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9.4: Cómo crear sistemas para mantenerse organizado

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    Objetivos de aprendizaje
    1. Aprende por qué los sistemas son importantes para organizarte y mantenerte organizado.
    2. Obtén ideas para diferentes sistemas organizacionales.

    Los sistemas son esenciales para conseguir y mantenerse organizados. Al seleccionar un sistema, te aseguras de que tus listas actuales se organicen pero también que cualquier elemento adicional a tu lista se organice. Un sistema le permite realizar actualizaciones y cambios en sus contactos o actividades. Un buen sistema te permite encontrar lo que necesitas rápidamente para que puedas rastrear tu búsqueda de empleo y seguir adelante.

    El criterio más importante para seleccionar tu sistema organizacional es que te apoye y cómo trabajas mejor. No desea crear o seleccionar un sistema de alto mantenimiento que requiera grandes cambios en su estilo de trabajo natural y, por lo tanto, mucho trabajo adicional. Tu búsqueda de empleo te dará lo suficiente para hacer sin tener que agregar tiempo y esfuerzo extra al seguimiento de la información.

    Sistemas para su lista general de contactos

    Algunos métodos populares para almacenar sus contactos generales incluyen los siguientes:

    • Libro de direcciones de papel
    • Rolodex o colección de tarjetas de visita
    • Directorio de teléfonos celulares
    • Base de datos de contactos de Outlook u otra dirección
    • Facebook, LinkedIn u otra red social
    • Sistema de gestión de relaciones, como successHawk para búsqueda de empleo o Salesforce para clientes potenciales de ventas

    Para muchas personas, el sistema de contacto general es una combinación de los métodos anteriores. Lo importante es que el sistema te apoye. Hay formas en las que sabrá que su sistema funciona:

    • Puedes encontrar fácilmente a las personas que necesitas.
    • La información de tus contactos es actualizada o fácil de actualizar.
    • Puedes hojear fácilmente o buscar tus contactos para descubrir personas que quizás hayas olvidado.
    • Puedes categorizar a las personas para que tu red se mantenga organizada a medida que crece.

    Sistemas para su búsqueda de empleo: lista específica

    Para tu lista específica de búsqueda de empleo, necesitas un sistema que pueda capturar tanto la información de contacto como la actividad. Por lo tanto, tiene que ser más flexible y sustantivo que su sistema de contacto general. Puedes elegir entre tres categorías de sistemas para tu lista específica de búsqueda de empleo:

    1. A base de papel
    2. Electrónica personalizada
    3. Electrónica lista para usar

    Búsqueda de empleo en papel: sistemas específicos

    En un sistema basado en papel, tienes una carpeta con fichas o carpeta de archivos acordeón, con diferentes secciones correspondientes a diferentes áreas de tu búsqueda. Puedes tener una sección para cada empresa objetivo, así como para tu búsqueda general. También puedes tener una hoja separada para cada persona relacionada con cada empresa objetivo y registrar tu actividad con esa persona ahí.

    Un sistema de papel tiene varios rasgos positivos:

    • Es visual.
    • Le permite capturar fácilmente pensamientos, ideas y apartes
    • Es fácilmente portátil, por lo que no tiene que llevar una computadora portátil o encontrar una conexión a Internet

    Un sistema de papel tiene algunas desventajas:

    • Es difícil realizar búsquedas. ¿Y si tu investigación arroja un nombre para un alto ejecutivo en una de las empresas de tus sueños, que resulta ser un alumno de tu escuela? No quieres contactarlo de inmediato porque primero quieres hacer algunas otras entrevistas informativas de nivel inferior. Varias semanas después, sabes que quieres volver a este contacto, pero ¿cómo se llamaba? Tendrías que hojear todo tu sistema de papel para encontrarlo.
    • Es difícil hacer una copia de seguridad.
    • Consume más espacio cuando tienes muchos leads.
    • Carece de flexibilidad. Si arreglaste tu presentación por empresa, ¿dónde colocas tus contactos generales de networking u otras personas que puedan ser relevantes en todas las empresas?

    Sistemas Electrónicos Personalizados

    Puedes crear un sistema electrónico para tu actividad de búsqueda de empleo en Excel:

    Tabla\(\PageIndex{1}\): Ejemplo de hoja de cálculo de seguimiento de actividades en Excel
    Nombre Apellido Titulo Empresa Fuente (Cómo has oído hablar de ellos) Estado Actual Fecha de estado Seguimiento Primer Contacto
    John Smith Jefe de Reclutamiento de Campus Empresa X Servicios de carrera Currículum y carta de presentación enviada 23/9/10 Llame después del 10/8 para verificar el estado 9/1/10
    Jane Doe Asociado de mercado Empresa X Base de datos Alumni Segundo correo electrónico 10/1/10 Seguimiento a solicitud de entrevista informativa 9/1/10

    Puede agregar columnas adicionales según sea necesario para los campos que desea rastrear. Por ejemplo, es posible que desee incluir una columna Comentarios y poner notas o ideas allí. A medida que agregues más contactos, ordena por fecha de estado para ver a quién no te has comunicado recientemente. Después revisa la columna de seguimiento para ver si necesitas hacer algo específico o simplemente comunícate para mantener la relación. El campo Primer Contacto muestra la primera vez que contactó a esta persona, para que pueda ver si ha avanzado desde que la agregó a la lista. En el caso de Jane Doe, intentaste contactarla el 1 de septiembre y sigues tratando de contactarla para una entrevista informativa el 1 de octubre. Necesitas esforzarte más para llegar a ella, o asumir que el contacto está rancio y encontrar a alguien más para agregar a tu lista.

    La tabla anterior fue creada en Excel. En el lado positivo, puede personalizar un sistema electrónico:

    • Puedes ser flexible sobre qué campos quieres agregar.
    • Puedes formatear y ordenar de acuerdo exactamente a lo que necesites.
    • Puedes hacer una copia de seguridad de los sistemas electrónicos.

    Los sistemas electrónicos tienen desventajas:

    • Tienes que construir el sistema desde cero.
    • Tienes que saber qué campos vale la pena rastrear.
    • Si tus contactos tienen mucha actividad, tu hoja de cálculo puede llenarse y desorganizarse rápidamente.

    Sistemas electrónicos listos para usar

    Los vendedores utilizan software de gestión de relaciones con los clientes (CRM), como Salesforce o High Rise, para rastrear candidatos y actividad. En la búsqueda de empleo, tú eres el producto y los empleadores son los clientes, por lo que puedes aplicar la idea de software de seguimiento de ventas a tu búsqueda de empleo. Una solución ya personalizada para la búsqueda de empleo es SuceShawk Job Search Productivity Solutions.

    9.4.1.jpg
    Figura\(\PageIndex{2}\): SuccessHawk Home Page

    SucessHawk es una plataforma basada en la web que personalizas con tus contactos y actividades. Puedes importar tus contactos de tus listas generales existentes. successHawk admite correo electrónico en línea (por ejemplo, Gmail, Hotmail, etc.), LinkedIn, Outlook, Apple Address Book, vCards y webmail del proveedor de servicios de Internet (por ejemplo, Comcast).

    SucessHawk también tiene una sección para tareas, donde puedes exportar tareas desde el calendario de Apple o Outlook, o puedes agregar tareas manualmente. Entonces, en lugar de documentar en Excel que quieres llamar a Jane Doe para una entrevista informativa, agregarías una tarea a tu éxitoHawk sección “Mis elementos de acción”, designando al objetivo (Jane Doe), una descripción de la tarea (llamada para dar seguimiento a solicitud de correo electrónico para entrevista informativa), y un objetivo debido fecha. SucesShawk te envía recordatorios por correo electrónico de próximas tareas, así que en lugar de tener que visitar tu hoja de cálculo de Excel y ordenar por seguimiento, te llegan los recordatorios.

    SucessHawk también tiene otras características relacionadas con la búsqueda de empleo integradas en la plataforma, incluyendo un espacio para metas, un creador de currículums y asesoramiento e investigación.

    En el lado positivo, los sistemas electrónicos listos para usar tienen varios atributos:

    • Están preconstruidos para que puedas comenzar de inmediato.
    • Pueden ser interactivos y darte soporte adicional (por ejemplo, la función de recordatorio en SucesShawk).
    • Se pueden sincronizar con otros recursos que ya utilice (por ejemplo, listas de contactos, listas de tareas).
    • Se les puede respaldar.
    • Tienen características y recursos adicionales que no obtendrías por tu cuenta.

    Los sistemas listos para usar también tienen una desventaja:

    • Es posible que tengas menos flexibilidad si eres muy particular acerca de cómo organizas los datos.
    • Tienes que comprar el sistema o pagar una cuenta de usuario.
    • Hay que aprender los entreses del sistema.
    CAJAS CLAVE
    • Es necesario seleccionar un sistema para obtener y mantenerse organizado.
    • Hay tres opciones principales para los sistemas organizacionales: basados en papel, electrónicos personalizados y electrónicos listos para usar.
    • Cada elección de sistema tiene sus pros y sus contras.
    • Desea seleccionar un sistema que coincida con la forma en que trabaja naturalmente.

    Ejercicios

    1. ¿Cómo has estado rastreando la información y contactos desarrollados durante tu búsqueda de empleo?
    2. Si aún no has seleccionado un sistema, experimenta con papel y electrónica. Elige cinco contactos amistosos e intenta agendar reuniones con ellos para que tengas algo que rastrear. Cree una carpeta de papel o sistema de encuadernación para rastrear sus esfuerzos y cree una hoja de cálculo para rastrear sus esfuerzos. ¿Qué datos y campos incluyste? ¿Qué sistema prefirió?
    3. Si ya tienes un sistema de organización de tareas, ¿hay campos adicionales que rastrearás para tu búsqueda de empleo? ¿Cómo va a cambiar (o no) su organización de su búsqueda en base a la información que ha aprendido?
    4. ¿Qué desearías poder rastrear mejor, o dónde estás atrapado en tus necesidades organizacionales? ¿Qué recursos podría consultar para satisfacer sus necesidades organizacionales?

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