13.5: Gestión y Planeación de Tecnología

4. ¿Cómo puede la gestión y planeación tecnológica ayudar a las empresas a optimizar sus sistemas de tecnología de

Con la ayuda de las computadoras, las personas han producido más datos en los últimos 30 años que en los 5 mil años anteriores combinados. Hoy en día, las empresas realizan inversiones importantes en tecnología de la información para ayudarlas a administrar esta abrumadora cantidad de datos, convertir los datos en conocimiento y entregarlos a las personas que los necesitan. En muchos casos, sin embargo, las empresas no cosechan los beneficios deseados de estos gastos. Entre las quejas típicas de los altos ejecutivos están que la compañía está gastando demasiado y no obteniendo un rendimiento adecuado y recompensa de las inversiones en TI, estas inversiones no se relacionan con la estrategia de negocio, la firma parece estar comprando la última tecnología por el bien de la tecnología, y las comunicaciones entre especialistas en TI y usuarios de TI son pobres.

¡Optimiza TI!

Administrar las operaciones de TI de toda la empresa, especialmente cuando a menudo se extienden a través de múltiples ubicaciones, aplicaciones de software y sistemas, no es tarea fácil. Los gerentes de TI deben ocuparse no solo de los sistemas in situ; también deben supervisar las redes y otras tecnologías, como los dispositivos móviles que manejan la mensajería por correo electrónico, que conectan al personal que trabaja en ubicaciones que van desde la siguiente ciudad hasta otro continente. Al mismo tiempo, los gerentes de TI enfrentan limitaciones de tiempo y restricciones presupuestarias, lo que hace que sus trabajos sean aún más desafiantes.

Las empresas en crecimiento pueden encontrarse con una estructura de TI descentralizada que incluye muchos sistemas separados y duplicación de esfuerzos. Una empresa que quiere entrar o expandirse en el comercio electrónico necesita sistemas lo suficientemente flexibles para adaptarse a este mercado cambiante. La seguridad para equipos y datos es otra área crítica, que cubriremos más adelante en el capítulo.

El objetivo es desarrollar un plan tecnológico integrado para toda la compañía que equilibre el juicio comercial, la experiencia en tecnología y la inversión en tecnología. La planeación de TI requiere un esfuerzo coordinado entre los altos ejecutivos de una empresa, gerentes de TI y gerentes de unidades de negocio para desarrollar un plan integral. Dichos planes deben tomar en cuenta los objetivos estratégicos de la compañía y cómo la tecnología adecuada ayudará a los gerentes a alcanzar esas metas.

La gestión y planificación de la tecnología van más allá de comprar nuevas tecnologías. Hoy en día las empresas están recortando presupuestos de TI para que se les pida a los directivos que hagan más con menos. Están implementando proyectos que aprovechan su inversión en la tecnología que ya cuentan, encontrando formas de maximizar la eficiencia y optimizar la utilización.

Gestión de Recursos de Conocimiento

Como resultado de la proliferación de la información, también estamos viendo un cambio importante de la gestión de la información a una visión más amplia que se enfoca en encontrar oportunidades y desbloquear el valor de los activos intelectuales en lugar de físicos. Mientras que la gestión de la información implica recopilar, procesar y condensar información, la tarea más difícil de la gestión del conocimiento (KM) se centra en investigar, recopilar, organizar y compartir el conocimiento colectivo de una organización para mejorar la productividad, fomentar la innovación, y obtener ventaja competitiva. Algunas empresas incluso están creando un nuevo puesto, director de conocimiento, para encabezar este esfuerzo. ¹³

Las empresas utilizan sus sistemas informáticos para facilitar el intercambio físico de conocimientos. Pero mejor hardware y software no son la respuesta a KM. El KM no está basado en la tecnología, sino una práctica empresarial que utiliza la tecnología. La tecnología por sí sola no constituye KM, ni es la solución al KM. Más bien, facilita el KM. Los ejecutivos con iniciativas exitosas de KM entienden que KM no es una cuestión de comprar una aplicación de software importante que sirva como depositario de datos y coordine todo el capital intelectual de una empresa. Según Melinda Bickerstaff, vicepresidenta de gestión del conocimiento de Bristol-Myers Squibb (BMS), cualquier enfoque de ese tipo de “líder con tecnología” es un camino seguro hacia el fracaso. “La gestión del conocimiento tiene que ser percibida como un solucionador de problemas empresariales, no como un concepto abstracto”, explica Bickerstaff.

El KM efectivo requiere un enfoque interdisciplinario que coordine todos los aspectos del conocimiento de una organización. Requiere un cambio importante en el comportamiento y en la tecnología para aprovechar el poder de los sistemas de información, especialmente Internet, y los recursos de capital humano de una empresa. El primer paso es crear una cultura de la información a través de una estructura organizacional y recompensas que promueva una forma más flexible y colaborativa de trabajar y comunicarse. Mover una organización hacia el KM no es tarea fácil, pero merece la pena el esfuerzo en términos de crear un entorno más colaborativo, reducir la duplicación de esfuerzos y aumentar el conocimiento compartido. Los beneficios pueden ser significativos en términos de crecimiento, tiempo y dinero.

En Bristol-Meyers Squibb, una importante compañía farmacéutica, Bickerstaff inició la implementación de KM buscando problemas específicos relacionados con la información a resolver para que la compañía ahorrara tiempo y/o dinero. Por ejemplo, se enteró de que los científicos de la compañía dedicaban alrededor del 18 por ciento de su tiempo buscando múltiples bases de datos para encontrar patentes y otra información. La simple integración de las bases de datos relevantes permitió a los investigadores realizar búsquedas más rápidas. Un proyecto más complejo consistió en compilar las mejores prácticas de los equipos de desarrollo de medicamentos con las mejores tasas de aprobación de la FDA para que otros grupos pudieran beneficiarse. En lugar de enviar formularios que podrían ser fácilmente reservados, Bickenstaff organizó entrevistas y sesiones de lecciones aprendidas. La información se desarrolló luego en artículos interesantes en lugar de informes corporativos secos. ¹⁴

Planeación Tecnológica

Un buen plan tecnológico proporciona a los empleados las herramientas que necesitan para realizar sus trabajos con los más altos niveles de eficiencia. El primer paso es una evaluación general de las necesidades, seguida de la clasificación de los proyectos y las elecciones específicas de hardware y software. El Cuadro 13.3 plantea algunas preguntas básicas que los gerentes departamentales y los especialistas en TI deben hacer al planear compras de tecnología.

Preguntas para Planeación de Proyectos de TI

¿Cuáles son los objetivos generales de la compañía? ¿Qué problemas quiere resolver la empresa? ¿Cómo puede la tecnología ayudar a cumplir esos objetivos y resolver los problemas? ¿Cuáles son las prioridades de TI de la compañía, tanto a corto como a largo plazo? ¿Qué tipo de infraestructura tecnológica (centralizada o descentralizada) satisface mejor las necesidades de la empresa? ¿Qué tecnologías cumplen con los requisitos de la compañía? ¿Se requiere hardware y software adicionales? Si es así, ¿se integrarán con los sistemas existentes de la compañía? ¿El diseño e implementación del sistema incluye los cambios de personas y procesos, además de los tecnológicos? ¿Tiene las capacidades internas para desarrollar e implementar las aplicaciones propuestas, o debe traer a un especialista externo?

Cuadro 13.3

Una vez que los gerentes identifican los proyectos que tienen sentido comercial, pueden elegir los mejores productos para las necesidades de la compañía. El paso final es evaluar los beneficios potenciales de la tecnología en términos de eficiencia y efectividad. Para un proyecto exitoso, debe evaluar y reestructurar los procesos de negocio, elegir la tecnología, desarrollar e implementar el sistema, y administrar los procesos de cambio para satisfacer mejor sus necesidades organizacionales. ¡Instalar un nuevo sistema de TI además de procesos de negocio ineficientes es una pérdida de tiempo y dinero!

COMPROBACIÓN DE CONCEPTO

1. ¿Cuáles son algunas formas en que una empresa puede administrar sus activos tecnológicos a su favor?
2. Diferenciar entre gestión de la información y gestión del conocimiento. ¿Qué pasos pueden tomar las empresas para gestionar el conocimiento?
3. Enumere las preguntas clave que los gerentes deben hacer al planificar compras de tecnología.