18.5: Resúmenes de cuentas y auditoría

Una vez iniciado el gasto en el juicio, las cuentas de ingresos y egresos mostrarán los ingresos y gastos reales (pasados) dentro del libro de caja, y esto deberá resumirse periódicamente (idealmente una vez al mes, pero en al menos una vez cada 3 meses) por líneas de pedido principales. Las cuentas de ingresos y egresos se pueden poner entonces en un estado de ingresos y egresos, que mostrará los ingresos reales (pasados) y previstos (futuros) y el equivalente para gastos, desglosados por periodo (por ejemplo, mensual o trimestral) y por líneas de pedido. Esto se utiliza para el monitoreo del presupuesto. Es útil incluir una columna que muestre el porcentaje por el cual el presupuesto ha sido sobregastado o subgastado (conocido como análisis de varianza). Las cuentas de ingresos y gastos y el estado de cuenta son las cuentas sumarias más útiles para la mayoría de los proyectos de tiempo limitado, como un juicio.

El balance resume la situación financiera actual general de un proyecto o institución, tomando en cuenta el valor de mercado actual de los activos —fijos (por ejemplo, edificios, vehículos) y corrientes (efectivo o ahorros que probablemente se conviertan en efectivo dentro de los 12 meses). Sin embargo, para una prueba específica, es probable que un balance general sea menos útil que las cuentas de ingresos y gastos, una previsión de ingresos y gastos, una lista de activos (principales) y un informe de flujo de efectivo y pronóstico que muestre cuándo se pueden esperar gastos relativos a los ingresos, con el fin de resaltar los períodos potenciales en los que puede haber un déficit o cuando es posible que sea necesario gastar efectivo para evitar que se pierda de nuevo a la agencia de financiamiento.

Es fundamental que todas las cuentas sean sometidas a auditoría externa. Idealmente, esto debe hacerse anualmente lo antes posible después de fin de año, con base en las cuentas anuales. La auditoría externa es relativamente costosa y necesita ser incluida en el presupuesto. En ocasiones, la institución tiene arreglos para que todas sus cuentas sean auditadas externamente cada año. Cuando este es el caso, esto suele ser suficiente, pero es fundamental que esto se verifique con el organismo financiador, lo que puede requerir una auditoría externa separada específica del proyecto.

El recuadro 18.3 ofrece una lista de preguntas para hacer al revisar información financiera en un juicio.

Recuadro 18.3 Preguntas a hacer al revisar información financiera

General

• ¿Tienen sentido las cuentas? ¿Las diversas cifras se suman correctamente? ¿Los montos dados en diferentes partes de las cuentas coinciden entre sí?
• ¿Los montos entregados están respaldados por documentos justificativos?
• ¿Las comprobaciones al contado de algunos de los documentos justificativos originales coinciden con los montos dados en las cuentas?

Financiamiento y gasto

• ¿Están ampliamente equilibrados los fondos y los gastos?
• ¿Existe un incremento o disminución significativa en los niveles de actividad con respecto al periodo de reporte anterior?
• ¿Cuál es el saldo de los costos directos del proyecto frente a los costos administrativos e indirectos?
• ¿El gasto es razonable por el tamaño y la naturaleza del proyecto?
• ¿Hay facturas grandes pendientes que puedan afectar sustancialmente las cifras que se muestran?
• ¿Se pagan las facturas de manera oportuna? De no ser así, los acreedores podrán negarse a abastecer el proyecto o a la institución en su conjunto en el futuro.
• ¿Cuál es el saldo proyectado de fin de año? ¿Esto es satisfactorio? Si no, ¿qué pasos hay que tomar para cambiar las cosas?

Varianzas y virement

• ¿El gasto se ajusta ampliamente al presupuesto (por ejemplo, ± 10%)?
• ¿Los ingresos se ajustan ampliamente al presupuesto (por ejemplo, ± 10%)?
• ¿Hay alguna variación significativa (por ejemplo, un gasto insuficiente como resultado de planes de actividad retrasados, o gastos excesivos por inflación o aumentos salariales inesperados)? Si es así, ¿se han explicado satisfactoriamente?
• ¿Qué acciones se están tomando para corregir varianzas significativas? Esto podría incluir volver al financiador para obtener permiso para que se cambie el presupuesto.
• ¿Todos los requisitos están dentro del rango permitido? De no ser así, ¿será posible rectificar esto antes de que termine el proyecto? De no ser así, ¿se ha acercado al financiador para que dé su permiso?

Flujo de caja

• ¿Al proyecto se le deben grandes sumas de dinero? ¿Los fondos del proyecto se gastan, se toman en préstamo, se comprometen, se transfieren o se utilizan de otra manera por razones que no están directamente asociadas con el proyecto? ¿Qué se está haciendo para recuperarlos?
• ¿Hay algún gasto no presupuestado que pueda ocurrir más adelante en el ejercicio?
• ¿Aún se espera que los ingresos lleguen a tiempo?
• ¿Se invierten los saldos de caja de repuesto para producir el mejor rendimiento? ¿Algún interés está siendo debidamente contabilizado?
• ¿Los ingresos o gastos se han visto afectados por los movimientos del tipo de cambio? ¿Los compensará el financiador si estuvieran en una dirección negativa?

Adaptado con permiso de Lewis, T., Fundamentos de gestión financiera: Un manual para ONG, Contabilidad de gestión para organizaciones no gubernamentales (MANGO), Oxford, Reino Unido, Copyright © 2014, disponible en <www.mango.org.uk/Guide>. Esta caja se distribuye bajo los términos de la licencia Creative Commons Attribution Non Commercial 4.0 International (CC-BY-NC), una copia de la cual está disponible en http://creativecommons.org/licenses/by-nc/4.0/.