2.3: Adaptar tu escritura para satisfacer las necesidades de tu audiencia

Una vez que hayas analizado a tu audiencia, ¿cómo usas esta información? ¿Cómo evitas escribir algo que potencialmente puede ser incomprensible o inútil para tus lectores? Redacte su documento teniendo en cuenta las necesidades de su audiencia, pero recuerde que la escritura se puede refinar sobre muchos borradores. Con cada borrador posterior, piense más detenidamente sobre sus lectores, y revise y edite su documento para que la información técnica sea más comprensible para audiencias no especializadas. Las siguientes listas son algunas de las formas en que puedes adaptar tu escritura a las necesidades de tu audiencia.

Los siguientes “controles” tienen que ver principalmente con hacer que la información técnica sea más comprensible para audiencias no especializadas, y se refieren a información que refinarás a medida que comiences a armar tu informe final. Sin embargo, es una buena idea estar al tanto de las necesidades de su audiencia incluso en las primeras etapas de la redacción de su informe.

Proporcionar la información correcta

Agregar información que los lectores necesitan para entender su documento. Verifique si falta cierta información clave, por ejemplo, una serie crítica de pasos a partir de un conjunto de instrucciones; antecedentes importantes que ayudan a los principiantes a comprender la discusión principal; definición de términos clave.

Omite la información que tus lectores no necesitan. La información innecesaria también puede confundir y frustrar a los lectores, después de todo, está ahí para que se sientan obligados a leerla. Por ejemplo, probablemente puedas cortar la discusión teórica de las instrucciones básicas.

Cambia el nivel de la información que tienes actualmente. Es posible que tengas la información correcta pero puede ser “pited” a un nivel técnico demasiado alto o demasiado bajo. Puede ser presentado en el tipo de audiencia equivocado, por ejemplo, en una audiencia experta en lugar de una audiencia técnica. Esto sucede con mayor frecuencia cuando las notas de diseño del producto se pasan como instrucciones.

Agrega ejemplos para ayudar a los lectores a entender. Los ejemplos son una de las formas más poderosas de conectar con el público, particularmente en las instrucciones. Incluso en un texto no instructivo, por ejemplo, cuando intentas explicar un concepto técnico, los ejemplos son una gran ayuda, las analogías en particular.

Cambia el nivel de tus ejemplos. Puede que estés usando ejemplos pero el contenido o nivel técnico puede no ser apropiado para tus lectores. Los ejemplos de Homespun pueden no ser útiles para los expertos; los altamente técnicos pueden extrañar totalmente a sus lectores no especializados.

Guía a tu lector a través de tu escritura

Cambia la organización de tu información. A veces, puedes tener toda la información correcta pero organizarla de manera incorrecta. Por ejemplo, puede haber demasiada información de fondo por adelantado (o muy poca) tal que ciertos lectores se pierdan. A veces, la información de fondo necesita consolidarse en la información principal; por ejemplo, en las instrucciones a veces es mejor alimentarse en trozos de fondo en los puntos donde se necesitan de inmediato.

Fortalecer las transiciones. Puede ser difícil para los lectores, particularmente los no especialistas, ver las conexiones entre las secciones principales de su informe, entre párrafos individuales, y a veces incluso entre oraciones individuales. Puede hacer que estas conexiones sean mucho más claras agregando palabras de transición y haciendo eco de palabras clave con mayor precisión. Palabras como “por lo tanto”, “por ejemplo”, “sin embargo” son palabras de transición; indican la lógica que conecta el pensamiento anterior con el pensamiento próximo. También puedes fortalecer las transiciones haciendo eco cuidadosamente de las mismas palabras clave. Un informe que describa nuevo software para arquitectos podría usar la palabra software varias veces en la misma página o incluso en el mismo párrafo. En prosa técnica, no es buena idea variar la elección de palabras: usa las mismas palabras para que las personas no se confundan más de lo que ya pueden estar.

Escriba presentaciones más sólidas, tanto para todo el documento como para las secciones principales. La gente parece leer con más confianza y comprensión cuando tienen el “panorama general”, una visión de lo que viene y cómo se relaciona con lo que acaban de leer. Por lo tanto, escriba una fuerte introducción a todo el documento, una que deje claro el tema, el propósito, la audiencia y el contenido de ese documento. Y para cada sección principal dentro de su documento, utilice mini-introducciones que indiquen al menos el tema de la sección y dé una visión general de los subtemas a tratar en esa sección.

Crear oraciones temáticas para párrafos y grupos de párrafos. Puede ayudar inmensamente a los lectores a darles una idea del tema y propósito de una sección (un grupo de párrafos) y en particular a darles una visión general de los subtemas a punto de ser cubiertos. ¡Los mapas de carreteras ayudan cuando estás en un estado diferente!

Elaborar oraciones efectivas

Cambia el estilo y la longitud de la oración. La forma en que escribes, a nivel de oración individual, también puede marcar una gran diferencia. En las instrucciones, por ejemplo, usar la voz imperativa y el fraseo de “usted” es mucho más comprensible que la voz pasiva o el fraseo de terceros personales. Por alguna razón, personalizar tu estilo de escritura y hacerlo más relajado e informal puede hacerlo más accesible y comprensible. La escritura pasiva y sin persona es más difícil de leer: pon a las personas y la acción en tu escritura. Del mismo modo, opta por verbos activos en lugar de ser fraseo de verbos. Todo esto hace que tu escritura sea más directa e inmediata; los lectores no tienen que buscarla. Y obviamente, la longitud de la sentencia también importa. Un promedio de entre 15 y 25 palabras por oración es aproximadamente correcto; las oraciones de más de 30 palabras deben desconfiar.

Edita para mayor claridad de oración y economía. Esto está estrechamente relacionado con el “control” anterior pero merece su propio lugar. A menudo, el estilo de escritura puede ser tan prolijo que es difícil o frustrante de leer. Cuando revise sus borradores aproximados, póngalos a dieta: pase por un borrador línea por línea tratando de reducir el recuento general de palabras, páginas o líneas en un 20 por ciento. Pruébalo como experimento y mira cómo te va. Encontrarás muchos detalles quisquillosos, innecesarios y frases infladas que puedes cortar.

Haz que tu documento sea visualmente atractivo

Agrega y varía gráficos. Para audiencias no especializadas, es posible que desee usar más gráficos, y otros más simples en ese sentido. Los gráficos para especialistas son más detallados, más técnicos. En los documentos técnicos para no especialistas, también suele haber gráficos más “decorativos”, unos que son atractivos pero que no tienen ningún propósito informativo o persuasivo estricto.

Divida el texto o consolide el texto en fragmentos significativos y utilizables. Para lectores no especializados, es posible que necesites tener párrafos más cortos. Tal vez un párrafo de 6 a 8 líneas es el máximo habitual. Observe cuánto más largos hay párrafos en documentos técnicos escritos para especialistas.

Agregar referencias cruzadas a información importante. En la información técnica, puede ayudar a los lectores no especializados señalándolos a fuentes de fondo. Si no puedes explicar completamente un tema en el acto, apunta a una sección o capítulo donde está.

Utilice encabezamientos y listas. Los lectores pueden sentirse intimidados por grandes y densos párrafos de escritura, sin cortar por otra cosa que no sea una línea en blanco de vez en cuando. Busque en sus borradores aproximados formas de incorporar encabezados; busque cambios en el tema o subtema. Busca en tu escritura listados de cosas, estas se pueden convertir en listas verticales. Busque listados emparejados como términos y sus definiciones; estos se pueden convertir en listas de dos columnas. Por supuesto, ten cuidado de no forzar este formato especial, y no exageres.

Utilice tipografía especial y trabaje con márgenes, longitud de línea, interlineado, tamaño de tipo y estilo de tipo. Para lectores no especializados, puede hacer cosas como acortar las líneas (traer los márgenes), usar tamaños de tipo más grandes y otras tácticas similares. Por lo general, las fuentes sans-serif, como Ariel, son útiles para los lectores en línea. Las fuentes Serif, como Time New Roman, son útiles para imprimir textos.

A estas alturas ya deberías poder ver que muchas de las decisiones que tomes como escritor técnico dependen de quién leerá tu informe. Desde el contenido, el lenguaje y el diseño, cada aspecto de tu comunicación debe tener en cuenta las necesidades de tus lectores.

Pasaremos tiempo más tarde en este libro expandiendo nuestra discusión sobre la audiencia, así como el diseño de documentos, una consideración importante que puede ayudar enormemente a hacer que su documento sea profesional y fácil de leer.

Información de atribución del capítulo

Este capítulo fue derivado por Annemarie Hamlin, Chris Rubio, y Michele DeSilva, Central Oregon Community College, de Online Technical Writing by David McMurrey — CC: BY 4.0