13.5: Organizar equipos efectivos

Objetivos de aprendizaje

1. Entender cómo crear normas, roles y expectativas de equipo.
2. Identificar claves para llevar a cabo reuniones de equipo efectivas.

Cuando un equipo está bien organizado, tiende a desempeñarse bien. Los equipos bien diseñados son capaces de capitalizar eventos positivos mientras mantienen la compostura al enfrentar un evento negativo. Existen varias estrategias que pueden impulsar la efectividad del equipo a través de una organización efectiva.

Establecimiento de Normas y Contratos de Equipo

Una clave para el diseño exitoso del equipo es tener normas claras, roles y expectativas entre los miembros del equipo. Problemas como el holgazaneo social o el pensamiento grupal se pueden evitar prestando especial atención a las diferencias de los miembros del equipo y proporcionando definiciones claras de roles, expectativa, medición y recompensas.

Normas del equipo

Las normas son expectativas compartidas sobre cómo operan las cosas dentro de un grupo o equipo. Así como los nuevos empleados aprenden a comprender y compartir los supuestos, normas y valores que forman parte de la cultura de una organización, también deben aprender las normas de su equipo inmediato. Esta comprensión ayuda a los equipos a ser más cohesivos y a desempeñarse mejor. Las normas son una manera poderosa de asegurar la coordinación dentro de un equipo. Por ejemplo, ¿es aceptable llegar tarde a las reuniones? ¿Qué tan preparado se supone que debes estar en las reuniones? ¿Es aceptable criticar el trabajo de otra persona? Estas normas se configuran temprano durante la vida de un equipo y afectan si el equipo es productivo, cohesivo y exitoso.

Explora algunas ideas sobre las normas del equipo haciendo el ejercicio de Ruedas Cuadradas.

Ruedas Cuadradas Ejercicio y Discusión en Grupo

A veces puede ser un desafío iniciar una conversación sobre las reglas básicas y el rendimiento del equipo. El siguiente ejercicio se puede utilizar para que un equipo hable sobre lo que funciona y lo que no en los equipos en los que han trabajado y cómo se puede diseñar tu equipo de manera más efectiva.

Figura\(\PageIndex{1}\): su imagen de un carro con ruedas cuadradas es una ilustración de cuántas organizaciones parecen operar. Imprime la ilustración y haz que todos los miembros de tu equipo escriban en el papel, identificando tantos temas clave y oportunidades de mejora como puedas. Después de esto, tenga una conversación sobre lo que esta ilustración podría significar para su propio equipo. ell brown — Thinktank Science Garden — auto con ruedas cuadradas — CC BY-SA 2.0.

Contratos de Equipo

La investigación científica, así como la experiencia de trabajo con miles de equipos, demuestran que los equipos que son capaces de articular y acordar reglas básicas, objetivos y roles establecidos y desarrollar un contrato de equipo en torno a estos estándares están mejor equipados para enfrentar los desafíos que puedan surgir dentro del equipo ( Katzenback & Smith, 1993; Porter y Lilly, 1996). Tener un contrato de equipo no significa necesariamente que el equipo va a tener éxito, sino que puede servir como hoja de ruta cuando el equipo se desvía del rumbo. Las preguntas que pueden ayudar a crear un contrato de equipo significativo incluyen:

• Valores y metas del equipo: ¿Cuáles son los valores de nuestro equipo compartido? ¿Cuál es nuestro objetivo de equipo?
• Roles del equipo y liderazgo: ¿Quién hace qué dentro de este equipo? (¿Quién toma notas en la reunión? ¿Quién establece la agenda? ¿Quién asigna tareas? ¿Quién dirige las reuniones?) ¿El equipo tiene un líder formal? Si es así, ¿cuáles son sus papeles?
• Toma de decisiones en equipo: ¿Cómo se toman las decisiones menores? ¿Cómo se toman las decisiones importantes?
• Comunicación en equipo: ¿A quién contactas si no puedes hacer una reunión? ¿Quién se comunica con quién? ¿Con qué frecuencia se reunirá el equipo?
• Rendimiento del equipo: ¿Qué constituye un buen desempeño del equipo? ¿Y si un miembro del equipo se esfuerza pero no parece estar produciendo trabajo de calidad? ¿Cómo se tratará la mala calidad de asistencia/trabajo?

Reuniones de equipo

Cualquiera que haya estado involucrado en un equipo sabe que implica reuniones de equipo. Si bien pocas personas disfrutan de las reuniones, cumplen una función importante en términos de intercambio de información y toma de decisiones. También cumplen una importante función social y pueden ayudar a construir la cohesión del equipo y una función de tarea en términos de coordinación. Desafortunadamente, todos hemos asistido a largas reuniones que fueron una pérdida de tiempo y donde pasó poco lo que no se pudo haber logrado leyendo un correo electrónico en cinco minutos. Para llevar a cabo reuniones efectivas, ayuda a pensar en reuniones en términos de tres pasos secuenciales (Haynes, 1997).

Antes de la Reunión

Gran parte de la efectividad de una reunión se determina antes de que el equipo se reúna. Hay tres cosas clave que puede hacer para asegurarse de que los miembros del equipo aprovechen al máximo su reunión.

Primero, pregúntate: ¿Es necesaria una reunión? Los líderes deben hacer una serie de cosas antes de la reunión para ayudar a que sea efectiva. Lo primero es estar seguro de que incluso se necesita una reunión. Si la reunión es principalmente informativa, pregúntese si es imperativo que el grupo entienda completamente la información y si las decisiones futuras se construirán sobre esta información. Si es así, puede ser necesaria una reunión. Si no es así, quizás simplemente comunicarse con todos en un formato escrito ahorrará un tiempo valioso. De igual manera, las reuniones de toma de decisiones tienen más sentido cuando el problema es complejo e importante, hay cuestiones de equidad por resolver y se necesita compromiso para avanzar.

Segundo, crear y distribuir una agenda. Una agenda es importante para ayudar a informar a los invitados sobre el propósito de la reunión. También ayuda a organizar el flujo de la reunión y mantener al equipo encaminado.

Tercero, enviar un recordatorio antes de la reunión. Recordar a todos el propósito, la hora y el lugar de la reunión ayuda a todos a prepararse. Cualquiera que haya asistido a una reunión de equipo solo para encontrar que no hay razón para reunirse porque los miembros no han completado sus tareas acordadas sabe que, como resultado, el rendimiento o la moral del equipo pueden verse afectados negativamente. Haga un seguimiento para asegurarse de que todos estén preparados. Como miembro del equipo, informe a otros de inmediato si no estará listo con sus tareas para que puedan determinar si la reunión debe posponerse.

Durante el Encuentro

Durante la reunión, hay varias cosas que puedes hacer para asegurarte de que el equipo inicie y se mantenga en el camino.

Iniciar la reunión a tiempo. Esperar a los miembros que llegan tarde solo castiga a los que llegan a tiempo y refuerza la idea de que está bien llegar tarde. Iniciar la reunión puntualmente envía una señal importante de que eres respetuoso con el tiempo de todos.

Siga la agenda de la reunión. Desviar la agenda comunica a los miembros que no es importante. También dificulta que otros hagan un seguimiento de dónde se encuentra en la reunión y puede facilitar que no se aborden puntos importantes.

Gestionar dinámicas grupales para una participación plena. Como has visto en este capítulo, hay una serie de dinámicas grupales que pueden limitar el funcionamiento de un equipo. Esté atento a la plena participación y compromiso de todos los miembros del equipo, así como cualquier problema potencial como holgazaneo social, conflicto grupal o pensamiento grupal.

Resumir la reunión con puntos de acción. Asegúrese de aclarar los roles de los miembros del equipo en el futuro. Si las tareas del individuo no están claras, lo más probable es que la confusión de roles surja más adelante. Debe haber notas claras de la reunión con respecto a quién es responsable de cada ítem de acción y los plazos asociados a los próximos pasos.

Terminar la reunión a tiempo. Esto es de vital importancia ya que demuestra que respetas el tiempo de todos y que estás organizado. Si se necesita otra reunión para darle seguimiento, agendarla más tarde, pero no deje que la reunión se agote.

Después de la Reunión

Dar seguimiento a los elementos de acción. Después de la reunión probablemente tengas varios elementos de acción. Además, es probable que necesites dar seguimiento a los elementos de acción de otros.

Figura\(\PageIndex{3}\): Llevar a cabo reuniones de pie ahorra tiempo pero mantiene la información fluyendo a través del equipo Bluedorn, et. al., 1999). Colección Fotográfica del Banco Mundial — — CC BY-NC-ND 2.0.

Al igual que el desarrollo grupal, la socialización del equipo tiene lugar a lo largo de la vida del equipo. Las etapas pasan de la evaluación al compromiso y la transición de roles. Las normas del equipo son importantes para el proceso del equipo y ayudan a establecer quién está haciendo qué por el equipo y cómo funcionará el equipo. Crear un contrato de equipo ayuda con este proceso. Las claves para abordar en un contrato de equipo son valores y metas del equipo, roles y liderazgo del equipo, toma de decisiones del equipo, expectativas de comunicación del equipo y cómo se caracteriza el desempeño del equipo. Las reuniones de equipo pueden ayudar a un equipo a coordinar y compartir información. Las reuniones efectivas incluyen la preparación, la gestión durante la reunión y el seguimiento de los temas de acción generados en la reunión.

EJERCICIOS

1. ¿Las normas para la mayoría de los equipos a los que has pertenecido han sido formales o informales? ¿Cómo crees que eso ha afectado a estos equipos?
2. ¿Alguna vez has estado involucrado en la creación de un contrato de equipo? ¿Explica cómo crees que eso pudo haber influido en el funcionamiento del equipo?
3. ¿La persona que solicita una reunión debe preparar siempre una agenda de reunión? ¿Por qué o por qué no?
4. ¿Crees que llevar a cabo reuniones de equipo de pie es una buena idea? ¿Por qué o por qué no?