Elegir un LMS no es una decisión tecnológica. Se trata principalmente de una decisión de liderazgo y gestión del cambio. No importa qué sistema adopte, cambiará la forma de hacer las cosas. Incluso si adoptas un sistema que soporte tu modelo básico de aprendizaje, los procedimientos cambiarán. Esta es una decisión importante que requiere una evaluación cuidadosa de sus necesidades.
Antes incluso de hablar con proveedores de LMS o miembros de la comunidad de LMS de código abierto, forme un comité de expertos compuesto por líderes educativos y administradores e instructores, personas que entiendan cómo funciona el aprendizaje en línea. Asegúrese de incluir algo de personal de TI para obtener sus ideas y apoyo y su comprensión de la tecnología.
Consultar con los usuarios finales, tanto instructores como estudiantes, mediante cuestionarios, encuestas, entrevistas y/o grupos focales para determinar sus necesidades, deseos, disposición y habilidades. Pueden identificar las características deseables del sistema, y dar alguna indicación de los factores de gestión del cambio que deben abordarse. Tenga cuidado con la fluencia del alcance. Al preguntar a la gente qué le gustaría ver, tenderán a pedir de todo. Distinguir entre las cosas que realmente se necesitan y los “buenos para tener”.
Consulta con personas de otras organizaciones como la tuya que ya hayan pasado por el proceso. Descubre qué están usando y cómo les gusta. Lee la literatura y asiste a conferencias.
¿Estás buscando un LMS para iniciar el e-learning? Puede que en realidad no necesites hacer esto. Los cursos en línea son solo una colección de páginas web que no requieren un LMS para ejecutarlos. El propósito principal de un LMS es proporcionar una plataforma de trabajo y administración para el seguimiento de los resultados. Si no necesitas hacer un seguimiento de los resultados, o si los instructores lo harán manualmente, entonces no necesitas un LMS.
Los LMS tienden a limitar a las personas a hacer las cosas de ciertas maneras. Algunos instructores y diseñadores se sienten frustrados por las limitaciones (tanto técnicas como de aprendizaje) de usar estos sistemas y preferirían sistemas de soporte de aprendizaje más dinámicos como weblogs de estudiantes y wikis de aprendizaje, e incluso solo correo electrónico o grupos de noticias. Tal vez prefieras darles más libertad creativa. Los wikis y los blogs no requieren un LMS pero son difíciles de rastrear. Los instructores pueden rastrear la actividad manualmente y asignar calificaciones pero limita el análisis que puedes hacer, por ejemplo, para averiguar a qué grado participan los estudiantes, cómo se desempeñan los estudiantes en preguntas individuales, etc. Los wikis y blogs se pueden alterar fácilmente, por lo que no son ideales para tareas formales (aparte de quizás un equipo asignación para construir un wiki). Las tareas de ensayo individuales y de equipo probablemente se envíen mejor a los instructores a través de mensajes de correo electrónico y archivos adjuntos Esto aún no requeriría un LMS para rastrear ya que los instructores estarían marcando y rastreando dichas asignaciones manualmente.
Tip
La obtención de un LMS cambiará la forma de trabajar. Elegir uno no es una decisión tecnológica. Se trata de liderazgo y cambio.
Pasos en el proceso de evaluación de necesidades
Llevar a cabo investigaciones primarias
Encuestar, entrevistar y realizar grupos focales entre su comité de expertos, instructores y estudiantes para determinar las necesidades primarias de su sistema. No hagas preguntas generales como, “¿Qué necesitas?” o obtendrá una lista de deseos que puede no ser práctica. Consulte el Apéndice F, Preguntas de Evaluación de Necesidades, para obtener sugerencias sobre preguntas a hacer.
Realizar investigaciones secundarias
- ¿Qué LMS utilizan otras organizaciones?
- ¿La organización es similar a la suya, o tiene necesidades similares?
- ¿Qué les hizo elegir esa solución en particular?
- ¿Qué tan satisfechos están con eso?
- ¿Qué características les gustan y no les gustan?
- ¿Qué comentarios han recibido de los alumnos e instructores?
- ¿Qué dice la literatura?
Si buscas un LMS educativo, una buena fuente de información es el sitio web de la Cooperativa Occidental de Telecomunicaciones Educativas: Aplicaciones de entrega educativa en línea: Una herramienta web para el análisis comparativo (http://www.edutools.info/). Este sitio web contiene revisiones y datos comparativos sobre un gran número de sistemas de gestión del aprendizaje educativo.
También es posible que desee asistir a conferencias donde los LMS sean destacados y perfilados.
Las buenas conferencias corporativas son:
- Aprendizaje 2007 (anteriormente TechLearn) (www.learn ing2007.com/)
- Capacitación (http://www.trainingconference.com/)
- Sociedad Americana para la Capacitación y el Desarrollo (ASTD) (astd2007.astd.org/)
- Sociedad Internacional para la Mejora del Desempeño (ISPI) (www.ispi.org/ac2008/)
- Asociación para la Comunicación y la Tecnología Educativa (AECT) (http://www.aect.org/events/)
- ED-MEDIA (Asociación para el Avance de la Computación en la Educación—AACE) (www.aace .org/conf/)
- Asociación de Medios y Tecnología en Canadá (AMTEC) /Asociación Canadiense de Educación a Distancia (CADE) (www.cade-aced.ca/conferences /2007/)
- Asociación Canadiense para la Educación Continua Universitaria (CAUCE) (www.cauce2007.ca)
Puede agilizar el proceso asistiendo a ferias comerciales virtuales y demostraciones en línea. Consulta las posibilidades en www.virtualtechfair.com/ y en los sitios web de los proveedores.
Tip
Para revisiones del software educativo LMS, consulte www.edutools.com.
Si buscas un LMS corporativo, puedes consultar los reportes de Brandon Hall en www.brandon -hall.com, Bersin & Associates en www.bersin .com/ o usando la herramienta de comparación en http://learning-management.technologyevaluation.com/.
Otras buenas fuentes de información incluyen el eLearning Guild (http://www.elearningguild.com/) y la revista Chief Learning Officer (www.clomedia.com/).
Una vez que haya determinado sus requisitos y los haya documentado cuidadosamente, priorícelos para determinar las necesidades críticas.
Tip
Tenga cuidado con la fluencia del alcance. Al preguntar a la gente qué le gustaría ver, tenderán a pedir de todo. Distinguir entre las cosas que realmente se necesitan y los “buenos para tener”.
Selección del sistema
Ahora puede comenzar a investigar proveedores y/o soluciones de código abierto. Mirar diferentes productos puede abrir nuevas posibilidades, pero, de nuevo, ten cuidado con la fluencia del alcance, y de que se venda algo solo porque es el último artículo caliente.
Utilice sus requisitos y prioridades documentados para identificar una lista manejable de soluciones (quizás 10) de los más de 100 proveedores. Una lista evolutiva y bastante completa de dichos proveedores se puede encontrar en www.trimeritus .com/vendors.pdf.
Solicitud de propuesta (RFP)
Las solicitudes de propuestas (RFP) siguen formas bastante estándar de la industria. En www.geolearning.com/rfp hay una plantilla específicamente para la selección de LMS pero ten cuidado con las plantillas que son solo listas de características. Incluye solo aquellas características que realmente requieras. Utilice sus requisitos documentados y desarrolle escenarios de casos de uso y scripts para pintar una imagen clara de su visión de LMS para que un proveedor pueda proporcionar una propuesta enfocada en su entorno/cultura específico. Incluya funciones de reporte en sus escenarios. La escasa capacidad de generación de informes es una gran fuente de insatisfacción del cliente. Asegúrese de hacer preguntas sobre el servicio al cliente posterior a la implementación porque también es un factor clave en la satisfacción del cliente.
Pide referencias a proveedores especialmente aquellas para organizaciones similares a las tuyas. Pide a los proveedores de tu lista que envíen propuestas. Cuando se ponga en contacto con los proveedores, cuanto más claramente haya identificado sus requisitos, más atención obtendrá de los proveedores, ellos lo verán como un prospecto calificado. Un proceso formal completo de RFP puede no ser práctico en todas las situaciones a menos que sea requerido por su organización.
Revisar las propuestas
Desarrolle una rúbrica para puntuar las propuestas que reciba de los proveedores. Haga una breve lista de los tres a diez proveedores principales para ser invitados a brindar demostraciones.
Programar reuniones y demostraciones
Pide a tu lista corta de proveedores o representantes de la comunidad de código abierto (que pueden ser miembros de tu propia organización) que demuestren sus productos ya sea en tu ubicación o en línea. Pídales que demuestren directamente a los escenarios de casos de uso y scripts de demostración que desarrolló en la RFP. Invite a estudiantes, instructores y personas de TI a las demostraciones, así como a los miembros de su comité central.
La mayoría de los vendedores tendrán demostraciones en línea preempaquetadas de sus productos, pero recuerde que estos están diseñados principalmente para mostrar las buenas características del producto que pueden no ser relevantes en su situación.
Use su rúbrica para que cada participante evalúe las soluciones. En las reuniones, discuta detalles específicos sobre cómo el proveedor brinda servicio, mantenimiento, etc. Trate de concertar una prueba interna gratuita. Si es posible, ejecute un programa piloto pequeño con una muestra pequeña antes de implementar una solución a toda la organización.
Tenga en cuenta que las estrategias de evaluación y selección de necesidades también forman parte de su estrategia de gestión del cambio. Cuantos más insumos tengan las personas en la decisión, más probabilidades habrá de adoptarla.
Hacer la selección
Reúnase con su equipo de revisión para consolidar las rúbricas y hacer una selección. La conclusión es seleccionar el LMS que satisfaga sus necesidades.
“La empresa promedio no se emociona por comprar un LMS; se entusiasma con gestionar el aprendizaje. No se emociona por comprar un nuevo curso de e-learning; se entusiasma por cambiar el desempeño de un empleado”. (Elliott Masie citado por Ellis, 2004)
