18.2: Presupuestación

El presupuesto de prueba debe prepararse como parte del proceso de planeación del juicio y ser utilizado a lo largo del juicio como herramienta de monitoreo. Por lo general, el presupuesto deberá elaborarse como parte de la solicitud de subvención. El financiador potencial generalmente tendrá instrucciones específicas para la presentación del presupuesto, pero la norma es tener un presupuesto detallado y una justificación presupuestal como anexo a la aplicación. En algunos casos, también puede requerirse un presupuesto resumido dentro del cuerpo principal de la solicitud.

El costo de la investigación suele ser un aspecto del desarrollo de propuestas que da a investigadores inexpertos dificultades considerables, y equivocarse puede tener graves consecuencias. La sobreestimación del presupuesto requerido será mal vista por los revisores y el organismo financiador y puede llevar a que se rechace la propuesta, mientras que la subpresupuestación puede resultar en que se agoten los recursos antes de concluir el estudio. Algunas agencias de financiamiento pueden simpatizar con las solicitudes de financiamiento suplementario si existen buenas razones, por ejemplo, una inflación mayor a la esperada o una devaluación inesperada de la moneda, pero son menos comprensivos cuando los investigadores no han anticipado adecuadamente los costos al preparar la propuesta original.

Es difícil dar lineamientos firmes de lo que puede o no incluirse en el presupuesto de prueba. Las agencias de financiamiento suelen dar pautas específicas. Los puntos importantes a tener en cuenta son primero que todos los costos deben justificarse, en términos de necesidades del proyecto, y segundo, si no se pide, ¡es poco probable que se dé! Las características esenciales de los presupuestos son que deben ser:

• razonable. Los costos mostrados deben ser apropiados para los fines para los que serán utilizados
• bien investigado. Los costos reales en el pasado proporcionan una buena guía para anticipar costos futuros para el mismo equipo o procedimientos similares o similares. Se deben obtener varias cotizaciones independientes (tres es el mínimo habitual) para los principales artículos de equipo para garantizar que los costos cotizados representen la mejor relación calidad-precio
• detallado. Todos los costos significativos deben ser dados en detalle. ¡'Combustible y servicio de vehículos $10 000' es inadecuado! Aun cuando el organismo financiador no requiera el detalle, se deben hacer los cálculos correspondientes, para poder llegar a una cifra final precisa
• bien justificado y explicado. Se debe dar la necesidad de cada costo. ¡Una buena regla general es justificar todos los costos!

La mayoría de los patrocinadores de la investigación tienen formas específicas para el presupuesto, y por lo general especificarán qué tipo de costos cubrirán y no cubrirán. Por ejemplo, algunos financiadores esperan que la institución en la que se encuentran los aspirantes cubra los costos locales de teléfono y franqueo y alojamiento de oficina y suministros, o que obtenga los fondos para estos de los costos indirectos del proyecto (también llamados gastos generales) (ver Sección 2.2.7), mientras que otros están contentos de que estos se incluyan en los costos directos. Si no se descarta por los lineamientos del financiador, lo mejor es incluir lo más posible en los costos directos.

Un enfoque común para categorizar los costos es separarlos en costos de capital y recurrentes (recuadro 18.2).

Los presupuestos para costos recurrentes generalmente se realizan cada año, mientras que la planificación y presupuestación para edificios, vehículos y equipos grandes a menudo se realizan por un período de 3 o 5 años. Sin embargo, es de vital importancia planificar los costos recurrentes que se requerirán para mantener y usar edificios, vehículos y equipos. Generalmente, los costos de capital se descuentan durante la vida útil esperada del equipo o edificio y se deprecian con el uso a lo largo del tiempo.

2.1 Costos de capital

La compra, construcción, alteración o renovación de un edificio rara vez es necesaria para una sola prueba de campo, pero, si se requiere, el monto requerido se incluiría como costo de capital en el presupuesto.

Enumere cada elemento de equipo requerido por separado, y justifique la necesidad de cada artículo. En ocasiones, podría ser posible compartir equipo con otro proyecto en la misma institución o institución vecina, sobre todo si el equipo es muy caro como vehículos o artículos importantes de equipo de laboratorio. Las estimaciones del costo de los equipos deben obtenerse de fabricantes o proveedores y deben incluir los costos de envío y seguros asociados. Los costos del acuerdo de mantenimiento deben incluirse en 'otros gastos'. Se debe permitir la depreciación de los equipos, pero existen amplias variaciones en lo que permiten los financiadores. La compra de vehículos suele ser uno de los mayores costos de equipo en una prueba de campo grande. Si se solicita un vehículo nuevo, se deben dar razones por las que no se puede utilizar ningún vehículo existente. En algunos lugares, puede ser posible rentar un vehículo comercialmente, por lo que los costos de alquiler deben compararse con los costos de compra, y cualquier propuesta de compra debe justificarse sobre esta base. Incluso con un vehículo nuevo, habrá costos que agregar para combustible, lubricantes, servicio y mantenimiento, y los costos de mantenimiento aumentarán con la antigüedad del vehículo. Estos deben presupuestarse bajo costos recurrentes.

Casilla 18.2 División de costos en capital y recurrentes

Costos de capital: se relacionan con inversiones en partidas que duran más de un año como:

• *Edificios
• vehiculos
• Equipo
• capacitación básica
• *tierra.

Costos recurrentes: se relacionan con aquellos que se agotaron en el transcurso de un año y que necesitan reposición regular, tales como:

• • Personal y otra mano de obra (salarios, salarios)
• • Suministros
• • costos de operación y mantenimiento de edificios (luz, agua, etc.)
• capacitación en el servicio (cursos en el servicio para habilidades y conocimientos específicos)
• • costos de información, educación y comunicación (IEC).

2.2 Costos recurrentes

2.2.1 Personal

Dar detalles de los nombres (donde se conocen), posiciones y roles del personal que se va a involucrar en el proyecto. Indicar la proporción de tiempo que cada persona, incluido el PI, dedicará al proyecto, y calcule el costo salarial a prorrata. Las estimaciones deben hacerse por separado para cada año del estudio e incluir la provisión de aumentos anuales en el salario, en su caso. Algunas agencias de subvenciones no contribuirán al salario del PI pero seguirán esperando saber qué proporción de su tiempo se dedicará al proyecto. Deben agregarse los montos adecuados para cubrir las prestaciones del personal, como las contribuciones patronales a la pensión, el seguro médico del personal, las asignaciones por costo de vida y las asignaciones de vivienda y licencia. El personal de contratación internacional suele recibir beneficios adicionales específicos, como los gastos de viaje desde su país de residencia normal hasta el lugar del proyecto y de regreso para ellos mismos y sus familiares a cargo. Las prestaciones y prestaciones del personal pueden ser una proporción considerable (a menudo 25%, a veces más) de los costos salariales brutos totales para el proyecto. Si el personal necesita ser contratado, o podría necesitar ser reemplazado si sale antes de que concluya el juicio, haga una consideración para sus costos de reclutamiento.

2.2.2 Costos de asesor o asesor técnico

En ocasiones, es apropiado comprar en el tiempo de un consultor o asesor técnico, en lugar de contratarlos como personal. En la solicitud de subvención se deberá especificar el número de días que cada consultor dedicará en el proyecto, junto con su tasa diaria de remuneración y los costos asociados como los viajes y las dietas. El organismo financiador puede tener lineamientos para las tasas de remuneración que estén dispuestos a pagar por consultores de un proyecto. Debe justificarse la contribución específica que cualquier consultor hará al proyecto.

2.2.3 Suministros

Los suministros deben ser desglosados en categorías separadas (por ejemplo, papelería y material de oficina, comunicaciones (como Internet, franqueo, llamadas telefónicas), combustible y lubricantes, suministros de laboratorio) y deben justificarse en términos de las necesidades del proyecto (por ejemplo, números de cada prueba de laboratorio a ser realizado). Si el ensayo requiere el uso de animales experimentales, el PI deberá buscar asesoría específica de antemano sobre si el financiador permitirá esto y la información específica que necesitará en la propuesta.

2.2.4 Viajes y dietas

Especificar el destino de cada viaje, el número de personas, el modo de transporte y la base de los costos (la mayoría de los financiadores solo pagarán tarifas aéreas económicas). Se debe dar justificación para todos los viajes. Los financiadores tienen diferentes reglas sobre los viajes a conferencias (algunos no permiten ninguna, mientras que otros permiten una o más asistencia por año).

Los costos por viáticos (pernoctación) pueden ser una proporción significativa del presupuesto en ensayos de campo, y las tasas pagadas deben basarse en la práctica existente de la institución de investigación. Estos costos deben justificarse para cada miembro del personal del proyecto a quien se les pagará, en términos de la necesidad de pasar el número especificado de días fuera de la institución de origen.

2.2.5 Atención al paciente y costos de los participantes

A menudo hay costos de atención al paciente en los que se puede incurrir en un ensayo que no están directamente relacionados con la intervención del ensayo. Una preocupación frecuente en los ensayos de campo en los LMIC es la provisión de una atención médica adecuada a quienes están en el ensayo y el grado en que el proyecto de investigación debe ser responsable de estos (véase también el Capítulo 6, Sección 3.4relativo a la atención médica y de otra índole que se ofrece a los participantes en un ensayo).

El reembolso a los participantes en un ensayo por viajes o pérdida de ingresos generalmente debe incluirse en “otros gastos”, pero algunos financiadores sugieren que estos se incluyen en costos de atención al paciente o en una sección especial.

2.2.6 Otros gastos

Esta sección debe contener artículos como alquileres y arrendamientos, mantenimiento de equipos (contratos de servicios, reparaciones), cargos informáticos (si no hay una reclamación separada por compra de computadoras bajo 'equipo'), costos de publicación, tarifas por servicios relacionados con el proyecto (por ejemplo, búsquedas en bibliotecas), oficina suministros, gastos de franqueo y telecomunicaciones (teléfono, télex, fax, correo electrónico) y posibles costos de atención al paciente (ver Sección 2.2.5).

Para los ensayos de medicamentos y vacunas y algunas otras intervenciones, se recomienda encarecidamente incluir los costos del seguro de indemnización, es decir, seguro para reclamos contra el patrocinador por daños que puedan hacerse a los participantes en un juicio a través de los procedimientos de prueba.

No todos los costos enumerados anteriormente pueden ser permitidos por una agencia de financiamiento, pero, en caso de duda, es mejor incluirlos en la aplicación (¡aunque la agencia pueda posteriormente desautorizarlos!).

2.2.7 Costos indirectos (gastos generales institucionales)

Hay costos 'ocultos' asociados con todas las investigaciones. Alguien debe administrar la subvención, pagar salarios, ordenar suministros, suministrar calor o aire acondicionado y luz a las oficinas, abastecer las oficinas por sí mismas, hacerlas limpiarlas y mantenerlas, brindar seguridad, etc. Estos costos, llamados costos indirectos o 'gastos generales institucionales', pueden ser sustancial. Dichos costos pueden ascender a entre 20% y 90% o más de los costos directos del proyecto de investigación, dependiendo exactamente de lo que se incluya en los costos directos. Estos costos indirectos deben sumarse a los costos directos de la investigación cuando se presenta una subvención a una agencia de financiamiento. Muchas instituciones en los LMIC han sido laxas en cuanto a reclamar tales costos, con el resultado de que los escasos presupuestos institucionales básicos han subsidiado efectivamente proyectos de investigación específicos.

Algunas agencias de financiamiento rechazan el pago de gastos generales (por ejemplo, la mayoría de las agencias de las Naciones Unidas (ONU) y fundaciones benéficas), mientras que otros los pagarán en su propio país, pero no fuera (por ejemplo, el Servicio de Salud Pública de Estados Unidos). A menudo, es posible presupuestar directamente para muchos de estos artículos (para ser listados en los costos directos como alquiler de espacio de oficinas, costo de servicios públicos, apoyo al personal administrativo, costo de búsquedas en bibliotecas, etc.), y suele ser ventajoso hacerlo.

Es común que un investigador subestime, en lugar de sobreestimar, los costos finales de un ensayo, especialmente si dura varios años. Aunque algunos financiadores pueden aceptar solicitudes de una asignación adicional cuando no se podrían haber previsto razonablemente aumentos en los costos, incluso esto no se puede garantizar, y mucho menos si algo se ha olvidado o subestimado en el costo. Siempre que sea posible, evite cortar esquinas en un presupuesto para ajustarlo a un monto total preespecificado, ya que la falta de financiamiento puede resultar en muchos meses estresantes en tratar de llevar a cabo el juicio con un presupuesto insuficiente. Puede ser mejor no solicitar la subvención o repensar la cuestión y el diseño del juicio, en lugar de presupuestar a sabiendas el juicio desde el inicio.