3.12: Informes

Un reportaje es un documento muy técnico que presenta información de manera objetiva —es como el polo opuesto de un ensayo o memorias o historia. Sin pelusa. Bajo en creatividad. Sea preciso.

Lea atentamente las Directrices ⁴⁶

Si tu maestro o jefe te dio pautas para tu reporte, asegúrate de leerlas a fondo. El aviso le dará información como si su informe debe ser informativo o persuasivo, quién debe ser su audiencia y cualquier problema que deba abordar su informe.

• Los lineamientos también suelen indicarle los requisitos para la estructura y el formato de su informe.
• Si tienes alguna duda sobre la tarea, habla lo antes posible. De esa manera, no empiezas a trabajar en el reporte, solo para enterarte tienes que empezar de nuevo porque entendiste mal el prompt del reporte.

Tipos de redacción de informes:

Los tipos de informes ⁴⁷ incluyen notas, actas de reuniones, informes de laboratorio, informes de libros, informes de progreso, informes de justificación, informes de cumplimiento, informes anuales y políticas y procedimientos. Otros tipos de informes48 incluyen: reportes de factibilidad, reportes de crédito, reportes de actividad de ventas, reportes de evaluación personal, reportes de incidentes, reportes financieros, etc.

Informes Largos y Cortos

De John M. Lannon, “Comunicación Técnica” ⁴⁹:

“En el mundo profesional, los tomadores de decisiones se basan en dos tipos amplios de informes: algunos informes se centran principalmente en la información ('lo que estamos haciendo ahora', 'lo que hicimos el mes pasado', 'lo que encontró nuestra encuesta a clientes', 'lo que sucedió en la reunión del departamento'). Pero más allá de simplemente proporcionar información, muchos informes también incluyen análisis ('lo que esta información significa para nosotros', 'qué cursos de acción deben considerarse, ''qué recomendamos y por qué').

“Por cada informe largo (formal), innumerables informes cortos (informales) conducen a decisiones informadas sobre asuntos tan diversos como las sillas de oficina más cómodas para comprar al mejor recluta para contratar para la capacitación gerencial. A diferencia de los informes largos, la mayoría de los informes cortos no requieren una planificación extendida, se preparan rápidamente, contienen poca o ninguna información de fondo, y no tienen materia frontal o final (página de título, tabla de contenido, glosario, etc.). Pero a pesar de su concisión, los informes cortos sí brindan la información y el análisis que los lectores necesitan”.

Cómo redactar un informe

Para tener un informe efectivo, siga siempre el procedimiento correcto. Puedes pedir un informe a los expertos o echar un vistazo a siete pasos para una excelente redacción de informes para ser tú mismo un experto.

• Elija el objetivo principal: manténgase enfocado e involucre a los lectores con claridad.
• Analiza tu audiencia: cambia los datos, el vocabulario y los materiales de apoyo dependiendo de los lectores objetivo. Si entiendes a tu audiencia, puedes agregar un toque personal y adaptarte a las preferencias de personas particulares.
• Trabajar en el formato del informe: aprenda cómo iniciar un informe y cómo finalizarlo de manera efectiva.
• Recopile los datos — agregue los hechos, cifras y datos para agregar credibilidad.
• Estructurar el informe: utilice el formato de redacción de laboratorio o lea los consejos del memo y la redacción del informe para saber cómo organizar los elementos del informe.
• Garantiza una buena legibilidad: facilita la navegación agregando imágenes, gráficos, formato adecuado con subtítulos y viñetas. Los párrafos más cortos son mejores que los largos bultos de texto.
• Haga la edición — después de haber preparado su borrador de informe, revise el contenido dos veces. Manténgalo a un lado por uno o dos días y luego trabajarlo de nuevo para ganar la perfección.

Escanee el informe para asegurarse de que todo esté incluido y tenga sentido. Lee el reporte de principio a fin, tratando de imaginar que eres un lector que nunca antes había escuchado esta información. Una buena pregunta para hacerse es: “Si yo fuera alguien leyendo este informe por primera vez, ¿sentiría que entendí el tema después de terminar de leer?

Cómo Redactar un Reporte de Incidentes ⁵⁰

Si eres un guardia de seguridad o un oficial de policía desplegado en la escena de un incidente, redactar un reporte detallado y preciso es una parte importante para hacer tu trabajo correctamente. Un buen reporte de incidente da una cuenta minuciosa de lo ocurrido sin pasar por alto información despreciable ni dejar de lado hechos importantes. Es crucial seguir el protocolo apropiado, describir el incidente con claridad y presentar un informe pulido.

POSIBLE INTRODUCCIÓN A LA MUESTRA:

El (fecha, hora) el oficial informante (nombre) fue (despachado, observando, contactado por) (a, quien) (ubicación), etc. Por ejemplo, El 21 de junio de 2016, alrededor de las 2100 hrs, el oficial informante, Smith estaba de servicio y recibió una llamada de despacho por robo en curso en 123 2nd St; en St. Cloud, Mn. Al llegar, el oficial observó a un elefante rompiendo el cristal de la ventana frontal de una tienda de electrónica, el elefante, posteriormente identificado como Hocico, Henry, colocó un gran televisor en su baúl e intentó huir del lugar a pie.

Pasos:

• Inicie el reporte a la brevedad posible. Escríbelo el mismo día del incidente si es posible. Si esperas uno o dos días tu memoria empezará a ponerse un poco borrosa.
• Proporcionar los hechos básicos. Su formulario puede tener espacios en blanco para que los llene con información sobre el incidente. En caso contrario, inicie el reporte con una frase que indique claramente la siguiente información básica:
  • La hora, fecha y ubicación del incidente (ser específico; escribir la dirección exacta, etc.).
  • Su nombre y número de identificación.
  • Nombres de otros miembros de su organización que estuvieron presentes
• Incluir una línea sobre la naturaleza general del incidente. Describe lo que te trajo en el lugar del incidente. Si recibió una llamada, describa la llamada y anote a qué hora la recibiste. Escribir una oración objetiva, fáctica que describa lo ocurrido.
  • Por ejemplo, podrías escribir que te llamaron a una dirección determinada después de que una persona fuera denunciada por estar borracha y desordenada.
  • Tenga en cuenta que no debe escribir lo que cree que pudo haber sucedido. Apégate a los hechos y sé objetivo.
• Escribe una narrativa en primera persona contando lo que pasó. Escribe una narración cronológica de exactamente lo que sucedió cuando reportaste a la escena.
  • Utilice los nombres completos de cada persona incluida en el reporte. Identifique a todas las personas la primera vez que se citen en su reporte enumerando: nombre, medio y apellido; fecha de nacimiento, raza, género y referencia a un número de identificación emitido por el gobierno.
  • Por ejemplo, cuando el policía antes mencionado llega a la residencia donde recibió la llamada, podría decir: “Al llegar el agente observó a un varón blanco, ahora conocido como Doe, John Edwin; fecha de nacimiento: 15/03/1998; Licencia de Conducir de California 00789142536, gritando y gritando a una hembra blanca, conocida como, Doe, Jane, en el jardín delantero de la ubicación anterior (la dirección dada anteriormente). El oficial separó a ambas partes involucradas y realizó entrevistas de campo. Al oficial le dijo el señor John Doe que había llegado a casa del trabajo y descubrió que la cena no estaba hecha para él. Afirmó entonces que se molestó con su esposa la señora Jane Doe por no tener la cena lista para él”.
  • Si es posible, asegúrese de incluir citas directas de testigos y otras personas involucradas en el incidente. Por ejemplo, en el escenario anterior, el oficial podría escribir “Jane me dijo 'Johnny estaba loco porque no tenía la cena lista justo a tiempo'”.
  • Incluya una descripción precisa de su propio papel en el transcurso de lo ocurrido. Si tuviste que usar la fuerza física para detener a alguien, no la pases por alto. Informa cómo manejaste la situación y sus secuelas.
• Sea minucioso. Escribe todo lo que puedas recordar - cuantos más detalles, mejor. No deje espacio para que la gente que lee el informe interprete algo de la manera incorrecta. No te preocupes de que tu reporte sea demasiado largo o prolijo. Lo importante es reportar un panorama completo de lo ocurrido.
  • Por ejemplo, en lugar de decir “cuando llegué, su cara estaba roja”, se podría decir, “cuando llegué, estaba gritando, sin aliento, y su rostro estaba rojo de ira”. El segundo ejemplo es mejor que el primero porque hay múltiples razones para que la cara de alguien esté roja, no solo que esté enojada.
  • O bien, en vez de decir “después de que llegué al lugar, él cargó hacia mí”, deberías decir “cuando llegué al lugar, exigí que ambas partes dejaran de pelear. Después de tomar un respiro y mirarme, comenzó a correr rápidamente hacia mí y levantó la mano como si estuviera a punto de golpearme”.
• Sea preciso. No escribas algo en el reporte que no estés seguro que realmente sucedió. Denunciar los oídas como oídas, no como un hecho.
  • Adicionalmente, si estás reportando lo que te dijo el testigo, debes anotar cualquier cosa que recuerdes sobre el comportamiento del testigo. Si su declaración causa controversia más adelante, tu reporte puede resultar útil. Por ejemplo, sería útil saber que un testigo apareció emocionado mientras te decía lo que pasó, o si parecían muy tranquilos y parejos.
• Sea claro. No uses un lenguaje florido y confuso para describir lo ocurrido. Su escritura debe ser clara y concisa. Use oraciones cortas, directas y orientadas a hechos que no dejen espacio para la interpretación.
• Se honesto. Aunque no estés orgulloso de cómo manejaste la situación, es imperativo que escribas una cuenta honesta.

Pulido de un buen informe:

• Verifique dos veces los datos básicos. Verifique para asegurarse de que la información básica (ortografía de los nombres, las fechas, horarios y direcciones, los números de matrícula, etc.) coincidan con los que enumeró en su informe.
• No trate de asegurarse de que las declaraciones de su informe coincidan con las de sus compañeros. Los informes presentados individualmente garantizan que sobrevive más de una cuenta de un incidente. Los reportes de incidentes pueden aparecer posteriormente en un tribunal de justicia. Si alteras los hechos de tu reporte para que coincidan con los de otro, puedes ser penalizado.
• Edita y corrige tu reporte. Léelo para asegurarse de que sea coherente y fácil de entender. Asegúrate de no dejar de lado ninguna información que debería haber sido incluida. Busca vacíos obvios en la narrativa que podrías necesitar rellenar.
• Eliminar cualquier palabra que pudiera ser vista como subjetiva o crítica, como palabras que describan sentimientos y emociones.

Envía tu reporte de incidencias. Averigua el nombre de la persona o departamento a quien se debe enviar tu reporte.

EJEMPLO: INFORME SOBRE ALUMNOS

Para: Wade King, Presidente de Departamento

De: Sybil Priebe, Profesora Asociada

Fecha: Noviembre 7, 2013

Tema: Informe sobre Mis Alumnos

INTRODUCCIÓN:

Este reporte de encuesta muestra los resultados de tres años de mis calificaciones en el aula y excusas de los alumnos.

FECHAS:

Esta encuesta se completó en noviembre, durante los años enumerados en las listas, en el campus de North Dakota State College of Science en Wahpeton, ND; esta localidad se encuentra a 48 millas al sur de Fargo, ND.

DEFINICIÓN DE LA POBLACIÓN:

Todos mis alumnos fueron utilizados para este reporte. Algunos estaban en clase todo el tiempo, otros no. Algunos podrían haber estado borrachos, y algunos pueden no haber estado “todos ahí”, pero oh bueno. La edad aproximada encuestada fue de 21.5, mientras que el lapso de edades varió de 18 a 25. Cuarenta por ciento de los encuestados fueron varones; el resto fueron hembras. Todos los estudiantes encuestados fueron estudiantes de tiempo completo; solo 5 de los 50 encuestados fueron estudiantes que no vivían en el campus.

EXCLUSIONES DE LA MUESTRA:

Los estudiantes mayores que el promedio y los padres solteros no forman parte del muestreo de esta encuesta.

OBJETIVO DEL INFORME:

A través de esta encuesta, espero identificar cómo les va a los alumnos en mis clases.

Permítanme comenzar explicando las opciones anteriores antes de comparar los años. Las opciones —que van desde “alumnos que pasaron” hasta “estudiantes que nunca vinieron a clase” —fueron creadas después de años de que yo escribiera los diversos excusados que he recibido de los alumnos sobre sus esfuerzos y asistencia a clase.

Comencemos analizando la primera opción y el mayor pedazo del gráfico circular.

Cuando empecé a realizar un seguimiento de los alumnos, mi tasa de aprobación era del 61% que apenas está aprobando (si uno usa la Escala de Grado 60-70-80-90). Se puede ver que en 2011, esa tasa subió un poco, y luego en 2012, aumentó dramáticamente. Sólo puedo aportar ese gran salto a la falta de “Otra locura” ese año. “Otra locura” se traduce en: caos relacionado con el clima, aumento de la enfermedad estudiantil, vibraciones raras en ciertas clases (tal vez debido a que los estudiantes tienen hambre), etc. En 2012, también hubo muchos menos estudiantes tratando de pagarme por buenas calificaciones, así que obviamente eso es un efecto secundario del paso de los estudiantes.

Hablando de la opción de “pagar”, extrañamente saltó del 10 al 16% en 2011, pero luego se cortó a la mitad para 2012. No estoy seguro de por qué hubo tal salto entre 2010 y 2011, pero el recorte de 2011 a 2012 parece deberse al aumento de estudiantes que pasan.

En cuanto a los regalos, ese porcentaje se mantuvo relativamente igual. Dormir en clase se sumergió después de 2010, y no estoy seguro de por qué (aunque enseñé más a última hora de la mañana de ese año, así que quizás haya una conexión). Por último, los estudiantes que nunca llegaron a clase se quedaron atrás en la nada para 2012, así que eso es tranquilizador.

HALLAZGOS GENERALES:

Este reporte me ha mostrado todo tipo de variedad en cómo mis alumnos se acercan a la clase y cómo nuestro entorno puede afectar el aprendizaje de los estudiantes. Cuando había menos “locura” en el campus, los estudiantes llegaban a clase y pasaban. Dar clases a altas horas de la mañana ha ayudado a mantener despiertos a mis alumnos, y cuando hay menos estudiantes que se duermen o están ausentes, ¡también pasan!

Asignaciones o preguntas a considerar

Situación: Eres un guardia de seguridad o policía desplegado en el lugar de un incidente. Redacte un reporte de incidentes detallado y preciso; asegúrate de seguir los pasos del capítulo para crear el mejor reporte posible.

46 “Cómo Redactar un Reporte”. En coautoría de Emily Listmann, MA, Educación; 12 de septiembre de 2019. https://www.wikihow.com/Write-a-Report Bajo una Licencia CC-BY-NC-SA.

47 Nordquist, Richard. “¿Qué son los informes comerciales y técnicos?” ThoughtCo, 8 de junio de 2019, thoughtco.com/report-escritura-1692046.

48 “Cómo Redactar un Reporte”. En coautoría de Emily Listmann, MA, Educación; 12 de septiembre de 2019. https://www.wikihow.com/Write-a-Report Bajo una Licencia CC-BY-NC-SA.

49 Lannon, John M. “Comunicación Técnica”. Laura J. Gurak, 14ª Edición, Pearson, 14 de enero de 2017.

50 “Cómo escribir un informe de incidentes” fue coautor de Clinton M. Sandvick, JD, PhD. Actualizado: 10 de mayo de 2019; https://www.wikihow.com/Write-an-Incident-Report; licenciado CC-BY-NC-SA.