18.6: Prevención de fraudes y otras pérdidas

Uno de los deberes del PI en un juicio es asegurar que existan sistemas para tratar de prevenir o exponer el fraude. Prevenir el fraude es mucho mejor que exponerlo después del evento, por lo que lo mejor es poner en marcha sistemas con anticipación para verificar si hay posibles fraudes y garantizar que todo el personal relevante sepa que se van a llevar a cabo dichos controles, a fin de disuadirlos de cometer fraude.

Un mecanismo clave para prevenir el fraude es a través de la separación de deberes. Esto incluye asegurar que una persona diferente tenga la custodia de los bienes y efectivo de la persona que realiza el registro de los apuntes contables relacionados. Esto proporciona una salvaguardia contra cualquier uso indebido de fondos, pero también protege a las personas involucradas de cualquier alegación infundada o maliciosa de uso indebido. La separación de funciones puede ser difícil de lograr cuando hay un número limitado de personal, pero siempre que sea posible:

• el personal encargado de ordenar bienes o servicios (adquisiciones) tampoco debe tener la facultad de autorizar el pago de los bienes
• el personal que levante cheques no debe tener la autoridad para firmarlos
• la conciliación del extracto bancario con el libro de efectivo/libro bancario debe ser realizada por una persona diferente a la que escribe el libro de efectivo/libro bancario. Siempre debe ser revisado y autorizado por un miembro superior del personal
• el personal responsable de seleccionar e involucrar al nuevo personal no debe operar también el sistema de nómina
• el efectivo menor y la banca deben ser revisados por un miembro del personal que normalmente no tenga acceso al efectivo y a los registros bancarios.

Las áreas donde el fraude es particularmente común incluyen compras, deudores y pagos en efectivo.

6.1 Compras

En muchos países, es posible que el oficial de compras haga arreglos con el proveedor mediante el cual el proveedor aumente el precio de los bienes o servicios y el proveedor y el oficial de compras compartan el margen entre ellos. Insistir en tres cotizaciones puede ayudar a evitar esto, pero no soluciona el problema si el oficial de compras tiene un acuerdo similar con los tres proveedores. Una forma estándar que se utiliza para tratar de sortear este problema es la institución de un Comité de Licitación que se encarga de la evaluación de las ofertas de los posibles proveedores antes de la contratación. Sin embargo, es muy raro que los miembros de un Comité de Licitación tengan información privilegiada sobre los costos mínimos reales de los artículos, por lo que generalmente tienen que aceptar la información que les proporciona el oficial de compras y solo pueden detectar problemas obvios como el oficial de compras recomendando a un proveedor conocido ser poco fiables simplemente porque han dado la cotización más baja. Una manera efectiva de sortear este problema es pedirle periódicamente a una persona de confianza (por ejemplo, de una organización diferente) que también ponga el precio a algunos de los artículos, y las cotizaciones se pueden comparar con las obtenidas por el oficial de compras.

Un plan de compras debe hacerse con mucha anticipación para tratar de asegurar que todas las compras se realicen de acuerdo al plan. Esto es tanto para evitar retrasos por la disponibilidad tardía de artículos clave, como para evitar compras de última hora donde no es posible verificar los precios más bajos posibles. Esto es particularmente importante para artículos que son mucho más económicos si se compran en una gran ciudad o se importan.

La compra de combustible es un área específica que es una fuente común de fraude. A menudo, será un chofer quien tenga que comprar el combustible, en lugar de un oficial de compras profesional. En algunos lugares, es posible obtener un recibo por más combustible del que realmente se ha puesto en el vehículo, y el comprador comparte el margen con el proveedor. Alternativamente, se sabe que algunos conductores sin escrúpulos extraen combustible del tanque. Una forma de tratar de evitar ambos problemas es destinar cada vehículo a un conductor específico e insistir en que el tanque del vehículo esté siempre, o al menos una vez al mes, lleno a su capacidad máxima. Entonces es posible monitorear el consumo de combustible con precisión, es decir, desde el tanque lleno hasta el tanque lleno. Si el conductor es consciente de que esto se va a hacer y se le da retroalimentación sobre el consumo de combustible de su vehículo cada mes, esto puede hacer que dicho fraude sea menos probable.

6.2 Deudores

Algunos de estos pueden ser personal al que se le han otorgado préstamos o anticipos, para que puedan realizar pagos en nombre del juicio (como por alojamiento nocturno, gastos de viaje, pagos en efectivo a asistentes locales en el campo, etc.). A veces es difícil para el contador insistir en que sus amigos (o familiares) reembolsen al personal, incluido el propio personal de cuentas, o resistirse a la tentación de hacer un trato, para que el préstamo se contabilice como un gasto y nunca se recupere. Para evitar esto, cada deudor debe tener una cuenta separada dentro del libro mayor de anticipos, en la que se ingresen todas las deudas y su reembolso. Estos deben ser monitoreados por el contador y revisados por otra persona al menos una vez al trimestre, para que se puedan tomar medidas para dar seguimiento a la recuperación de deudas.

En la medida de lo posible, el personal solo debe recibir anticipos o préstamos por razones específicas y excepcionales, como para que pueda pagar su renta por adelantado, ya que muchos propietarios requieren un depósito que solo se devuelve al término del periodo de alquiler. A menos que el libro mayor de anticipos se mantenga actualizado y se verifique con la nómina cada mes, los anticipos pueden ser muy difíciles de realizar un seguimiento para el departamento de cuentas, y su reembolso complica la preparación y verificación de la nómina. Los anticipos pendientes son difíciles de recuperar al término del contrato de un funcionario, especialmente si el funcionario se va con poca antelación. Se sabe que el personal obtiene deliberadamente tantos avances como sea posible justo antes de irse sin previo aviso, sabiendo que probablemente será demasiado problema perseguirlos. Cuando se dé un anticipo para cubrir la compra de un artículo grande, como un vehículo o para un pago inicial de alquiler, es aconsejable exigir que el recibo original del artículo o contrato de alquiler se deposite en la oficina de prueba donde debe, por supuesto, almacenarse en un lugar seguro como en un seguro. Cuando se dan otros adelantos al personal, rara vez es buena idea permitir que estos superen el salario neto de 1 mes, ya que es probable que este sea recuperable, aunque alguien deje su puesto sin avisar.

6.3 Pagos en efectivo

Estos siempre deben ser firmados por. Aun así, es relativamente fácil conseguir que un amigo firme o fabrique una firma. Por lo tanto, es importante que se realicen verificaciones, de manera que los pagos sean razonables y reflejen las actividades realizadas. Muchos proyectos insisten en que todos los vales de pago en efectivo son refrendados por un miembro superior del personal.

En el recuadro 18.4 se ofrece una lista de verificación de buenas prácticas financieras.

Casilla 18.4 Lista de verificación de buenas prácticas financieras

Gestión del presupuesto

• Al menos preparación/revisión anual del presupuesto.
• Monitoreo mensual (o al menos trimestral) del presupuesto, incluyendo:
  • • análisis de varianza
  • • pronóstico, balance general, reporte de flujo de efectivo.
• Proceso para gestionar los movimientos del tipo de cambio.

Registros contables

• Mantener y conservar la documentación original de respaldo para todas las transacciones financieras.
• Mantener libros de cuentas registrando todas las transacciones financieras, comprendiendo como mínimo:
  • libro de efectivo/banco para cada cuenta bancaria
  • libro de caja para gastos menores
  • registro de bienes.
• Realizar conciliaciones bancarias mensuales e investigar cualquier inconsistencia.
• Realice conciliaciones semanales de libros de caja para gastos menores, y de forma sorpresa de vez en cuando, e investigue cualquier inconsistencia.
• Resumir regularmente los registros para alimentar el monitoreo del presupuesto.
• Utilice un sistema de códigos de costo.

Políticas y procedimientos financieros y afines

• Contar con un manual financiero escrito que detalle los procedimientos de presupuestación y contabilidad que se utilizarán.
• Use formularios estándar, como vales de pago, comprobantes de recibo, comprobantes de caja pequeña, formularios de orden de compra, reclamos de gastos de viaje y subsistencia, registro de activos, registros de vehículos, conciliaciones bancarias, vales diarios, adelanto/préstamo solicitudes, formularios de almacenamiento tales como tarjetas de almacenes/tarjetas de bin, vales de mercancías recibidas y formularios de toma de inventario.
• Tener procedimientos claros para manejar el riesgo interno, incluyendo:
  • autoridad delegada
  • separación de deberes
  • control de efectivo
  • controles físicos como tener una seguridad segura, adecuada y cobertura de seguro
• Tener reglas y procedimientos claros para:
  • adquisiciones y licitaciones
  • siniestros de gastos
  • almacenista
  • gestión de activos (incluida la gestión de vehículos)
  • nómina
  • seguimiento de préstamos, anticipos y reembolsos
  • arreglos de auditoría.

Otras políticas y procedimientos

• Arreglos de gobierno, como una constitución para la organización que hospeda el juicio, con un órgano de gobierno que se reúna en ocasiones regulares, procedimientos para declarar y manejar posibles conflictos de intereses, etc.
• Disposiciones de administración del personal, incluyendo:
  • reclutamiento y selección
  • inducción
  • disciplina y agravio
  • contratos de trabajo.

Adaptado con permiso de Lewis, T., Fundamentos de gestión financiera: Un manual para ONG, Contabilidad de gestión para organizaciones no gubernamentales (MANGO), Oxford, Reino Unido, Copyright © 2014, disponible en <www.mango.org.uk/Guide>. Esta caja se distribuye bajo los términos de la licencia Creative Commons Attribution Non Commercial 4.0 International (CC-BY-NC), una copia de la cual está disponible en http://creativecommons.org/licenses/by-nc/4.0/.