3.6: ¿Cuáles son los Convenios de Materiales de Empleo?

INSTRUCCIONES DE ESCRITURA

Muchas personas están acostumbradas a seguir instrucciones escritas, pero la mayoría de la gente nunca ha escrito instrucciones para otra persona. En muchos roles profesionales, es posible que tengas que escribir instrucciones. Si bien algunas instrucciones pueden ser simples y breves, otras pueden ser más complejas y demorar más en completarse. Por ello, es importante saber escribir instrucciones útiles.

Escribir instrucciones útiles puede ser difícil porque la gente lee y comprende las cosas de manera diferente. Por ejemplo, algunas personas son aprendices visuales y pueden tener dificultades para seguir instrucciones escritas. Los lectores también tienen una variedad de antecedentes educativos. Al escribir instrucciones, es importante usar un estilo y formato simples y lógicos.

DIRECTRICES PARA ESCRIBIR INSTRUCCIONES

Al escribir instrucciones, evite el lenguaje persuasivo y tome un enfoque basado en tareas. Mantenga la escritura concisa y clara, y concéntrese en permitir que el usuario realice con éxito la tarea.

En general, siga estas pautas:

CONCISIÓN Y CLARIDAD

Mantenga las oraciones cortas y comprensibles. Utilizar terminología común siempre que sea posible. Evite usar modismos, jerga, jerga, apodos, abreviaturas y acrónimos. Si usa terminología que pueda ser nueva o confusa, defina claramente cada término cuando aparezca por primera vez en las instrucciones.

AUDIENCIA

Conoce a tu audiencia al escribir instrucciones, así incluyes toda la información necesaria y excluyes información innecesaria. Conocer a tu audiencia te permite hacer suposiciones razonables y bien informadas basadas en los probables antecedentes, experiencia y familiaridad de la audiencia con el tema. Por ejemplo, si está escribiendo instrucciones para un grupo de personas mayores en la sucursal local de la biblioteca pública, puede que no sea seguro asumir que están familiarizados con los conceptos básicos para abrir una aplicación de software específica. Sin embargo, si está escribiendo instrucciones para un grupo de desarrolladores de software dentro de una organización profesional, puede ser seguro asumir que están familiarizados con los conceptos básicos para abrir una aplicación de software específica.

Al decidir qué información incluir y excluir de las instrucciones, identifique claramente quién es su audiencia y cuál es su probable competencia con el tema de las instrucciones y la información de antecedentes relacionada.

Al decidir qué información incluir y excluir de las instrucciones, identifique claramente quién es su audiencia y cuál es su probable competencia con el tema de las instrucciones y la información de antecedentes relacionada.

GRÁFICOS

Agregar gráficos para transmitir tus pensamientos puede ser más efectivo que las propias palabras. Las instrucciones que están bien ilustradas y acompañan a sus instrucciones escritas pueden ser muy exitosas. Las imágenes agregan un nivel adicional de comprensión y permiten que el lector hojee o solucione problemas si ocurren problemas. Las imágenes agregan una dimensión adicional que le permitirá a su lector visualizar el producto final. Al usar gráficos debes estar atento a esos aprendices visuales y adaptar los gráficos.

Aunque las imágenes son geniales, debes tener cuidado de no incluir fotografías o ilustraciones que sean confusas o que no estén asociadas con las instrucciones escritas reales. Si emparejas una imagen pobre con tus instrucciones, podrías hacer que el lector se estrese o introduzca confusión al tratar de descifrar lo que quieres decir.

Al tomar fotografías, asegúrese de que el área esté bien iluminada y que las imágenes sean claras y brillantes. Las imágenes oscuras o borrosas suelen ser difíciles de seguir. Tenga cuidado de fotografiar al sujeto en la misma orientación cada vez para evitar confusiones y considere usar un trípode.

El tamaño también es importante cuando se usan imágenes en las instrucciones. Una imagen demasiado pequeña para ver es tan inútil como una imagen borrosa.

Para ser potente y comprensible, su texto y gráfico para cada paso deben correlacionarse claramente con ese paso de las instrucciones.

FORMATEAR

Recuerda que los lectores en realidad estarán realizando la tarea mientras leen junto con las instrucciones, por lo que no debes usar bloques sólidos de texto pequeño y difícil de descifrar. Asegúrese de crear un diseño y maquetación para su página de instrucciones que permita una fácil legibilidad y agregue calidad estética. Mantener la página simple, pero con una jerarquía definida, ayudará al lector a completar los pasos de las instrucciones.

Al diseñar su página, una jerarquía sólida es importante para la capacidad de exploración. El uso de títulos en negrita, cursiva y números romanos ayudará al lector a encontrar su lugar fácilmente y ayudará con la apariencia visual general.

ORDENAR

Las instrucciones técnicas deben fluir en un patrón lógico. Asegúrese de indicar el problema claramente en la primera página. Siga sus problemas con un conjunto de pasos específicos que detallan cómo resolver el problema propuesto. Enfócate en la lógica de cada paso. Por ejemplo, al armar una mesa no sería bueno que le pongas los toques finales antes de tener todos los tornillos en su lugar. Como se dijo, también debe haber gráficos claros donde sea necesario para esclarecer la acción.

PRUEBAS Y VERIFICACIÓN

Las instrucciones son difíciles de escribir; a veces tu texto puede sonar bien en papel, pero cuando realmente intentas poner las instrucciones en uso, es posible que encuentres que tu redacción no tiene sentido para los demás. Recuerda lo que podría ser común u obvio para ti podría desconcertar a tus lectores, así que conoce a tu audiencia. Además de probar tus instrucciones en ti mismo, pídele a alguien que no sepa nada de tu producto que lo pruebe. Esto se llama estudio de usabilidad. Toma notas sobre lo que funcionó y lo que no y luego revise sus instrucciones en consecuencia. A la larga, cuantas más personas prueben tus instrucciones, más efectivo será el conjunto final.

CONFECCIÓN DE INSTRUCCIONES A LA AUDIENCIA PREVISTA

Adaptar tus instrucciones al público objetivo puede ser una de las tareas más difíciles de tu proceso de escritura. Antes de comenzar su proceso de escritura, debe identificar quién será su audiencia y cómo puede adaptar sus instrucciones para que sean lo más comprensibles posible. Para ayudarte a hacer sastre, hazte las siguientes preguntas:

• ¿Qué antecedentes podrían tener los miembros de tu audiencia y qué conocimientos previos podrían poseer? Esta pregunta te ayudará a determinar qué necesitarás incluir o no incluir en tus instrucciones.
• ¿Cuáles son las necesidades/intereses de su audiencia?
• ¿Cómo afectará la demografía de tu audiencia a cómo escribes? Si la mayoría de tu audiencia proviene de un grupo demográfico diferente al tuyo, debes tener en cuenta el lenguaje y asegurarte de que los gráficos sean claros.
• ¿Hay variabilidad en tu audiencia? Si tus audiencias están compuestas por personas con orígenes variados, tu escritura debe ser adaptada a la mayoría de tu audiencia, y también puedes considerar agregar información adicional en los apéndices.

Con base en sus respuestas a las preguntas anteriores, hay varias formas en las que puede asegurarse de que sus instrucciones sean lo más claras posible para sus lectores:

• Agregue información (como consejos, notas al margen) que los lectores necesitarán para comprender sus instrucciones y asegurarse de que no falte información clave.
• No agregue información innecesaria; puede confundir o engañar a sus lectores.
• Asegúrate de que el documento esté al nivel de tu audiencia.
• Agregar ejemplos/gráficos. Los gráficos pueden ser muy útiles para el lector.
• Tener una estructura organizativa clara. La falta de organización puede crear confusión y frustración en tus lectores.

ESCRIBIR SUS INSTRUCCIONES

Las siguientes secciones son descripciones de las diferentes partes de la superestructura general de un conjunto de instrucciones. Qué secciones incluir variarán en función de la complejidad de las instrucciones. Su documento puede contener cualquiera de las siguientes secciones:

• Introducción
• Descripción del Equipo
• Materiales y equipos necesarios
• Trámites
• Ayudas visuales
• Solución de problemas

INTRODUCCIÓN

Lo que se incluya en tu introducción dependerá de para qué sirven tus instrucciones y quién las usará. En todo caso, la introducción debe ser breve, pero aún informativa. La introducción puede incluir cualquiera o todas las siguientes secciones:

• Asunto/Objetivo: Indicar la tarea específica que se explicará y cuál será el resultado del procedimiento.
• Lectores Destinados: Identificar quiénes son los lectores previstos de las instrucciones y si el lector necesitará conocimientos o antecedentes adicionales para completar la tarea.
• Alcance: Dar esta información para ayudar al lector a saber si las instrucciones le ayudarán a completar la tarea que quiera o no.
• Organización: Dé al lector una visión general de lo que buscarán el resto de las instrucciones para ayudarlo a comprender más fácilmente los pasos. Esta sección también podría pasar por debajo de la sección de alcance.
• Seguridad: Informar a los lectores de cualquier peligro o peligro que pueda ocurrir mientras están completando la tarea. Es necesario mostrar las advertencias de una manera clara y comprensible.

DESCRIPCIÓN DEL EQUIPO

Si hay equipos que el lector deberá utilizar para operar o reparar un equipo, es posible que desee incluir una descripción del mismo en esta sección.

LISTA DE MATERIALES/EQUIPOS

Proporcione una lista de equipos que el lector necesitará para realizar la tarea para que sepa si necesita herramientas adicionales o cosas que normalmente no tienen. Una lista de suministros también es útil para que un lector se asegure de que tenga todas las piezas y piezas que necesita.

PROCEDIMIENTO

Esta sección es la parte más importante de un conjunto de instrucciones ya que son los pasos reales que el lector seguirá para completar la tarea en cuestión. Hay muchas formas de formatear los procedimientos, pero la mayoría se hacen con listas numeradas. Las siguientes son cosas que debes hacer para que los pasos sean claros y concisos:

• Escribe cada paso con una redacción concisa para que sea fácilmente entendida y completada.
  • Dar a los lectores la información suficiente para realizar el paso y evitar redundancia.
  • Pon los pasos en una lista. La numeración suele funcionar mejor.
  • Resaltar palabras clave.
• Asegúrese de que el lector pueda localizar los pasos de forma rápida y sencilla.
  • Número de pasos.
  • Omitir colas entre escalones.
• Hacer que las acciones se destaquen del resto del texto.
• Dígale al lector qué hacer si comete un error. No saber qué hacer puede causar frustración y el lector puede renunciar a la tarea.

AYUDAS VISUALES

El uso de gráficos e imágenes para corresponder a cada paso es muy recomendable. Cada persona tiene diferentes hábitos de aprendizaje; a algunos les gusta el texto mientras que a otros les va mejor con las imágenes. La presencia de gráficos también permite al lector asegurarse de que todavía están en el camino correcto. En la mayoría de las situaciones sería beneficioso tener una combinación tanto de gráficos como de palabras.

SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

Las instrucciones deben incluir esta sección para decirle al lector qué hacer si algo sale mal durante el proceso de construcción o si el proyecto terminado no parece el resultado esperado. Poner esta información en un formato de tabla a menudo funciona mejor.

Para un ejemplo conjunto de instrucciones visita [1]. Esta página contiene información del libro de texto titulado Herramientas Eléctricas para la Comunicación Técnica de David A. McMurrey.

PRUEBAS DE USABILIDAD

Las pruebas de usabilidad son un paso crucial en la preparación de un conjunto efectivo de instrucciones. Una vez que hayas completado un borrador de tus instrucciones, es importante probarlas para ver dónde se pueden hacer mejoras. Se debe realizar una prueba de usabilidad en varios probadores para cada borrador actualizado de sus instrucciones. Estos son los pasos para realizar pruebas de usabilidad:

1. Elija sus probadores de un grupo que sea representativo de su público objetivo. Para poder individualizar a estos usuarios específicos, es posible que tengas que hacer algunas preguntas preliminares. Por ejemplo, puedes preguntar cuál es su nivel de experiencia con la tarea o cuál es su campo laboral.
2. Elige cómo evaluarás el desempeño del probador al completar la tarea. Existen diferentes métodos para elegir, pero uno de ellos se llama el método “Think Aloud”. Al usar este método le pides a tu probador que complete la tarea usando tus instrucciones mientras verbaliza todo lo que le pasa por la cabeza a medida que van por las instrucciones. No ofrezca ninguna ayuda al probador mientras pasa por la prueba; amablemente dígales que puede responder sus preguntas al final. Como dice el probador lo que es confuso o difícil, tomas notas. Puede registrar esta información en un gráfico que tenga tres columnas. En la primera columna, registrarás los problemas que tuvo tu probador. En la segunda columna, se anota cuál fue la posible causa de cada problema. En el tercer intento de generar una posible solución al problema o posibles formas puedes cambiar tus instrucciones para hacerlas más comprensibles. Asegúrate de ser descriptivo en lo que quieras averiguar. Asegúrese de diseñar el formulario de prueba para recopilar toda la información pertinente sobre sus pruebas para que ninguna información sea pasada por alto o fuera de lugar.
3. Una vez realizada la prueba, mira tus notas y pídele al probador que elabore sobre los problemas que anotaste. Este es un paso importante porque estás recibiendo comentarios directos de tu audiencia. Asegúrate de entender exactamente lo que fue confuso para ellos, ya que esta retroalimentación te ayudará a escribir el conjunto de instrucciones más exitoso. Pregunta a los probadores cómo podrías cambiar ese paso o parte de las instrucciones para que sean inequívocas.
4. Con base en sus hallazgos edite y actualice sus instrucciones. Después de hacerlo, su escritura debería ser más comprensible y más fácil de seguir para su público objetivo. En muchos casos, es apropiado o incluso necesario realizar una o más rondas de pruebas de usabilidad a medida que perfeccionas tus instrucciones. Más pruebas pueden resultar beneficiosas para descubrir problemas que se pasaron por alto en la primera ronda de pruebas o porque los problemas pueden haber sido enmascarados por complicaciones originales. Si el tiempo lo permite, ejecute tantas rondas de pruebas de usabilidad como sea necesario.

Nota: Preste especial atención a su público objetivo y asegúrese de tener el número de probadores y datos demográficos precisos necesarios para representar con precisión su muestra. Por ejemplo, si estás haciendo instrucciones para una audiencia “principiante” y pruebas en una audiencia “experta” tu muestra no será representativa. Además, si quieres hacer instrucciones para una gran audiencia de varias edades, géneros y niveles de experiencia, tu muestra tendrá que ser grande y representativa de esa población.
Adicionalmente, si las instrucciones requieren que el probador use ambas manos (como atar una corbata), considere hacer visibles todas las instrucciones sin pasar páginas para que sea más fácil para ellos completar la tarea.

CONSEJOS GENERALES DE ESTILO DE ESCRITURA

Mucha gente se resiste a leer instrucciones. Intentan averiguar por sí mismos cómo operar un producto o realizar una tarea y recurrirán a las instrucciones solo si todos sus esfuerzos fallan. Cuando sí leen las instrucciones, quieren entender todo de inmediato sin tener que leer nada dos veces. Un diseño simple, una redacción simple e instrucciones claras serán fundamentales para alentar a los lectores a prestar atención a sus instrucciones o procedimientos.

Al escribir documentos técnicos e instrucciones hay varios consejos de estilo que debes tener en cuenta:

• Usa mucho imperativo, mando o dirección directa, tipos de escritura. Está bien usar “usted” al escribir instrucciones porque se está dirigiendo al lector directamente.
• Usa voz activa en lugar de pasiva.
• Generalmente, no dejar fuera artículos como a, an y el.
• Usa verbos de acción.
• Asegúrese de que los gráficos coincidan con el texto descriptivo para evitar
• Etiquetar gráficos por pasos; por ejemplo, “Paso 17:... Poner...”, el gráfico debe etiquetarse claramente con un número “17" o si existen múltiples gráficos para una línea de texto escribiendo en orden cronológico, “17a, 17b, etc.” o si hay diferentes vistas, “17 frontal, 17 atrás, etc.”
• Mantener el texto breve pero descriptivo.
• Evite jerga complicada; use verborrea simple para asegurar la comprensión por parte de un amplio espectro de usuarios.
• Use encabezados y subencabezados concisos para describir y resaltar cada sección.
• Deja un montón de espacio en blanco alrededor de los encabezados.
• Resaltar la información de seguridad y las advertencias.
• Mantenga las ilustraciones lo más simples posible.

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LICENCIAS Y Atribuciones

• “Instrucciones de escritura profesional y técnica” por WIKIBOOKS bajo licencia (CC BY-SA 3.0)