4.7: Tablas, Gráficas y Gráficas

Objetivos de aprendizaje

Al finalizar este capítulo, los lectores podrán:

1. Distinguir entre tablas, tablas y gráficas.
2. Identificar las principales características de tablas, tablas y gráficas.
3. Identificar y aplicar las mejores prácticas en la creación de tablas, tablas y gráficas en comunicación técnica.

Tablas, Tablas y Gráficas

Una de las cosas buenas de los cursos de escritura técnica es que la mayoría de los trabajos tienen gráficos en ellos, o al menos deberían hacerlo. Mucha escritura profesional y técnica contiene gráficos: dibujos, diagramas, fotografías, ilustraciones de todo tipo, tablas, gráficos circulares, gráficos de barras, gráficos de líneas, diagramas de flujo, etc. Los gráficos son importantes en la comunicación técnica. Aprendemos más de un documento cuando se incluyen gráficos (Gatlin, 1988). De hecho, la gente aprende alrededor de 1/3 más de un documento con gráficos que sin él (Levie y Lentz, 1982). Un estudio reciente encontró que los lectores aprenden más rápido y son más capaces de usar la información que aprenden cuando el texto incluye gráficos (Große, Jungmann y Drechsler, 2015). Eso no significa, por supuesto, que uno deba colocar gráficos de cualquier manera en cada lugar posible. Por el contrario, los gráficos deben ser utilizados cuidadosa y correctamente. La siguiente información te ayudará a tomar decisiones informadas respecto a la creación gráfica y colocación que ayudarán a que tus documentos sean más efectivos para tus lectores.

Mesas

Las tablas, por supuesto, son esas filas y columnas de números y palabras, en su mayoría números. Permiten un acceso rápido y una comparación relativamente fácil de la información. Si los datos están ordenados cronológicamente (por ejemplo, cifras de ventas a lo largo de un período de diez años), la tabla puede mostrar tendencias, patrones de actividad ascendente o descendente. Por supuesto, las tablas no son necesariamente el medio más vívido o dramático para mostrar tales tendencias o relaciones entre datos, es por eso que tenemos tablas y gráficas (discutidas en la siguiente sección).

Usos para mesas

El mayor uso de tablas es para datos numéricos. Imagina que estás comparando diferentes modelos de impresoras láser en términos de características físicas como altura, profundidad, longitud, peso, etc. Perfecto para una mesa.

Sin embargo, no se quede encerrado en la noción de que las tablas son estrictamente para datos numéricos. Siempre que tengas situaciones en las que discutas varias cosas sobre las que proporcionas las mismas categorías de detalle, tienes la posibilidad de una mesa. Por ejemplo, imagina que estabas comparando varios modelos de una impresora láser: estarías diciendo la misma categoría de cosas sobre cada impresora (su costo, velocidad de impresión, costos de suministro, términos de garantía, etc.). Esto es lo ideal para una mesa, y serían principalmente palabras en lugar de números (y en este caso, probablemente querrás dejar la discusión textual donde está y “volver a presentar” la información en forma de tabla).

Formato de tabla

En su forma más simple, una tabla es un grupo de filas y columnas de datos. En la parte superior de cada columna hay un encabezado de columna, que define o identifica el contenido de esa columna (y a menudo indica la unidad de medida). En el borde izquierdo de la tabla pueden estar encabezados de fila, que definen o identifican el contenido de esa fila. Las cosas se complican cuando las filas o columnas deben agruparse o subdividirse. En tales casos, hay que crear subencabezados de fila o columna. Esta situación se ilustra aquí:

Tabla\(\PageIndex{1}\): Producción de energía por fuente principal de 1960 a 1980 \(^{1}\)

Tradicionalmente, el título de una mesa se coloca encima de la mesa o es la primera fila de la tabla. Si el contenido de la tabla es obvio y no hay necesidad de hacer referencias cruzadas a la tabla desde ningún otro lugar del informe, puede omitir el título.

En cuanto a las pautas específicas de estilo y formato para tablas, tenga en cuenta lo siguiente:

• Consulte la tabla en el texto que acaba de preceder a la tabla. Explique el significado general de los datos en la tabla; no espere que los lectores lo descubran completamente por sí mismos.
• ¡No abrumes a los lectores con mesas monstruosas de 11 columnas y 30 filas! Simplifique los datos de la tabla hasta la cantidad de datos que ilustra su punto, sin, por supuesto, distorsionar esos datos.
• No ponga la palabra o abreviatura de la unidad de medida en cada celda de una columna. Por ejemplo, en una columna de medidas todas en milímetros, no pongas “mm” después de cada número. Ponga la abreviatura entre paréntesis en el encabezado de columna o fila.
• Alinear números a la derecha o decimales en las columnas. Si el 123 y el 4 estuvieran en una columna, el 4 estaría justo debajo del 3, no el
• Normalmente, las palabras en columnas están justificadas a la izquierda (aunque ocasionalmente verás columnas de palabras todas centradas).
• Los encabezados de columna están centrados sobre las columnas de datos numéricos (formando una forma de T); alineados a la izquierda con columnas de texto. La alineación de los encabezados de columna con los datos columnares reales es variable. Si tienes una columna de palabras de dos o tres letras, probablemente querrás centrar el encabezado de la columna sobre esos datos, incluso aquellos que son palabras, no números. (Al hacerlo, evita una columna en forma de L de aspecto extraño).
• Cuando haya algún punto especial que necesite hacer sobre uno o más de los elementos de la tabla, use una nota al pie en lugar de obstruir la mesa con la información.

Mesas Productoras

Normalmente, estarás tomando prestada información en la que se produzca una buena tabla. Si es una tabla simple sin demasiadas filas y columnas, vuelva a escribirla usted mismo en su propio documento (pero recuerde documentar de dónde la tomó prestada en el título de la figura). Sin embargo, si se trata de una tabla grande con muchos datos, está justificado al escanearla, capturarla o fotocopiarla y llevarla a su informe de esa manera

Si usas OpenOffice, Word o WordPerfect, acostúmbrate a usar las herramientas de generación de tablas. No es necesario dibujar las líneas y otros detalles de formato.

Ocasionalmente, en informes técnicos de borrador aproximado, la información se presenta en forma de texto ordinario que podría presentarse mejor en forma de tabla (o tabular). Asegúrese de mirar hacia atrás sobre sus corrientes de aire en bruto para obtener material que pueda transformarse en mesas.

Cuadros y Gráficas

Los cuadros y gráficos son en realidad otra forma de presentar los mismos datos que se presentan en tablas, aunque más dramáticos e interesantes. Al mismo tiempo, sin embargo, obtienes menos detalle o menos precisión en un gráfico o gráfico que en la tabla. Imagine la diferencia entre una tabla de cifras de ventas para un periodo de diez años y una gráfica de líneas para esos mismos datos. Se obtiene una mejor idea de la tendencia general en la gráfica pero no de la cantidad precisa en dólares. Más información sobre la creación de gráficos en MS Word.

Requisitos de formato

Al crear tablas y gráficas, tenga en cuenta estos requisitos (la mayoría de estos elementos se ilustran a continuación):

• Etiquetas de ejes: en gráficos de barras y líneas, no olvide indicar lo que representan los ejes x e y. Un eje podría indicar millones de dólares; el otro, segmentos de cinco años desde 1960 hasta la actualidad.
• Claves (leyendas): los gráficos de barras, los gráficos de líneas y los gráficos circulares suelen utilizar colores especiales, sombreado o estilo de línea (sólido o discontinuo). Asegúrese de indicar lo que significan estos; traducirlos en una clave (una caja) en algún lugar no utilizado en el gráfico o gráfico.

Ejemplo de una Gráfica

Observe que el título de una figura se coloca debajo de la gráfica.

• Títulos—Para la mayoría de las tablas y gráficas, querrás incluir un título, en muchos casos, un título numerado. Los lectores necesitan alguna forma de saber lo que están viendo. Y no olvides citar la fuente de cualquier información que tomaste prestada para crear el gráfico. La regla estándar para cuándo numerar figuras o tablas es la siguiente: si se hace referencia cruzada a la figura o tabla en otra parte del texto.
• Referencias cruzadas: siempre que use un gráfico o gráfico, no olvide ponerle una referencia cruzada a partir del texto relacionado. Con esa referencia cruzada, dar alguna explicación de lo que está pasando en el gráfico, cómo interpretarlo, cuáles son sus tendencias básicas, y así sucesivamente.

• Documentación: cuando toma prestada información para crear un gráfico, asegúrese de usar el formato estándar para indicar la fuente. No importa cómo importes el gráfico a tu informe, todo es información prestada, que alguna alma valiente y noble trabajó duro para desarrollar y que merece crédito por ese esfuerzo.

Producción de Cuadros y Gráficos

Al igual que con las ilustraciones, tienes estas opciones para crear cuadros y gráficos: captura de pantalla, escaneo, fotocopia, generar el tuyo propio con software y dibujar el tuyo propio. Información útil sobre cómo elegir qué tipo de gráfico usar

Descargas útiles para impulsar la creación de tu gráfica

Documentación de tablas, cuadros y gráficos: Indicación de fuentes

Como se mencionó anteriormente, es perfectamente legal tomar prestadas tablas, para copiar, fotocopiar, escanear o extraer subconjuntos de datos de ellas. Pero estás obligado a citar tus fuentes para tablas, tablas y gráficas tal como lo estás para las palabras que pides prestadas. Normalmente, esto se hace ya sea en el título de la tabla o en una nota al pie justo debajo de la tabla. Consulta el ejemplo en la tabla mostrada anteriormente.

Lineamientos Generales para Tablas, Tablas, Gráficas

En las secciones anteriores se señalan una serie de lineamientos comunes que deben ser enunciados todos en un solo lugar. ¡Estos son importantes!

• Tenga cuidado con las áreas en su texto en las que discuta muchos datos numéricos en relación con dos o más cosas, lo que es ideal para tablas o incluso tablas o gráficos.
• Tenga cuidado con las áreas en su texto en las que defina una serie de términos, lo que es ideal para mesas.
• Discutir siempre las tablas en el texto anterior. No se limite a lanzar una tabla, un gráfico o un gráfico por ahí sin explicación. Orientar a los lectores hacia ella; explicar su significación básica.
• Asegúrate de que tus tablas, tablas y gráficos sean apropiados para tu audiencia, tema y propósito; no descartes a los principiantes con construcciones masivas y altamente técnicas que no puedan entender.
• Use un título a menos que la tabla, el gráfico y el gráfico sean muy informales. Recuerda que el título va justo por encima de la tabla; para tablas y gráficas, a continuación.
• Alinee a la izquierda palabras y frases en las columnas de la tabla (incluido el encabezado de la columna)
• Alinear a la derecha los datos numéricos en columnas de tabla (pero centrar el encabezado de la columna) Un buen toque para poner un poco de margen derecho en estos datos alineados a la derecha para que se mueva hacia el centro de la columna en lugar de permanecer atascado en el borde derecho.
• Algunos creen que es más fácil para los lectores comparar verticalmente que horizontalmente. Si lo cree, formatee sus tablas para que sus columnas contengan la información a comparar. Por ejemplo, si estuvieras comparando autos, tendrías columnas para MPG, precio, etc.
• Indica la fuente de tablas, tablas y gráficas que has tomado prestado, ya sea en parte o en su totalidad. Esto se puede hacer en el título o en una nota al pie de página. Indique los valores de medición de identificación en los encabezados de columna o fila, no en cada celda.
• Referencia cruzada de todas las tablas, tablas y gráficas del texto anterior. En la referencia cruzada, dar el número (si se trata de una tabla formal con título), indicar el tema de la tabla, y proporcionar la información explicativa según sea necesario.

Mejores prácticas para crear gráficos en escritura técnica: Ejemplos

¿Cuáles son las mejores prácticas para crear gráficos? ¿Cómo se puede estropear al agregar un gráfico a la comunicación técnica? Este video te mostrará cómo hacer las cosas de manera correcta e incorrecta.

Accede al video

Para obtener más información y ejemplos sobre cómo NO crear gráficas, por favor mira “Un breve recorrido por malos gráficos” de C.J. Schwarz. Compartido con permiso.

Bibliografía

Gatlin, P.L. (1988). Visuales y prosa en manuales: La combinación efectiva. En Actas de la 35 Conferencia Internacional de Comunicación Técnica (pp. RET 113-115). Arlington, VA: Sociedad de Comunicación Técnica.

Große, C. S., Jungmann, L., & Drechsler, R. (2015). Beneficios de ilustraciones y videos para documentaciones técnicas. Computadoras En El Comportamiento Humano, 45109-120. doi:10.1016/j.chb.2014.11.095

Levie, W.H., y Lentz, R. (1982). Efectos de las ilustraciones de texto: Una revisión de la investigación. Revista de Psicología Educativa, 73, 195-232.