financiamiento disponibles para las operaciones continuas.