18.3: Contabilidad

Todo el dinero que se reciba y se gaste para el juicio debe contabilizarse de manera veraz y transparente, para que pueda ser verificado por un extraño (un 'auditor').

Las cuentas se pueden mantener en valores devengados o en efectivo. En el método de devengos, los ingresos y gastos se atribuyen al mes en que se “incurren”. Por ejemplo, se podrá adquirir un elemento de equipo durante el mes de febrero, por lo que el gasto de ese equipo se ha incurrido en febrero, aunque no se reciba la factura y/o el pago realizado hasta abril. Bajo el método de contabilidad de devengos, el costo se contabilizaría en febrero, mientras que, bajo el método de contabilidad de caja, se contabilizaría en abril, es decir, cuando se pague la factura. Algunos financiadores requieren de uno u otro método, mientras que muchos lo dejan en manos del titular de la subvención. Claramente, una mezcla de ambos métodos nunca debe usarse dentro de un solo conjunto de cuentas.

Los registros contables deben incluir cuatro tipos principales de documentos: documentos justificativos, libros de cuenta, conciliaciones y una lista de códigos de costos. Cada uno de estos se discutirá brevemente en esta sección, pero se puede encontrar una descripción más completa Lewis (2013).

3.1 Documentos justificativos

Estos son los documentos originales que muestran cómo se ha recibido y gastado el dinero. Todos deben tener una breve explicación por escrito (un vale), que tiene un número de referencia secuencial único que corresponda a una entrada en uno de los libros de cuenta (ver Sección 3.2).

Incluyen:

• recibos y comprobantes de recibo por todo el dinero recibido. A cada recibo se le debe entregar su propio comprobante de recibo, al que se le asignará su propio número de referencia secuencial único, junto con la fecha del recibo, el nombre de la persona u organización que dio el dinero, una descripción de para qué fue el pago, el monto recibido y las cuentas o código de costo (ver Sección 3.4)
• recibos y comprobantes de pago por todo el dinero pagado. Estos son el equivalente a los recibos y comprobantes de recibo por todo el dinero recibido y deben tener información similar sobre ellos
• facturas proporcionadas por otras organizaciones o particulares que soliciten el pago. Estos deben estar certificados y sellados como pagados
• vales de pago por todo el dinero ingresado al banco
• estados de cuenta bancarios
• vales de diario. Se trata de comprobantes que registran ajustes, por ejemplo, si un pago o recibo se ha ingresado incorrectamente o se ha asignado al código de costo incorrecto. Por lo tanto, se refieren a transacciones donde no hay efectivo real cambia de manos, pero explican un cambio que se ha realizado después de que se realizó una entrada original en las cuentas.

Con los documentos anteriores archivados, siempre será posible (re) construir un conjunto completo de cuentas, y éstas forman la base para la pista de auditoría.

Otros documentos de apoyo útiles incluyen:

• órdenes de compra locales. Estos son vales que solicitan que se compre algo
• carta de porte del proveedor. Esta es una lista de mercancías enviadas por un transportista (ver Glosario, Sección 7)
• albaranes de entrega (o notas de mercancías recibidas, asesoría de recepción de mercancías). Se trata de vales que registran cualquier artículo recibido por el proyecto como una pieza de equipo o una caja de lápices
• almacena vales de solicitud, tarjetas de bin (tarjetas de conteo) y notas de emisión de tiendas. Estos son documentos que registran todas las entradas, salidas y el saldo de todos los artículos guardados en las tiendas
• aprobaciones. Se trata de notas o comprobantes específicos que aprueban pagos
• vales de caja para gastos menores. Para no tener que ir al banco cada vez que se realiza un gasto relativamente pequeño, es útil tener caja pequeña en la oficina. El monto inicial (flotación de caja pequeña) para esto proviene de la cuenta bancaria y, bajo el método comúnmente utilizado 'de flotación fija', el efectivo menor se remata hasta la misma cantidad cuando cae por debajo de un umbral preordenado. Por ejemplo, si el flotador de caja para gastos menores es de $100, entonces puede ser razonable rematarlo hasta $100 cada vez que el saldo caiga por debajo de los $50. Se debe fijar un límite máximo para un solo pago en efectivo menor, siendo necesario que los pagos que sean mayores que este vengan directamente del banco (por ejemplo, hacerse mediante cheque). Cada pago del efectivo menor debe estar respaldado por un recibo y un comprobante de caja pequeña que registre información similar a la de un comprobante de pago. El dinero que se paga en el proyecto no debe pagarse en el efectivo para gastos menores, sino directamente en el banco. Esto es para asegurar que no sólo 'desaparezca' sino que pase a través de un sistema grabado externamente.

3.2 Libros de cuenta

Deben mantenerse diversos libros de contabilidad, que abarquen diferentes aspectos de ingresos y gastos, de la siguiente manera:

• libro de caja (a veces llamado libro de banco). Más bien confusamente, el libro de caja registra todas las transacciones que pasan por una cuenta bancaria, pero, aunque 'libro bancario' sería el nombre más lógico, 'libro de caja' se usa mucho más comúnmente. Algunas de las transacciones pueden estar relacionadas con efectivo real, mientras que otras se basarán en cheques, por ejemplo. Cada entrada en el libro de caja debe tener un número de transacción único que corresponda a un recibo o comprobante de pago específico, y la entrada en sí también debe aparecer en el extracto bancario, permitiendo así la verificación cruzada
• libro de caja para gastos menores. El libro de caja para gastos menores registra todas las transacciones relacionadas con el efectivo menor y es el equivalente en efectivo menor del libro de caja. Cualquier ingreso del libro de caja pequeña debe coincidir con un gasto en el libro de caja
• libro mayor de anticipos. Esto registra todos los pagos que se han hecho a cualquier persona por adelantado. Esto puede ser un pago inicial de un equipo grande, por ejemplo. No obstante, los destinatarios más comunes son los miembros del personal que recibe un anticipo sobre su salario, por ejemplo, como préstamo o para permitirles pagar su renta por adelantado. Por lo general, el funcionario deberá abonar estos anticipos en cuotas mensuales mediante deducciones de su sueldo. La forma más sencilla de llevar un registro de estos anticipos y su reembolso es asignar una página en el libro mayor de anticipos para cada persona u organización que recibe un anticipo, y luego el contador ingresa cada reembolso hasta que el anticipo haya sido pagado en su totalidad off
• registro de activos (también conocido como registro de activos fijos). El patrimonio del juicio son todos los edificios o elementos de equipo que hayan sido comprados por el juicio o que hayan sido donados al mismo. El registro de activos debe enumerar todos estos, junto con datos identificativos como su marca, modelo y número de serie. Cada activo debe ser etiquetado físicamente con un número de referencia único para fines de identificación. El registro patrimonial también debe incluir, como mínimo, la fecha y el precio de compra de cada artículo. Es útil dividir la lista en activos mayores y menores. Los activos principales son artículos que valen más que una cantidad específica cuando son nuevos (a menudo entre $500 y $1000), como edificios, vehículos y artículos principales de equipo de laboratorio. Muchas agencias de financiamiento querrán decidir sobre la enajenación de artículos al final del juicio que cuesten la subvención más que una cierta cantidad, por lo que, si existen tales restricciones, es sensato fijar el umbral para los 'activos principales' a esa cantidad
• impuestos retenidos libro mayor. Este es un registro de cualquier impuesto que el proyecto haya retenido, a fin de pagarlos a las autoridades fiscales. Los ejemplos incluyen el impuesto sobre la renta del personal y otros pagos del seguro nacional.

3.3 Conciliaciones

Se realizan conciliaciones para asegurar que los libros de cuentas y la documentación justificativa sean consistentes. Con demasiada frecuencia, las conciliaciones o no se realizan o no se llevan a cabo con la suficiente frecuencia. Sin embargo, esto puede significar que los errores, ya sea por errores o fraude, pasen desapercibidos hasta que se haya acumulado un problema importante. Las conciliaciones deben ser revisadas por un miembro del personal diferente al que las hizo, a fin de proporcionar una verificación de su validez. Esto puede ser un desafío cuando el número de personal que está calificado o lo suficientemente alto para hacerlo es escaso y sobrecargado, pero se está pidiendo problemas para no seguir la regla de separación de funciones en este sentido.

3.3.1 Conciliación bancaria

El libro de efectivo/banco se verifica con el extracto bancario. Esto debe hacerse al menos una vez al mes. En la práctica, casi siempre habrá una diferencia por retrasos como:

• el dinero bancarizado por el proyecto aún no se ha mostrado en los registros del banco
• los cheques emitidos por el proyecto aún no han sido presentados al banco
• Se pueden haber aplicado cargos bancarios e intereses
• los errores pueden haber sido cometidos por el banco o en el registro de entradas en el libro de efectivo/banco.

Las razones de cualquier discrepancia deben indicarse en el informe de conciliación bancaria elaborado por el contador del proyecto.

3.3.2 Conciliación de caja para gastos menores

El efectivo menor debe ser contado y conciliado al menos semanalmente (y también de vez en cuando de forma no programada) por alguien que no sea responsable de manejar el efectivo menor.

3.3.3 Saldo de prueba

Cada mes, o al menos una vez al trimestre, deberán elaborarse dos listas de saldos, uno de los saldos adeudos y el otro de los saldos crediticios, en todas las cuentas que se relacionen con el juicio. Los totales de cada lista deben coincidir. Si no lo hacen, entonces es necesario hacer comprobaciones para explicar las diferencias, las cuales deben resolverse.

3.4 Códigos de costo

Los códigos de costo (a veces llamados códigos de análisis) identifican líneas presupuestarias específicas para cada transacción. Permiten al contador resumir los ingresos y gastos, de acuerdo con estas líneas presupuestales como costos de personal, viajes o consumibles de laboratorio. Es importante pensar cuidadosamente en los códigos de costo antes de configurar las cuentas y, en caso de duda, subdividir los códigos de costo utilizando un sistema de árbol, ya que cualquier cambio posterior en los códigos de costo requerirá que el contador regrese y recodifice los comprobantes y entradas relevantes en el libros de cuenta. Por ejemplo, si solo hay un código de costo para todos los viajes, pero posteriormente se requiere información sobre cuánto se ha gastado en viajes internacionales, a diferencia de los viajes dentro del país, esto no será posible sin volver a codificar todos los gastos de viaje.