2.4: Propuestas

Objetivos de aprendizaje

Al finalizar este capítulo, los lectores podrán hacer lo siguiente:

1. Explicar el propósito de una propuesta.
2. Identificar y explicar los diferentes tipos de propuestas.
3. Navegar y aplicar el formato y estructura de una propuesta.

Propuestas

Este capítulo se centra en la propuesta, el tipo de documento que consigue que usted o su organización sean aprobados o contratados para realizar un proyecto.

Algunos Preliminares

A medida que empiezas, asegúrate de entender la definición que estamos usando para las propuestas.

Qué hacen las propuestas

Una propuesta es una oferta o puja para hacer un determinado proyecto para alguien. Las propuestas pueden contener otros elementos: antecedentes técnicos, recomendaciones, resultados de encuestas, información sobre factibilidad, etc. Pero lo que hace que una propuesta sea una propuesta es que se trata de un documento persuasivo que pide a la audiencia aprobar, financiar o otorgar permiso para hacer el proyecto propuesto.

Si planeas ser consultor o dirigir tu propio negocio, las propuestas escritas pueden ser una de tus herramientas más importantes para hacer negocios. Si trabajas para una agencia gubernamental, una organización sin fines de lucro o una gran corporación, la propuesta puede ser una herramienta valiosa para iniciar proyectos que beneficien a la organización o a ti el empleado-proponente (y generalmente a ambos).

Una propuesta debe contener información que permita a la audiencia de la propuesta decidir si aprobar el proyecto, darle dinero para el proyecto, o contratarlo para hacer el trabajo, y tal vez los tres. Para escribir una propuesta exitosa, ponte en el lugar de tu audiencia, el destinatario de la propuesta, y piensa qué tipo de información necesitaría esa persona para sentirte segura de que haces el proyecto.

Es fácil confundirse acerca de las propuestas. Imagina que tienes una idea estupenda para instalar alguna nueva tecnología donde trabajas y escribes un documento explicando cómo funciona y por qué es tan genial, mostrando los beneficios, y luego termina instando a la gerencia a ir por ello. ¿Eso es una propuesta? No, al menos no en este contexto. Es más como un informe de factibilidad, que estudia los méritos de un proyecto y luego recomienda a favor o en contra de él. Todo lo que se necesitaría para hacer de este documento una propuesta sería agregar elementos que pidan aprobación a la gerencia para que sigas adelante con el proyecto. Ciertamente, algunas propuestas deben vender los proyectos que ofrecen para hacer, pero en todos los casos, las propuestas deben vender al escritor (o a la organización del escritor) como quien haga el proyecto.

Tipos de propuestas

Considerar las situaciones en las que se presentan las propuestas.

A veces las propuestas se originan a través de un proceso formal. Una empresa puede enviar un anuncio público solicitando propuestas para un proyecto específico. Este anuncio público —denominado solicitud de propuestas (RFP) — podría emitirse a través de periódicos, revistas comerciales, canales de la Cámara de Comercio o cartas individuales. Las empresas o individuos interesados en el proyecto escribirían entonces propuestas en las que resumieran sus calificaciones, describieran horarios y costos, y discutieran sus enfoques del proyecto. El destinatario de todas estas propuestas las evaluaría, seleccionaría al mejor candidato y luego elaboraría un contrato.

Pero las propuestas también surgen mucho menos formalmente. Imagina que estás interesado en hacer un proyecto en el trabajo (por ejemplo, investigar los méritos de traer alguna nueva tecnología para aumentar la productividad). Imagina que visitaste con tu supervisor e intentaste convencerla de que comprara la nueva tecnología. Ella podría responder diciendo: “Me gusta tu idea, pero no puedo aprobar una compra tan grande. Escríbeme una propuesta. Se lo voy a presentar a la alta dirección”. Entonces escribirías una propuesta en la que describas el problema, explicarías por qué hay que resolverlo, introducir tu solución prevista, describir horarios y costos, y pedir permiso para incorporar la nueva tecnología. Su supervisor entonces remitiría la propuesta a la alta dirección, que o bien negaría la solicitud o liberaría fondos para hacer realidad el proyecto.

Como puede ver en estos ejemplos, las propuestas se pueden dividir en varias categorías:

Interno/Externo	Una propuesta a alguien dentro de su organización (una empresa, una agencia gubernamental, etc.) es una propuesta interna. Con propuestas internas, podrías omitir ciertas secciones (como calificaciones) o no necesitar incluir tanta información en ellas. Una propuesta externa es aquella escrita desde una organización separada, independiente o individuo a otra entidad de este tipo. El ejemplo típico es un consultor independiente que propone hacer un proyecto para otra firma.
Solicitado/No solicitado	Una propuesta que viene en respuesta a una RFP es una propuesta solicitada. Normalmente, una empresa enviará RFP por correo o las publicará en alguna fuente de noticias. Pero las propuestas pueden solicitarse en persona, también. Por ejemplo, si le estás explicando a tu jefe lo grandioso que sería instalar una nueva tecnología en la oficina, tu jefe podría interesarte y pedirte que escribas una propuesta que ofreciera hacer un estudio formal de la idea. Una propuesta no solicitada llega aunque el destinatario no haya solicitado propuestas. Con propuestas no solicitadas, en ocasiones debes convencer al destinatario de que existe un problema o necesidad antes de poder comenzar la parte principal de la propuesta.
Investigación/Goodsand-services	Una propuesta de investigación es aquella en la que el destinatario solicita permiso o financiamiento (y a veces ambos) para estudiar algo y escribir un informe sobre los hallazgos. Una propuesta de bienes y servicios es una propuesta clásica de tipo empresarial, en la que una parte ofrece vender un producto o servicio a otra parte.

Tabla\(\PageIndex{1}\): Categorías de propuestas

Formato de Propuestas

Tienes muchas opciones para el formato y empaque de tu propuesta. Aquí se enumeran dos de los formatos más comunes.

Carta de presentación o memorándum con propuesta separada

En este formato, se envía una carta de presentación o nota de presentación junto con la propuesta, pero la carta o memo no aparece dentro del cuerpo principal de la propuesta. Son documentos distintos, y la carta o memorándum debe seguir el formato profesional estándar. Si la propuesta se imprime en copia impresa, la carta o memorándum suele ser recortada en papel en la portada.

Propuesta consolidada de carta comercial o memorándum

En este formato, consolidas toda la propuesta dentro de una carta comercial estándar o memo. Incluye encabezados y otros elementos especiales de formato como si se tratara de un documento formal más grande. (Este formato de memo consolidado se ilustra en la parte izquierda de la siguiente ilustración.) Utilizar el formato memorándum para propuestas internas y el formato de carta comercial para propuestas externas.

Figura\(\PageIndex{1}\)

Estructura de propuesta común

El siguiente es un esquema de la estructura interna que comúnmente encontrarás en las propuestas. No es una estructura absoluta, por lo que puedes reorganizar, cortar o agregar secciones según sea necesario, pero es la secuencia más común y debería servirte bien como marco básico, ya sea que tu propuesta sea una sola página o una pila de varios volúmenes de papel encuadernado.

Materia Frontal

Carta de presentación: Una propuesta que es más larga que unas pocas páginas suele contener una breve carta de presentación o memorándum (dependiendo de si la propuesta es externa o interna, respectivamente) que está recortada en papel a la propia propuesta. Esta carta de presentación o memorándum anuncia brevemente que una propuesta sigue y esboza su contenido. De hecho, el contenido de la carta de presentación o memo es más o menos una versión condensada de la sección de introducción. Este contenido redundante se debe a que la carta o memo puede desprenderse de la propuesta, o el destinatario puede que ni siquiera se moleste en mirar la carta o memorándum y simplemente sumergirse directamente en la propuesta misma.

Encuadernación, pestañas de sección, portada, etiqueta: Considera empaquetar el documento de manera profesional, especialmente si estás preparando una propuesta externa en copia impresa. Use una encuadernación en espiral o peine, inserte pestañas para las secciones principales (en propuestas largas; los documentos cortos son fácilmente navegables sin pestañas) y prepara una etiqueta para la portada que incluya al menos estas cuatro piezas de información:

• el título formal de la propuesta
• el destinatario previsto
• los autores (o, a menudo, la organización de los autores)
• la fecha de presentación

Portada: Una propuesta que es más larga que unas pocas páginas suele incluir una página de título. En esta página, debe incluir la misma información básica que aparece en una etiqueta de portada. También es posible que desee incluir un resumen descriptivo en la parte inferior. (Ver la siguiente sección, Resumen/Resumen ejecutivo.)

No incluya un encabezado o número de página en ejecución en una página de título.

Resumen—Resumen ejecutivo: Estos dos elementos son superficialmente similares, pero tienen diferentes propósitos. Un resumen es un resumen en cápsula de los puntos altos de la propuesta; suele ser un solo párrafo, y su propósito es dar pistas al lector sobre el propósito y los contenidos generales del documento. Un resumen ejecutivo es un resumen más detallado que incluye todos los puntos importantes de la propuesta; contendrá múltiples párrafos y es significativamente más largo que un resumen, y su propósito es permitir que un ejecutivo ocupado decida si vale la pena leer toda la propuesta.

Las propuestas largas pueden contener tanto un resumen como un resumen ejecutivo. Las propuestas cortas probablemente contienen un resumen pero no un resumen ejecutivo

No hay límite estricto en la longitud de una sección de resumen ejecutivo; puede variar desde media página hasta el tiempo que sea necesario. Sobre una propuesta muy larga y compleja (por ejemplo, una propuesta escrita para el gobierno federal sobre un proyecto multimillonario), el resumen ejecutivo puede ser un libro corto. No obstante, una buena regla general es limitar un resumen ejecutivo a dos páginas.

Tabla de contenido: Cualquier documento técnico de más de unas pocas páginas que incluya distintas secciones principales debe incluir una tabla de contenido (TdC), y cada sección principal debe comenzar en una nueva página.

El número de niveles de subtítulo que incluyas en el TdC depende de ti. Una propuesta larga y compleja con múltiples subpartidas puede ser más navegable si cada subpartida tiene su propia entrada de TdC, pero una propuesta relativamente corta puede que solo necesite que sus principales encabezamientos aparezcan en el TdC.

La TdC no debe incluir la portada ni la carta/nota de portada. Si la propuesta incluye un resumen abstracto y/o ejecutivo, esas secciones deben aparecer en la TdC, y se acostumbra paginarlas con números romanos en minúscula. El TdC no debe incluirse a sí mismo. Trátelo como página cero.

Tabla de figuras: Si tu propuesta contiene más de una figura o tabla, inscríbete en una tabla de figuras (ToF), a veces llamada “lista de figuras”.

Tenga en cuenta que las tablas y figuras son cosas diferentes. Estrictamente hablando, las figuras son ilustraciones, dibujos, fotografías, gráficas y tablas. Las tablas son filas y columnas de palabras y números; no se consideran figuras.

Para informes más largos que contengan varias figuras y tablas, cree listas separadas para cada uno. Póngalos en una página separada de la TdC, pero póngalos juntos en la misma página si encajan. Se pueden identificar las listas por separado, como Tabla de Figuras y Tabla de Tablas.

Cuerpo Principal

Introducción: Planee cuidadosamente la introducción a su propuesta. Asegúrate de que haga todas las siguientes cosas (pero no necesariamente en este orden) que se aplican a tu propuesta particular:

• Indicar que el siguiente documento es una propuesta.
• Refiérase a algún contacto previo con el destinatario de la propuesta o a su fuente de información sobre el proyecto.
• Incluye una breve declaración motivadora que animará al destinatario a leer más allá de la introducción y a considerar hacer tu proyecto (si es una propuesta no solicitada o competitiva) y considerar contratarte para hacer el proyecto.
• Dar una visión general del contenido de la propuesta.

Eche un vistazo a las introducciones en las dos primeras propuestas de ejemplo enumeradas al inicio de este capítulo, e intente identificar estos elementos.

Antecedentes sobre el problema, oportunidad o situación: La sección de antecedentes analiza por qué el proyecto es necesario o deseable, qué problema existe, qué oportunidad hay para mejorar las cosas y/o cuál es la situación básica. Por ejemplo, los gerentes de una cadena de guarderías pueden necesitar cumplir con los requisitos estatales de licencia asegurando que todos los empleados conozcan la RCP. Un propietario de tierras de madera de pino en el este de Texas puede querer cosechar madera vendible sin destruir el ecosistema local.

Si el público de tu propuesta conoce muy bien el problema, esta sección podría no ser necesaria. Escribir la sección de antecedentes aún podría ser útil, sin embargo, para demostrar su particular visión del problema. Y, si la propuesta no es solicitada, una sección de antecedentes es casi un requisito, probablemente necesitará convencer a la audiencia de que existe un problema u oportunidad y que debe ser abordado.

Beneficios y factibilidad del proyecto propuesto: La mayoría de las propuestas discuten las ventajas o beneficios de hacer el proyecto propuesto. Esta sección actúa como argumento a favor de aprobar el proyecto. Además, algunas propuestas discuten la probabilidad del éxito del proyecto. En la propuesta forestal, el proponente recomienda que el terrateniente realice una inversión; al final de la propuesta, explora la cuestión del posible retorno de esa inversión. En una propuesta no solicitada, esta sección es particularmente importante: se está tratando de “vender” a la audiencia en el proyecto.

Figura\(\PageIndex{2}\)

Descripción del entregable (resultados del proyecto): La mayoría de las propuestas necesitan describir el entregable—el producto terminado que la audiencia recibirá después de contratarlo para completar el proyecto. Si estás escribiendo una propuesta de investigación, el entregable será un reporte. Si está escribiendo una propuesta de bienes y servicios, el entregable será un objeto o acción.

Método, procedimiento, teoría: En algunas propuestas, querrás explicar cómo vas a hacer el trabajo propuesto. Esta sección actúa como un elemento persuasivo adicional; muestra a la audiencia que tienes un enfoque sólido y bien pensado del proyecto. También, sirve como la otra forma de fondo que algunas propuestas necesitan. Recuerde que la sección de antecedentes (la discutida anteriormente) se centró en describir el problema o necesidad que trae consigo la propuesta. No obstante, en esta sección, discutes los antecedentes técnicos relacionados con los procedimientos o tecnología que planeas utilizar en el trabajo propuesto. Por ejemplo, en la propuesta forestal, el escritor da un poco de antecedentes sobre cómo se hace el manejo de la madera. Una vez más, esta sección te da a ti, al escritor de propuestas, la oportunidad de demostrar que sabes de lo que estás hablando y de generar confianza en el público.

Horario: La mayoría de las propuestas contienen una sección que muestra no solo la fecha de finalización proyectada sino también los hitos clave para el proyecto. Si estás haciendo un proyecto grande que se extiende a lo largo de muchos meses, la línea de tiempo también mostraría fechas en las que entregarías informes de progreso. Si no puede citar fechas específicas, cite cantidades de tiempo para cada fase del proyecto.

Si estás escribiendo una propuesta de investigación sobre un proyecto potencial, debes dividir la sección Horario en dos partes separadas. Una subsección debe abordar el cronograma para investigar y redactar el informe. La otra subsección debe abordar (al menos en términos generales) el horario para el proyecto mayor que estés investigando. Por ejemplo, en la propuesta forestal, el propietario de la tierra maderera tendría dos preguntas importantes sobre el tiempo: ¿cuándo llegaría su informe y cuánto tiempo tardaría en cosechar la madera de pino de una manera ecológicamente responsable? Tendrías que abordar ambas preguntas en la sección Horario, pero tendrías que mantenerlas en subsecciones separadas.

Costos, recursos requeridos: La mayoría de las propuestas también contienen una sección en la que se detallan los costos del proyecto, ya sean internos o externos. Con proyectos externos, es posible que deba enumerar sus tarifas por hora, horas proyectadas, costos de equipos y suministros, etc., y luego calcular el costo total del proyecto completo. Para proyectos internos, aún necesitará enumerar los costos del proyecto: por ejemplo, horas que necesitará para completar el proyecto, equipos y suministros que utilizará, asistencia de otras personas en la organización, etc.

Si estás escribiendo una propuesta de investigación sobre un proyecto potencial, debes dividir la sección de costos/recursos en dos partes separadas, al igual que la sección de horarios. Una subsección debe abordar los costos de investigación y redacción del informe. La otra subsección debe enumerar los costos y recursos necesarios (o al menos estimaciones razonables de ellos) para el proyecto mayor que esté investigando. Nuevamente con el ejemplo forestal, el propietario de la tierra maderera querría saber cuánto cobraría por investigar y escribir un informe sobre formas ecológicas de talar sus tierras. De igual manera, el dueño del terreno querría saber que puede permitirse el proyecto de tala ecológicamente racional. Si cosechar la madera de la manera más ecológica hará que se vaya a la quiebra, no tiene sentido contratarte en primer lugar. Es necesario abordar ambos temas en la sección costsand-recursos, pero mantenerlos en subsecciones separadas.

Calificaciones: La mayoría de las propuestas contienen un resumen de las calificaciones del individuo u organización proponente para realizar el trabajo propuesto. Es como un mini-currículum contenido en la propuesta. La audiencia de la propuesta la utiliza para decidir si eres adecuado para el proyecto. Por lo tanto, esta sección enumera la experiencia laboral, proyectos similares, referencias, capacitación y educación que muestran familiaridad con el proyecto.

Conclusiones: La última sección principal de la propuesta debería hacer dos cosas:

• reenfocar la atención del público en los aspectos positivos del proyecto
• instar a la audiencia a contactarlo con su aprobación

También puedes animar a la audiencia a que se ponga en contacto para elaborar los detalles del proyecto, recordarles los beneficios del proyecto y poner un último enchufe para ti o tu organización como la opción correcta para el proyecto.

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Apéndices: Un apéndice es una sección “extra” que aparece después del cuerpo principal de la propuesta. Cualquier contenido útil que sientas que es demasiado grande para la parte principal de la propuesta o que creas que distraería e interrumpiría el flujo de la propuesta debería entrar en un apéndice. Ejemplos comunes de material apropiado para el apéndice son tablas grandes de datos, grandes trozos de código de muestra, mapas plegables, fondo que es demasiado básico o demasiado avanzado para el cuerpo del informe, o ilustraciones grandes que simplemente no caben en el cuerpo principal.

Use apéndices separados para cada ítem o categoría de ítems, y etiquete cada uno alfabéticamente, como “Apéndice A: (título descriptivo del contenido)” y así sucesivamente. Si solo tienes un apéndice, continúa con el esquema de numeración de páginas de la propuesta. Si tiene varios apéndices, puedes numerar las páginas de cada apéndice por separado, como A-1, A-2, y así sucesivamente.

Glosario: Siempre es una buena idea definir términos especializados en el texto principal del documento, pero si tu propuesta contiene un número significativo de términos que no son familiares para tu audiencia, es posible que necesites incluir un glosario.

Índice: Las propuestas largas y complejas pueden necesitar incluir un índice para que los lectores puedan encontrar la palabra o tema específico que les interese.

Fuentes de información: Si su propuesta cita, parafrasea o resume información proveniente de fuentes externas, cite las fuentes apropiadamente en el texto principal e incluya información bibliográfica en una sección separada al final de la propuesta. Utilice cualquier formato de cita que sea apropiado para la profesión y el campo de su audiencia. Los formatos comunes incluyen IEEE, MLA, APA, CSE, Chicago y Turabian.

Estrategia de preescritura de propuestas

Cuando desarrolles una propuesta, revisa esta lista de verificación y piensa en estos temas. Haz una lista de tus pensamientos sobre ellos para que (y si estás trabajando en grupo, todos tus compañeros de trabajo) tengas un documento maestro al que puedas referirte.

Audiencia: Describa la audiencia prevista de la propuesta y el informe propuesto (pueden ser diferentes) en términos de la organización para la que trabajan, sus títulos y trabajos, sus antecedentes técnicos, su capacidad para entender el informe que se propone escribir.

Situación: Describir la situación en la que está escrita la propuesta y en la que se necesita el proyecto: ¿Qué problemas o necesidades hay? ¿Quién los tiene? ¿Dónde están ubicados?

Tipo de entregable: Describe el entregable que estás proponiendo. Si estás redactando una propuesta de investigación, ¿le darás a tu cliente un informe de antecedentes técnicos? ¿Un reporte de recomendación? Un reporte de factibilidad? Si está redactando una propuesta de bienes y servicios, ¿qué objeto o servicio brindará?

Fuentes de información: Si estás escribiendo una propuesta de investigación, asegúrate de saber que hay información adecuada para tu tema. Enumere libros específicos, artículos, trabajos de referencia, temas de entrevistas, observaciones de campo y otros tipos de fuentes que crea que contribuirán a su informe.

Gráficos: Enumere los gráficos que cree que necesitará su informe según su tipo y su contenido. Las probabilidades son, necesitarás al menos una figura o tabla.