3.7: Letras

Este capítulo es traído a usted por Sybil Priebe.

Papel Significa Más Que Un Correo Electrónico.

He escrito y enviado mi parte justa de cartas. Porque creo que el papel significa más que un correo electrónico. Se necesita tiempo extra para escribir una carta y enviar por correo al lechón. Las empresas son conscientes de ello.

DÉJAME CONTARTE UNA HISTORIA:

Tengo un Volkswagen, así que lo llevo a cierta tienda que se especializa en importaciones. Hace unos años, me dijeron que necesitaba un nuevo cárter de aceite porque los hilos habían salido de mi actual, provocando que se filtrara. Fruncié el ceño y me pregunté cómo podría pasar eso cuando no había tocado el cárter de aceite. Nunca. La única persona que pudo haber causado que salieran hilos sería alguien que lo hubiera sobretorcido, ¿verdad? Un técnico. Entonces, pagué los $300 por una sartén nueva y cuando llegué a casa, cavé mis registros de servicio anteriores. Descubrí que un técnico de servicio escribió en un reporte pasado que había sobretorcido mi cárter de aceite. ¡Uf! Copié ese reporte, hice tres copias de mi carta y lo envié todo a sus respectivos lugares —el propio lugar de servicio, Volkswagen Customer Service y —por qué no— a la sede de Volkswagen. Días después, recibí algunas llamadas telefónicas, recibí un puñado de disculpas y poco después apareció un cheque por 300 dólares en mi buzón.

Cualquiera que te diga que enviar cartas no hace nada está lleno de litera.

DÉJAME CONTARTE OTRA HISTORIA:

Cuando mi hermana estaba en la secundaria e intentaba conseguir su primer trabajo, se entrevistó en una tienda de abarrotes local. Se entrevistó horriblemente porque era su primera vez, así que después de contar esta historia en una reunión familiar, nuestro tío le sugirió que enviara una carta de agradecimiento. Ella lo hizo. Ella explicó su nerviosismo, le agradeció la experiencia, y... ¡sí, le devolvieron la llamada! ¡Le ofrecieron un trabajo de medio tiempo!

Las letras varían en motivación y en sus mensajes. Algunas cartas se escriben sin necesidad de respuesta, algunas están escritas con un simple mensaje de “Hola”, y algunas cartas son duras y están destinadas a ser así.

La diferencia entre letras

Lo principal que diferencia una carta comercial de otras cartas es que una carta comercial es un documento legal. El escritor puede ser considerado responsable de cualquier cosa escrita en la carta. Por ejemplo, si se afirma que un proyecto se completará antes de una fecha determinada en una carta comercial, el proyecto legalmente debe estar terminado antes de esa fecha. Sin embargo, si el proyecto no se puede completar para esa fecha, se puede escribir otra carta indicando que el proyecto está atrasado y por qué. Por esta razón, las cartas comerciales deben escribirse de manera diferente a las cartas utilizadas para uso personal.

Una carta comercial se utiliza principalmente para solicitar o proporcionar información, para relacionar un trato, para traer o continuar conversación, y/o para discutir negociaciones previas. Una carta comercial puede clasificarse como privada; sin embargo, normalmente no se hace circular a otros, sino más bien destinada a los ojos de los participantes involucrados. Por lo tanto, una carta comercial necesita ser clara, enfocada y al grano. Al escribir una carta comercial, el autor debe evitar interponer historias personales.

Cartas Comerciales ³⁶

Las cartas comerciales son mensajes escritos a una persona o grupo dentro de un entorno profesional. Las cartas comerciales se utilizan cuando al escritor le gustaría ser formal y profesional. Las letras pueden variar en longitud dependiendo del objetivo del escritor, propósito y mensaje de la carta. La carta puede dirigirse a cualquier persona incluyendo, pero no limitado a: clientes y clientes, gerentes, agencias, proveedores y otro personal u organizaciones comerciales. Es importante recordar que cualquier carta comercial es un documento legal entre los interesados. Estos documentos pueden conservarse hasta por siete años, por lo que es importante que toda la información sea honesta y legítima.

Formateo de sus cartas

• Use espaciado único. No hay necesidad de duplicar espacio una carta comercial.
• Usa un formato sencillo con fuente que sea fácil de leer.
• Deje una línea en blanco entre cada párrafo. Esto facilita el seguimiento de los cambios de temas dentro de la carta.

LA INTRODUCCIÓN

• Este párrafo debe introducir por qué está escribiendo la carta y resumir los puntos clave en los siguientes párrafos.
• Incluya una declaración que demuestre que está bien informado de la audiencia a la que se dirige su carta.

EL CUERPO

• Proporcionar antecedentes o antecedentes con respecto al propósito de la carta.
• Habla sobre los puntos clave que estás haciendo.
• Incluir una justificación de la importancia de los puntos principales.
• Enumere las fechas, discusiones y conversaciones importantes que sean relevantes.
• Hacer preguntas, si es necesario.
• Una carta comercial debe ser concisa y clara. Ser demasiado verbo es la mayor caída en esta forma de escritura. Mantenga las oraciones cortas y precisas.
• Organizar la carta de los temas más importantes a los menos.
• El contenido de la carta debe ser persuasivo y utilizable.
• El tono de la carta debe ser formal y profesional.

CONCLUSIÓN

• Resumir los puntos principales de la letra.
• Reafirmar el problema y resolución si procede.
• Incluir plazos.
• Proporcionar información de contacto (Correo electrónico, Número de teléfono, Fax, Etc...).

SALUDO DE CLAUSURA

Siempre cierra una carta. 'Sincerely' sería la forma más segura de cerrar una carta comercial. En una carta comercial mecanografiada, tras el cierre, debes dejar un espacio para firmar tu nombre con una pluma. Esto permitirá un toque más personal en una carta que de otra manera sería sosa. Esta es la única letra en el papel así que asegúrate de que la firma sea clara. Debajo de esta firma personal debe estar su nombre y apellido mecanografiados para permitir una fácil lectura. Después de esto puedes incluir cualquier otra cosa que el lector pueda necesitar saber. Esto podría incluir cualquier cosa, desde el título del puesto, la identificación, una anotación de que hay copias adjuntas en la parte inferior del documento, u otra información de contacto, como dirección de correo electrónico o número de teléfono comercial.

Algunos otros saludos finales generales considerados profesionales incluyen:

• Saludos cordiales,
• Respetuosamente,
• Mejor,

Consejos para escribir cartas

• Dirija la carta a una persona específica siempre que sea posible, y no a la empresa para que no se deseche.
• Utilice el membrete de la empresa para que el documento sea más profesional, si el documento está relacionado con asuntos de la empresa.
• Recoge toda la información que necesites para tu carta y anota el orden básico en el que planeas cubrir esta información. Organiza tu material en el orden más persuasivo.

EJEMPLO: CARTA DE RECOMENDACIÓN

Biblioteca Mildred Johnson

NDSCS

701-555-2555

17 de junio de 2011

Recursos Humanos

Alguna Compañía

Hippie Localidad, ND 55000

Re: Ethel Aardvark Carta de Recomendación

Como miembro del personal de North Dakota State College of Science, he tenido la oportunidad durante los últimos años de trabajar con Ethel Aardvark. Ella está solicitando estatus de tenencia, y me siento honrado de servir como carta de recomendación.

Ethel ciertamente tiene una pasión por la enseñanza, y es esta pasión la que alimenta algunos de sus atributos clave. Está dispuesta a absorber diversos aspectos de un tema; escuchará, sacará comentarios/perspicacia de los miembros del grupo y contemplará la información que tiene a mano. Ethel luego lo lleva al siguiente nivel, donde profundizará un poco más en el tema para solidificar su propia perspectiva. Ella no solo toma algo al pie de la letra sino que tiene ese instinto investigador de “profundizar un poco más”.

Ethel NO es un procrastinador, lo que personalmente siento que es un rasgo crítico a la hora de abordar la escuela de posgrado. Durante el descanso, Ethel se puede encontrar trabajando por delante en mejoras de rumbo porque le gusta hacer las cosas y hacer bien. Ella pone orgullo en su trabajo y dará el esfuerzo requerido para completar un proyecto de calidad.

Ella está motivada en su búsqueda de tenencia y sin duda tendrá éxito. NDSCS tendría la suerte de tenerla como miembro titular de la facultad. Si tiene alguna otra duda, póngase en contacto conmigo.

Sinceramente,

Miss Tough Gal, Bibliotecaria

EJEMPLO: CARTA DE PRESENTACIÓN

Alisa Priebe

555 Avenida 70 Oeste, #555

Fargo, ND 58555

enero 30, 2013

Recursos Humanos

c/o Comunicaciones Flint

101 Calle 10 Norte

Suite 300

Fargo, ND 58107

Estimado Sr. Persona:

Te escribo para postularte al puesto abierto de Artista de Producción. Soy un excelente candidato; tengo fuertes habilidades de comunicación, soy un aprendiz rápido y tengo una personalidad divertida y creativa.

Obtuve una licenciatura en inglés de la Universidad Estatal de Dakota del Norte. Elegí este camino educativo porque soy un comunicador fuerte y disfruto expresarme. Mis habilidades de escritura son excepcionales; mientras que mi especialidad es la escritura creativa, también me destaco en la escritura técnica. No sólo mi educación me permitió afilar estas habilidades, sino que mi experiencia laboral también jugó un papel importante.

Por ejemplo, en Integreon, una empresa que brinda servicios de soporte documental a bufetes de abogados y otras corporaciones, pasé casi tres años correspondiendo con clientes (en su mayoría abogados y secretarios legales) por correo electrónico y teléfono. A través de estos intercambios, seguiría un proceso particular: recibir solicitud para formatear, editar o revisar un documento legal; delegar la solicitud al compañero de trabajo apropiado; revisar dicha solicitud; y devolver la solicitud por el cronograma preferido del solicitante. Aprendí a entender sus necesidades y a completar sus peticiones en consecuencia.

Mientras pulió mis habilidades de comunicación, tuve la suerte de ser hábil en muchos tipos diferentes de software. El equipo de capacitación de Integreon hizo un trabajo increíble con sus empleados. La mayoría de los cursos de capacitación fueron requeridos, mientras que otros estaban disponibles para ampliar sus habilidades informáticas y completar una gama más amplia de solicitudes de proyectos. En cada trabajo desde mi tiempo en Integreon, he tenido compañeros de trabajo que se me acercan y me dicen que mis habilidades en informática y software son impresionantes. Es un verdadero testimonio tanto de su formación como de mi capacidad de aprender rápidamente.

Con muchos tipos de software, he podido crear y diseñar diferentes documentos. En Warner and Company Insurance, creé un folleto de recetas de favoritos de comida para los empleados. En Integreon, creé el primer boletín específico para equipos que incluía imágenes, citas, cuentos y consejos y trucos. En Vogel Law Firm, actué como coCapitán para la unidad United Way y creé certificados para premios y tarjetas de “felicitaciones” para la apreciación de los empleados.

En estas experiencias, aprendí a comunicarme con los clientes para satisfacer sus necesidades, ampliar mis conocimientos y habilidades informáticas, y usar mi capacidad para crear hermosos documentos para muchos propósitos. Por favor refiérase a mi currículum para más información. Gracias por su tiempo y consideración. Espero escuchar de usted sobre cómo puedo convertirme en un activo para su empresa.

Muy verdaderamente tuyo,

Alisa Priebe

EJEMPLO: CARTA DE QUEJA

Sybil Priebe

555 10ª Ave Norte

Wahpeton, ND 58075

febrero 3, 2016

Sanford Salud

801 Broadway N

Apartado postal 2010

Fargo, ND 58122-0001

Estimado Sanford Health,

Hace poco me inscribí e inicié sesión en el portal MySanfordChart y, al principio, me sorprendió gratamente lo agradable que fue tener acceso a los resultados de mi prueba, programar una cita y enviar mensajes a mis médicos. Desafortunadamente, recientemente, me di cuenta de que el primer ítem que aparece en “Mi historial médico” no es Resultados de Pruebas ni un Resumen de Salud... no, es mi supuesto IMC.

Estoy EXTREMADAMENTE ofendido por esto, no solo porque enumerarlo primero significa —de alguna manera— que es lo más importante, sino que bajo esa pestaña, ¿se supone que tengo metas para remediar esto? ¿Qué? ¡Disculpe!? Déjame decirte por qué esto me ofende tanto: La tabla del IMC es arcaica; se rumorea que las compañías farmacéuticas la crearon para recetar a los pacientes medicamentos para su “obesidad”. Aunque no fuera arcaico y construido por compañías farmacéuticas, la tabla de IMC de ninguna manera determina la salud porque no toma en cuenta la masa muscular.

En segundo lugar, la salud es más que el peso. Incluso hay un movimiento reciente sobre toda la idea: el movimiento HAES = Salud en Todos los Tamaños. Comer menos, restringir, lleva a atracones. Enfocar a un paciente, constantemente, en su tamaño o peso conduce a problemas mentales importantes, obsesionarse con la comida y el ejercicio. Eso no es saludable. Las dietas no funcionan; los estudios muestran que solo el 5% de las personas puede mantener el peso fuera de la marca de los 5 años.

Aquí están mis dos soluciones: A) Eliminar cualquier mención de la tabla de IMC del MySanfordChart a menos que un paciente tenga presión arterial alta, diabetes, etc. e incluso entonces, no la coloque en la parte superior del área “Mi registro médico”. No dejes que se centren en eso. Así van a ser más felices. B) Si no puedes quitar la basura del IMC, entonces al menos quítala de arriba ESPECIALMENTE para pacientes como yo que no tienen ningún problema relacionado con la “obesidad”.

Ya que quiero terminar con una nota positiva, permítanme decir cuánto adoro a los dos médicos que recientemente me han atendido: X en Wahpeton e Y en Fargo. Ambos son tan simpáticos y rápidos para transmitir información.

Gracias por leer, y espero saber pronto de usted sobre MySanfordChart.

Sinceramente,

Sybil Priebe

EJEMPLO: CARTA DE AGRADECIMIENTO

Estimado Dr. Julie Jackson:

Muchas gracias por la oportunidad de sentarse con usted y el Dr. Bob para hablar sobre el Asistente de Laboratorio en Harvard. Agradezco que me consideren para el puesto. Creo que seré un activo para su departamento, sobre todo dada mi experiencia con la disección de ranas.

Fue un placer platicar contigo sobre lo mucho que adoras el programa de televisión Big Brother, y realmente aprecio la iluminación natural que todos ustedes han agregado al salón de empleados; estoy seguro de que animará a la gente a pasar el rato más tiempo, aumentando así la moral.

Espero con interés escuchar de usted.

Sinceramente,

Zelda Smith

Asignaciones y preguntas a considerar

Escriba una carta de queja o carta complementaria a una compañía de su elección. Como mínimo, incluir los siguientes criterios:

• Estructura: apertura, cuerpo, cierre/firma
• Tres razones -con pruebas- de por qué estás escribiendo
• Un tono profesional

36 “Redacción Profesional y Técnica/Comunicaciones Empresariales/Cartas.” Wikilibros, El proyecto del libro de texto gratuito. 26 mar 2016, 21:00 UTC. 11 may 2016, 18:31.