13.2: Transformar negocios a través de la información
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La tecnología de la información (TI) incluye el equipo y las técnicas utilizadas para administrar y procesar la información. La información está en el corazón de todas las organizaciones. Sin información sobre los procesos y los participantes en una organización, incluidos pedidos, productos, inventario, programación, envío, clientes, proveedores y empleados, el negocio no puede operar.
En menos de 70 años, hemos pasado de una sociedad industrial a una economía basada en el conocimiento impulsada por la información. Los negocios dependen de la tecnología de la información para todo, desde realizar operaciones diarias hasta tomar decisiones estratégicas. Las computadoras son las herramientas de esta era de la información, realizando operaciones extremadamente complejas así como trabajos cotidianos como el procesamiento de textos y la creación de hojas de cálculo. El ritmo de cambio ha sido rápido desde que la computadora personal se convirtió en un accesorio fijo en la mayoría de los escritorios de oficina. Las unidades individuales pasaron a formar parte de redes pequeñas, seguidas de redes más sofisticadas para toda la empresa. El Cuadro 13.1 y el Cuadro 13.2 resumen los tipos de equipos de cómputos y software, respectivamente, más utilizados en los sistemas de información de gestión empresarial en la actualidad.
| Equipo de Computación Empresarial | ||
|---|---|---|
| Tipo de Computadora | Descripción | Comentarios |
| Tablets | Computadoras autónomas en las que pueden residir aplicaciones (apps). Estos dispositivos también se pueden vincular a una red a través de la cual se puede acceder a otros programas. | El aumento de potencia, velocidad y memoria a la que se accede a través de la nube hacen de estas tabletas la computadora dominante para muchos procesos de negocio. |
| Computadoras personales de escritorio (PC) | Computadoras independientes en las que puede residir el software. Estas PC también se pueden vincular a una red a través de la cual se puede acceder a otros programas. | El aumento de la potencia, la velocidad, la memoria y el almacenamiento hacen que estos sean comúnmente utilizados para muchos procesos de negocio. Puede manejar texto, audio, video y gráficos complejos. |
| Computadoras portátiles | Computadoras portátiles similares en potencia a computadoras de escritorio. | El tamaño y el peso más pequeños facilitan la computación móvil para los trabajadores. |
| Minicomputadoras | Computadoras de tamaño mediano con múltiples procesadores, capaces de soportar desde cuatro hasta aproximadamente 200 usuarios a la vez. | La distinción entre las minicomputadoras más grandes y los mainframes más pequeños es borrosa. |
| Computadoras mainframe | Máquinas grandes del tamaño de un refrigerador; pueden ejecutar simultáneamente muchos programas diferentes y soportar cientos o miles de usuarios. | Extremadamente confiables y estables, estos son utilizados por empresas y gobiernos para procesar grandes cantidades de datos. Son más seguros que los PCs. |
| Servidores | Mayor capacidad de almacenamiento y velocidades de procesamiento. | Estos no están sujetos a choques y pueden actualizarse y repararse mientras operan. |
| Supercomputadoras | Computadoras más potentes, ahora capaces de operar a velocidades de 280 billones de cálculos por segundo. | Las empresas pueden rentar tiempo para ejecutar proyectos desde centros especiales de supercomputación. |
Cuadro 13.1
| Tipo de Aplicación | Descripción |
|---|---|
| Software de procesamiento de textos | Se utiliza para escribir, editar y dar formato a documentos como cartas e informes. Los controles ortográficos y gramaticales, la combinación de correspondencia, las tablas y otras herramientas simplifican la preparación de documentos. |
| Software para hojas de cálculo | Se utiliza para la elaboración y análisis de estados financieros, pronósticos de ventas, presupuestos y datos numéricos y estadísticos similares. Una vez que las fórmulas matemáticas son clavadas en la hoja de cálculo, los datos se pueden cambiar y la solución se recalculará instantáneamente. |
| Programas de gestión de bases de | Servir como archivadores electrónicos para registros como listas de clientes, datos de empleados e información de inventario. Puede ordenar los datos en función de diversos criterios para crear diferentes informes. |
| Gráficos y programas de presentación | Cree tablas, gráficos y diapositivas para presentaciones e informes de clientes. Puede agregar imágenes, video, animación y efectos de sonido. |
| Software de autoedición | Combina software de procesamiento de textos, gráficos y diseño de página para crear documentos. Permite a las empresas diseñar y producir folletos de ventas, catálogos, anuncios y boletines internos. |
| Programas de comunicaciones | Traduzca los datos en un formulario para su transmisión y transfiéralos a través de una red a otras computadoras. Se utiliza para enviar y recuperar datos y archivos. |
| Suites de software integradas | Combine varios tipos populares de programas, como procesamiento de textos, hojas de cálculo, bases de datos, presentación gráfica y programas de comunicaciones. Los programas de componentes están diseñados para trabajar juntos. |
| Groupware | Facilita los esfuerzos de colaboración de grupos de trabajo para que varias personas en diferentes ubicaciones puedan trabajar en un solo proyecto. Admite reuniones en línea y gestión de proyectos (programación, asignación de recursos, distribución de documentos y correo electrónico, etc.). |
| Software financiero | Se utiliza para compilar datos contables y financieros y crear estados financieros e informes. |
Cuadro 13.2
Aunque la mayoría de los trabajadores pasan sus días en potentes computadoras de escritorio, otros grupos abordan problemas computacionales masivos en centros especializados de supercomputadoras. Las tareas que tardarían años en una PC se pueden completar en solo horas en una supercomputadora. Con su capacidad para realizar cálculos complejos rápidamente, las supercomputadoras juegan un papel crítico en la investigación de seguridad nacional, como el análisis de inteligencia de defensa; la investigación científica, desde experimentos biomédicos y desarrollo de fármacos hasta simulaciones de sismos y formaciones estelares; estudios demográficos como como análisis y predicción de patrones de votación; y estudios meteorológicos y ambientales. Las empresas también ponen a trabajar las supercomputadoras analizando big data para obtener información sobre el comportamiento de los clientes, mejorando la gestión de inventario y producción y para el diseño de productos. 1 La velocidad de estas máquinas especiales ha ido aumentando constantemente para satisfacer las crecientes demandas de mayores capacidades computacionales, y el siguiente objetivo son cuatrillones de cálculos por segundo, o petaflops. Alcanzar estas increíbles velocidades es fundamental para futuros descubrimientos científicos, médicos y comerciales. Muchos países, entre ellos Estados Unidos, China, Francia y Japón, han hecho de la computación a petascale una prioridad. 2
Además de las computadoras propias de una empresa y las redes internas, Internet hace que sea fácil conectarse rápidamente a casi cualquier lugar del mundo. Como señala Thomas Friedman en su libro El mundo es plano, “Ahora estamos conectando todos los centros de conocimiento del planeta en una sola red global, que.. podría marcar el comienzo de una era increíble de prosperidad e innovación”. 3 Las oportunidades de colaboración a escala global aumentan diariamente. Un gerente puede compartir información con cientos de miles de personas en todo el mundo tan fácilmente como con un colega en otro piso del mismo edificio de oficinas. Internet y la web se han convertido en herramientas de negocio indispensables que facilitan la comunicación tanto dentro de las empresas como con los clientes.
El auge de los centros de comercio electrónico es solo un ejemplo de cómo la tecnología está facilitando la economía global. Sin embargo, los centros de comercio electrónico no están reservados para grandes empresas de economías desarrolladas. Alibaba está pilotando un e-hub llamado eWTP en Malasia que brindará acceso a pequeñas empresas. Como dijo Jack Ma, cofundador de Alibaba, en el lanzamiento de EWTP, “Hay muchas zonas de libre comercio para una facilitación eficiente del comercio, pero solo para las grandes empresas. No hay zona de libre comercio diseñada para pequeñas empresas. He estado gritando por todas partes, gritando, que todo gobierno debería hacerlo”. 4
Muchas empresas confían a un ejecutivo llamado director de información (CIO) la responsabilidad de administrar todos los recursos de información. La importancia de esta responsabilidad es inmensa. Además de la expansión masiva de la información recopilada por los negocios actuales, la mayoría de nosotros somos trabajadores del conocimiento que desarrollamos o utilizamos el conocimiento. Los trabajadores del conocimiento contribuyen y se benefician de la información que utilizan para realizar funciones de planeación, adquisición, búsqueda, análisis, organización, almacenamiento, programación, producción, distribución, comercialización o venta. Debemos saber cómo recopilar y utilizar la información de los muchos recursos disponibles para nosotros.
EXPANDIÉNDOSE POR TODO EL MUNDO
E-Hubs Integra Comercio Global
Gracias a las maravillas del avance tecnológico, el comercio electrónico global ahora va mucho más allá del comercio minorista por Internet y con el que todos estamos familiarizados. Los sitios web especiales conocidos como centros comerciales, o eMarketPlaces, facilitan el comercio electrónico entre empresas en industrias específicas como la fabricación automotriz, venta minorista, aprovisionamiento de telecomunicaciones, aeroespacial, productos y servicios financieros, y más. Prácticamente todo Forex (Foreign Exchange) se realiza a través de centros de negociación que proporcionan un mercado abierto para el comercio de una variedad de divisas. Debido a que hay una gran cantidad de operaciones que involucran divisas, el precio es descubrible y hay transparencia en el mercado. Por el contrario, Bitcoin se comercializa principalmente en cantidades más pequeñas, y a menudo hay grandes discrepancias entre los precios de la criptomoneda en diferentes bolsas.
El centro comercial funciona como un medio para integrar la colaboración electrónica de los servicios empresariales. Cada hub proporciona formatos estándar para el comercio electrónico de documentos utilizados en una industria en particular, así como una variedad de servicios para sostener el comercio electrónico entre las empresas de esa industria. Los servicios incluyen previsión de demanda, administración de inventario, directorios de socios y servicios de liquidación de transacciones. Y el pago es significativo (menores costos, menores niveles de inventario y menor tiempo de comercialización), lo que resulta en mayores ganancias y una mayor competitividad. Por ejemplo, las adquisiciones de manufactura a gran escala pueden ascender a miles de millones de dólares Cambiar a “compra justo a tiempo” en el e-hub puede ahorrar un porcentaje considerable de estos costos.
El comercio electrónico a través de un hub puede ir desde la integración colaborativa de procesos comerciales individuales hasta subastas e intercambios de bienes (trueque electrónico). La gestión global de contenidos es un factor esencial en la promoción de acuerdos de comercio electrónico en el hub. Una visión globalmente consistente del “contenido” del hub debe estar disponible para todos. Cada compañía participante maneja su propio contenido, y aplicaciones como administradores de contenido mantienen un catálogo maestro continuamente actualizado de los inventarios de todos los miembros del hub. La aplicación de gestión de transacciones automatiza los acuerdos de negociación entre empresas, lo que permite al hub proporcionar servicios de agregación y liquidación.
En última instancia, los centros comerciales para numerosas industrias podrían vincularse entre sí en una web global de comercio electrónico, un “centro inclusivo de todos los centros”. ” Un pensador creativo lo pone de esta manera: “La cadena de suministro lineal tradicional, paso a paso, está muerta. Será reemplazado por toma de decisiones paralelas, asíncronas y en tiempo real del mercado. Tomemos como ejemplo la capacidad de fabricación. Las empresas pueden ofertar su exceso de capacidad de producción en el centro mundial de comercio electrónico. Las ofertas para comprar capacidad desencadenan solicitudes del vendedor de ofertas de piezas a proveedores que a su vez ponen solicitudes a otros proveedores, y todo este proceso convergerá en cuestión de minutos”.
Fuentes: “Las empresas asiáticas cuentan pérdidas: traman formas de lidiar con el dólar débil”, Reuters, https://www.reuters.com, 24 de enero de 2018; Rob Verger, “Esto es lo que determina el precio de Bitcoin”, Ciencia popular, https://www.popsci.com, 22 de enero de 2018; Bhavan Jaipragas, “El centro de comercio electrónico de Alibaba para ayudar a las pequeñas y medianas empresas se pone en marcha en Malasia”, Esta semana en Asia, http://www.scmp.com, 3 de noviembre de 2017.
Preguntas de Pensamiento Crítico
- ¿Cómo se benefician las empresas de participar en un hub de comercio electrónico?
- ¿Qué impacto tiene el comercio electrónico en la economía global?
Debido a que la mayoría de los empleos actuales dependen de la información —obtener, usar, crearla, administrarla y compartirla—, este capítulo comienza con el papel de la información en la toma de decisiones y continúa discutiendo las redes informáticas y los sistemas de información de gestión. Sigue la gestión de la tecnología de la información —planeación y protección—. Por último, veremos las últimas tendencias en tecnología de la información. A lo largo del capítulo, los ejemplos muestran cómo los gerentes y sus empresas están utilizando las computadoras para tomar mejores decisiones en un mundo altamente competitivo.
Datos y Sistemas de Información
Los sistemas de información y las computadoras que los soportan son tanto una parte de nuestras vidas que casi los damos por sentado. Estos sistemas de información de gestión, métodos y equipos que proporcionan información sobre todos los aspectos de las operaciones de una empresa, proporcionan a los gerentes la información que necesitan para tomar decisiones. Ayudan a los gerentes a categorizar e identificar adecuadamente las ideas que resultan en beneficios operacionales y de costos sustanciales.
Las empresas recopilan una gran cantidad de datos —hechos sin procesar y no organizados que se pueden mover y almacenar— en sus operaciones diarias. Solo a través de sistemas informáticos bien diseñados y el poder de las computadoras pueden los gerentes procesar estos datos en información significativa y útil y utilizarlos para fines específicos, como tomar decisiones comerciales. Una de esas formas de información comercial es la base de datos, un sistema de archivo electrónico que recopila y organiza datos e información. Usando un software llamado sistema de administración de bases de datos (DBMS), puede ingresar, almacenar, organizar, seleccionar y recuperar datos rápida y fácilmente en una base de datos. Estos datos se convierten luego en información para administrar el negocio y realizar análisis de negocios.
Las bases de datos son el núcleo de los sistemas de información empresarial. Por ejemplo, una base de datos de clientes que contiene nombre, dirección, método de pago, productos pedidos, precio, historial de pedidos y datos similares proporciona información a muchos departamentos. El marketing puede rastrear nuevos pedidos y determinar qué productos se venden mejor; las ventas pueden identificar clientes de gran volumen o ponerse en contacto con clientes sobre productos nuevos o relacionados; los gerentes de operaciones utilizan la información de pedidos para obtener inventario y programar la producción de los productos pedidos; y finanzas utiliza datos de ventas para preparar estados financieros. Más adelante en el capítulo, veremos cómo las empresas utilizan bases de datos muy grandes llamadas data warehouses y data marts.
Las empresas están descubriendo que no pueden operar bien con una serie de sistemas de información separados orientados a resolver problemas departamentales específicos. Se necesita un esfuerzo de equipo para integrar los sistemas descritos e involucra a los empleados de toda la firma. Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) para toda la compañía que reúnen recursos humanos, operaciones y tecnología se están convirtiendo en una parte integral de la estrategia de negocios. Así es administrar el conocimiento colectivo contenido en una organización, utilizando data warehouses y otras herramientas tecnológicas. Los expertos en tecnología están aprendiendo más sobre la forma en que opera el negocio, y los gerentes de negocios están aprendiendo a usar la tecnología de sistemas de información de manera efectiva para crear nuevas oportunidades y alcanzar sus metas.
COMPROBACIÓN DE CONCEPTO
- ¿Qué son los sistemas de información de gestión y qué desafíos enfrenta el CIO en el desarrollo del MIS de la compañía?
- Distinguir entre datos e información. ¿Cómo se relacionan? ¿Por qué los datos se consideran un activo valioso para una firma?
- ¿Cómo beneficia la integración de sistemas a una empresa?