5.20: Reporte
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Un reportaje es un documento muy técnico que presenta la información de manera objetiva —es como el polo opuesto de un ensayo o memorias o historia. Sin pelusa. Bajo en creatividad. Sea preciso.
Tipos de Informes
- Progreso: explica el progreso de uno con un proyecto o materiales del curso
- Incidente: explica lo ocurrido durante un incidente
- Periódicos: Informes emitidos a intervalos regulares.
- Analítica: comparte estadísticas, predicciones y soluciones, para que una persona/grupo pueda evaluar el plan de acción
- Propuesta: informes\(^{135}\) de resolución de problemas que incluyen una visión general y una solución
Cómo redactar un informe\(^{136}\)
Para tener un reporte efectivo, prueba estos pasos:
- Elija el objetivo principal: manténgase enfocado e involucre a los lectores con claridad
- Analiza tu audiencia: cambia los datos, el vocabulario y los materiales de apoyo dependiendo de los lectores objetivo. Si entiendes a tu audiencia, puedes agregar un toque personal y adaptarte a las preferencias de personas en particular
- Trabajar en el formato del informe: aprenda cómo iniciar un informe y cómo finalizarlo de manera efectiva
- Recopile los datos: agregue los hechos, cifras y datos para agregar credibilidad
- Estructurar el informe: se ven como un memo alargado
- Garantiza una buena legibilidad: facilita la navegación agregando imágenes, gráficos, formato adecuado con subtítulos y viñetas. Los párrafos más cortos son mejores que los grandes volúmenes de texto
- Hacer la edición.
Escanee el informe para asegurarse de que todo esté incluido y tenga sentido. Lee el reporte de principio a fin, tratando de imaginar que eres un lector que nunca antes había escuchado esta información.
Una buena pregunta para hacerse es: “Si yo fuera alguien leyendo este informe por primera vez, ¿sentiría que entendí el tema después de terminar de leer?
Reporte de progreso falso en una empresa falsa
Para: John Booger, Flanco del Estado de Bell
De: Sybil Priebe,\(^{137}\) Propietario de T&P
Fecha: 29 de julio de 2015
Asunto: Reporte de Avances en Expansión y Creación de Líneas de Ropa
A continuación se presenta el segundo informe de avance relativo a la ampliación y creación de nuestra línea de ropa. Los trabajos han procedido satisfactoriamente en julio de acuerdo a los planes que trazamos y habíamos aprobado en mayo.
REVISIÓN DE TRABAJOS
En mi último reporte (1 de junio) informamos que habíamos conseguido con éxito ofertas con una empresa de moda en Minneapolis (JuneBug Inc.) para comenzar a diseñar una nueva línea de jeans. La parte de expansión del proyecto también fue atendida por JuneBug Inc. ya que han abierto su almacén de camisetas de diseño a nuestra empresa. La oferta que recibimos de ellos por la nueva línea de jeans incluyó la expansión a camisetas de diseñador.
Para desglosarlo, los trabajos concluidos del 1 de mayo al 1 de julio incluyeron:
- Envío de ofertas a diversos vendedores de playeras y líneas de ropa vaquera
- Preparar la mercancía actual de la tienda al tener una venta de despacho tremendamente exitosa
- Realización de dos reuniones de empleados para hacerlos conscientes de la creación y expansión
- Recibió comentarios de los empleados sobre cómo vender mercancía nueva de manera efectiva
- Para el 25 de junio, habíamos recibido varios envíos de las camisetas de diseñador de JuneBug. En total, solo en ese envío recibimos 50 playeras. Habíamos subestimado su entrega rápida de esos artículos, así que algunos empleados pasaron horas extras ese fin de semana moviéndose por nuestro plano de planta para dejar espacio para la nueva mercancía.
- Etiquetado y limpieza al vapor de camisetas de diseño
- Creación de carteles con el fin de impulsar la nueva expansión de playeras
- Contratación de una persona temporal para la mudanza del plano de planta en los próximos meses
PROBLEMAS CON LA EX
Como se mencionó anteriormente, todavía tenemos poco espacio para la nueva mercancía, y la nueva línea de jeans ni siquiera ha llegado hasta aquí todavía. Ya hemos intentado resolver esta falla comunicándonos con nuestro representante de planificador de piso, y ella ha pedido nuevos organizadores para nuestras playeras y jeans que probablemente caben en la tienda sin causar un reajuste importante al plano de planta. Si los organizadores que envía no funcionan con el plano de planta de la tienda, tal vez tenga que contactarlo con respecto a un préstamo adicional para ampliación de la tienda al ático. El ático en sí está vacío; las paredes simplemente necesitarían ser terminadas y pintadas.
Otros posibles problemas:
Como mencioné en el reporte del 1 de junio, esperamos tener una enorme venta de la nueva línea de jeans, pero si la mercancía no es tan popular como esperamos que sea, es posible que tengamos que reconsiderar la expansión de la tienda así como usar JuneBug Inc. como nuestro distribuidor.
TRABAJO RESTANTE
No solo necesitamos verificar la idea de renovar el ático por espacio (como respaldo para el tema del espacio en la planta principal), sino que también necesitamos recibir el pedido de jeans de JuneBug Inc. en la última conferencia telefónica con ellos, declararon que una vez que recibieron nuestro número exacto de cada talla y estilo ellos procesaría nuestros diseños. También hemos pedido sus propios diseños (JuneBug Bottoms), y ese pedido vence dentro de los próximos dos meses, razón por la cual el tema del espacio es algo que deberíamos abordar ahora.
Otros trabajos restantes:
- Anunciar JuneBug Bottoms
- Llevar a cabo reuniones de empleados y accesorios tanto de los estilos de JuneBug Bottoms como de nuestros propios diseños
- Pintar la pared este de la tienda con tamaños y sus nombres correspondientes de estilos: Annie (0-2), Lela (4-6), Mandy (8-10), Carrie (12-14), Betty (16-18), Tori (20)
CONCLUSIÓN
Para el 15 de septiembre, espero poder enviarles otro informe de avance. Para ese momento, deberíamos haber recibido a los organizadores de nuestro diseñador de planos de planta, y podremos informarle sobre si esos organizadores trabajarán o si necesitamos investigar el uso del ático, etc. como se mencionó anteriormente. Para el 15 de septiembre, también habremos tenido más contacto con JuneBug Inc. y conoceremos las fechas exactas para el envío y entrega tanto de sus diseños de jean como de nuestros diseños de jean. Y, por último, la tienda habrá sido pintada entonces para dar paso a la nueva expansión de la tienda de una línea de jeans.
Gracias de nuevo por su confianza en nuestra empresa. Por favor contáctame con cualquier duda.
\(^{135}\)¡Oooh, mira la superposición entre géneros aquí!
\(^{136}\)Listmann, Emily (coautora). “Cómo redactar un informe”. Wikihow. http://www.wikihow.com/Write-A-Report 12 09 de septiembre. Licencia CC-BY-NC-SA.
\(^{137}\)Ejemplo de Sybil Priebe; tiene licencia CC-BY-NC-SA.