5.4: Interpretación de la información del punto de venta
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La información del punto de venta es la información que se recopila de sus recibos diarios (o incluso por hora). Antes de que estuviera disponible el equipo computarizado, un supervisor analizaría las ventas al final de cada día utilizando los cheques de invitados escritos a mano. Se contabilizaron y registraron el número total de clientes, el tamaño promedio del cheque y los montos de cada plato principal vendido. El supervisor también computaría las ventas totales, verificaría el efectivo contra los totales de la caja registradora y completaría otros registros financieros. La información del análisis de ventas fue utilizada por el chef o gerente del restaurante para administrar el inventario, predecir el volumen de ventas y juzgar la popularidad de los artículos.
Tipos de Equipos de Punto de Venta
Hoy en día, la mayoría de los informes de punto de venta son generados automáticamente por hardware y software de punto de venta (POS). Un sistema POS simple puede ser una sola caja registradora conectada a un terminal de computadora que almacena datos, o puede ser más complejo con múltiples terminales, dispositivos portátiles o tabletas, e incluso teléfonos inteligentes conectados al sistema por aplicaciones compatibles, y también conectados a impresoras en varios puntos en el sistema que imprimirá los pedidos directamente en el área de la cocina o barra.
Los sistemas POS consisten en una serie de terminales conectados a una unidad central de procesamiento (Figura 38). Para que un terminal procese transacciones, debe estar conectado a la unidad central que alberga el software y la memoria para procesar la información. Varios tipos de terminales pueden estar disponibles. Para ingresar pedidos se utiliza una terminal de verificación previa; no tiene cajón de efectivo. Muchos terminales de verificación previa ahora están disponibles en modelos inalámbricos de mano, o se pueden usar tabletas o teléfonos inteligentes para este propósito.
En algunos sistemas, se utiliza un terminal de verificación previa para ingresar e imprimir los pedidos de una mesa. Luego se entrega la copia impresa a la cocina para reenviar el pedido. En otros sistemas, el pedido se envía directamente desde la máquina de verificación previa a una impresora en la cocina o barra. El servidor no tiene que llevar el pedido al mostrador de recogida.
Se utiliza una terminal de caja separada para liquidar los cheques de los huéspedes. La información también se puede enviar automáticamente a una impresora de diario y a una estación de trabajo gerente. La impresora de revistas generalmente se encuentra en un área segura y proporciona a la administración una auditoría detallada de sistemas.
Los sistemas POS producen recibos muy detallados (Figura 39). La riqueza de información registrada por la máquina permite un análisis mucho más detallado de las ventas de lo que era posible cuando los cheques de invitados fueron escritos a mano.
La información de POS es una poderosa herramienta que le permite analizar el desempeño de los menús y revisar los menús, pronosticar los requisitos de mano de obra, pronosticar los requisitos de inventario y analizar el desempeño del Los sistemas POS tienen la capacidad de generar
- Informes de análisis de ventas
- Informes laborales como horas de los empleados, salarios, créditos por comidas, número de invitados atendidos por servidor, ventas brutas por servidor, tamaño promedio de cheques por servidor, etc.
- Archivos de inventario que pueden ser utilizados por el software de gestión de inventario para deducir automáticamente artículos del inventario en función de la receta estándar para un elemento del menú
- Otros informes de gestión como un informe de ingresos diarios
Informe de Análisis de Ventas
Un informe de análisis de ventas analiza las ventas por elemento del menú. Se puede calcular para cualquier período de tiempo, incluyendo una hora, un período de comida (por ejemplo, desayuno, almuerzo), un día, una semana o un mes. El reporte detallado le permite identificar los periodos pico con precisión. Los restaurantes de comida rápida a menudo querrán analizar las ventas por hora para maximizar la utilización de la mano de obra. El informe incluye:
- Número de artículos vendidos en cada periodo
- Costo individual y total de los alimentos para cada elemento del menú durante el periodo (basado en recetas estándar y costos estándar)
- Costo total de los alimentos para el periodo (también llamado costo esperado o costo ideal)
- Porcentaje de costo de comida ideal
Costo Ideal de Alimentos
El costo ideal de los alimentos se basa en los artículos reales vendidos. Se calcula multiplicando el número real de artículos vendidos por el costo estándar de alimentos por artículo, luego sumando los costos de todos los elementos del menú. El costo ideal de los alimentos se compara entonces con los costos reales de los alimentos. La receta estándar y el costo estándar deben actualizarse y recalcularse periódicamente para que la comparación sea válida. Los dos costos deben ser bastante cercanos. Las variaciones menores pueden ser el resultado de compras especiales de artículos a granel o el uso de pequeñas cantidades de algunos artículos que no se reabastecen semanalmente. Las discrepancias mayores pueden indicar desechos debido a derrames y deterioro, hurto, mal control de porciones, cambios en la calidad y rendimiento del stock (por ejemplo, debido a la sobrecocción). Las quejas de los clientes pueden resultar en que un artículo sea desechado sin que se le cobre o que se cocina un segundo artículo.
Ejemplo
Menú Análisis e Ingeniería
Los informes de análisis de ventas proporcionan información detallada que puede ser muy útil en la planificación de menús. Los reportes pueden analizar la rentabilidad y popularidad de cada ítem. Luego puede usar los resultados para revisar el menú y realizar cambios. Consulte la sección de este libro sobre ingeniería de menús para obtener más detalles sobre cómo usar esta información.
Previsión de los requisitos de inventario
La información de POS también se puede utilizar para pronosticar el inventario y los requisitos de personal Si tienes registros de ventas que indican que en una semana típica vendes 84 porciones de salmón y 97 porciones de solomillo, puedes mirar tu inventario actual y decidir cuánto necesitas pedir para la próxima semana. La Figura 40 ilustra este escenario.
| Elemento del menú | Lunes | martes | Miércoles | jueves | Viernes | Sábado | domingo | Total | % Mezcla |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Pizza italiana | 7 | 9 | 10 | 10 | 25 | 22 | 17 | 100 | 11.90% |
| Pollo cajún | 8 | 9 | 9 | 12 | 10 | 13 | 12 | 73 | 8.69% |
| Solomillo | 5 | 8 | 6 | 8 | 27 | 25 | 18 | 97 | 11.55% |
| Salteado de pollo | 10 | 7 | 9 | 6 | 10 | 15 | 11 | 68 | 8.10% |
| Salteado de gambas | 5 | 5 | 6 | 11 | 8 | 8 | 6 | 49 | 5.83% |
| Linguine | 9 | 9 | 9 | 16 | 8 | 11 | 12 | 74 | 8.81% |
| Pollo Linguine | 12 | 19 | 13 | 8 | 15 | 10 | 17 | 93 | 11.07% |
| Fettuccine Alfredo | 11 | 13 | 12 | 18 | 16 | 19 | 22 | 111 | 13.21% |
| Salmón | 4 | 16 | 13 | 5 | 18 | 11 | 17 | 84 | 10.00% |
| Pollo BBQ | 15 | 11 | 10 | 11 | 9 | 19 | 16 | 91 | 10.83% |
| Total | 81 | 106 | 97 | 106 | 146 | 153 | 147 | 840 | 100% |
Si tiene informes detallados que indican la mezcla de ventas a lo largo de la semana, puede predecir las cantidades requeridas de stock con mayor precisión. En este ejemplo (Figura 40), las ventas mostradas para toda la semana se desglosan en totales diarios. Si miras las ventas de solomillo, notarás que no están repartidas uniformemente a lo largo de la semana. Si tienes una entrega el viernes que debe durar hasta el lunes, debes tener al menos 70 filetes a mano para que te duren durante todo el fin de semana.
Requerimientos de Personal de Previsión
Si tienes reportes detallados que indican niveles de ventas por hora, periodo de comida y día, podrás identificar los días y horas pico más fácilmente. La Figura 41 muestra un ejemplo.
| Periodo de comida | Lun | mar | mié | Jue | Vie | Sáb | Sun |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 5:00-6:00 | 56 | 72 | 48 | 54 | 53 | 119 | 123 |
| 6:00-7:00 | 94 | 156 | 117 | 119 | 94 | 121 | 131 |
| 7:00-8:00 | 145 | 183 | 156 | 173 | 156 | 163 | 165 |
| 8:00-9:00 | 89 | 87 | 101 | 115 | 203 | 207 | 177 |
| 9:00-10:00 | 73 | 66 | 54 | 78 | 177 | 177 | 96 |
| 10:00-11:00 | 45 | 42 | 47 | 37 | 72 | 74 | 45 |
| Total | 502 | 606 | 523 | 576 | 755 | 861 | 737 |
Es necesario agendar personal para el restaurante. Necesitas saber qué horas están más ocupadas y qué cantidad de personal necesitarás para cada periodo. En la Figura 41, puedes ver que el lunes y el miércoles son tus días más lentos, mientras que los viernes y sábados son los más ocupados. También hay un patrón diferente para las horas pico entre semana versus el fin de semana. Los sábados y domingos por la noche, el volumen alcanza su punto máximo más tarde en la noche y el periodo pico es mucho más largo. Por ejemplo, el miércoles el pico de 156 invitados llega entre las 7:00 p.m. y las 8:00 p.m., mientras que el sábado, el pico es entre las 8:00 p.m. y las 9:00 p.m.
Los datos históricos recopilados de mes a mes y año a año son útiles para proyectar tendencias y variaciones estacionales en las ventas y, por lo tanto, las necesidades de personal. También se puede utilizar para determinar si las cifras de ventas que tuviste para el martes pasado muestran un blip inexplicable, o si efectivamente el martes suele ser un mejor día para tu restaurante que el lunes o el miércoles.
Otro uso de los datos históricos es proyectar ventas para días festivos y ocasiones especiales. Por ejemplo, el año pasado, tuviste 250 invitados para el brunch el Día de las Madres. Si este año, tus ventas promedio suben 10%, podrías concluir que necesitas contar con personal suficiente para atender a 275 invitados.
Administrar personal
La información del punto de venta también se puede utilizar para administrar al personal. El software le permitirá elaborar reportes que rastreen las ventas de cada servidor. Es posible que pueda determinar el tamaño promedio de los cheques de los invitados atendidos por cada servidor. También podrías rastrear la cantidad de ventas de alcohol, aperitivos y postres para ver si tus servidores están vendiendo estos artículos de manera sugestiva. Si tiene un programa de incentivos para vender artículos específicos del menú o especiales, podría realizar un seguimiento del desempeño del miembro del personal. Estos informes pueden ser utilizados para dar retroalimentación al personal sobre su desempeño y sugerir métodos para mejorar sus ventas.
Resumen
En general, el sistema POS se ha convertido en una herramienta muy efectiva para que la industria recopile y administre una amplia gama de información. Las ventajas que la tecnología ha traído están en el rápido cálculo y análisis de una gran cantidad de datos, pero todos estos sistemas aún requieren que quienes los operan e interpretan los datos tengan una sólida comprensión de los principios de la gestión efectiva de la cocina y los controles de costos.