6.12: Memorias

En muchos cursos, se te pide que envíes tu escritura en forma de memorándum, y en algunos casos tus tareas se te dan como memorándum. Esto no solo te da práctica en la redacción de un documento profesional, te invita a ver tu escritura como intencionada y dirigida a un público en particular. A continuación se presenta un memorando instructivo detallado sobre la escritura de memorándum, un “metamemo”, si se quiere.

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Memo

Memorándum en línea de la Universidad

FECHA: 9 de Agosto de 2008
A: Usuarios de Estilo para Estudiantes Online
DESDE: Joe Schall
SUJETO: Memorias de Redacción para tus Clases

Este memo te proporciona consejos sobre cómo escribir notas para tus clases, con especial atención a la audiencia, el formato, la organización, el contenido, el tono y el estilo de un memo. Debido a que mi consejo viene en forma de memo, puedes usar este documento como modelo para escribir tus propias notas.

La audiencia para un memorándum
Es útil comenzar considerando que un memo es esencialmente una comunicación uno a uno entre escritor y lector. Si bien un memo puede ser escrito a un grupo de personas o con diversas audiencias en mente, generalmente es una comunicación altamente orientada a objetivos entre dos personas que necesitan compartir información. Cuando le escribes una nota a un profesor en el aula, eres muy parecido al empleado al que se le ha asignado investigar un problema e informar a un supervisor. Por lo tanto, se espera que proporcione información concreta, incluso información que el supervisor ya podría conocer, en una forma que aclare ideas y las ponga en contexto. Por último, un memo goza de un contexto más amplio que un ensayo; por lo tanto, podrías referirte a otros memorandos relacionados mientras escribes, o podrías responder a solicitudes específicas hechas por el público en tu texto, en efecto, llevando a cabo una conversación profesional.

Formato de Memo Típico
El formato general de un memo se puede desglosar en el encabezado, el cuerpo y las anotaciones de cierre. Lo que sigue es una breve descripción de cada componente.

El encabezamiento
El encabezado tiene dos partes: la primera parte incluye dos líneas centradas en la parte superior de la página 1, identificando el nombre de la empresa o institución en la primera línea, con la palabra “memorándum” en la segunda línea; la segunda parte incluye “FECHA”, “A”, “DESDE” y “SUJETO “líneas en el margen izquierdo, rellenadas apropiadamente.

El Cuerpo
El cuerpo de la nota sigue a la Introducción, y suele presentarse en párrafos a un solo espacio con una línea omitida entre cada párrafo. Las primeras líneas de nuevos párrafos pueden aparecer en el margen izquierdo o pueden ser sangradas cinco espacios.

Las notaciones de cierre
Las notaciones de cierre, utilizadas para identificar cosas como anexos, aparecen en el margen izquierdo dos líneas debajo del texto del párrafo final. Simplemente escribiendo la palabra “Attachment” como notación de cierre, automáticamente refieres al lector a cualquier archivo adjunto, como un mapa, un conjunto de cálculos, hojas de cálculo o una página de Referencias.

Cómo se organizan los memorandos
La organización general de un memorándum refleja la de un ensayo: una introducción, seguida de párrafos del cuerpo, seguida de una conclusión. Sin embargo, el primer párrafo de una nota se usa típicamente como dispositivo de pronóstico. Observe cómo el párrafo inicial de esta nota define la función del memo y refleja su organización. Es sensato abrir notas para tus clases de la misma manera, primero indicando directamente el propósito del memo, luego estableciendo la organización y señalando cómo se puede usar el memo.

La organización en el cuerpo de una nota se caracteriza típicamente por el uso de encabezamientos de sección y párrafos cortos. Los párrafos no deben ser demasiado voluminosos; cinco o seis por página suele ser ideal. A nivel de oración, debe aprovechar al máximo las mismas herramientas organizativas que emplea cuando escribe un ensayo: oraciones temáticas significativas; palabras de transición cuidadosamente seleccionadas; encabezados de sección enfocados; bloques sangrados de texto citado; una serie de ejemplos con balas; potentes signos de puntuación como como el colon, punto y coma y guión.

Selección y cita de contenido El contenido de
un memo, por supuesto, está guiado por la tarea y la investigación requerida. Es importante recordar a medida que presenta el contenido que la selectividad y relevancia importan mucho. Tu trabajo es seleccionar y presentar la información más pertinente y actualizada disponible para ti. No dudes, por supuesto, en dejar que el contenido de tu memo esté fuertemente informado por tu investigación, pero también proporcionar tu propia interpretación y organización de esta investigación.

Como en cualquier ensayo, debes documentar las fuentes de tu información para que tu lector pueda encontrar la fuente original de la información si así lo desea. Si su memo usa fuentes, proporcione la información bibliográfica relacionada con sus fuentes en una página de Referencias como un archivo adjunto al final de las memorias, tal como lo he hecho en este memo.

Un Memor's Tone and Style
Memos para tus clases requieren un tono altamente informativo y sencillo, pero permiten un estilo ligeramente informal en comparación con los ensayos. Al igual que en este memo, “yo” y “usted” son útiles porque proporcionan una forma sencilla de comunicarse, pero debe tener cuidado de no abusar de estos términos. La prosa elegante es clave para una buena escritura de notas, y no debes dudar en usar adverbios y verbos activos, interpretativos y adjetivos y sustantivos concretos, cuidadosamente elegidos.

Un memo no necesita escribirse de una manera seca, aburrida; más bien, debe emular los mismos estándares estilísticos que la buena prosa siempre ha abrazado. Estos estándares se resumen perfectamente en la popular guía de estilo, The Elements Of Style, de la siguiente manera:

Una frase no debe contener palabras innecesarias, un párrafo ni
frases innecesarias, por la misma razón que un dibujo no debe tener líneas innecesarias
y una máquina sin partes innecesarias (Strunk y White 1979).

Como sugiere esta cita, la buena prosa puede lograr elegancia por su claridad, eficiencia y sentido de propósito.

Conclusión
La conclusión de una nota no debe simplemente proporcionar un resumen de todo el contenido del memorando, sino que debe ser una conclusión verdadera, es decir, una convicción articulada a la que se llegó con base en las pruebas presentadas. El párrafo de cierre es el lugar para deletrear la línea de fondo al lector. Por lo tanto, cierro con mis resultados sobre escribir notas para sus clases:

• Estudie y use el formato estándar de memo para presentar su texto;

• Use herramientas organizativas internas como encabezados de sección, oraciones temáticas, palabras de transición y potentes signos de puntuación para mejorar el flujo de ideas; Escriba con la misma claridad, gracia y eficiencia que se espera de usted en cualquier ensayo.

• Strunk, William Jr y White, E.B., 1979: Los Elementos del Estilo. Macmillan Publishing Company, Inc., Nueva York, 92 pp.

Adjunto

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Referencias

Strunk, William Jr y White, E.B., 1979: Los Elementos del Estilo. Macmillan Publishing Company, Inc., Nueva York, 92 pp.

Autoestudio

Para obtener más información sobre la escritura de memorándum, persigue estos dos sitios web:

Asesoría en redacción de notas del Centro de Redacción del Instituto Politécnico Rennselaer

Asesoría en redacción de memorándum de The Ohio University College of Business